Organização e arquivamento de documentos.

Question 1

Quais os tipos de arquivamento?

Answer 1

vertical ou
horizontal.

Question 2

Como é feito o arquivamento vertical?

Answer 2

Os documentos são colocados lado a lado, um atrás do
outro (na posição vertical, como o nome diz). Tem como vantagem facilitar a busca ao
documento, pois é possível retirar aquele desejado sem retirar os outros do arquivo

Question 3

Como é feito o arquivamento Horizontal?

Answer 3

Os documentos são colocados uns sobre os outros, formando
pilhas de documentos. Apesar de conservar melhor os documentos, acaba por dificultar a
busca a eles, uma vez que, para pegar qualquer documento, há a necessidade de remover
os outros que estão por cima dele.

Question 4

O que é “Guia Fora”?

Answer 4

É um formulário preenchido com os
dados do documento desarquivado, colocado no lugar dele, para indicar sua localização e
facilitar o rearquivamento.

Question 5

Quais são os métodos básicos de arquivamento?

Answer 5

ALFABÉTICO (por nome)
GEOGRÁFICO (por local ou procedência)
NUMÉRICO
Simples (pelo número do documento)
Cronológico (por data)
Dígito-terminal (pelos dois últimos algarismos)
IDEOGRÁFICO
ALFABÉTICO
Dicionário (em um único nível)
Enciclopédico (níveis hierarquizados)
NUMÉRICO
Decimal (limitado a 10 áreas)
Duplex (classes ou áreas ilimitadas)
Unitermo ou indexação coordenada

Question 6

REGRAS DE ALFABETAÇÃO
1ª REGRA, PARTE 1:
Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome (primeiro nome).
Exemplo:
João Barbosa
Pedro Álvares Cabral
Paulo Santos
Maria Luísa Vasconcelos

Answer 6

Arquivam-se:
Barbosa, João
Cabral, Pedro Álvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Luísa

Question 7

REGRAS DE ALFABETAÇÃO
1ª REGRA, PARTE 2:
Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.
Exemplo:
Aníbal Teixeira
Marilda Teixeira
Paulo Teixeira
Vítor Teixeira

Answer 7

Arquivam-se:
Teixeira, Aníbal
Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vítor

Question 8

REGRAS DE ALFABETAÇÃO
2ª REGRA:
Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos

Answer 8

Arquivam-se:
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor

Question 9

REGRAS DE ALFABETAÇÃO
3ª REGRA:
Os sobrenomes formados com as palavras “Santa”, “Santo” ou “São” seguem a regra dos sobrenomes
formados por um adjetivo ou substantivo.
Exemplo:
Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos São Paulo

Answer 9

Arquivam-se:
Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
São Paulo, Carlos

Question 10

REGRAS DE ALFABETAÇÃO
4ª REGRA:
As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.
Exemplo:
J. Vieira
Jonas Vieira
José Vieira

Answer 10

Arquivam-se:
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira, José

Question 11

REGRAS DE ALFABETAÇÃO
5ª REGRA:
Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d´, da, do, e, um, uma, não são considerados (ver
também regra n. 9).
Exemplo:
Pedro de Almeida
Ricardo d´Andrade
Lúcia da Câmara
Arnaldo do Couto

Answer 11

Arquivam-se:
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d´
Câmara, Lúcia da
Couto, Arnaldo do

Question 12

REGRAS DE ALFABETAÇÃO
6ª REGRA:
Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, são considerados
parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.
Exemplo:
Antonio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Júnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto

Answer 12

Arquivam-se:
Almeida Filho, Antonio
Ribeiro Júnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique

Question 13

REGRAS DE ALFABETAÇÃO
7ª REGRA:
Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre
parênteses.
Exemplo:
Ministro Milton Campos
Professor André Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Pedro Teixeira

Answer 13

Arquivam-se:
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, André (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)

Question 14

REGRAS DE ALFABETAÇÃO
8ª REGRA:
Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de espanhóis
e orientais (ver regras n. 10 e 11).
Exemplo:
Georges Aubert
Winston Churchill
Paul Müller
Jorge Schmidt

