Portaria 484

Question 1

Quais as fases administrativas dos documentos produzidos e/ou recebidos pela Unesp?

Answer 1

Arquivo Corrente, Arquivo Intermediário e Arquivo Permanente

Question 2

O que é um arquivo corrente?

Answer 2

Arquivo das seções e/ou órgãos das
Unidades onde devem ficar custodiados os documentos que
ainda servem regularmente à administração.

Question 3

O que é o Arquivo Intermediário?

Answer 3

Arquivo das Seções Técnicas de
Comunicações das Unidades onde devem ficar custodiados os
documentos que são utilizados ocasionalmente pelas seções e/
ou órgãos das Unidades.

Question 4

O que é Arquivo Permanente?

Answer 4

Arquivo das Seções Técnicas de
Comunicações das Unidades, onde devem ficar custodiados e
preservados permanentemente os documentos de guarda permanente das Unidades.

Question 5

Quem é responsável pela guarda de todos os processos e documentos da UNESP?

Answer 5

a Seção Técnica de Comunicações, sejam eles pertencentes ao Arquivo Intermediário ou ao Arquivo Permanente.

Question 6

para onde devem ser encaminhados os processos e documentos que cumpriram sua finalidade?

Answer 6

para Seção Técnica de Comunicações

Question 7

O que significa CADA?

Answer 7

Comissão de Avaliação de documentos e Acesso

Question 8

qual a função do CADA?

Answer 8

é o órgão normativo para as questões relativas à gestão de documentos da Universidade

Question 9

Quem é responsável pela padronização do Sistema de Protocolo para o registro, controle e acesso aos documentos?

Answer 9

SIGAD

Question 10

As Seções Técnicas de Comunicações deverão:

Answer 10

• Receber, registrar, classificar, autuar e controlar a distribuição de documentos;
  ♦ Exercer a competência de órgão responsável pelas atividades de gestão dos documentos, processos e expedientes;
  ♦ Ter espaço de arquivamento, equipamentos, materiais
  adequados e servidores capacitados para a guarda da documentação intermediária e da documentação permanente
  das Unidades;
  ♦ Atuar em parceria com a CADA da Unesp na resolução
  dos problemas referentes à implantação de modelos de
  gestão de documentos e nas políticas de preservação da
  memória da Universidade;
  ♦ Garantir o registro de todas as ações contidas neste manual no SIGAD.

Question 11

em que consiste o protocolo?

Answer 11

um sistema de controle de produção, recepção,
registro, classificação e encaminhamento de documentos em todas as Unidades da Unesp.

Question 12

Por onde deve-se dar entrada de todo documento, externo e/ou interno à Universidade?

Answer 12

pelo Protocolo

Question 13

O protocolo controla o fluxo e o trâmite de documentos destinados a?

Answer 13

à função e/ ou cargo exercidos
na Unesp, portanto, são documentos de ordem institucional.

Question 14

Onde deverá ser aposto chancela em documento recebido pela Seção Tecnica de Comunicação?

Answer 14

no canto lateral inferior direito da primeira folha

Question 15

O que deverá conter no protocolo aposto pela STC?

Answer 15

número sequencial, data, horário e nome da instituição (sigla, seção, etc.). Após esse procedimento, registra-se no SIGAD

Question 16

Através de que instrumento deve-se chacelar os documentos?

Answer 16

relógio-datador

Question 17

Quem providencia comprovante de documento protocolado?

Answer 17

Seções Técnicas de Comunicações, através de cópia do documento que está sendo entregue, com a chancela do relógio-datador, bem como colocando o carimbo de cópia, para evitar a utilização do documento cópia, como sendo o original.

Question 18

Se não for possível a cópia do documento protocolado como comprovante de protocolo, o que deve ser feit?

Answer 18

as Seções Técnicas
de Comunicações deverão providenciar um comprovante de
protocolo, onde deve constar a chancela do relógio-datador e
demais informações identificadoras do documento.

Question 19

São requisitos para o documento ser protocolado:

Answer 19

♦ identificação do solicitante, assinatura original do
requerente;
♦ endereçamento ao órgão ou à autoridade a que ele se
destina;
♦ requerimentos funcionais emitidos em papel sem timbre;
♦ documentos oficiais emitidos em papel timbrado da
Universidade;
♦ documentos anônimos ou apócrifos não devem dar entrada, pois não fazem fé pública.

Question 20

A Seção Técnica de Comunicações tem como atribuições

Answer 20

♦ recebimento de documentos e processos, sem fazer qualquer juízo de valor;
♦ análise e classificação de documentos, determinando seu encaminhamento; pesquisa sobre processos já existentes;
♦ autuação e/ou outros procedimentos protocolares nos documentos e processos;
♦ distribuição interna dos documentos e processos/expedientes, conforme o assunto/finalidade a ser tratado.

Question 21

o que significa SAPE?

Answer 21

Solicitação de Autuação de Processo/Expediente

Question 22

Na solicitação dos órgãos das unidades para autuação de processo ou de expedinte, quais informações devem ser informadas se o interessado for pessoa física?

