Seidl Flashcards
Welche Projektarten gibt es?
Entwicklungsprojekte
Forschungsprojekte
Investitionsprojekte
Organisations-/Change-Projekte
Was sind die Kriterien für Projektgrößen?
Anzahl Mitarbeiter, Personenjahre und Budget
Was sind die Ecken in dem magischen PJM-Dreieck?
Leistung
Zeit
Kosten
Wie heißt der PJM-Dreieck im agilen PJM?
Prinzip der kleinen Pyramide
Um was wird der PJM-Dreieck zum Viereck erweitert?
Qualität
Wie heißt der Viereck, der konkurrierende Projektziele darstellt?
Teufelsquadrat nach Sneed
Was sind die Eigenschaften von Routinentätigkeiten?
Fachbezogen
wiederkehrend
eher operativ
Was sind die Eigenschaften von Projekten?
Fachübergreifend
hierarchieübergreifend
einmalig
häufig strategisch
Was ist ein zielgerichtetes Vorhaben zur Erstellung eines Produkts?
Projekt
Was ist das projektspezifische Vorgehen im Projekt?
Prozess
Was ist das Ergebnis eines Projekts?
Produkt
Wie heißen mehrere Projekte mit
der Ausrichtung auf
ein strategisches Ziel?
Programm
Wie heißen mehrere unabhängige
Projekte des gleichen
Projekttyps?
Projektportfolio
Was heißt Effektivität im Sinne von PJM?
Die richtigen Projekte auswählen (die, die das Unternehmen strategisch weiterbringen).
Was heißt Effizienz im Sinne von PJM?
Die Projekte richtig, wirtschaflich durchführen.
Was sind die Kriterien für den Projektauswahl?
Strategiebeitrag
Risiko
Wirtschaftlichkeit
Kernkompetenzen
Wie läuft der Genehmigungsprozess von Projekten?
Vorhaben beantragen (Projektantrag) Bündelung Vorpriotisierung nach Nutzen Gesamtliste Genehmigung Projektauftrag
Welche Möglichkeiten zur Planung des Projektportfolios gibt es?
Top-down-Ansatz
Bottom-up-Ansatz
Kombination der beiden Ansätze (Gegenstrom-Verfahren, in der Praxis)
Wer sind die Akteure des strategischen PM?
Steuerungsgremium
Projekt Management Office
Wer sind die Akteure des operativen PM?
Auftraggeber/Lenkungsausschuss
Projektleiter/Projekt
Wie läuft der Projektportfolio Management-Regelkreis?
Vorbereitung
Durchführung
Umsetzung
Aktualisierung
Was ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben,
-organisation, -techniken und –mitteln für die übergreifende Planung
und Steuerung von Projektportfolios?
Projektportfoliomanagement
Was ist der organisatorische und
prozessuale Rahmen für das Management mehrerer einzelner
Projekte?
Multiprojektmanagement
Was ist die zentrale Stelle zur ganzheitlichen
Steuerung der Projektlandschaft eines Unternehmens?
Projektmanagement Office
Was sind die Kern-Prozessgruppen des PM?
Planung
Umsetzung
Controlling
Was sind die Kern-Prozessgruppen des QM?
PDCA-Zyklus (Planung, Umsetzung, Überprüfung, Verbesserung)
Was ist Project Excellence Modell und was ist das Ziel?
Übertragung von Ideen Unternehmens-QM auf das Projekt-QM, das was für das gesamte Unternehmen brauchbar ist, anpassen für das PJM. Das Ziel ist Erreichen von Spitzenleistungen im Projektmanagement.
Was sind die Hauptkriterien des Project Excellence Modells?
Befähigerkriterien (Führung, Mitarbeiter, Parterschaften und Ressourcen, Methoden und Prozesse, Ziele und Strategie)
Ergebniskriterien (Zielerreichung, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit und Zufriedenheit sonst. Interessensgruppen)
Die Kriterien sind branchenneutral, skalierbar und schlank.
Welche Rolle spielt der Projektleiter und welche der Projektcontroller?
