Projekt och projektbaserade verksamheter Flashcards
Vad är en projektorganisation?
Är tillfällig och går över olika organisationsområden. Där olika kompetenser kombineras för att uppnå ett givet mål.
Beskriv i stora drag ett projekts vanliga faser och ge exempel på vad som kan ha stor inverkan i dessa om projektet kommer lyckas eller ej.
Definition på projekt:
“Project are goal oriented. They involve coordinated undertakings of interrelated activities. They are of finite duration, with beginnings and ends. They are each, to a degree, unique. In general, these four characteristics distinguish projects from other undertakings.”
Typiska faser (stage-gate process):
- Förstudie eller Konceptvisualiseringsfasen; projektplanering, idéstadie som förankras inofficiellt i organisationen.
- Planeringsfasen; detaljerad planering, budgetering, schemaläggning, rekrytering av projektledare och medlemmar.
- Utförandefasen; här görs det mesta.
- Avslutningsfasen: en slutprodukt färdigställs / slutlevereras, utvärdering.
Exempel på vad som är viktigt och varför:
Verktyg kan bli för viktiga, personliga relationer är viktigare. Det som är verkligt i projektet får inte misstas för det som står i schemat och planeringen. Fungerande mjukvara är viktigare än att följa schema. Planering och uppföljning är viktigt för att man måste ha koll på budget och resurser, balansera “tid, kvalitet och pengar”.
Ge exempel på svaga och starka projektorganisationer och beskriv hur projektledarens roll variera.
- I en svag projektorganisation är endast projektledaren anställd i projektet. Alla övriga projektmedlemmar är inlånade från linjeorganisationen. Denna projektledare är lättviktare i det att hen inte ansvarar för resurserna och linjecheferna alltid kan lyfta ut både folk och tid ur projektet i en annan prioritering. Projektledaren kan inte göra något åt det.
- I en stark projektorganisation så kallad matrisorganisation (alternativ en ren projektorganisation) har projektledaren större inflytande (eller helt mandat i ren projektorganisation) på de tilldelade projektresurserna. Oftare en erfaren projektledare som endast är beroende av tekniska frågor till experterna i linje organisationen.
Hur ska man leda en grupp i ett IT-projekt utifrån situationsanpassat ledarskap, om medlemmarna i projektet är erfarna programmera och några är nyutexaminerade civilingenjörer.
Man kan för det första sätta ihop erfarna programmerare med nya (oerfarna) i en slags mentor situation. Sen också ge t.ex. extra feedback och tid i början till de nya och ge mer ansvar osv till de erfarna (stimulans).
Jämför de utmärkande egenskaperna mellan agila projektledningsmetoder och mer klassiska stage-gate modeller (beskriv bättre)
- Beskrivning av agila projektledningsmetoder (bla användbart projektresultat efter varje sprint/omgång, passar vid projekt där målet kan komma att ändras och optimal arbetsgång är svår att definiera i början av projektet).
- Beskrivning av klassiska stage-gate modeller (bla gedigen planering i startet av projektet som sedan bör följas, passar vid förutsägbara projekt och projekt som kräver att allt utförs i en viss logisk ordning).
Ge två exempel på projekt där det ena bör organiseras agilt och det andra bör följa en mer klassisk stage-gate modell. Motivera dina svar. (beskriv bättre)
- Beskrivning och motivering av ett projekt lämpat för agil projektledning (tex mjukvaruutveckling). Framförallt att det är oförutsägbart, kunden vet ofta inte exakt vad den vill ha från början osv. ”Målsökande projekt”
- Beskrivning och och motivering av ett projekt lämpat för den klassiska modellen (tex brobygge). Klassiskt-motivering: upprepat projekt eller tex stora, komplexa tekniska projekt där vissa moment rent logiskt måste följa på/leverera till varandra (t.ex. byggprojekt: spränga berg före gjuta grund före bygga stomme före ventilation etc för hela byggnaden snarare än ett funktionellt rum i taget) eller där många olika kompetensers projektresultat ska samverka (t.ex. en lastbil) . ”Målstyrda projekt”.
Beskriv prioriteringar och avvägningar i projekt utifrån måltriangeln. Exemplifiera gärna med olika typer av projekt.
- Beskrivning av att måltriangeln visar avvägningen mellan tid, kvalitét och kostnad.
- Exempel skulle kunna vara: ett tidskritiskt evenemang, tex OS, Brexit – kostnader och kvalitet inte oviktigt, men mer rörliga; bygga ett sjukhus – kvalitetskraven är viktigast, måste vara säkert och nå upp till en viss nivå, men kan dra iväg mycket i tid och kostnad (till exempel NKS); Förstudieprojekt inför mjukvaru/produktutveckling som säljs till fast pris – kostnaden viktigast och tid och kvalitet behöver bara vara ”tillräckligt”.
