Prozessveränderung und Anpassung von IT Systemen Flashcards
Geschäftsprozesse als Grundlage operativen Handelns in Organisationen
Geschäftsprozesse (GP):
Abfolge aller notwendigen und direkt mit Geschäftsfall verbundenen Tätigkeiten zur Erstellung einer Leistung f. einen Kunden (Deckung Bedarf/DArstellung v. Wert) und Zuordnung der dafür notwendigen Ressourcen
Geschäftsfall:
konkretes Objekt das sich auf jeweilige Handlung bezieht z.B. Kundenauftrag
GP ist zeitlich-räumlich Zusammenspiel v. Menschen, deren Handlungen, Obkjekten, Maschinen und Systemen
Zentrale Herausforderungen bei der Prozessgestaltung
• Personen müssen räumlich/zeitlich verfügbar sein und Reihenfolge der Abarbeitung muss bekannt sein
•Maschinen/IT-Systeme müssen verfügbar sein
=> hoher Koordinations- und Abstimmungsaufwand
•durch funktionale Zergliederung muss Abstimmung zw. Einheiten stattfinden
=> je größer Orga desto größer Aufwand (Gefahr v. Zeitverlust, Fehlern steigt)
•Einheitliche Zielausrichtung, je nach Abteilung individuelle Ziele
=> Abstimmungsschwierigkeiten, Konflikte, widersprüchliche Aktivitäten
Konflikt zw. aufbauorganisatorischer Gliederung und ablauforganisatorischen Anforderungen -> Prozessmanagement und -organisation
Unterstützung von Prozessen durch Informations- und Kommunikationssystemen
Digitale Technik kann Durchführung v. Prozessen unterstützen:
• Speicherung v. Daten
• Steuerung v. Maschinen
• Verwaltung Verarbeitung v. Massendaten
• Unterstützung bei kurzfristigen dispositiven Entscheidungen (Kalkulation, Beschaffung, Zahlungen)
• Automatisierung ganzer Prozessketten (Bestellprozess)
=> Workflow Managementsysteme und IOT, Industrie 4.0)
=> ganz neue Möglichkeiten ohne Eingriff des Menschen möglich (Business Intelligence)
Auswirkungen strategischer Entscheidungen auf Prozesse
Veränderungen Geschäftsmodell auch Veränderung der Geschäftsprozesse
- neue Konflikte zw. Aufbau/Ablauf Orga
- Routinen müssen aufgebrochen/verändert werden -> Veränderung Verhalten Mitarbeiter
- Verschiebung v. Macht/Einflüssen -> Ressourcen- Zielkonflikte
- Änderung an IT Systemen (hohe Kosten, lange Umsetzungsdauer)
- > frühzeitig IT Umsetzbarkeit prüfen
- > Neue Möglichkeiten
Vorgehensweise zur Änderung v. Prozessen
Learning by Doing
• Änderung werden durch Zusammenwirken aller Beteiligten durch bilaterale Abstimmungen konkretisiert
Formale Projekte
• bei größeren/komplexen Prozessveränderungen
•Projektteams (Mitarbeiter alle Bereiche, IT, externe Bera.)
• Identifizierung d. Veränderung, Abstimmung Zeitablauf, Klärung v. Koordinationserfordernissen
•Prozessmodellierung
Business Process Reengineering
• radikale Umgestaltung der betriebl. Prozesse
• radikale Effizienzgewinne/Ausrichtung Kunden
• alle Strukturen/Abläufe werden hinterfragt
• Prozesse neu definiert, Grundlage f. neue Aufbauorga.
• Kosteneinsparung d. Kostensenkungsprogramme
Process Governance als Voraussetzung f. effektive Prozessgestaltung
- Orga oft nach Produkten, Regionen gegliedert, nicht nach Prozessen -> Gefahr Kompromisse und nicht Optimum f. Kunde bzw. strateg. Grundsatzentscheidung
- Process Governance= wie dürfen Prozesse geändert werden und Stelle die Optimum aus Kundensicht/Prozess auch gegen Widerstand heraus holt
- Trennung Prozess- und Ausführungsverantwortung
- Prozessänderungsprozesse
- Je größer und komplexer Orga, desto sinnvoller ist Process Governance
Nachlesen - S. 91ff. !!!
Prozessmodellierung
= Prozesse sollen eindeutig beschrieben und modellhaft dargestellt werden
- Abgrenzung der Teilprozesse (je nach Einzelfall)
- Welche Teilprozesse werden zusammengefasst
- Welche Aktivitäten gehören nicht mehr zum Teilprozess
- Wie detailliert werden Aktivitäten dargestellt
Hierarchische Darstellung • Geschäftsprozesse •Hauptprozesse •Teilprozesse •Detailprozesse •Workflows
S. 96
Prozessmodellierung - Modellierungsmethoden
= Darstellung muss f. alle lesbar sein, deshalb Regeln wie Prozesse auf jeweiliger Ebene dargestellt werden
Häufig - Business Process Modelling Notation (BPMN)
Würdigung Prozessmodellierung:
• erheblicher Aufwand
•nicht nur einmalig, kontinuierliche Pflege/Aktualisierung
-> stark umstritten, tatsächlicher Nutzen
-> Sinnvoll bei Einführung größerer Systemkomponenten und Umsetzung komplexer strategischer Veränderungen
Anpassung von IT Systemen
- sind Auswirkungen der strateg. Entscheidung bekannt, kann Anpassung IT Systeme erfolgen
- Beantragung am besten mit Anforderungsmanagement Prozess -> Formalisierung durch Formulare, dadurch bewertbar
- meist mehr Ideen als Ressourcen, deshalb Bewertung- und Priorisierungsprozess = IT Portfoliiomanagement
Vorgehensweisen
• Sequenzielle Vorgehensweise (Wasserfall)
• Iterative (Agile) Vorgehensweise
Vorgehensweisen für die Durchführung von IT Projekten
Sequenzielle Vorgehensweise
• Projekte lassen sich im Voraus planen, Projektmitglieder sind Experten
• Fester Umgang, Anforderungen frühzeitig im Prozess definiert, klar getrennte Phasen
• Kunde am Anfang und Ende eingebunden
Iterative (Agile) Vorgehensweise
• Welt verändert sich, Projekte müssen sich ständig anpassen, Projektmitarbeiter haben viel Freiheit
• Modulare Definition v. Anforderungen, Umsetzung in Form v. Sprints
•Kontinuierliche Kundeneinbindung
Kritische Würdigung
Management muss realistische Erwartung an Flexibilität und Sichtbarkeit v. Ergebnissen haben
=> lange Umsetzungszeiten und späte Erfolge
• Frustration lange Umsetzungsdauer, geringe Flexibilität
-> Entwicklung von Schattensystemen, eigene Systeme um Probleme zu überbrücken
•eigene Systeme problematisch, da nicht dokumentiert, professionell betrieben, Risiko v. Datenzusammenbrüchen, Datenverlusten, Sicherheitsrisiko
=> Frühzeitige Einbindung offizieller IT
=> Management darf Orga nicht überfordern und muss hohe Sensibilität für Folgeaufwände haben