Projektleiter: Einschätzung, Durchsetzung, Motivation und Controlling
Projektcontroller: Transparenz- und Methodenkompetenz, Drittblick, Mitverantwortung
Was ist der wichtigste Erfolgssfaktor im Projekt?
Menschen
Was heißt Technik, Organisation und
Personen interdisziplinär und zielorientiert zu integrieren?
TOP-Projektmanagement
Welche Gründe für das Scheitern von Projekten gibt es?
- Überschätzung der Projektattraktivität
- Keine oder unpräzise Zieldefinition
- Unklare oder nicht festgelegte Rollen der Projektbeteiligten
- Zu optimistische Einschätzung der Umsetzbarkeit
- Fehlende oder unklare Messung des Projekterfolgs
- Unangemessene Forcierung von Projekten durch Führungskräfte
- Unzureichende Analyse von Projektabhängigkeiten
- Konflikte mit externen Partnern
- Fehlende Prozesse zur Realisierung des Projektnutzens
Welche Erfolgsfaktoren erfolgreicher Projekte gibt es?
• Präzise Projektziele
• Funktionsfähige Prozesse im Projektmanagement: Planung,
Steuerung und Kontrolle
• Klare Kompetenzen und eindeutige Verantwortlichkeiten
• Verursachungsorientierte Kostenverantwortung
• Einflussreicher Projektsponsor
• Einsatz wirkungsvoller PJM-Methoden
• Zielgerichtete Projektorganisation
• Passende Qualifikation der Mitarbeiter
• Kooperativer Führungsstil
• Transparenter Informationsfluss zu allen Betroffenen
Welche Organisationen bestätigen die Erfolgsfaktoren?
Gesellschaft für Projektmanagement und The Standish Group.
Wodurch wird die Integration der
„innerbetrieblichen Inseln“ im PJM erreicht?
durch Kommunikation der Menschen im Projekt:
- Hierarchieübergreifend
- Funktionsübergreifend
Welche PJM-Phasen und PJM-Prozesse gibt es?
Initialisierungsphase, Definitionsphase, Planungsphase, Steuerungsphase und Abschlussphase.
Prozesse: Infomation, Dokumentation, Kommunikation, Kosten und Finanzen, Organisation, Qualität, Ressourcen, Risiko, Verträge und Nachforderungen, Ziele.
Welche Phase kommt beim Vorgehensmodell nach Burghardt hinzu?
Projektbegleitende bzw. -unterstützende Aktivitäten (z.B. CRM, Konfiguration, QM, RM), sie läuft parallel durch das gesamte Vorgehen. Die anderen 4 Phase laufen sequentiell.
Wo spielt der Fortschrittsgrad eine Rolle?
NUR IN “IST” (Steuerungsphase) - erst wenn man am Abarbeiten ist, kann man sich fragen wie weit man gekommen ist.
Was sind die Inhalte eines Projektantrags?
Aufgabenstellung Rahmendaten (Budget, Meilensteine..) Projektrisiken Projekt nutzen Projektverantwortung
Was ist die Voraussetzung für einen Projektauftrag?
Projektantrag.
Welche Entscheidungen können aus dem Projektauftrag rauskommen?
Ablehnung, Nachbesserung (Iteration), Genehmigung.
Was sind die Inhalte eines Projektauftrags?
- Projektüberblick (z.B. Motivation, Annahmen, Projektziele)
- Meilensteine
- Projektbudget
- Projektorganisation (z.B. Projektleiter, wesentliche Ressourcen)
Welche Option hat man, wenn man mit der Projektarbeit beginnen will ohne unterschriebenen Projektauftrag?
Formulierung von Zielen in der Form von Arbeitshypothesen und Kommunikation von diesen Arbeitshypothesen mit dem Auftraggeber.
Was ist ein in der Zukunft liegender
angestrebter Zustand?
Ein Ziel.
Was ist die Gesamtheit von Einzelzielen, die durch das Projekt erreicht
werden sollen, bezogen auf Projektgegenstand und Projektablauf?
Das Projektziel.
Wie können die Ziele klassifiziert werden?
