SB3 - Organisation Flashcards
001
Was kennzeichnet eine Organisation?
Unter Organisation versteht man die Gesamtheit aller Regelungen in einem arbeitsteiligen System.
Wie wird die Innerbetriebliche Organisation unterteilt?
2Pkt
Aufbauorganisation:
Aufgabenverteilung auf Stellen, Abteilungen, Bereiche.
Ablauforganisation:
zeitliche und Räumliche Abfolge einzelner Arbeitsschritte
003
Wie lässt sich die Aufgaben der Organisation systematisiseren? (nach EISENFÜHR/THEUVSEN)
5pkt
– Stellenbildung: Beschreibung der Arbeitsplätze nach ihren Aufgaben,
– Abteilungsbildung: Zusammenfassung mehrerer Arbeitsplätze mit gemein-
samen Aufgaben zu Abteilungen,
– ggf. Schaffung höherer Hierarchieebenen: Zuordnung mehrerer Abteilun- gen zu übergeordneten Bereichen, welche bei Bedarf ihrerseits noch höheren Hierarchieebenen zugeordnet werden können, usw. sowie
– Koordination: Festlegung einer geordneten Abstimmung zwischen den ein- zelnen Einheiten und
– Zuständigkeitsverteilung: Verteilung von Entscheidungskompetenzen zwi- schen den einzelnen Hierarchieebenen.
004
Organisation dient nicht dem Selbstzweck! Welche Aufgaben hat sie?
3Pkt
– Koordinierte Abwicklung der betrieblichen Aufgaben,
– Vermeidung von Zuständigkeitskonflikten,
– erleichterte Feststellung von Verantwortlichkeiten,
– Zuordnung von Ansprechpartnern bei Anfragen von außen (Kunden, Lieferan- ten, Behörden),
– Wahrung der nötigen Flexibilität,
– Wahrung der Mitarbeitermotivation,
– Sicherung der Fähigkeit zu Produkt-oder Prozessinnovationen und
– Minimierung der Kostenderinternen Bürokratie.
005
Welches Oberziehl hat die Organisation?
Gewinnmaximierung
006
Wann wird das Ziel der Gewinnmaximirung verfehlt?
Bei unterorganisation und bei Überorganisation (Abläufe leiden unter starken Organisationszwängen leiden)
007
Wie wird die Stellenbildung Gekennzeichnet?
Die Stelle Teilaufgaben zu einem Arbeitsbereich einer Person zusammen. Die Stellenbildung umfasst die Kombination betrieblicher Teilaufgaben zu arbeitsteiligen Einheiten, den Stellen.
008
Was wird unter Arbeitsteilung verstanden?
Arbeitskräfte spezialisieren
009
Was sind die Vorteile der Arbeitsteilung?
Jede Arbeitskraft spezialisiert sich auf eine bestimmte Tätigkeit (Funktion)
Häufige Ausübung identischer Tätigkeiten kann die Arbeit der einzelnen Mitarbeiter an Routine und damit an Arbeitstempo und Arbeitsqualität
Was bedeutet “spezialisierung nach Objekten”
Mitarbeiter arbeiten nur für einen bestimmten Kundenkreis, für bestimmte Projekte oder für eine bestimmte Produktlinie, führt dabei jedoch alle oder eine Vielzahl der in diesem Zusammenhang anfallenden Tätigkeiten aus.
011
Was bedeutet “Spezialisierung nach Entscheidungsbefugnissen”?
Es heißt, dass im Zusammenhang mit einer Aufgabe eine oder mehrere Personen für die Planung und andere Personen für die Durchführung verantwortlich sind.
012
Was gehört zur “horizontalen Arbeitsteilung”?
Spezialisierung nach Funktionen und die Spezialisierung nach Objekten
Da Mitarbeiter der gleichen Hierarchieebene
013
Was gehört zu “vertikale Arbeitsteilung”
Spezialisierung nach Entscheidungsbefugnissen
da Trennung zwischen Entscheidungsträgern und Ausführenden erfolgt.
014
Was wird als “Instanz” bezeichnet?
Stellen, denen im Rahmen der vertikalen Arbeitsteilung Führungsaufgaben zugewiesen werden, bezeichnet man auch als Instanzen.