Arbete i projekt kan utföras i grupper av varierande storlek. Diskutera för- och nackdelar med olika gruppstorlekar genom att jämföra karaktäristika för små och stora grupper.
För- och nackdelar hos stora grupper:
- Kommunikationsproblem samt minskad ansvarskänsla som kan uppstå i stora grupper
- Man får mer gjort, då man är flera.
- Är man fler är det större sannolikhet att personer komplimenterar varandras kompetens och kunskap.
- Lättare hänt att det finns några som inte gör något alls medan resten utför hela arbetet, svårt att kontrollera vad alla gör.
För- och nackdelar hos små grupper:
- Risken för familjära konflikter och sårbarheten om någon slutar i små grupper.
- Enkelt att kontrollera vad alla gör.
- Man kan bli klar med färre grejer om man jämför med större grupper.
- Bättre kommunikation och större ansvarskänsla.
- Det kan saknas en viss roll/kunskap (ex. Belbins team roller), där andra måste fylla i den platsen.
(Många av nackdelarna i den ena typen av grupp är fördelar för den andra).
Målsökande projekt.
• Utgår från en vision, arbetar mot delmål
• Är svårt att överblicka på förhand
=> Lämpligt att använda Agila metoder
Målstyrda projekt.
• Utgår från tydligt mätbart förutbestämt mål
• Är möjligt att planera på förhand
=> Lämpligt att använda Stage-gate-modeller
Beskrivhurprojektgenomförs(skillnader)ide4olikaorganisationsformerna.
Idenfunktionellaorganisationen,Matrisorganisationenmed ”lättviktsprojektledare”,Matrisorganisationenmed”tungviktsprojektledare”,samt denrenodladeprojektorganisationen.
Ange ävenför‐ochnackdelarmeddeolikaorganisationsformernafördigsom projektledare
Ienfunktionellorganisationdelasansvaretförprojektarbetetmellanolikalinjechefer.Linjechefernahar handomprojektetsresurserinom ramenförsinarespektiveavdelningarvartefterprojektetfaller inomderasansvarsområde.ProjektansvaretöverlåtsalltsåfrånenLCtillenannanefterhandsom arbetetfortskrider.
Fördelarnameddettaärattprojektteametkanbehållaochvidareutvecklasinspetskompetens (eftersomallaresurserärkvarisinalinjeorganisationer),dessutomkanresursernaanvändasimånga projektsamtidigt)
Nackdelenmeddettaärattdetlättkanblisämrekommunikationiprojektetsamtbristandekänsla förhelheten(syftetochmåletmedhelaprojektuppgiften).Dessutomkandetrullandeledarskapet (ansvaret)mellanLCledatillbristpåkoordinationochansvarskänslaförprojektet.
IenmatrisorganisationmedenlättviktsprojektledaresåharLCstörreinflytandeänPLochoftastär endastPlheltidsanställdiprojektetochrestenavprojektteametlånasbarainfrånsinaLCnärderas kompetensbehövs.Lättviktsprojektledareäroftastenerfarenperson(texkonstruktöreller programmerare)somfåttiuppgiftattsamordnaprojektuppgiften,dockärdetLCsomhartillgångtill (bestämmeröver)projektetsallaresurser.
IenmatrisorganisationmedentungviktsprojektledaresåharPLenhöggradavformella befogenheterochansvararförprojektetsresurserunderhelagenomförandet.DetgerPLstor handlingsfrihet.PLansvararalltsåheltförsjäövaprojektetochharhandomresursernamedanLCtar beslutkringvilkentekniksomskaanvändas(eftersomdeharspecialistkompetens).
Fördelarnamedmatrisorganisationen(oavsettomdetärenlättellertungviktsprojektledare)äratt omorganisationengenomförfleraprojektärdetlättareattdelapåochsamsasomresurserna. DessutomärdetenfördelattPLkontinuerligtföljeruppochansvararförattprojektetdrivsoch avslutasitid(vilketminskarriskenförmissförståndellerattansvaretfallermellanstolarna).
Nackdelarnaärdetlättarekanuppståkonfliktermellanlinjeorganisationenochprojektet. Matrisorganisationengörattmedarbetarnafårminsttvåchefervilketkanskapalojalitetskonflikter. KonfliktkanocksåuppståmellanPLochLComvemsomharbeslutsmandatelleransvarförde projektspecifikafrågorna.
Idenrenodladeprojektorganisationensåseparerasprojektetfrånmoderorganisationenochbliren självförsörjandeenhetmedegentekniskexpertisochadministration.Projektmedlemmarnalämnar fysisktsinalinjeavdelningarochkandärmedarbetaautonomt,koncentreratochmedstort engagemangiprojektet(ngravdeviktigastefördelarna).Projektmedlemmarnablirockså gemensamtansvarigafördentekniskautvecklingenavprojektetsslutresultat.
