Personalmanagement Flashcards
Definition Personalbestandsplanung
Ermittelt den aktuellen Personalbestand und die Personalveränderungen
Aufgaben Personalbestandsplanung
Erfassung von
- Aktueller Personalbestand
- Autonome Personalveränderungen
- Initiierte Personalveränderungen
- Zukünftiger Personalbestand
Arten aktuellen Personalbestand zu ermitteln
- Arbeitsrechtliches Personal
- Bezahltes Personal
- Leistungserbringendes Personal
Aktueller Personalbestand
Teilzeitbeschäftigte, Leiharbeiter etc. sind mit der Zählweise inbegriffen müssen aber definiert werden
Autonome Personalveränderungen
Auf den die Arbeitgeber keinen oder nur bedingten Einfluss hat:
- Zugänge
- Aufgrund früher abgeschlossener Arbeitsverträge, Rückkehr von Mitarbeiter aus der Bundeswehr etc.
- Abgänge
- Austritt wegen Kündigung, Pensionierung, Tod etc.
Initiierte Personalveränderungen
- Vom Arbeitgeber ausgelöste oder beeinflusste Personalveränderungen
- Zugänge
- Abgänge
- Innerbetriebliche Beförderungen und Versetzungen sind bei der globalen Bestandsermittlung nicht zu berücksichtigen
- Bei qualitativen Planungsinhalten müssen innerbetriebliche Personalveränderungen einbezogen werden
Zukünftiger Personalbestand
kann in tabellarischer Form bei ausschließlich quantitativer Betrachtung ermittelt werden.
-> enthält nur bereits veranlasste, erkannte oder erwartete Personalveränderungen.
Qualitative Personalbestandsplanung
Gegenstand der qualitativen Personalbestandsplanung ist die inhaltlich und methodisch differenzierte Erfassung gegenwärtiger und die Prognose zukünftiger Alters- und Geschlechtsstrukturen sowie von gegenwärtigen und zukünftigen Kenntnisse und Fähigkeiten des vorhandenen Personals
Worauf ist beim Deligieren zu achten?
- Worum geht’s im Ganzen
- Was hat das zu bedeuten
- Verantwortungsbereich
- Kompetenzen
- Genug Spielraum
- Andere darüber informieren
- Fördern, beraten
- Nicht vorzeitig reinreden
- Kontrollieren für Rückmeldung
Was soll deligiert werden?
Routineaufgaben sowie Spezialaufgaben
Grundmodell der Motivation
- Zielgerichtet für die Befriedigung eines Bedürfnisses
- Meistens mehrere Motive für eine Handlung
2-polige Motivation
Wann immer wir im Leben aktiv werden, tun wir das, entweder
- um Unlust / Pein abzuwenden,
- um Freude / Spaß zu gewinnen,
- oder um eine Kombination von beiden zu realisieren.
Wann immer wir im Leben untätig bleiben, „tun“ wir das, weil das entweder
- weniger Pein bedeutet als aktiv zu werden,
- mehr Freude macht, als aktiv zu werden,
- oder eine Kombination von beidem vorliegt.
Wie motivieren?
- Entweder durch Lust / Spaß / eigene Motivation
- Oder durch Druck, Androhung und Strafe
5Bs des Manipulieren
- Bedrohen
- Bestrafen
- Bestechen
- Belohnen
- Belobigen
Manipulation
=> Grundsätzlich nicht notwendig, sondern kontraproduktiv
- Beeinflusst seinen Gegenüber zum eigenen Vorteil
- Berücksichtigt nicht die Bedürfnisse des Anderen
- Nutz Techniken, die vom gg. Nicht berücksichtigt werden
- Andere glaubt, im eigenen Interesse zu handeln
Bedeutung von Kontrolle
- Kontrolle ist eine Handlung
- Vertrauen kennzeichnet eine Beziehung zwischen Personen
- Vertrauen ist völlig anderes als die Abwesenheit von Kontrolle
Typische Fehler beim Delegieren
- Aufgaben werden delegiert, weil man selber keine Lust hat.