015
Was wird unter „Job enrichment“ (EISENFÜHR/THEUVSEN) Verstanden?
Personen, deren Tätigkeit weitgehend ausführenden Charakter hat, gewisse Entscheidungsbefugnisse zugewiesen werden
016
Welche Anforderungen an Stellenbildung sind sinnvol?
5pkt
– Alle Teilaufgaben müssen ein sinnvollen Zusammenhang aufweisen.
– Die Stelleninhaber dürfen mit den Aufgaben nicht überfordert werden.
– Keine Unterforderung, weil dadurch bestimmte Fähigkeiten der Mitarbeiter ungenutzt blieben und weil sich dies tendenziell demotivierend auswirken würde.
– Trotz aller Arbeitsteilung muss die notwendige Flexibilität gewahrt bleiben. Ausfall von Mitarbeitern der Betrieb zu Anpassungen in der Lage ist.
– Bei der Aufgabenverteilung müssen die Fähigkeiten der Mitarbeiter berücksichtigt werden.
017
Wie ist der übliche Prozess einer Stellenbildung?
Der Prozess orientiert sich an den notwendigen Arbeitsabläufen.
Es werden Teilaufgaben eines Ablaufes analysiert und dann die Stellen so in den Arbeitsablauf integriert werden das anforderungen erfüllt werden.
018
Was Kennzeichnet die Abteilungsbildung?
Zusammenfassung mehrerer Stellen mit einer gemeinsamen Aufgabe unter einheitlicher Leitung
019
Nach welchen Kriterien erfolgt die Abrteillungsbildung?
Abteilungsbildung erfolgt nach Funktionen oder nach Objekten
020
Was versteht man unter “Gruppierung nach Funktion”
Mitarbeiter die gleichartige Tätigkeiten ausüben (z.B. Lackiertätigkeiten), zu einer Abteilung zusammengefasst werden (z.B. Lackierabteilung).
021
Welche Vorteile hat die “Gruppierung nach Funktionen”?
3pkt
Aufteilung nach Fähigkeiten
022
Was versteht man unter “Gruppierung nach Objekten”?
Bildung von Abteilungen nach bestimmten Produkten, Projekten, Kundengruppen. Mitarbeiter üben dann grundsätzlich alle Tätigkeiten aus
023
Welche Vorteile hat die Gruppierung nach Objekten?
3pkt
motivationsfördernde Vielseitigkei
024
Oft werden Funktion und Objektgruppierungen in der Unternehmensstruktur zusammengelegt um beide Vorteile zu nutzen.
Grafik
025
Nach welchen Kriterien richtet sich die Abteilungsbildung nach EISENFÜHR/THEUVSEN?
max 6 pkt
a) Koordinationsbedarf,
b) Erfolgsorientierung,
c) Professionalität,
d) Kapazitätsauslastung,
e) Produktivität und Kosten und
f) Arbeitszufriedenheit und Motivation.
026
Was versteht man unter Abteilungsbildung nach Koordinationsbedarf nach E/T?
Stellen mit besonders intensivem Koordinationsbedarf zusammenzufassen.
Tendenziell spricht dieses Kriterium für eine Abteilungsbildung nach Objekten
027
Was versteht man unter Abteilungsbildung nach Erfolgsorientierung nach E/T?
Manche Abteilungen neigen dazu ihre Leistung gegenüber der Gesamtleistung des Betriebes zu überschätzen
An Objekten orientierte Abteilungen kann man entfallenden Gewinn feststellen und eine direkte Verantwortlichkeit hierfür herstellen kann („Profit Center“).
028
Was versteht man unter Abteilungsbildung nach Professionalität nach E/T?
Fachleute die auf gleichartige Tätigkeiten spezialisiert sind und deren Arbeitsqualität regelmäßig von Erfahrungsaustausch profitiert
029
Was versteht man unter Abteilungsbildung nach Kapazitätsauslastung nach E/T?
Abteilungen die innerhalb des ganzen Unternehmens für bestimmte Funktionen zuständig sind Schwankungen im Bedarf an bestimmten Fachleuten in den unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens besser ausgleichen können.
Z.B. die EDV
030
Was versteht man unter Abteilungsbildung nach den Kriterium Produktivität und Kosten nach E/T?