Ngrflerviktigafördelarärattledningenärenhetlig.PLharensamtansvarförprojektetochfåren bättrekontroll.PLbehöverintehellerväntapågodkännandefrånLCinnanbeslutfattas. Projektmedlemmarnaharbaraenchef,projektetblirlättareattöverblicka,förståochimplementera.
Nackdelarnaärblaommoderorganisationendriverfleraprojektsamtidigtsålederdetsnabbttill bristpåresursereftersomresursernakommerbindasuppiettprojektitaget.För projektmedlemmarnakandennaorgformocksåinnebäraattdeförlorarsinspecialistkompetens eftersomdeinteharsammarelation(kontakt,samarbete)medsinalinjeavdelningardärdetfinns störstmöjlighetattfördjupasigidentekniskautvecklingen.Rentpsykologisktutvecklasocksålätten subkultursomlättkanmedförattalltexternttillprojektetupplevssomonödigtochkansketomett hot.
Diskuterarstyrkorochsvaghetermedsekventiell(traditionell)respektiveagilprojektledning
Dentraditionellasekventiellaprojektledningengerbraöverblickochenkänslaavkontrolleftersomstegen följerpåvarandratillsprojektetärfärdigt.PLvetattingetmissas.Dessutomfinnsettfokuspå riskanalystidsplaneringochbudgetering,viktigauppföljningsverktyg.
Detagilasättetattprojektledagerenstörremöjlighetattvaraflexibel,lättrörligochanpassningsbar. Alltsåharprojektledarenstörremöjlighetattlevereradetkundenvillha,särskiltomdetärutveckling avnågotheltnytt.Dåkommerocksåkundenlärasigomresultatetvartefterprojektetframskrider ochdågerdenagilaprojektledningenmöjlighetattlevererarättsakertrotsattbeställningenkanske äroklar(ellertomfelaktig)eftersommanarbetarisprintardärmanharkontinuerliga dellevereranser.
Projektplaneringenidentraditionella(sekvensiellametodiken)ärbraföratt:
• Begränsadtidmåstenyttjaseffektivt
• Lånademänskligaresursermåstenyttjaseffektivt
• Övrigaresursermåstenyttjaseffektivt • Ensarteametsuppfattningar
• Komplexauppgifterkrävernoggrannkronologi–attbackaärattmisslyckas
• Enbraplankananvändasföruppföljning
Menvadkanprojektplaneringsmetodernaintehjälpatillmed:
• Ingengarantiförframgång
• Unikauppgifterinnebärstorprognososäkerhet
• Skyddarintemotbeställarenskravförändringar
• Medförintealltidökadeffektivitet
• Garanterarejmedarbetarnaskompetens,motivation,energiellerkreativitet
Beskriv Scrum (agil metod)
Scrumis an iterative and incremental agiledevelopment framework for managing projects andproduct or application development. Scrum focuses onproject management institutions where it is difficult to plan ahead.Mechanisms ofempirical process control,where feedback loops that constitute the core management technique are used.
Aproduct ownercreates a prioritized wish list called aproduct backlog.
During sprint planning,theteampulls a small chunk from the top of thatwishlist,asprint backlog,and decides how to implement those pieces.
The team has a certain amount of time,asprint,to complete its work -usually two to four weeks - but meets each day to assess its progress (daily scrum).
Along the way,theScrumMasterkeeps the team focused on its goal.
At the end of the sprint,the work should bepotentially shippable,as in ready to hand to a customer,put on a store shelf,or show to a stakeholder.
The sprint ends with asprint reviewandretrospective.
As the next sprint begins,the team chooses another chunk of the productbacklog and begins working again.
Vad kännetecknar själva projektarbetet?
Projekt kan vara av mycket varierande art. Det handlar om ett mycket brett och varierat område, där projektformen kommer till användning. Som exempelvis IT-projekt, produktutveckling, investeringsprojekt, forskningsprojekt o.s.v.
Själva projektarbetet kännetecknas av:
- Att ha en relativt väldefinierad start- och slutpunkt.
- Att det går att göra en avgränsning i fråga om tid, ekonomi och resursförbrukning.
- Att projektet kan delas upp i faser eller aktiviteter med successiva beslut vad gäller projektförloppet.
- Att de etableras en speciell projektorganisation.
Vad kännetecknar ett projekt?
Ett projekt kännetecknas av:
- Att det är fråga om en förhållandevis omfattande och komplex uppgift.
- Att det har tillfällig karaktär (engångsuppgift) och att det ofta (men inte alltid) rör sig om en utvecklings- eller förändringsuppgift.
- Att det råder osäkerhet in uppgifternas förutsättningar och villkor (osäkerheten är störst vid rena innovationsprojekt).
- Att det har en viss storlek - mätt i resurskrav - i förhållande till den beställande enheten.
- Att det är behov av en insats som skär rakt igenom både den befintliga organisationen och (ofta också) etablerade yrkesområden.