- Ausschließlich unangenehme Aufgaben werden delegiert.
- Es werden immer die gleichen belastet, da diese nicht nein sagen / keinen Widerspruch leisten.
Bedeutung Kontrollieren
- Kontrolle ist eine Handlung
- Vertrauen kennzeichnet eine Beziehung zwischen Personen
- Vertrauen ist völlig anderes als die Abwesenheit von Kontrolle
- Es geht um die Vermeidung von Fehlern oder Fehlerfolgen
Kontrolle: aus Fehlern lern man
- Ich muss merken, dass ich einen Fehler gemacht habe.
- Ich muss Handlungsalternativen haben.
- Ich muss mich beim Wiederauftreten der Aufgabe an den Fehler und die richtige Alternative erinnern.
Menschen richten ihr Verhalten, was kontrolliert wird
Kontrolle ist ein wichtiger Baustein, dass Aufgaben der Zielerreichung erledigt werden
- Verhaltenssteuerung
- Fehler vermeiden
- Fehler lernen
- Voraussetzung für Anerkennung
Arten der Kontrolle
- Ergebniskontrolle
- Kritische Kontrollpunkte
- Stichprobenkontrolle
- Kontrolle im begleitenden Verfahren
- Selbstkontrolle
Ergebniskontrolle
- Häufigste Form der Kontrolle
- Wird nach einer verabredeten Zeit kontrolliert
- Zielerreichung wird gemessen und anhand zuvor bestimmter Kriterien bewertet
- Aufgaben müssen am Ende kontrolliert werden
Kritische Kontrollpunkte
- An bestimmten Prozesspunkten werden wichtige Entscheidungen getroffen / Maßnahmen durchgeführt, die entscheidenden Einfluss auf das Erreichen des Zieles haben
- Kritische Kontrollpunkte werden im Vorfeld analysiert und festgelegt
- Dieses Konzept lässt sich gut auf die Kontrolle der Arbeitsleistung der Mitarbeiter übertragen
Stichprobenkontrolle
- Besonders geeignet bei Routineaufgaben
- Wird berechenbar und möglichst abgestimmt durchgeführt
- Verhalten wird beeinflusst, Fehler zu vermeiden und MA nicht zu demotivieren
Kontrolle im begleitenden Verfahren
- Besonders bei neuen Situationen geeignet
- Besondere Form der „Zusammenarbeit“
- Als Hilfestellung und nicht als Vorführung zu verstehen
- Eignet sich wesentlich für die Phase der Einarbeitung
Selbstkontrolle
- Vereinbarung, sich selbst zu kontrollieren
- MA hat die Verpflichtung, die Ergebnisse korrekt zu berichten
Kontrollkonsequenzen
- Kontrollen ohne Kontrollkonsequenzen sind demotivierend
- Ergebnis muss dem Mitarbeiter rechtzeitig mitgeteilt werden
Grundsätze der Kontrolle
- Leistung zu verbessern.
- Vermeiden von Fehlern.
- Ziel, die Mitarbeiter zur Selbständigkeit zu führen.
- zielen nicht auf die Person, zielen zuerst auf die Sache und dann auf das Arbeitsverhalten
- sollen die Mitarbeiter stärken
- empfehlen sich nicht nach dem „Überfallprinzip“, sondern berechenbar.
- wirken durch Takt, Sachlichkeit und Offenheit.
- verhaltenssteuernde Wirkung; die Mitarbeiter richten ihr Verhalten auf die Inhalte der Kontrolle aus.
Was bedeutet Freisetzung?
