Process Architecture

Question 1

Hvad er BPM livscyklus?

Answer 1

Business Process Management (BPM) livscyklussen er en systematisk tilgang til at forbedre og optimere forretningsprocesser. BPM-livscyklussen består af flere faser, der sammen hjælper organisationer med at forstå, styre og forbedre deres forretningsprocesser kontinuerligt.

Question 2

Hvad er de 6 typiske faser i BPM livscyklussen?

Answer 2

1. Procesidentifikation: Identifikation af processer, der skal forbedres.
2. Procesopmåling: Måling af eksisterende processer for at identificere svagheder og områder til forbedring.
3. Procesanalyse: Analyse af data og identifikation af forbedringsmuligheder.
4. Procesdesign: Design af forbedrede processer.
5. Procesimplementering: Implementering af de nye processer.
6. Procesovervågning og -optimering: Kontinuerlig overvågning og optimering af processerne.

Question 3

Hvad er formålet med “process architecture”?

Answer 3

Formålet med procesarkitekturen er at sammenfatte hele organisationens kompleksitet ift. processer. Dette gøres bedst systematisk ved at differentiere processerne i 3 kategorier: Management processes, core processes og support processes.

Question 4

Hvad er de 5 BPM maturity levels?

Answer 4

1. Initial: BPM bliver sjældent benyttet
2. Managed: De første processer dokumenteres + anerkendelse af vigtigheden af BPM
3. Defined: Fokus på de første stadier i BPM livscyklussen, en kombination af metoder og værktøjer bliver brugt
4. Quantitatively managed: Fokus på performance-monitorering, etableret BPM CoE (center of excellence, gruppe af mennesker med kompetencer) med defineret roller
5. Optimizing: Bred accept af BPM metoder og værktøjer - CoE er ikke længere nødvendig (alle er ombord)

Question 5

Skal man altid sigte efter at komme på 5. modenhedsniveau?

Answer 5

Nej, det er ikke altid muligt at nå derop. Dette afhænger helt og aldeles af virksomhedens generelle modenhedsniveau samt virksomhedens behov for BPM

Question 6

Hvad er de 7 roller i BPM?

Answer 6

Procesejere: Ansvarlige for specifikke processer.

Procesanalytikere: Analyserer og identificerer forbedringsmuligheder.

Procesdesignere: Designere af nye processer.

Procesimplementeringsansvarlige: Ansvarlige for implementeringen af nye processer.

BPM CoE: En specifik gruppe af mennesker med særlige kompetencer inden for BPM.

Ledergruppe

Systemudviklere

Det er relevant at have fokus på, hvordan man anskuer processer, fordi forskellige perspektiver kan føre til forskellige forståelser og resultater. For eksempel kan et kundefokus være anderledes end et omkostningsfokus.

Question 7

Hvad er management processes?

Answer 7

Ledelsesprocesser angiver regler, direktion og anvendelse for core og support processer. Dette inkluderer bl.a. stategisk planlægning, budgettering, regler for overholdelse og risikovurderinger samt investorer, leverandører og andre partnere.

Question 8

Hvad er core processes?

Answer 8

Kerneprocesser er de essentielle værdiskabende processer for virksomheden - altså fremstilling af det produkt som kunderne betaler for. Disse processer omhandler både design, produktudvikling, fremstilling, salg, levering osv.

Question 9

Hvad er support processes?

Answer 9

Support processer er alle de processer, der gør kerneprocesserne muligheder. Dette gælder bl.a. HR, fremskaffelse af nødvendig værktøjer såsom IT og værktøjer. Dette gælder også advokat-ydelser.

Question 10

Hvad er de 3 former for relation, der kan være mellem processer?

Answer 10

• Sekventiel
• Nedbrydelse
• Specialisering

Question 11

Hvad er en sekventiel relation?

Answer 11

I en sekventiel relation udføres processer en efter en i en bestemt rækkefølge. En proces skal afsluttes, før den næste proces kan begynde.
Dette er en lineær struktur, hvor hver proces afhænger af afslutningen af den forrige.

Question 12

Hvad er en nedbrydnings relation?

Answer 12

I en nedbrydningsrelation deles en stor proces op i mindre, mere håndterbare underprocesser, som kan udføres parallelt eller sekventielt. Denne tilgang bruges til at forenkle komplekse opgaver ved at bryde dem ned i mindre dele, der er lettere at implementere og vedligeholde.

Question 13

Hvad er fordelen ved sekventielle relationer?

Answer 13

Sekventielle processer er ofte nemme at forstå og implementere, men kan være ineffektive, hvis en proces tager lang tid at fuldføre, da alle efterfølgende processer skal vente.

Question 14

Hvad er fordelen ved nedbrydningsrelationer?

Answer 14

Det kan også forbedre effektiviteten, da uafhængige underprocesser kan køres parallelt, hvilket reducerer den samlede gennemløbstid.

Question 15

Hvad er en specialiserings relation?

Answer 15

I en specialiseringsrelation er processer designet til at udføre specifikke opgaver, ofte på en mere effektiv måde end en generaliseret proces ville.
Hver proces er optimeret til en bestemt type opgave og kan udføres parallelt med andre specialiserede processer.

Question 16

Hvad er fordelen ved en specialiserings relation?

Answer 16

Hver proces er optimeret til en bestemt type opgave og kan udføres parallelt med andre specialiserede processer.
Dette øger modulariteten og kan forbedre systemets ydeevne, da hver specialiseret proces kan være fintunet til sin specifikke opgave.

Question 17

Hvordan ser en generisk model over en procesarkitektur ud med 3 niveauer?

Answer 17

Niveau 1 (Proceslandskab + værdikæde): Viser værdikæderne i virksomheden (illustreres ikke med BPM).

Niveau 2 (Forretningsprocesser): Er en nedbrydningsproces over alle forretningsprocesserne i værdikæden fra niveau 1. Illustreres med BPM

Niveau 3 (Subprocesser og opgaver): Er en yderligere nedbrydning af processerne fra niveau 2. Illustreres med BPM.

Går man op i trekanten kaldes det “upstream”, går man ned i mod slutresultatet kaldes det “downstream”. Jo mere upstream du går, jo mindre konkret bliver processen og omvendt.

Question 18

Hvad er Proceslandskabsmodellen?

Answer 18

Proceslandskabsmodellen visualiseres ofte som et hierarkisk diagram eller kort, hvor de strategiske processer er øverst, kerneprocesserne i midten, og støtteprocesserne nederst. Dette giver en overskuelig repræsentation af, hvordan de forskellige processer hænger sammen og bidrager til organisationens overordnede mål.

Question 19

Hvilke tommelfingerregler er der for proceslandskabdsmodellen?

Answer 19

1. Proceslandskabsmodellen skal være kompakt og burde ikke have mere end 20 forretningsprocesser
2. Alle medarbejdere i organisationen skal kunne se deres daglige arbejdsgang et sted i modellen