Séance 3 Flashcards
Qu’est-ce qu’une conception d’événement?
La phase de conception est en quelque sorte l’aboutissement de la phase précédente. Elle complète le travail entamé au déclenchement en le précisant, le développant et surtout en le validant. C’est aussi le moment où le projet sort de la tête des visionnaires pour être pris en charge par une ou des personnes mandatées.
Quels points doivent être traités dans la phase de conception?
Précision et validation de la mission et des objectifs principaux
Choix de la forme:
Type d’événement
Contexte, environnement, clientèle cible, compétition (étude de marché)
Présentation des choix conceptuels:
Thème et activités
Lieu et dates
Définition des stratégies de gestions (orientations stratégiques)
Vérification de la faisabilité:
Coûts, revenus, rentabilité, praticabilité
Quel est l’objectif de la conception?
Prendre la décision de produire ou non l’événement
2e porte à franchir
Quels sont les rôles du promoteur mandataire
Faire un retour sur la définition sommaire du projet de l’événement:
Est-ce que ça convient toujours? Est-ce que les dirigeants sont toujours unanimes?
Décider qui conçoit: Le promoteur Lui-même Son équipe interne Un partenaire proche Un sous-traitant externe (appel d’offres)
Communiquer des orientations:
Réunions de présentation
Documents de présentation
De surveillance:
Veillez au respect de la mission de l’événement et du respect des valeurs
Veillez au respect des balises convenues au départ (définition de l’événement)
D’ouvertureet d’écoute:
Respecter l’expertise et faire confiance aux compétences en écoutant les recommandations des personnes mandatées:
Être ouvert aux commentaires
Être à l’écoute des recommandations
D’acquittement et de contrôle des dépenses reliées à l’étape de conception:
Si mandat interne: salaires, ressources matérielles, études externes, etc.
Si mandat externe: respect des ententes (honoraires, déboursés, etc.)
De respect: Des mandatés Des normes: règles et lois Des contrats Des balises convenues au départ (degré d’intervention, etc.)
De prendre les décisions:
Partielles et finales en tenant compte du travail d’analyse fait par les mandatés:
Peut se traduire par:
Une acceptation globale
Une acceptation partielle (ou refus partiel)
Un refus global
Quels sont les rôles du concepteur mandatés?
Prendre connaissance des orientations du promoteur
S’assurer d’avoir le temps et l’intérêt d’entreprendre le travail de conception
S’assurer d’avoir les compétences requises
Prendre la décision de monter une équipe de conception ou de confier le travail à un chargé de projet:
À moins que cette décision n’ait été prise par le promoteur lui-même
Présenter les personnes clésmandatées:
Chargé de projet, comité de conception, etc.
Présenter un échéancier de conception
Présenter les coûts de conception
Enfin, ENTREPRENDRE LE TRAVAIL DE CONCEPTION
Respect, ouverture, écoute, qualité, confidentialité
Quel est le but de L’élaboration du concept?
Choisir et/ou valider et/ou trouver et/ou confirmer les idées et concepts de base
Est-ce qu’il est nécessaire d’avoir un thème qui sera affiché partout comme un slogan?
Je ne pense pas. Pas toujours
Ce qui est important, à mon avis, est d’avoir une trame de fond qui sert de guide, de base et de balise pour construire la programmation en respect avec le but
Il ne faut pas confondre «thème» avec «jeu de mots parfait» ou «phrase-choc» qui prendra le dessus sur le reste. Ça peut finir comme ça, mais ça ne doit pas être une finalité
Qu’est-ce qui est important dans le choix d’un lieu?
Au moment de faire un choix de lieu, il est possible que vous ayez le luxe d’avoir des options:
Vous aurez donc à déterminer lequel des lieux répond le mieux aux critères et qui, selon vous, sera gage de succès pour votre événement
D’autres fois, et c’est souvent le cas, vous n’aurez pas ce luxe:
Il vous faudra le chercher, étudier chaque élément et porter un regard éclairé avant de proposer à votre patron le lieu choisi
p.74-75*******
Quels sont les critères pour le choix d’une date?