Answer 14

Arquivam-se:
Aubert, Georges
Churchill, Winston
Müller, Paul
Schmidt, Jorge

Question 15

REGRAS DE ALFABETAÇÃO
9ª REGRA:
As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-
las como parte integrante do último sobrenome quando escritas com letra maiúscula
Exemplo:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John Mac Adam
Gordon O´Brien

Answer 15

Arquivam-se:
Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Charles
Mac Adam, John
O´Brien, Gordon

Question 16

REGRAS DE ALFABETAÇÃO
10ª REGRA:
Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome
de família do pai.
Exemplo:
Jose de Oviedo Y Baños
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinero

Answer 16

Arquivam-se:
Arco y Molinero, Angel
Oviedo Y Baños, Jose de
Pina de Mello, Francisco de

Question 17

REGRAS DE ALFABETAÇÃO
11ª REGRA:
Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam.
Exemplo:
Al Ben-Hur
Li Yutang

Answer 17

Arquivam-se:
Al Ben-Hur
Li Yutang

Question 18

REGRAS DE ALFABETAÇÃO
12ª REGRA:
Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como
se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições
que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados
entre parênteses após o nome.
Exemplo:
Embratel
Álvaro Ramos & Cia.
Fundação Getúlio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.

Answer 18

Arquivam-se:
Álvaro Ramos & Cia.
Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Fundação Getúlio Vargas
Library of Congress (The)

Question 19

REGRAS DE ALFABETAÇÃO
13ª REGRA:
Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados os números
arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Exemplo:
II – Conferência de Pintura Moderna
Quinto Congresso de Geografia
3º Congresso de Geologia

Answer 19

Arquivam-se:
Conferência de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3º)

Question 20

MÉTODO GEOGRÁFICO
Maneira de organizar os documentos no arquivo é separá-los por local ou
procedência, ou seja, por cidade, estado ou país. Neste caso, o método utilizado é chamado de geográfico.

Answer 20

MÉTODO GEOGRÁFICO
Maneira de organizar os documentos no arquivo é separá-los por local ou
procedência, ou seja, por cidade, estado ou país. Neste caso, o método utilizado é chamado de geográfico.

Question 21

MÉTODO GEOGRÁFICO
ORDENAÇÃO POR CIDADE
Quando o elemento de identificação é a cidade e não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por cidades, não havendo destaque para as capitais.
Exemplo:
Campos (Rio de Janeiro)
Itacoatiara (Amazonas)
Lorena (São Paulo)
Manaus (Amazonas)
Rio de Janeiro (Rio de Janeiro)
São Paulo (São Paulo)

Answer 21

É imprescindível que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados.

Question 22

MÉTODO GEOGRÁFICO
ORDENAÇÃO POR ESTADO
Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.
Exemplo:
Pasta do estado do Amazonas
Manaus
Itacoatiara
Pasta do estado do Rio de Janeiro
Rio de Janeiro
Campos
Pasta do estado de São Paulo
São Paulo
Lorena
Neste caso há necessidade de se utilizar guias divisórias com notações indicativas dos nomes
dos estados.

Answer 22

Quando os documentos são ordenados por estado, sugere-se que os estados sejam ordenados alfabeticamente (no exemplo citado acima primeiro veio o estado de Amazonas, depois Rio de Janeiro e depois São Paulo). Dentro de cada estado, a regra é começar pela capital, independentemente da ordem alfabética, e depois ordenar as demais cidades alfabeticamente, após a capital.

Question 23

MÉTODO GEOGRÁFICO
ORDENAÇÃO POR PAÍS
Quando se trata de correspondência com outros países, alfabeta-se em primeiro lugar o país.
A primeira cidade dentro de cada país será a capital, seguida das demais cidades, ordenadas
alfabeticamente.
Exemplo:
Pasta da França
Paris
Lyon
Pasta de Portugal
Lisboa
Coimbra
Porto

Answer 23

Quando os documentos são ordenados por país, sugere-se que os países sejam ordenados alfabeticamente (no exemplo citado acima primeiro veio a pasta da França e depois a pasta de Portugal). Dentro de cada país, a regra é começar pela capital, independentemente da ordem alfabética, e depois ordenar as demais cidades alfabeticamente, após a capital.

