Dokumentenmanagementsystem Flashcards
Was sind die Vorteile des Dokumentenmanagementsystems?
- schneller Zugriff
- Wegfall von Verteilerkopien
- Reduzierung von Verlust
- geringer Platzbedarf
- Wegfall monotoner Ablagetätigkeit
- unabhängiger Zugriff auf Dokumente
Welche Arten von DMS gibt es?
- selbsterklärende Ordnerstrucktur
- Elektronischer Leitz-Ordner
- Enterprise DMS
Was ist eine selbsterklärende Ordnerstruktur?
Alle Daten werden nach einem einheitlichen, logisch aufbauendem System abgelegt. Ohne teure IT
Welche Vorraussetzungen müssen für eine selbsterklärende Ordnerstruktur bei den Ordner- und Dateinamen beachtet werden?
- sinnvoll, kurz, prägnant
- fotlaufende Nummerierung der Ordner auf der obersten Ebenen
- Kleinschreibung plus Unterstriche, keine Umlaute und Sonderzeichen
- Dateinamen aus drei Teilen:
- Name
- Namenskürzel vom Bearbeitenden
- Erstelldatum (2019_03_13)
- Endversion ohne Namenszusatz des Bearbeiters und ohne Bearbeitungsdatum
- Bei Doppelablage mit Verknüpfungen arbeiten
Wie lauten die allgemeinen Regeln für eine systematisierte Ordnerstruktur?
- Dateien/Ordner werden vorgangsbezogen abgelegt
- Nur wichtige Ordner sind auf der obersten Ebene
- Unterordner nur bei Informationsfülle
- Am Anfang des Dateinamens Begriff mit höchsten Informationsgehalt
- Dateiname sollte nur Abkürzungen enthalten, die allgemein bekannt sind
- Benennungen des übergeordneten Ordners sollten bei Dateien innerhalb dessen nicht mehr auftauchen
*
Wie erfolgt die Informationserfassung beim digitalen Leitz Ordner?
- Komfortables Drag & Drop von Dokumenten ins Archiv
- Direkte Dokumentenablage aus MS Office und Outlook
- automatische und schnelle Ablage und Verschlagwortung
- Einfache Textinformation aus Bilddateien gewinnen mit ELO OCR Texterkennung
Welche Formen der Dokumentenanzeige gibt es beim digitalen Leitz Ordner?
- alle gängigen Dokumentenformate
- unterschiedliche Ansichten, (Zoom, Vollbild, Ausschnitt)
- Grafische Dokumente, Bilder und PDF dank DIA Vorschau
Welche Komponenten werden bei Enterprise DMS angeboten?
- SAP Business Workflow
- Datenarchivierung in SAP R/3
- Aktensicht mit IXOS DocLink
- Dokumentenarchivierung
- Automatisierte Erkennung und Verbuchung von Eingangsrechnungen und Aufträgen
- Druck- und Beleglisten
- Technische Zeichnungen
- Elektronische Personalakte
- Email-Archivierung Lotus Notes und MS Exchange
- Migration von Altdaten und externen Archiven
Was regelt die Datensicherheit im BDSG?
Schutz von Hard- und Software und Daten gegen Verlust, Zerstörung und Missbrauch
Welche Methoden der Aktenvernichtung gibt es?
- Streifenschnitt-Aktenvernichter
* Partikelschnitt-Aktenvernichter
Ab wann muss ein Datenschutzbeauftragter schriftlich ernannt werden?
- wenn personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet werden von mehr als neun Mitarbeitern (incl. Teilzeit)
- wenn personenbezogene Daten konventionell verarbeitet werden und damit 20 Mitarbeiter beschäftigt sind.
Ab wann muss ein Datenschutzbeauftragter schriftlich ernannt werden?
- wenn personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet werden von mehr als neun Mitarbeitern (incl. Teilzeit)
- wenn personenbezogene Daten konventionell verarbeitet werden und damit 20 Mitarbeiter beschäftigt sind.
Welche Funktion hat der Datenschutzbeauftragte?
- Beratung
* Kontrolle
Welche Aufgaben hat der Datenschutzbeauftrage?
- Einhaltung des BDSG
- ordnungsgemäße Anwendung der Datenverarbeitungsprogramme, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, überwachen
- Mitarbeiter mit den Vorschriften des BDSG vertraut machen
- ordnungsgemäße Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten veranlassen
Welche Rechte haben laut BDSG Betroffene, deren Daten erhoben wurden?
- Auskunftsrecht
- Berichtigungsrecht
- Löschungsrecht
- Sperrungsrecht