Préférences du promoteur
Habitudes de la clientèle:
Sont-ils en vacances? Si oui, est-ce bon pour vous?
Disponibilité dans le calendrier des événements similaires et autres événements
Concurrence directe ou indirecte
Disponibilité des ressources matérielles, humaines et financières
Variable température
En quoi consiste l’étape de la formulation des orientations stratégiques?
Cette étape consiste à formuler les stratégies afin d’atteindre les objectifs reliés à chacune des dimensions de gestion:
Gestion du design Gestion des ressources Gestion des finances Gestions des communications Gestions des risques
Quelles sont les orientations stratégiques liées au design?
Présentation du thème choisi
Énumération des activités offertes
Présentation du ou des lieux et de ou des dates
Quelles sont les orientations stratégiques pour les ressources matérielles?
Voir tableau 4-2 p.81
Qu’est ce qui est important pour les orientations de la gestion des finances ?
Identifier les postes de coûts :
Les auteurs de notre livre de référence proposent un tableau générique (p. 86) qui est construit en cohérence avec la méthode proposée (gestions du design, des ressources, etc.).
Sachez que ce qui est important, c’est d’avoir une structure claire et cohérente avec celle de l’organisation pour laquelle vous travaillez.
Identifier les variables influentesmajeures
Définir les stratégies de contrôle financier
Identifier les postes de revenuset les sources
Définir les stratégiespour chaque poste de revenus
Que voulons-nous savoir à l’étape de la vérification de la faisabilité?
À cette étape, vous voulez savoir si l’événement peut être: Rentable Praticable Finançable
Quelles sont les étapes pour savoir si un événement sera rentable?
Estimation des coûts
Évaluation des revenus
Analyse de rentabilité
Qu’est-ce qu’un coût?
Participant: c’est la somme de ce qu’il doit débourser en temps, en énergie et en argent pour participer à l’événement
Promoteur: c’est la somme de ce qu’il doit débourser en temps, en énergie et en argent pour organiser l’événement
Un coût peut être financier, mais peut aussi être un coût indirect:
Participant:
Perte d’une soirée parce que l’événement n’était pas à son goût, sacrifice d’une autre activité pour assister à un événement
Promoteur:
Réputation, perte de ressources humaines (blessures, démissions), moins de temps passé en famille et avec les amis
À quoi sert l’estimation des coûts ?
À la phase de conception, on cherche à avoir un portrait le plus précis possible sans toutefois se perdre dans les détails. Les détails sont réservés à la phase de planification
Estimez les coûts pour chaque groupe budgétaire:
L’expérience passée, petites recherches (magasins, Web)
Précisez les plus grosses dépenses :
Soumissions, appels téléphoniques, vérification des factures antérieures, etc.
Qu’est ce qui est important dans l’évaluation des revenus?
Soyez conservateur
Soyez réaliste
Soyez le plus précis dans vos évaluations (l’expérience vous aidera)
Soyez imaginatif dans vos stratégies de financement
CONNAITRE les enjeux relatifs aux revenus ex: les critères de subventions
Qu’est-ce que l’analyse de la sensibilité?
Voir p.92 tableau 4-5 **Important
Quelle est la formule pour calculer le seuil de rentabilité d’une billetterie par exemple?
Étape 1: Calculer le total des coûts fixes
Étape 2: Calculer les coûts variables unitaires
Étape 3: Définir le prix de vente unitaire
Étape 4: Calculer le seuil de rentabilité
Seuil = Coûts fixes / (prix de vente unitaire – coût variable unitaire)
Quelles questions permettent de savoir si un événement est praticable?
Est-ce que les ressources nécessaires sont disponibles?
Matérielles, humaines
Est-ce que les contraintes risquent d’empêcher la tenue de l’événement?
Est-ce que le niveau de risque est acceptable ou s’il est trop élevé?
Est-ce que les risques financiers sont acceptables ou trop élevés?
C’est le promoteur qui aura le dernier mot!
Sur quoi devons nous nous fier dans le choix de tenir ou non un événement?
Que les objectifs peuvent être atteints Que le contexte est favorable Que les risques sont acceptables Que les contraintes sont surmontables Que les ressources sont disponibles Que le financement est possible