Question 24

MÉTODO NUMÉRICO
O método numérico é aquele em que os documentos são ordenados
por número. A bibliografia adotada na elaboração de questões de provas, sugere três
subdivisões para o método numérico, que são: numérico simples, numérico cronológico e
numérico dígito-terminal.

Answer 24

Três subdivisões para o método numérico, que são: numérico simples, numérico cronológico e
numérico dígito-terminal.

Question 25

MÉTODO NUMÉRICO
NUMÉRICO SIMPLES
O método numérico simples constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente
ou cliente – pessoa física ou jurídica -, obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro, sem
qualquer preocupação com a ordenação alfabética.

Answer 25

Exemplo:
1. Paulo de Castro
2. Walter Rodrigues
3. Luiz Carlos Ribeiro
4. Banco Nacional
5. Oswaldo Peixoto

Question 26

MÉTODO NUMÉRICO
NUMÉRICO CRONOLÓGICO
Neste método, além da ordem numérica, tem-se de observar a data. O método numérico cronológico é aquele em que trabalhamos com data.

Answer 26

Sugere-se que pode ser utilizado combinado com o número do documento, porque é comum
nos órgãos públicos documentos com um número de identificação, acrescido de seu ano, como por exemplo: Processo 127/2015, onde 2015 é o ano do processo.
Na prática, no entanto, é bastante comum que a ordenação considere apenas a data (dia, mês ou ano), o que não deixa de configurar, até com mais propriedade, este método.

Question 27

MÉTODO NUMÉRICO
NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL
Os documentos são numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares.
Decompondo-se o número 829.319, tem-se os seguintes grupos: 82-93-19.
O arquivamento dos documentos é feito considerando-se em primeiro lugar os dois últimos algarismos, seguindo-se os dois anteriores, se os dois últimos forem iguais, e assim sucessivamente.
Quando restar apenas um dígito no primeiro grupo, ele deve ser completado com o número 0.
Exemplo: 41.567 -> 04-15-67.

Answer 27

Na prática, os números são dispostos em grupos de dois algarismos, lidos da direita para a esquerda, formando pares, e depois o arquivamento é feito pelos dois últimos algarismos.
Vamos a um exemplo prático:
Se você tivesse que ordenar os números a seguir:
56.212
86.212
94.217
218.703
672.789
972.689
Observe que os números já estão ordenados de forma crescente (como acontece no método numérico simples). Ao utilizarmos o método dígito terminal, em primeiro momento, temos de separar os algarismos em grupos de dois algarismos, lidos da direita para a esquerda, completando o último grupo (que no caso estará no início do número) com 0, se sobrar
apenas um algarismo. Os números apresentados ficariam assim:
05-62-12
08-62-12
09-42-17
21-87-03
67-27-89
97-26-89
Após a separação em grupos de dois algarismos, a ordenação é feita considerando-se o último grupo de dois algarismos. Se estes forem iguais, considera-se os dois anteriores e assim por diante. A ordenação no exemplo em questão ficaria assim:
1º) 21-87-03
2º) 05-62-12
3º) 08-62-12
4º) 97-26-89
5º) 67-27-89

Question 28

MÉTODO IDEOGRÁFICO
O método ideográfico é aquele em que os documentos são ordenados por assunto.

Answer 28

Como os documentos são ordenados por assunto ou tema, também encontramos na bibliografia arquivística este
método chamado de método temático ou simplesmente método por assunto. Portanto, considere as três formas como corretas.
É importante que as pastas sejam ordenadas de forma que permitam a localização do assunto desejado. Neste caso, podemos utilizar a ordenação alfabética ou numérica para os assuntos.

