Séance 3 Flashcards
Qu’est-ce qu’une conception d’événement?
La phase de conception est en quelque sorte l’aboutissement de la phase précédente. Elle complète le travail entamé au déclenchement en le précisant, le développant et surtout en le validant. C’est aussi le moment où le projet sort de la tête des visionnaires pour être pris en charge par une ou des personnes mandatées.
Quels points doivent être traités dans la phase de conception?
Précision et validation de la mission et des objectifs principaux
Choix de la forme:
Type d’événement
Contexte, environnement, clientèle cible, compétition (étude de marché)
Présentation des choix conceptuels:
Thème et activités
Lieu et dates
Définition des stratégies de gestions (orientations stratégiques)
Vérification de la faisabilité:
Coûts, revenus, rentabilité, praticabilité
Quel est l’objectif de la conception?
Prendre la décision de produire ou non l’événement
2e porte à franchir
Quels sont les rôles du promoteur mandataire
Faire un retour sur la définition sommaire du projet de l’événement:
Est-ce que ça convient toujours? Est-ce que les dirigeants sont toujours unanimes?
Décider qui conçoit: Le promoteur Lui-même Son équipe interne Un partenaire proche Un sous-traitant externe (appel d’offres)
Communiquer des orientations:
Réunions de présentation
Documents de présentation
De surveillance:
Veillez au respect de la mission de l’événement et du respect des valeurs
Veillez au respect des balises convenues au départ (définition de l’événement)
D’ouvertureet d’écoute:
Respecter l’expertise et faire confiance aux compétences en écoutant les recommandations des personnes mandatées:
Être ouvert aux commentaires
Être à l’écoute des recommandations
D’acquittement et de contrôle des dépenses reliées à l’étape de conception:
Si mandat interne: salaires, ressources matérielles, études externes, etc.
Si mandat externe: respect des ententes (honoraires, déboursés, etc.)
De respect: Des mandatés Des normes: règles et lois Des contrats Des balises convenues au départ (degré d’intervention, etc.)
De prendre les décisions:
Partielles et finales en tenant compte du travail d’analyse fait par les mandatés:
Peut se traduire par:
Une acceptation globale
Une acceptation partielle (ou refus partiel)
Un refus global
Quels sont les rôles du concepteur mandatés?
Prendre connaissance des orientations du promoteur
S’assurer d’avoir le temps et l’intérêt d’entreprendre le travail de conception
S’assurer d’avoir les compétences requises
Prendre la décision de monter une équipe de conception ou de confier le travail à un chargé de projet:
À moins que cette décision n’ait été prise par le promoteur lui-même
Présenter les personnes clésmandatées:
Chargé de projet, comité de conception, etc.
Présenter un échéancier de conception
Présenter les coûts de conception
Enfin, ENTREPRENDRE LE TRAVAIL DE CONCEPTION
Respect, ouverture, écoute, qualité, confidentialité
Quel est le but de L’élaboration du concept?
Choisir et/ou valider et/ou trouver et/ou confirmer les idées et concepts de base
Est-ce qu’il est nécessaire d’avoir un thème qui sera affiché partout comme un slogan?
Je ne pense pas. Pas toujours
Ce qui est important, à mon avis, est d’avoir une trame de fond qui sert de guide, de base et de balise pour construire la programmation en respect avec le but
Il ne faut pas confondre «thème» avec «jeu de mots parfait» ou «phrase-choc» qui prendra le dessus sur le reste. Ça peut finir comme ça, mais ça ne doit pas être une finalité
Qu’est-ce qui est important dans le choix d’un lieu?
Au moment de faire un choix de lieu, il est possible que vous ayez le luxe d’avoir des options:
Vous aurez donc à déterminer lequel des lieux répond le mieux aux critères et qui, selon vous, sera gage de succès pour votre événement
D’autres fois, et c’est souvent le cas, vous n’aurez pas ce luxe:
Il vous faudra le chercher, étudier chaque élément et porter un regard éclairé avant de proposer à votre patron le lieu choisi
p.74-75*******
Quels sont les critères pour le choix d’une date?
Préférences du promoteur
Habitudes de la clientèle:
Sont-ils en vacances? Si oui, est-ce bon pour vous?
Disponibilité dans le calendrier des événements similaires et autres événements
Concurrence directe ou indirecte
Disponibilité des ressources matérielles, humaines et financières
Variable température
En quoi consiste l’étape de la formulation des orientations stratégiques?
Cette étape consiste à formuler les stratégies afin d’atteindre les objectifs reliés à chacune des dimensions de gestion:
Gestion du design Gestion des ressources Gestion des finances Gestions des communications Gestions des risques
Quelles sont les orientations stratégiques liées au design?
Présentation du thème choisi
Énumération des activités offertes
Présentation du ou des lieux et de ou des dates
Quelles sont les orientations stratégiques pour les ressources matérielles?
Voir tableau 4-2 p.81
Qu’est ce qui est important pour les orientations de la gestion des finances ?
Identifier les postes de coûts :
Les auteurs de notre livre de référence proposent un tableau générique (p. 86) qui est construit en cohérence avec la méthode proposée (gestions du design, des ressources, etc.).
Sachez que ce qui est important, c’est d’avoir une structure claire et cohérente avec celle de l’organisation pour laquelle vous travaillez.
Identifier les variables influentesmajeures
Définir les stratégies de contrôle financier
Identifier les postes de revenuset les sources
Définir les stratégiespour chaque poste de revenus
Que voulons-nous savoir à l’étape de la vérification de la faisabilité?
À cette étape, vous voulez savoir si l’événement peut être: Rentable Praticable Finançable
Quelles sont les étapes pour savoir si un événement sera rentable?
Estimation des coûts
Évaluation des revenus
Analyse de rentabilité
