Portaria 484 Flashcards
Quais as fases administrativas dos documentos produzidos e/ou recebidos pela Unesp?
Arquivo Corrente, Arquivo Intermediário e Arquivo Permanente
O que é um arquivo corrente?
Arquivo das seções e/ou órgãos das
Unidades onde devem ficar custodiados os documentos que
ainda servem regularmente à administração.
O que é o Arquivo Intermediário?
Arquivo das Seções Técnicas de
Comunicações das Unidades onde devem ficar custodiados os
documentos que são utilizados ocasionalmente pelas seções e/
ou órgãos das Unidades.
O que é Arquivo Permanente?
Arquivo das Seções Técnicas de
Comunicações das Unidades, onde devem ficar custodiados e
preservados permanentemente os documentos de guarda permanente das Unidades.
Quem é responsável pela guarda de todos os processos e documentos da UNESP?
a Seção Técnica de Comunicações, sejam eles pertencentes ao Arquivo Intermediário ou ao Arquivo Permanente.
para onde devem ser encaminhados os processos e documentos que cumpriram sua finalidade?
para Seção Técnica de Comunicações
O que significa CADA?
Comissão de Avaliação de documentos e Acesso
qual a função do CADA?
é o órgão normativo para as questões relativas à gestão de documentos da Universidade
Quem é responsável pela padronização do Sistema de Protocolo para o registro, controle e acesso aos documentos?
SIGAD
As Seções Técnicas de Comunicações deverão:
- Receber, registrar, classificar, autuar e controlar a distribuição de documentos;
♦ Exercer a competência de órgão responsável pelas atividades de gestão dos documentos, processos e expedientes;
♦ Ter espaço de arquivamento, equipamentos, materiais
adequados e servidores capacitados para a guarda da documentação intermediária e da documentação permanente
das Unidades;
♦ Atuar em parceria com a CADA da Unesp na resolução
dos problemas referentes à implantação de modelos de
gestão de documentos e nas políticas de preservação da
memória da Universidade;
♦ Garantir o registro de todas as ações contidas neste manual no SIGAD.
em que consiste o protocolo?
um sistema de controle de produção, recepção,
registro, classificação e encaminhamento de documentos em todas as Unidades da Unesp.
Por onde deve-se dar entrada de todo documento, externo e/ou interno à Universidade?
pelo Protocolo
O protocolo controla o fluxo e o trâmite de documentos destinados a?
à função e/ ou cargo exercidos
na Unesp, portanto, são documentos de ordem institucional.
Onde deverá ser aposto chancela em documento recebido pela Seção Tecnica de Comunicação?
no canto lateral inferior direito da primeira folha
O que deverá conter no protocolo aposto pela STC?
número sequencial, data, horário e nome da instituição (sigla, seção, etc.). Após esse procedimento, registra-se no SIGAD
Através de que instrumento deve-se chacelar os documentos?
relógio-datador
Quem providencia comprovante de documento protocolado?
Seções Técnicas de Comunicações, através de cópia do documento que está sendo entregue, com a chancela do relógio-datador, bem como colocando o carimbo de cópia, para evitar a utilização do documento cópia, como sendo o original.
Se não for possível a cópia do documento protocolado como comprovante de protocolo, o que deve ser feit?
as Seções Técnicas
de Comunicações deverão providenciar um comprovante de
protocolo, onde deve constar a chancela do relógio-datador e
demais informações identificadoras do documento.
São requisitos para o documento ser protocolado:
♦ identificação do solicitante, assinatura original do
requerente;
♦ endereçamento ao órgão ou à autoridade a que ele se
destina;
♦ requerimentos funcionais emitidos em papel sem timbre;
♦ documentos oficiais emitidos em papel timbrado da
Universidade;
♦ documentos anônimos ou apócrifos não devem dar entrada, pois não fazem fé pública.
A Seção Técnica de Comunicações tem como atribuições
♦ recebimento de documentos e processos, sem fazer qualquer juízo de valor;
♦ análise e classificação de documentos, determinando seu encaminhamento; pesquisa sobre processos já existentes;
♦ autuação e/ou outros procedimentos protocolares nos documentos e processos;
♦ distribuição interna dos documentos e processos/expedientes, conforme o assunto/finalidade a ser tratado.
o que significa SAPE?
Solicitação de Autuação de Processo/Expediente
Na solicitação dos órgãos das unidades para autuação de processo ou de expedinte, quais informações devem ser informadas se o interessado for pessoa física?
o nome por extenso, documento de identificação e a matrícula, quando se tratar de servidor da Unesp, ou o CPF quando se tratar de aluno.
Na solicitação dos órgãos das unidades para autuação de processo ou de expedinte, quais informações devem ser informadas se o interessado for pessoa jurídica?
Informar CNPJ
Qual a responsabilidade das Seções Técnicas de Comunicações na autuação de processos e expedintes?
Consultar o SIGAD e verificar se já existe processo para as solicitações de autuação sobre o mesmo tipo de assunto e interessado para análise sobre a real necessidade de se autuar ou não, ou, se necessário, para seguir modelos padronizados de assuntos já existentes
Inserir todos os dados de identificação do processo no SIGAD, de modo que se permita a pesquisa do mesmo por meio de qualquer um dos dados que constituam essa identificação