Answer 22

o nome por extenso, documento de identificação e a matrícula, quando se tratar de servidor da Unesp, ou o CPF quando se tratar de aluno.

Question 23

Na solicitação dos órgãos das unidades para autuação de processo ou de expedinte, quais informações devem ser informadas se o interessado for pessoa jurídica?

Answer 23

Informar CNPJ

Question 24

Qual a responsabilidade das Seções Técnicas de Comunicações na autuação de processos e expedintes?

Answer 24

Consultar o SIGAD e verificar se já existe processo para as solicitações de autuação sobre o mesmo tipo de assunto e interessado para análise sobre a real necessidade de se autuar ou não, ou, se necessário, para seguir modelos padronizados de assuntos já existentes
Inserir todos os dados de identificação do processo no SIGAD, de modo que se permita a pesquisa do mesmo por meio de qualquer um dos dados que constituam essa identificação

Question 25

Caso as Seções Técnicas de Comunicações identifique que há processo tratando com mesmo assunto de autuação solicitada, o que deverá ser feito?

Answer 25

o documento deverá ser juntado a esse processo. Se ele não estiver de posse da Seção Técnica de
Comunicações, esta deverá solicitá-lo, de modo a poder juntar o documento e dar continuidade às providências necessárias. Não sendo possível enviar o processo à Seção Técnica de Comunicações em tempo hábil, será providenciada a autuação do expediente.

Question 26

quais as etapas da Autuação do Processo?

Answer 26

a. verificar as informações contidas na SAPE: origem, interessado, documento segundo Plano de Classificação da Unesp e assunto;
b. afixar a identificação, etiqueta padronizada emitida pelo SIGAD, na capa do processo;
c. ordenar, pela data de apresentação, os documentos iniciais recebidos para a autuação;
d. autenticar todas as folhas, colocando no canto superior direito do anverso o nº sequencial da folha, o nº do processo e a rubrica de autenticação; a primeira folha deve ter o número 2, visto que a folha de número 1 é a própria capa;
e. não é permitido o uso de etiquetas para a numeração de folhas de processos;
f. os anexos devem ser colocados em pastas ou caixa arquivo, identificadas com etiquetas, contendo o número do processo, interessado, assunto, data e referência. Os documentos que ficarão dentro da pasta ou caixa arquivo, se possível, devem ser furados e colocados em ordem e numerados com carimbo, conforme indicado para os processos, com a diferença que a numeração se inicia com o número 01;
g. encaminhar o processo ao solicitante ou ao órgão por ele indicado.

Question 27

quais as etapas da Autuação de Expediente?

Answer 27

a. autuar expediente para a juntada dos documentos, com a identificação emitida pelo sistema, e indicar, na capa, o número do processo a que se refere;
b. verificar as informações contidas na SAPE: origem, interessado, documento segundo Plano de Classificação da Unesp e assunto;
c. afixar a identificação, etiqueta padronizada emitida pelo SIGAD, na capa do expediente;
d. ordenar, pela data de apresentação, os documentos iniciais recebidos para a autuação;
e. autenticar todas as folhas, colocando no canto superior direito do anverso o nº sequencial da folha, o nº do expedien-te e a rubrica de autenticação; a primeira folha deve ter o número 2, visto que a folha de número 1 é a própria capa;
f. não é permitido o uso de etiquetas para a numeração de folhas de expedientes;
g. encaminhar o expediente ao solicitante ou ao órgão por ele indicado;
h. ordenar, pela data de apresentação, os documentos iniciais recebidos para a abertura;
i. no caso de anexos, seguir as mesmas orientações descritas nas autuações de processos.

Question 28

Havendo a necessidade de autuação de novo volume, a Seção Técnica de Comunicações deverá?

Answer 28

a. estar de posse do último volume devidamente numerado;
b. verificar quanto à formalização de juntadas (número do processo, folhas, rubrica) e solicitar correções caso existam erros;
c. a data deverá ser a mesma do processo do volume I

Question 29

qual a média sugerida de páginas para o fechamento de um volume (Volumes constituem-se em novas pastas abertas)?

Answer 29

250

Question 30

em que momento pode ocorrer a autuação de um novo volume?

Answer 30

no encerramento simultâneo do volume anterior.

Question 31

Onde dar-se-á o trâmite do processo para decisões e providências?

Answer 31

no último volume.

Question 32

em que implicará A inserção de qualquer correção ou alteração nos dados de identificação (procedência, interessado, assunto)?

Answer 32

em caráter excepcional, implicará, obrigatoriamente, na troca da identificação de todos os volumes, para que os dados permaneçam iguais.

Question 33

A partir do Termo de Encerramento do volume anterior onde deverão ser feitas as novas juntadas e despachos?

Answer 33

Todas as novas juntadas e despachos deverão ser feitas no último volume, ainda que seja preciso fazer referência a volumes anteriores.