Nach Ergebnis- (Was soll am Ende des Projekts
entstanden sein?) und Vorgehenszielen (Wie soll das Projektergebnis
erreicht werden?)
und
nach dem Magischen Dreieck (Liestungs-, Kosten- und Terminziele).
Was dient als Hilfsmittel zur Zielformulierung?
Die SMART-Formel: Spezifisch Messbar Akzeptiert Realisierbar Terminiert
Warum muss der Projektauftrag immer schriftlich erfolgen?
Zur Schaffung von „Deckungsgleichheit“. Wird das was für den AG selbstverständlich ist, auch von dem AN so verstanden? (Ziel, Weg, Randbedingungen)
Wie können die Projektziele prioritisiert werden?
MUSS-Ziele (Müssen im Projektverlauf zwingend erreicht werden, Projekt ist gescheitert, falls sie nicht erreicht werden)
SOLL-Ziele (Sollten im Projektverlauf weitestgehend erreicht werden, Projekt ist nicht gescheitert, falls sie nicht vollständig erreicht werden)
KANN-Ziele (wünschenswerte Ziele, Projekt ist nicht gescheitert, falls sie nicht erreicht werden)
Wo werden Wünschenswerte Inhalte aus Anwendersicht, grobe fachliche Beschreibung der Projektinhalte dokumentiert?
Im Anforderungskatalog
Wo wird die fachliche Beschreibung der zu erbringenden Ergebnisse dokumentiert, unter Einbindung von Fachexperten (ggf. Externe)?
Im Pflichten- (AN) bzw. Lastenheft (AG)
Wo werden weitere Anforderungen, die nicht “funktionaler Natur” sind, dokumentiert? (rechlicher, preislicher Rahmen, Anforderungen an MA die im Projekt tätig sind)
In der Leistungsbeschreibung.
Was ist das Ergebnis, das am Ende eines Arbeitspakets, Phase, Teilprojekts
oder Projekts zu erbringen bzw. abzuliefern ist und ist während der Konkretisierung der Projektziele zu dokumentieren?
Liste der Liefer-/Leistungsgegenstände, “Deliverables”.
Wo wird die Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers zum Liefer- und Leistungsumfang sowie die Rahmenbedingungen dokumentiert?
Im Lastenheft.
Wo wird die Beschreibung der Leistungen des Auftragnehmers, die zur Umsetzung des Lastenheftes erforderlich sind, dokumentiert?
Im Pflichtenheft.
Was sind Teile des Endprodukts, die dem Kunden zur
Verfügung stehen, z.B. Module, Komponenten, Schulung, Konzepte,
Prototyp?
Product Deliverables
Was sind Lieferobjekte, die im Projektverlauf erstellt werden,
z.B. Planungs- oder Berichtsdokumente, Protokolle?
Process Deliverables
Wie ist das Vorgehen im Vetragsmanagement?
Ausschreibung Angebote
Vertragsabschluss
Vertragserfüllung
Vertragsbeendigung
Welche Vertragsarten im PJM gibt es?
- Dienstvertrag (time & material): geschuldet ist die Tätigkeit, Auftraggeber trägt das Risiko und kann Vorgehensweise, Arbeitsort und -zeiten bestimmen (Projektstundennachweis)
- Werkvertrag (Festpreis): geschuldet ist der Projekterfolg, Auftragnehmer trägt das Risiko, Auftragnehmer bestimmt wie er den Erfolg erzielt (kein Projektstundennachweis)
- Vertrag mit Preisobergrenze: PSN und der Festpreis
Welche CRM-Arten gibt es und welche Vor- und Nachteile haben die?
a) Kontinuierliches Änderungsverfahren
• Vorteile: Änderungen werden umgehend umgesetzt, kein Zeitverlust
• Nachteile: Änderungen sind möglicherweise nicht aufeinander abgestimmt (Wechselwirkungen)
b) eingeschobenes Änderungsverfahren
• Vorteile: Sammlung und Konsolidierung der Änderungsanforderungen, Berücksichtigung in der Projektplannung
• Nachteile: Verlängerung der Projektdauer, Ressourcensteuerung wird schwieriger
c) begleitendes Änderungsverfahren
• Vorteile: Ideengenerierung, positive Auswirkung auf weitere Projektdauer
• Nachteil: höhere Kosten
Was sind Abweichungen vom ursprünglich
vereinbarten Liefer- und Leistungsumfang im Projektverlauf?