Bedeutet den Abbau einer personellen Überdeckung in quantitativer, qualitativer, örtlicher und zeitlicher Hinsicht
Ausgangssituation = negativer Nettopersonalbedarf (akt. - Bedarf)
Arten der Freisetzung
- Mit Personalfreisetzung
- Ohne Personalfreisetzung
- Einzelfall Freisetzungsmaßnahmen
- Gruppenbezogene Freisetzungsmaßnahmen
Ursachen für Freisetzung
- Zahlreiche allgemeinwirtschaftlichen Entwicklungen resultieren
- Vorhersehbar / unvorhersehbar – innovative Maßnahmen
- Basierend auf vorübergehende (konjunkturelle / saisonal) oder dauerhafte Bedarfsrückgänge
Umsetzungsarten der Freisetzung
- Änderung bestehender Arbeitsverhältnisse
- Teilzeit
- Arbeitszeitverkürzung
- Kurzarbeit
- Versetzung
- Beendigung bestehender Arbeitsverhältnisse
- Aufhebungsvertrag
- Vorzeitiger Ruhestand
- Altersteilzeitarbeit
- Outplacement
- Kündigung
Änderung bestehender Arbeitsverhältnisse
- früh einzuleiten
- Verzicht auf schwerwiegende Einschnitte
Teilzeit
- Jeden Tag, dafür nicht den ganzen Tag
- Abrufzeit (Kapazitätorientierte variable Arbeitszeit) bestimmtes Kontingent an Stunden
- Kündigungsschutz ist der gleiche
Arbeitszeitverkürzung
Abbau von Mehrarbeit oder Einführung von Kurzarbeit
Kurzarbeit
- Maximal 68% des regulären Netto-Arbeitsentgelts (max bis 6 Monate, Ausnahme bis 24 Monate)
- Arbeitsausfall teilweise vom Arbeitsamt ausgeglichen
- Mitbestimmmung des Betiebsrates notwendig
Beendigung bestehender Arbeitsverhältnisse
- Personelle Überdeckungen nicht mit Hilfe von innerbetrieblichen Maßnahmen beseitigen, so sind Freisetzungen notwendig
- Freiwilliges Austreten positivste Möglichkeit
Aufhebungsvertrag
- Keinerlei Mitbestimmung des Betriebsrates außer explizit genannt
- Meist Abfindung – Erleichterung der Kündigung individuell zu erleichtern
- Betriebsrat kann begleiten, hat jedoch keine Mitbestimmungsrechte
Vorzeitiger Ruhestand
Verringerung des täglichen, wöchtnlichen oder jährlichen Arbeitszeit wird der Übergang erleichtert
Altersteilzeitarbeit
Halbierung der regulären Arbeitszeit in Summe über den gesamten Zeitraum sowie Aufstockung des Engeltes
Kündigung
- Nur möglich, wenn wichtige Gründe vorliegen bzw. dringende betriebliche Erfordernisse
- Betriebsrat vor jeder Kündigung zu unterrichten
- Widerspruch, wenn gegen soziale oder betriebliche Auswahlkriterien verstoßen wurde
- schriftlich
Gründe für eine Entlassung / Kündigung
- Betriebedingte Gründe
- Verhaltensbedingte Gründe
- Personenbedingte Gründe
Betriebsbedingte Kündigung
- wirtschaftliche Schwierigkeiten
- Weiterbeschäftigung unmöglich, sinnlos oder unzumutbar
- Soziale Auswahl
Verhaltensbedingte Kündigung
- erst nach einer vorherigen Abmahnung
- Form der ordentlichen Kündigung, die vor allem bei Vertragsverletzungen des Arbeitnehmers, Umständen aus seinem Verhältnis des außerdienstlichen, die zu einer Beeinträchtigung des Arbeitsverhältnisses beitragen
- Außerordentliche Kündigung bei schweren Verstößen im Vertrauensbereich
Personenbezogene Kündigung
- Freisetzungsgrund liegt in den Fähigkeiten zur Erbringung der geforderten Arbeitsleistung