Abteilungsbildung nach Funktionen eine höhere Produktivität gegeben ist,
Zu Kosteneinsparungen durch die häufig anfallenden gleichartigen Arbeitsprozesse größere Maschinen mit geringeren Stückkosten angeschafft werden können
031
Was versteht man unter Abteilungsbildung nach den Kriterium Arbeitszufriedenheit und Motivation nach E/T?
Auf der einen Seite verbinden die Angehörigen einer nach funktionalen Gesichtspunkten gebildeten Abteilung oft gemeinsame Denkweisen,
Auf der anderen Seite geht oft der Bezug zum Unternehmensprodukt und damit die Identifikation mit dem Unternehmen verloren,
Häufig fördert gerade eine vielseitigere Beschäftigung die Arbeitsmotivation.
032
Wichtige Punkte zum Konstruktiven Zusammenwirken aller Abteilungen
3 von 5 pkt
– Weitergabe von Informationen,
– Anweisungen an untergeordnete Abteilungen,
– gemeinsame Entscheidungsfindung von Abteilungen der gleichen Hierarchieebene,
– Weitergabe halbfertiger Arbeiten zur weiteren Bearbeitung und
– gemeinsame Analyse von Arbeitsergebnis
033
Was gute Vorraussetzungen für konstruktiven Zusammenwirkens?
– Informationswege
– Führungswege
– Koordinationswege
– Arbeitsfolgen
034
Wie müssen Abteilungen miteinander verknüpft sein damit sie optimal zusammenarbeiten können?
3 von 5 Pkt
– Um widersprüchliche Anweisungen und Kompetenzstreitigkeiten zu vermeiden nur einen Vorgesetzten
- Wer Anweisungen berechtigt ist übernimt damit gleichzeitig Verantwortung für die Arbeitsergebnisse
- Welche Abteilung für welche Teile des gemeinsamen Projektes konkret verantwortlich ist.
- “Sprunganweisungen (über höheren Hierarchieebene)“ Chef der Unterabteilung sofort darüber Informieren
- Flexibilität erhalten. Je kleiner ein Betrieb ist, desto wichtiger ist es, Mitarbeiter bei Bedarf in anderen Abteilungen einsetzen
Die Verknüpfungen zwischen den Abteilungen sollten so transparent sein, dass in allen Abteilungen hierüber Klarheit herrscht.
035
Wie werden Organisationsregelungen unterteilt?
2 Hauptpunkte und Beschreibung
Generelle Regelungen:
Sie legen fest wie bestimmte Aufgaben durchgeführt werden sollen
Sie sollten regelmäßig schriftlich fixiert werden. Beschreiben auch die Entscheidungsfreiheit der Mitarbeiter
Fallweise Regelungen:
Fallweise Regelungen beinhalten Anordnungen zur Erledigung einzelner Vorgänge.
036
Wie können Aufgaben gegliedert werden?
2 Hauptpunkte und Beschreibung / Grafik
Mengenteilung
Anfallenden Aufgaben gleichmäßig so auf die einzelnen Stellen verteilt, dass jede Stelle ein gleichartiges Aufgabenbündel zu bearbeiten hat.
Sachteilung
Bei der Sachteilung werden die Aufgaben unter sachlichen Gesichtspunkten so verteilt, dass für jede Stelle unterschiedliche Aufgaben anfallen
037
Wie bezeichnet man die Gesamtheit der Stellen?
Die Gesamtheit der zu bildenden Stellen bezeichnet man als Stellengefüge.
038
Was sollte die Stellenbeschreibung umfassen?
3pkt
Aufzählung und Beschreibung der zuerfüllenden Aufgaben,
– Anforderungen an den Stelleninhaber und
– hierarchische und inhaltliche Einordnung der Stelle in die betriebliche Gesamtorganisation.
039
Was ist der Stellenplan?
Die schriftliche Beschreibung des Stellengefüges
040
Nach welchem Aspekten sollten Stellenbildungen nach einer gewissen Zeit neu untersucht werden?
3pkt
– Objektanalyse: Welche Objekte werden bearbeitet?
– Funktionsanalyse: Welche Tätigkeiten werden ausgeübt?
– Ranganalyse: Welche Entscheidungsaufgaben gehen den ausführenden Aufgaben voraus?