Change Requests.
Was ist Aktives Management und strukturierte Bearbeitung von
Änderungsanforderungen?
Änderungs-/CR-Management.
Welche Änderungsklassen gibt es und was sind die Kriterien?
AG
Projektleiter
Teilprojektleiter
Arbeitspaketverantwortlicher
Kriterien: Umfang (Personentage, Euro), Auswirkungen auf Termine im Projekt
Welche Rollen gibt es im Änderungsmanagement?
Projektmanager
Änderungsmanager (CR-Manager)
Änderungsausschuss
Wie läuft der CR-/Änderungsprozess ab?
Formulierung
Bewertung
Entscheidung
Wie heißt die Forderung eines Vertragspartners aufgrund von
Abweichungen vom Vertrag?
Claim
Was sind Maßnahmen zur Durchsetzung eigener
berechtigter Forderungen und Abwehr unberechtigter Fremdforderungen?
Nachforderungs-/Claim Management
Welche Claim Management-Strategien gibt es?
- Defensiv
* Aggressiv
Was befindet sich im Projektumfeld?
Gesetze, Klima, Projektteam, Technik, Markt, Geografie, Auftraggeber.
Wie läuft eine Umfeldanalyse ab?
Faktoren sammeln
Ordnen und visualisieren
Maßnahmen ableiten
Welche Nutzen hat eine Stakeholder-Analyse?
Gegner identifizieren Unterstützer finden Ziele ermitteln Image verbessern Chancen eröffnen
Wie heißt eine Person oder Gruppe, die ein berechtigtes Interesse am Ergebnis oder Verlauf eines Projekts hat?
Ein Stakeholder
Wer kann ein Stakeholder sein?
Alle interessierte, betroffene oder beteiligte Personen oder Personengruppen z.B. Kunden, Unternehmen, Mitarbeiter, Lieferanten, Gesellschaft.
Wie läuft der Prozess des Stakeholder-Managements?
Planung Identifikation (Ergebnis: Stakeholder-Liste) Bewertung (Ergebnis: Stakeholder-Matrix) Steuerung Überwachung Erfahrungssicherung
Welche Bewertungskriterien der Stakeholder gibt es?
Betroffenheit Macht bzw. Einfluss Einstellung Befürchtung bzw. Erwartung Konfliktwahrscheinlichkeit
Welche Steuerungsstrategien des Stakeholder-Managements gibt es?
Partizipativ (niedrige Konfliktwahrscheinlichkeit, hohe Macht/Einfluss)
Diskursiv (hohe Konfliktwahrscheinlichkeit, hohe Macht/Einfluss)
Repressiv (niedrige Konfliktwahrscheinlichkeit, niedrige Macht/Einfluss)
Welche Projektorganisationsformen gibt es und was sind die Vor- und Nachteile?
reine (autonome) PO
- Vorteil: klare Zuständigkeit
- Nachteil: Auslastung
Einfluss- oder Stabs-PO
- Nachteil: der Projektkoordinator hat keine Weisungsrecht
PJM in der Linie
-Nachteil: funktioniert nur wenn die Projekte eher isoliert in der Linie ablaufen können
Matrix-PO
- Vorteile: Mitarbeiter können von Wissen und Austausch mit den Fachabteilungen profitieren; Mitarbeiter bleiben in ihren Abteilungen, Wiedereingliederung entfällt; Flexibler Zugriff auf Ressourcen
- Nachteile: Konflikte zwischen Projekt- (fachlich weisungsbefugt) und Abteilungsleitung (disziplinarisch weisungsbefugt) möglich; Probleme bei der Priorisierung von Projekt- und Linienarbeit, mögliche Überlastung der Mitarbeiter
Was ist die Gesamtheit der Organisationseinheiten und der aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines Projekts?
Projektorganisation
Wie ist die interne Projektorganisation als Teil der Aufbauorganisation eines Projekts (welche Projektinstanzen und Projektaufgaben gibt es)?