- Bedingt durch Krankheit oder Körperbehinderung
- Selbstverschuldeten personenbedingten Kündigung – Entzug der Fahrerlaubnis eines Fernfahrers
Krankheitsbedingte Kündigung
- Bei häufigen kurzerkrankungen oder lang andauernden Erkrankungen ausgesprochen werden
- Modell zur Wiedereingliederung ist das Hamburger-Modell
Arten von Personalgesprächen
- Zielvereinbarungsgespräch
- Qualifikations- oder Beurteilungsgespräch
- Verwarnungsgespräch
- Personalentwicklungsgespräch
- Disziplinargespräch
- Leistungs-Anerkennungsgespräch
- Kündigungsgespräch
- Konfliktgespräch
- Stellenbeschreibungsgespräch
- Probezeitgespräch
- Kritikgespräch
- Lohngespräch
- Delegationsgespräch
- Austrittsgespräch
- Teamgespräch
- Feedbackgespräch
- Frei-Themen-Gespräch
- Jahres-Mitarbeitergespräch
Zielvereinbarungsgespräch
- Beliebtes Führungsinsturment
- Aktive Einbeziehung der Mitarbeiter in das Unternehmensgeschehen einschließlich einem Zielfindungsprozess
- Ziele für das nächste Jahr werden vereinbart und die Beurteilung am Zielerreichungsgrad – meist vom Unternehmen, aber Trend für mehr Mitbestimmung
Verwarnungsgespräch
- Letzte Warnung vor der Kündigung
- einfach und unmissverständlich zu kommunizieren, was falsch gelaufen ist und wie zukünftig richtig zu machen hat
- An erster Stelle immer Fehlverhalten bzw der Grund der Verwarnung
- Konsequenzen wird aufmerksam gemacht
Leistungs-Anerkennungsgespräch
Motivationsgespräch, um die Anerkennung und Wertschätzung von Leistungen und Verhaltensweisen positiv zu beeinflussen
Zielvereinbarungsgespräch: Ziele müssen SMART
- Spezifisch
- Motivierend
- Aktionsauslösend
- Ambitioniert
- Realistisch
- terminiert
Arten von Zielen
- Qualitative / Quantitative Ziele
- Langfristige / kurzfristige Ziele
Qualitative Ziele
- Schwer messbare Ergebnisse
- Geschieht durch Indikatoren – effizienter arbeiten zum Beispiel
Schritte des Zielvereinbarungsgespräch
- Situation darstellen
- Übereinstimmung über die Situationsbeurteilung
- Nutzen aufzeigen
- Ziel vereinbaren
- Termin für ein Zwischengespräch oder ein Abschlussgespräch vereinbaren
Arbeitsvertrag
- Exakte Formulierung im Konfliktfall von Bedeutung
- Absicherung des Arbeitgeber uns Arbeitnehmers
Befristung des AV
- Keine Kündigung notwendig
- Nur mit einer Begründung
Inhalte des Arbeitsvertrags
- Stellenbezeichnung und Tätigkeitsbeschreibung
- Beginn und Ende des Beschäftigungsverhältnisses
- Probezeit
- Bezahlung
- Arbeitszeit und Arbeitsort
- Überstunden
- Urlaub
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Kündigungsfristen
- Nebenberufliche Tätigkeiten
- Geheimhaltungspflichten
- Konkurrenzklauseln
Gesetzliche Mindestlohn
- Gesetzliche Mindestlohn von 9,50
- Alle Arbeitnehmer älter 18
- Abweichungen durch Tarifverträge – sowie Schüler, Studenten (3-Monate Praktikum) Azubis
Krankheitsfall
- Mitteilung am ersten Tag
- Erkrankung von mindestens drei Tagen – Krankmeldung
- Abweichung im Ermessen des Arbeitgebers
Was darf der Ag nicht vorschreiben?