041
Wie wird die Zuweisung von Verantwortung nach OLFERT/RAHN unterteilt?
3 von 5
Und wie/welche können Verbunden sein?
– Materialverantwortung,
– Terminverantwortung,
– Personalverantwortung,
– Kostenverantwortungund
– Erfolgsverantwortung.
Die ersten beiden Arten von Verantwortung können mit jeder Organisationseinheit verbunden sein; die letzten drei im Wesentlichen nur mit Instanzen.
042
Wie wird Entscheidungskompetenz unterschiedlich verteilt?
Zentral und Dezentral (Organisation)
Bei einem zentral ausgerichteten System sind alle Aufgaben mit größerem Entscheidungsspielräumen der Unternehmensleitung vorbehalten. In einem dezentralen System sind auch Instanzen der unteren und mittleren Leitungsebene mit nennenswerten Entscheidungskompetenzen ausgestattet.
043
Was sind die Vorteile einer Dezentralisation?
– dezentrale Entscheidungsträger haben bessere Kenntnisse in ihrem direkten Arbeitsumfeld als die Führungsspitze und treffen daher oft sachgerechtere Ent- scheidungen,
– mehr Kunden nähe in den Entscheidungen,
–höhere Arbeitsmotivation durch mehr Entscheidungsfreiheit und
– EntlastungderUnternehmensleitung.
044
Was sind die Gefahren der Dezentralisation?
2pkt
– Den unteren Führungsebenen fehlt im Gegensatz zur Unternehmensleitung die Gesamtschau des Betriebes.
– Der Unternehmensleitung können Informationen entgehen, wenn bestimmte Dinge ohne sie entschieden werden.
045
Welche Verbindungen sinde bei intakter Kommunikationswege wichtig?
3pkt
– Längsverbindungen,
– Querverbindungenund
– Diagonalverbindungen.
046
Wie übertragen Längsverbindungen Informationen?
Sie übertragen Weisungen von oben nach unten und Informationen in beide Richtungen.
047
Wie übertragen Querverbindungen Informationen?
Dienen lediglich dem Informationsaustausch zwischen Stellen und derselben Hierarchiestufe.
_Querverbindungen sind kein notwendiger Bestandtei_l des Stellengefüges,
048
Wie übertragen Diagonalverbindungen Informationen?
Bringen oberen Instanzen eine begrenzte Weisungsbefug- nis gegenüber Stellen der unteren Hierachie
Mit den Verbindungen sollte sparsam umgegangen werden das es zu Konflikten kommen kann.
049
Grafik Organisations Verbindungen
050
Auf was bezieht sich die Gruppenaufbauorganisation?
Auf das “lower Management”
051
Was für sind in Industrieunternehmen nach OLFERT/RAHN üblich?
5 aus 8
– Materialwirtschaftsgruppen
– Fertigungsgruppen
– Marketinggruppen
– Personalwesengruppen
– Finanzwesengruppen
– Rechnungswesengruppen
– IT-Gruppen
– Controllinggruppen (bei ≥ 4-stufigen Hierarchien eher als Stabsstelle einzurichten)
052
Was Kennzeichnet Bereichsaufbauorganisation?
Ein Bereich (oder Hauptabteilung) ist zwischen der Betriebsleitung und den Gruppeninstanzen angesiedelt.
053
Was versteht man unter Unternehmensaufbauorganisation?
Unter UAO versteht man die Struktur von Stellen, Instanzen, Gruppen und Bereichen, an deren Spitze die Unternehmensleitung angesiedelt ist.
054
Für was ist die Unternehmenleitung verantwortlich?
Für die Führung des Betriebes verantwortlich und trifft die das gesamte Unternehmen betreffenden Richtungsentscheidungen
Ab einer gewissen Unternehmensgröße muss die Betriebs- leitungsinstanz aber zur Aufrechterhaltung ihrer Leistungsfähigkeit aus einem mehrköpfigen Gremium bestehen,
055
Wie wird die Unternehmensleitung bei einem mehrköpfigen Gremium Unterteilt?
2 Hauptpunkte und beschreibung!
Direktorialprinzip:
Eine Person (Generaldirektor/in) den übrigen Personen des Leitungsgremiums (Direktoren) vor.