Lenkungsausschuss (Steuerung des Projekts)
Gesamtprojektleitung (Management des Projekts)
Teilprojektleitung (Management des Projekts)
Projektteam (Durchführung des Projekts)
Welche Rollen im Projekt gibt es?
Projektleiter, Teilprojektleiter, Qualitätsmanager, PMO-MA, Controller, Kaufmann, Auftraggeber…
Welche Methoden zur Beschreibung von Rollen im Projekt gibt es?
AKV (Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten)
RACI (Responsible, Accountable, Consultable, to Inform)
Welche Verantworlichkeiten trägt der Projektleiter?
Ergebnis-, Termin- und Budgetverantwortung.
Wie heißen klar abgegrenzte, zeitliche Perioden des Projektverlaufs, die in der Regel mit Meilensteinen beginnen und enden?
Projektphasen.
Wie heißen besonders wichtige definierte Ereignisse im Projekt, Entscheidungspunkte für die Fortführung eines Projekts, Erreichen eines wesentlichen Sachfortschritts?
Meilensteine.
Wie ist das Vorgehen beim Erstellen einer Meilensteintabelle?
- Laufende Nummerierung der Meilensteine (MS)
- Bezeichnung der MS
- Festlegung der „Deliverables“ zu den MS
- Festlegung der MS-Termine
Was ist der Grundsatz von Economics-Driven Processes?
Lieber anfangs höhere Kosten für Konzepterstellung, statt später Fehlerbehebungskosten zu haben.
Welche Vorgehensmodelle bzw. Verfahren zur Projektdurchführung gibt es?
• Sequentiell - Reines Wasserfallmodell - Wasserfallmodell mit Rückkopplung • Iterativ - Evolutionär - Inkrementell • Hybrid
Welche Vor- und Nachteile hat das sequentielle Verfahren zur Projektdurchführung?
• Vorteile: - Einfach zu verstehen - Einfach zu managen - Einfach zu steuern - Definierte Phasenübergänge • Nachteile: - „Langwierig“ - Schwierigkeiten im Umgang mit Änderungsanforderungen (Change Requests)
Wie läuft das sequentielle Verfahren zur Projektdurchführung ab?
Fachliche Konzeption
Technische Konzeption
Realisierung (Umsetzung)
Test und Integration
Was ist die Kritik auf reines Wasserfallmodell ohne Rückkopplungen?
Zu viel Konzeption vor der Umsetzung.
Was ist der Unterschied zwischen dem evolutionären
und dem inkrementellen iterativen Verfahren?
Beim evolutionären findet die Anforderungsanalyse zu Beginn und die Fachkonzeption pro Iterationsschritt statt, während beim inkrementellen iterativen auch die Fachkonzeption zu Beginn stattfindet.
Auf welchen Modellen basieren agile Entwicklungsmethoden?
Auf inkrementellen Modellen.
Was ist die Voraussetzung für das stufenweise Vorgehen im Projekt?
Dass die Stufen fachlich und technisch unabhängig voneinander einführbar sind.
Was ist die Erfolgsgröße von Return on Investment/Project?
GuV-Ergebnis (Ertrag und Aufwand)
Was ist die Erfolgsgröße von Cashflow Return on Investment/Project?
Cashflow
Was betrachtet die Wirtschaftlichkeitsanalyse?
Kosten
Erlöse
Investiertes Kapital
Nutzen
Welche Methoden der Wirtschaftlichkeitsanalyse gibt es?
Monetäre:
- kostenorientiert (Kostenvergleichsrechnung)
- ergebnisorientiert (Erfolgs-/Ergebnisrechnung)
Nicht montäre:
- nutzenorientiert (Nutzwertanalyse)
Wie läuft eine Nutzwertanalyse ab?
- Definition nicht-monetärer Kriterien (z.B. fachliche Vorgaben aus dem Pflichten- bzw. Lastenheft, Support-Reaktionszeit, Benutzerfreundlichkeit, Referenzen)
- Gewichtung der Kriterien (in %)
- Bewertung der Alternativen
- Berechnung der Teilnutzwerte
- Summe der TNW = Gesamtnutzwert (je Alternative)
- Sensitivitätstestungen (Szenarien)
Was ist der Nachteil von einer Nutzwertanalyse?