Question 29

✓ MÉTODO IDEOGRÁFICO
MÉTODO DICIONÁRIO
No método dicionário, os assuntos são ordenados simplesmente em ordem alfabética, como apresentado no esquema a seguir.
• Aposentadoria
• Cirurgias
• Diárias
• Empréstimos
• Férias
• Financiamentos
• Licenças
• Transferências
• Viagens

Answer 29

No exemplo apresentado, os assuntos estão rigorosamente em ordem alfabética, sem a separação por área, o que caracteriza a classificação ou ordenação em um único nível. Esta forma de ordenação de assuntos caracteriza o método dicionário.
Ele é chamado desta forma porque é assim que as palavras são ordenadas no dicionário.

Question 30

✓ MÉTODO IDEOGRÁFICO
MÉTODO ENCICLOPÉDICO
Neste método, os assuntos são distribuídos por áreas, ordenadas alfabeticamente, que por sua vez são subdivididas em assuntos mais específicos, criando-se assim o segundo nível de ordenação, e outros níveis, se for necessário. Cada nível será sempre apresentado em ordem alfabética. Os assuntos ficariam assim distribuídos:
• FINANÇAS
− Empréstimos
− Financiamentos
◦ Bancários
◦ Rurais
• PESSOAL
− Aposentadoria
− Diárias
− Férias
− Licenças
◦ Maternidade
◦ Paternidade
− Transferências
• SAÚDE
− Cirurgias
− Exames
◦ Exames de sangue
◦ Exames de urina

Answer 30

Você pode observar que os assuntos foram distribuídos em três níveis hierarquizados (poderíamos criar níveis, se necessário). Todos os níveis estão ordenados alfabeticamente. Se você achou complicado, é só
lembrar como você organiza as pastas no seu computador. Percebeu? O Windows Explorer
utiliza este mesmo esquema pra ordenar as pastas. É o chamado método enciclopédico.
Ele tem este nome porque, nas enciclopédias, os volumes são organizados por área, e em
cada volume, os assuntos são ordenados alfabeticamente.

Question 31

✓ MÉTODO IDEOGRÁFICO
MÉTODO NUMÉRICO

Em um primeiro momento, parece óbvio que os assuntos sejam ordenados alfabeticamente.
Ocorre que também podemos organizá-los por número, e eu diria que esta ordenação é
até mais utilizada nas instituições. Parece estranho? Não é tão complicado. Neste caso os
assuntos são codificados e a ordenação é feita por meio dos códigos de assunto.
É a mesma forma que os assuntos são distribuídos, por exemplo, no edital do concurso.
Imagine o exemplo a seguir:

Answer 31

1. PORTUGUÊS
   1.1. Interpretação de texto
   1.2. Gramática
   1.2.1. Classes de palavras
   1.2.1.1. Substantivo
   1.2.1.2. Adjetivo
   1.2.1.3. Verbo
   1.2.1.4. Preposição
2. INFORMÁTICA
   2.1. Hardware
   2.2. Software
3. ARQUIVOLOGIA
   3.1. Conceitos Básicos
   3.2. Ciclo vital dos documentos
   3.2.1. Valor dos documentos
   3.2.2. Arquivo corrente
   3.2.3. Arquivo intermediário
   3.2.4. Arquivo permanente
   3.2.5. Tabela de temporalidade
   Perceba que os assuntos estão distribuídos de forma hierarquizada, como no método
   enciclopédico que vimos há pouco, mas neste caso não são ordenados de forma alfabética,
   e sim pelos números que receberam, que representam seus respectivos códigos.
   Sua dúvida agora é: como esta forma será aplicada aos documentos dentro do arquivo?
   Vamos analisar o passo a passo desta operação.
4. Codificação dos assuntos da instituição, criando o plano de classificação.
5. Anotação dos códigos de classificação nos documentos.
6. Ordenação do arquivo pelos códigos de classificação.
   O primeiro passo seria levantar todos os assuntos trabalhados na instituição, criando
   um esquema hierarquizado onde cada assunto receberá um código. Para esta atividade, é
   imprescindível que o responsável conheça bastante a estrutura e as atividades desenvolvidas
   pelo órgão, pois deverá abordar todas as atividades de forma detalhada. Este levantamento
   resultará na criação do Plano de classificação da instituição.
   Se tiver curiosidade, pesquise no Google o termo plano de classificação e você terá como
   resultado exemplos de planos de diversos órgãos diferentes. Vamos imaginar um plano de
   classificação bem resumido para entender como ele funciona.
7. PESSOAL
   1.1. Cadastro
   1.1.1. Admissão
   1.1.2. Férias
   1.1.3. Diárias
   1.2. Treinamento
   1.2.1. Estágios
   1.2.2. Cursos
8. FINANÇAS
   2.1. Empréstimos
   2.1.1. Rurais
   2.1.2. Bancários
   2.2. Financiamentos
   2.2.1. Imobiliários
   2.2.2. Comerciais
9. INFORMÁTICA
   3.1. Redes
   3.2. Sistemas
   Observe que a lógica é a mesma do método enciclopédico. A diferença é que aqui cada
   assunto recebe um código. Cada instituição desenvolverá seu próprio plano de classificação,
   pois os assuntos e as atividades variam de órgão para órgão.
   O segundo passo é anotar em cada documento que ingressa na instituição (seja documento
   produzido ou recebido), o seu código de assunto. Esta codificação é realizada, normalmente,
   no setor de protocolo, na atividade de classificação (separação por assunto ou por área).
   Veja que o plano de classificação auxilia o protocolo a identificar a área para a qual o
   documento será entregue. No nosso exemplo, todo documento cujo código inicie com 1 será
   encaminhado à área de pessoal, documentos cujo código comece com 2 será encaminhado
   à área financeira e que comecem com o código 3 para a área de informática.

Em um último momento, o arquivo será ordenado pelos códigos de classificação. Neste
momento, observa-se o código anotado na primeira página do documento (ou capa, em se
tratando de processo), que identificará a pasta ou local em que o documento será arquivado.
Em resumo: cria-se o plano de classificação com os códigos, anota-se o código em cada
documento quando de sua entrada e, finalmente, o arquivo será organizado pelos códigos
de classificação. Para não ficar só nisso, este método ainda pode ser subdivido em dois
métodos distintos: decimal e duplex

Question 32

✓ MÉTODO IDEOGRÁFICO
MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO DECIMAL

Neste método, os assuntos são distribuídos em, no máximo, 10 áreas. Cada área, por
sua vez, terá, no máximo 10 subdivisões, e isso se repete em cada nível criado. É por isso
que o método é chamado de decimal.
É o método utilizado nas bibliotecas, por exemplo. Pode parecer estranho, mas a biblioteca
é organizada em 10 áreas, a partir de um plano de classificação que a biblioteconomia
chama de CDU (Classificação Decimal Universal). Não acredita? Pois bem, a CDU divide todo
o conhecimento humano em 10 áreas, codificadas de 0 a 9:
0 – Generalidades
1 – Filosofia
2 – Religião
3 – Ciências Sociais
4 – Classe vaga
5 – Matemática e ciências naturais
6 – Ciências aplicadas. Medicina. Tecnologia
7 – Arte. Lazer. Jogos. Esportes
8 – Linguagem. Linguística. Literatura
9 – Geografia. História