Kollegialprinzip:
gemeinsam über die anstehenden unternehmerischen Entscheidun- gen verständigen
056
Wie wird da Kollegialprinzip nach OLFERT/RAHN unterschieden?
3 von 4 Hauptpunkte und Beschreibung
a) die Abstimmungskollegialität -> nach dem Mehrheitsprinzip
b) die Primatkollegialität -> entscheidet die Stimmenmehrheit aber bei gleichheit deren Stimme ist eine Bestimmte Person ausschlaggebend
c) die Ressourtkollegialität -> entscheidet innerhalb des eigenen Ressorts (Fachbereich) allein
d) die Kassationskollegialität–>Jede Betriebsleitungsinstanz auf Grund eines Vetorechts alle Entscheidungen der anderen Mitglieder „kassieren kann” –>einvernehmlichen Entscheidung nötig
057
Wie werden Organisationssysteme unterschieden?
Eingleisig / Mehrgleisig
Eingleisig bedeutet in diesem Zusammenhang, dass jede Stelle oder Instanz nur eine vorgesetzte Instanz hat,
während bei mehrgleisigen Systemen die Wei- sungsrechte auf mehrere Instanzen verteilt werden.
058
Was sind die Merkmale des Eingleisigen Liniensystem?
Dass jede Organisationseinheit jeweils nur eine unmittelbar vorgesetzte Instanz über sich hat!
Es gilt als das straffste System mit dem einfachsten Aufbau.
059
Was sind die Vorteile des Eingleisigen Liniensystem?
Weisungsbefugnisse und Informationspflichten am eindeutigsten und transparentesten geregelt.
Aufrechterhaltung von Ordnung und Disziplin im Unternehmen
060
Was sind die Nachteile des Eingleisigen Liniensystem?
langen Dienstwege und damit der langsame Informationsfluss vor allem Seitwärts
061
Was sind die Merkmale des Eingleisigen Stab-Liniensystem?
Einrichtung von Stabsstellen zur Entlastung leitender Instanzen aber sie hat nur eine beratende Funktion keine weisungsbefugnis.
Außer der Tatsache, dass einzelnen Organisationseinheiten Stabsstellen zugeordnet werden, unterscheidet sich das Stab-Linien-System nicht vom „normalen“ Liniensystem
062
Was sind die Vor/Nachteile des Stab-Linien-System?
Vorteile:
Entlastung der Führungskräfte und einer verbesserten Entscheidungsvorbereitung. Die Vorteile des Liniensystems bleiben grundsätzlich erhalten.
Nachteile :
Möglichkeit der Meinungsmanipulation durch die Stäbe
063
Was Kennzeichnt das Mehrgleisige Funktionssystem?
Vorgesetzten jeweils nicht für bestimmte Mitarbeiter, sondern für bestimmte Aufgaben zuständig
064
Was sind die Vor und Nachteile eines Mehrgleisige Funktionssystem?
Vorteile:
kurzen Dienstwege
Nachteile:
Große Potenzial an Konflikten zwischen den Vorgesetzten
065
Was kennzeichnet die Mehrgleisige Matrixorganisation
dass auf der zweiten Hierarchieebene zwei Gliederungsprinzipien parallel zur Anwendung gelangen,
nämlich horizontal eine Gliederung nach Objekten und vertikal eine Gliederung nach Funktionen oder umgekehrt
066
Was sind die Vor und Nachteile der Matrixorganisation?
hohe Flexibilität
Vorteile:
Nachteile:
067
Was für Funktion hat die Ablauforganisation?
Einzelnen Aufgaben in eine sinnvolle Reihe zu bringen damit Arbeitsprozesse gewährleistet werden.
068
Was ist der Gegenstand der Ablauforganisation?
Zeitliche und räumliche Strukturierung der Arbeitsvorgänge
069
Wie harmonieren Aufbau und Ablauforganisation miteinnander?
Man kann sagen, dass die Aufbauorganisation einen statischen Rahmen schafft (langfristig (strategisch)), innerhalb dessen die Ablauforganisation dynamische Vorgänge (kurzfristig (operativ)) regelt (vgl. SCHMIDT 2004, 200)
070
Was sind Grundsätze einer Ablauforganisation?