-
Kleidung
-
Weisungsrecht
- Adäquate Kleidung ist vorgeschrieben
- Jedoch nicht genau
- Schutzkleidung ist vorgeschrieben
-
Weisungsrecht
-
Arbeitsort
- Wird im Arbeitsvertrag festgelegt
-
Überstunden
- Mehrarbeit muss bezahlt werden
Personalbedarfsarten
- Ersatzbedarf d. h. der durch ausscheidende Mitarbeiter verursachte Bedarf (Gründe können sein: Tod, Invalidität, Pensionierung, Kündigung durch Arbeitnehmer oder Arbeitgeber)
- Neubedarf (Erweiterungsbedarf) d. h. der über den augenblicklichen Personalbestand hinausgehende (zusätzliche) Personalbedarf (Gründe können sein: Erhöhung der Betriebskapazität, Arbeitszeitverkürzungen, Hochkonjunktur)
- Minderbedarf (Personaleinschränkung) d. h. Rückgang des Personalbedarfs (Gründe können sein: Rationalisierungsmaßnahmen, Strukturkrisen, Rezession)
- Reservebedarf, Abrufbereites Personal („Rufbereitschaft“ bei Feuerwehr, zusätzlich zum Stammpersonal kann in Notsituationen noch weiteres Personal abgerufen werden)
- Zusatzbedarf kurzfristiges zusätzliches Personal (Gründe können sein: saisonale Konjunkturschwankungen)”
Was kann nicht delegiert werden?
Alle vertraulichen Angelegenheiten und insbesondere die Führungsaufgaben sind nicht delegierbar
Typische Fehler beim Delegieren
- Aufgaben werden delegiert, weil man selber keine Lust hat.
- Ausschließlich unangenehme Aufgaben werden delegiert.
- Es werden immer die gleichen belastet, da diese nicht nein sagen / keinen Widerspruch leisten.
Wie gut kann ich zuhören?
- Lege ich meine Erwiderung bereits zurecht, während die andere Person noch spricht?
- Lasse ich meine Gedanken abschweifen?
- Blende ich eine Ansicht aus, die von meiner vorgefassten Meinung abweicht?
- Unterbreche ich den Sprecher?
- Spreche ich die Sätze eines Gesprächspartners für ihn zu Ende?
- Rede ich, während andere sprechen?
- Ziehe ich voreilige Schlüsse?
- Höre ich nur das, was ich hören will, zu hören erwarte oder was ich annehme, dass der Sprecher sowieso sagen wird?
- Fasse ich mit eigenen Worten das zusammen, was der andere mir sagen wollte?
- Weiß ich auch nach 5 Minuten noch, was der andere gesagt hat?
Formel zukünftiger Personallbestand
= Aktueller Bestand + Zugänge - Abgänge
Arten der Personalbedarfsarten
- Qualitative Bedarfsplanung = Hauptaugenmerk auf die Fähigkeiten und die Qualifikation des benötigten Personals
- Quantitative Bedarfsplanung = Abschätzung des zukünftigen Personalbedarfs
Definition Delegieren
Die Übertragung einer Aufgabe an einen Mitarbeiter entweder durch eine Zielvereinbarung oder durch klassische Anordnung.
Unterschied Motivation und Manipulation
- Motivieren bedeutet nicht einem Mitarbeiter ein Motiv einzupflanzen
- Jedes Motivieren stellt eine Manipulation des Mitarbeiters dar
- Motivieren wollen beruht auf einem System des Missvertrauens
Motivation ist die Fähigkeit, einen Menschen dazu zu bringen, das zu tun, was man will, wann man will und wie man will - weil er es selbst will.
Was bedeutet Versetzung?
- sowohl Beschaffungs- als auch Freisetzungsvorgänge
- meist mit Personalentwicklunsmaßnahmen verbunden
- gleichwertige Tätigkeit: horizontale Versetzung
- höhere- oder mindere Tätigkeit: vertikale Versetzung
Änderungskündigung (Versetzung)
- Kündigung mit Angebot, das Arbeitsverhältnis zu geänderten Bedingungen fortzusetzen.
- Hat Vorrang vor Beendigungskündigung
- Betriebsrat muss informiert werden
- Arbeitnehmer muss innerhalb von 3 Wochen annehmen
Outplacement
- Unternehmen hat bereits über Kündigung entschieden
- Schwerpunkt liegt auf der Übermittlung der Nachricht und auf der Beratung der betroffeneen Mitarbeiter in Hinblick auf eine berufliche Neuorientierung
Was ist bei Nebentätigkeiten zu beachten?
- insg. tägliche Arbeitszeit darf 10 Stunden nicht überschreiten
- Die Leistung nicht beeinträchtigt wird
- Keine Interessen- und Pflichtkollision entsteht
