Séance 4 Flashcards
Pourquoi planifier?
Savoir où trouver vos documents
Ne rien perdre
Maîtriser et manipuler à votre guise l’information précieuse que vous détenez
Montrer que vous êtes en contrôle (car vous l’êtes)
Suivre l’évolution de votre budget et des liquidités disponibles
Payer vos fournisseurs dans les délais et profiter des échéances de paiement
Déléguer convenablement
Savoir qui fait quoi. Et quand!
Suivre l’évolution des tâches
Prévoir les imprévus
Réaliser l’ensemble des tâches dans le bon ordre
Avoir du plaisir
Aimer son travail et garder un équilibre avec votre vie personnelle
Garder vos employés ou garder votre emploi
Travailler dans un environnement agréable où tout le monde sait ce qu’il a à faire
À quoi sert la gestion de l’information?
De vous retrouver rapidement
De remettre le fameux document XYZ à votre patron, et ce, pratiquement sans délai
De ne rien perdre
De permettre à d’autres de se retrouver rapidement dans vos affaires
De faire une transition de qualité (si vous partez):
N’oubliez jamais que vous n’êtes pas éternels à un poste et que ce que les gens vont se souvenir de vous plus tard, c’est ce qui reste. Alors, documentez, classez!
De quoi doit-on se doter en gestion de l’information?
Dotez-vous d’une structure de conservation des documentsou de l’information:
Archive(7 ans)
Courriel:
Gardez le plus possible vos courriels en mémoire. Les paroles s’envolent, mais les écrits restent!
Dotez-vous d’une structure de suivi des conversations ou des dossiers: Qu’il soit informatique (CRM -Costumer Relationship Management) Ou maison (chiffrier Excel, Word ou base de données)
Que retrouve-t-on dans l’organigramme?
Cellule de direction (promoteur, C.A., directeur, chargé de projet, etc.)
Présente qui prend les décisions et qui répond de qui.
Structure opérationnelle(ex.: départements):
Administration, communication, production, programmation, marketing, GRH…
Personnes responsables de chaque élément de la structure (noms)
Déclinaison de chaque département:
Ex.: Marketing- financement public, commandites, commercialisation:
Commercialisation- billetterie, produits dérivés, bars, etc.
Bars – bistros, vendeurs itinérants, loges, etc.
Quels outils sont nécessaires pour la planification budgétaire?
Budget général:
Ensemble de l’opération
Budget par département:
Si l’événement est plus gros
Le gestionnaire prudent préparera des scénarios: optimiste, réaliste et pessimiste
Budget réel comparé aux prévisionsbudgétaires:
Mis à jour régulièrement en respect avec les orientations stratégiques (à la semaine, aux deux semaines, au mois)
Budget de caisse:
Suivi des liquidités (à la semaine, aux deux semaines, au mois)
Calendrier de contrôle(section sur les dépenses et des revenus du plan d’exécution):
Pour évaluer le rendement et apporter les correctifs, si nécessaire
Quels sont les types de coûts?
Fixe, Fixe par paliers, variable, mixte, moyen
En quoi consiste le plan d’exécution?
Dresser la liste de toutes les tâches à faire
Affecter la tâche à une personne = responsabilisation
Préciser les dates d’échéances
Ordonner les tâches
Options: présenter le niveau de priorité et le% de réalisation des tâches
Qu’est-ce qu’une tâche élémentaire?
Action précise qu’une personne ou un groupe de personnes doit prendre en charge afin de produire un événement.
Qu’est-ce qu’un lot de tâches?
Regroupement logique de plusieurs tâches élémentaires: Peut y avoir plusieurs niveaux, selon l’ampleur de l’événement ou la précision requise. Par exemple: Niveau 1: Gestion des communications Niveau 2: Outils de communications Niveau 3: Site Web Niveau 4: Conception Niveau 4: Animation et mise à jour Niveau 3: Programme officiel, etc.
voir p.116
Qu’est-ce qu’un organigramme de tâche?
Présentation structurée des tâches et des lots de tâches
Qu’Est-ce qu’un calendrier de travail?
Représentation sous forme de calendrier de l’évolution des activités en fonction des étapes jalons et des débuts et des fins de lots de tâches:
Peut y retrouver les objectifs de financement