- Bearbeitungsreihenfolgen sind zwingend vorgegeben
– Nicht jeder Auftrag besitzt die gleiche Dringlichkeit
- Die Kapazitäten sollten möglichst gut ausgelastet, aber nicht überstrapaziert werden
– Die Abläufe sollen möglichst einfach und schnell vonstatten gehen
071
An was können sich Arbeitsabläufe Grundsätzlich optimieren?
4 aus 7
– der zu verrichtenden Aufgabe,
– dem Objekt der Arbeit,
– den benötigten sachlichen Ressourcen,
– den benötigten personellen Ressourcen,
– den räumlichen Zusammenhängen,
– den zeitlichen Zusammenhängen und
– den Entscheidungsprozessen.
072
Was ist bein Entscheidungsprozess wichtig?
Kriterien vorzugeben, an denen sie ihre Entscheidungen auszurichten haben.
073
Welche vier Management-by-Konzepte gibt es zur Entscheidungsdelegation?
Management by Objectives
Management by Exception
Management by Delegation
Management by Systems
074
Was kennzeichnet Management by Objectives?
Beurteile das Verfahren!
Mitarbeiter haben eigene Handlungsspielräume
Im Rahmen eines Management by Objectives werden den nachgeordneten Instanzen bestimmte Teilziele (objectives) vorgegeben,
an deren Zielerreichung die betroffenen Mitarbeiter selbstständig arbeiten.
Beurteilung:
075
Was kennzeichnet Management by Exception?
Beurteile das Verfahren!
Mitarbeiter können selbstständig entscheiden, solange kein bestimmter Ausnahmefal (exception) eintritt
Beurteilung:
Vorteil: Mitarbeiter hat eingener Entscheidungsspielraum
Nachteil: Es ist Schwierig, die Entscheidungsspielräume klar von den Ausnahmebereichen abzugrenzen
076
Was kennzeichnet Management by Delegation?
Beurteile das Verfahren!
Erstamal sind alle Entscheidungen zunächst Sache der höchsten Hierarchieebene. Diese entscheidet dann, welche dieser Entscheidungsaufgaben zur eigenen Entlastung an die nächste Ebene weitergereicht (bist auf die letzte Ebene)
Beurteilung:
Vorteil: Vorgesetzten die Kontrolle über die Entscheidungsdelegation behalten und dennoch Verantwortung nach unten abgeben
Nachteil: Der große Aufwand, der betrieben werden muss um die filterung zu machen.
077
Was kennzeichnet Management by Systems?
Beurteile das Verfahren!
Automatisierung von Arbeitsabläufen mit Hilfe von Computern.
Beurteilung:
Nur für bestimmte Teilbereiche der Unternehmenssteuerung anwendbar sonst zu komplex!
078
Was kennzeichnet das Lean Management?
Beurteile das Verfahren!
Lean Management bedeutet eine Abkehr von komplexen, und viel Ressourcen bindenden Organisationen zu Gunsten eines übersichtlichen, schlanken aufstellung
Verlagerung von Entscheidungskompetenzen auf untere Instanzen
Beurteilung:
Es hat sich herausgestellt, dass die solchermaßen betriebene Dezentralisation von Ent- scheidungskompetenz nicht zwangsläufig zu unkoordinierter Entscheidungsfindung im Betrieb führen muss.
079
Was sind die Anforderungen ans Lean Management?
- Die Anzahl der Hierarchieebenen soll möglichst gering sein.
- Die Unternehmensleitung soll sich auf ihr eeigentlichen Führungsaufgaben konzentrieren
- Motivation hängt von Entscheidungsfreiheit(spielraum) und weniger von der Größe des Verantwortungsbereiches ab
080
Wie ist der Zusammenhang zwischen Outsourcing und Lean Management?
Durch Outsourcing bestimmter Unternehmensbereiche werden sich Organisationsstruktur auch verschlanken
Was ist der Kern des Organisationshandbuchs?
(Auch Unternehmenshandbuch gennant)
5 aus 8
– Zuständigkeiten vonAbteilungen und Stellen,
– Entscheidungsspielräume,
– Zeichnungsberechtigungen,
– Zuordnung Stellen–Instanzen,
– Zuordnung Unterabteilungen–übergeordneteAbteilungen,
– Arbeitsabläufe,
– allgemeine Anweisungen über das „Wie“ derArbeit,
– Fristen und
– Informationsabläufe.