Subjektivität (mögliche Manipulation).
Was ist das Ergebis eines Projektstrukturplans?
Arbeitspakete (Planungs-, Istdatenerfassungs- und Forecastobjekte)
Was sind die Inputs und was sind die Outputs in einem PSP?
Inputs: Ziele Risiken Phasenplan (Meilensteine) Stakeholder Umfeld Lasten-/Pflichtenheft
Outputs: Aufwandsplan Einsatzmittel- bzw. Ressourcenplan Kostenplan Termin- und Ablaufplan (Meilensteine)
Wie ist die Hierarchie der Elemente in einem PSP?
Projekt
Teilprojekt
Teilaufgabe
Arbeitspaket
Wie kann ein PSP dargestellt werden?
Als Organigramm, Liste oder Mind-Map.
Welche Arten von PSP (Gliederungsprinzipien) gibt es?
Objektorientierung (Gliederung nach Objekten, die im Projekt eine Rolle spielen)
Funktionsorientierung (Gliederung nach Tätigkeiten, die erledigt werden sollen)
Phasenorientierung (Orientierung an den Projektphasen)
Was ist ein abgeschlossener Projektbereich, der sich von anderen abgrenzen lässt bzw. die kleinste Einheit im PSP?
Arbeitspaket
Wodurch wird Erreichung eines definierten Ergebnisses (Arbeitspakets) im PSP eindeutig identifiziert?
Durch PSP-Code (Codierung).
Wie können Abrietspakete im PSP untergliedert werden?
Auf Vorgänge/Aktivitäten.
Was ist die Voraussetzung für ein Arbeitspaket?
Ein Arbeitspaketverantwortlicher.
Welche Arten von Codierungen gibt es?
- Nummerisch
- Dekadisch
- Alphabetisch
- Alphanummerisch
- Klassifizierend
Welche Vorgehen zur Erstellung eines PSP gibt es?
Top-down - „vom Groben zum Feinen“ (Projektleiter)
Bottom-up - „vom Teil zum Ganzen“ (Projektmitarbeiter)
Gegenstrom
Welche weitere Aktivitäten der Projektstrukturplanung gibt es (neben der Bildung von Arbeitspaketen)?
- Konten- bzw. Kostenartenstruktur des Projekts (Personal-, Dienstleistungs-, Reise-, Material-, Linzenzkosten)
- Abbuchung der Projektstruktur in die Unternehmens-KLR (Projektkostenstellen, Projektkostenträger, PSP-Elemente)
Was sind die Grundfragen bei einer Aufwandsschätzung bzw. -planung?
Wie viel Aufwand verursacht ein Vorgang?
Wie viele Ressourcen werden benötigt?
Welche Schätzmethoden gibt es bei einer Aufwandsschätzung bzw. -planung?
Expertenschätzung
Analogienmethode
Relationenmethode/Prozentsatzmethode
Was sind die Vor- und Nachteile der Expertenschätzung?
Voteile: schnell (Einzelschätzung) und genau
Nachteile: einseitig (Einzelschätzung) und aufwändig
Was heißt 3-Punkt-Schätzung (Szenarioschätzung)?
Schätzung von optimistischem, wahrscheinlichem und pessimistischem Wert.
Was ist die Voraussetzung für die Analogienmethode (Schätzung)?
Vergleichbarkeit der Projekte.
Wie grenzen sich Dauer und Aufwand voneinander ab?
Dauer = Zeitraum (brutto) Aufwand = eingesetzte Arbeitszeit (netto)
Was sind die Nachteile von kürzerer Dauer =
mehr Mitarbeitern?
- Höherer Koordinierungsaufwand
* Zunehmender Einarbeitungsanteil
Was sind die Nachteile längerer Dauer =
weniger Mitarbeitern?
- Motivationsverluste bei zu langer Laufzeit
* Änderung von Projektprämissen wahrscheinlicher
Wie wird die optimale Dauer in Theorie ausgerechnet?
3,0 x (Aufwand in PM) hoch 1/3.