Answer 32

A partir destas áreas, temos todos os assuntos devidamente codificados em níveis hierarquizados, sendo que cada nível criado é identificado por apenas um algarismo (de 0 a 9), o que limita cada nível a 10 opções. No final, podemos ter infinitos assuntos e infinitos códigos, mas cada nível criado terá sempre 10 opções.
Por exemplo, a classe 3, de ciências sociais pode ser subdividida de 30 a 39. No caso, 34 identifica a área de direito. Portanto, todo código relacionado à área de Direito começa com 34. A área 34 pode ser subdividida, adivinhe, em no máximo 10 subclasses: 340 a 349
(Direito Civil, por exemplo, está no código 347). A cada três algarismos, é colocado um ponto para facilitar a leitura. Assim, podemos ter um livro classificado no código 347.124.569.32
Este livro trata do assunto 3 (Ciências Sociais), 34 (Direito), 347 (Direito Civil) e assim por diante. Veja que toda a biblioteca é organizada desta forma, e cada livro tem seu código de assunto anotado em sua lombada, de forma que no momento em que os livros são separados para guarda, basta olhar estes códigos e guardar nos locais corretos. Esta forma de ordenação facilita consideravelmente a vida dos funcionários do arquivo, pois não há necessidade de ler os documentos para poder guardá-los.
Só para efeito de exemplo, no TJDFT adotamos esta metodologia para a ordenação de nossa documentação, incluindo os processos judiciais. Um processo referente a homicídio,
por exemplo, é classificado no código 211.1, a partir de nosso plano de classificação.
2. Criminal
21. Crimes contra a pessoa
211. Crimes contra a vida
211.1 Homicídio
211.2 Suicídio
211.3 Aborto
211.4 Infanticídio
…
Não se desespere, não há necessidade de decorar os códigos de cada assunto, até porque, na Arquivologia, ao contrário da Biblioteconomia, cada instituição cria seu próprio
plano de classificação. O importante é conhecer a metodologia.

Question 33

MÉTODO IDEOGRÁFICO NUMÉRICO DUPLEX

Funciona da mesma forma que o método decimal, ou seja, os assuntos são codificados
e ordenados hierarquicamente, só que, neste caso, não há a limitação de 10 áreas por nível.
Assim, os códigos devem ser criados colocando-se um traço para identificar o nível. Se
adotássemos este método no TJDFT, para o mesmo exemplo anterior, teríamos:

Answer 33

2 – Criminal
2-1 Crimes contra a pessoa
2-1-1 Crimes contra a vida
2-1-1-1 Homicídio
2-1-1-2 Suicídio
2-1-1-3 Aborto
2.1.1.4 Infanticídio
Parece a mesma coisa? A diferença é que poderíamos, neste caso, chegar a códigos de
assunto mais ou menos assim: 2-15-18-21-4, por exemplo. Observe que, em alguns níveis,
temos códigos que ultrapassam ao limite de 10, imposto no método decimal, onde cada
nível será representado por apenas um código (de 0 a 9). O traço se torna necessário para
podermos identificar cada nível.
Enfim, o método ideográfico é bastante interessante e muito utilizado nas instituições
e deve observar todos estes detalhes para que possa ser aplicado com eficiência.

Question 34

O que é um Sistemas Direto de Arquivamento?

Answer 34

São aqueles que não exigem a adoção de um índice auxiliar para localizar os documentos
no arquivo, ou seja, a busca é feita diretamente no local em que ele está arquivado. Fazem parte deste sistema os métodos alfabético, geográfico e ideográficos alfabéticos (tanto o dicionário quanto o enciclopédico). Não entendeu? Talvez seja mais fácil entender se você
verificar o que são os métodos indiretos.

Question 35

O que é um Sistema Indireto de Arquivamento?

Answer 35

São aqueles que, para buscar o documento no arquivo, há a necessidade de se consultar
um índice alfabético que remeta ao número em que o documento está arquivado. São classificados neste sistema os métodos numéricos simples, numérico cronológico, numérico dígito-terminal e os métodos ideográficos numéricos (tanto o decimal quanto o duplex).

Question 36

QUAIS SÃO AS ETAPAS DO ARQUIVAMENTO?

Answer 36

Ao se arquivar os documentos, podemos identificar algumas etapas, que são chamadas de “operações de arquivamento”. São elas:
• inspeção;
• estudo;
• classificação;
• codificação;
• ordenação;
• guarda dos documentos.

Question 37

(FGV/MPE-GO/SEC.ASSISTENTE/2022) Uma valiosa decisão a ser tomada pelo arquivista está associada à forma como serão arquivados os documentos, considerando sua disposição física.
Acerca dos tipos de arquivamento, recomenda-se que documentos cartográficos sejam armazenados por meio do arquivamento:
a) vertical.
b) horizontal.
c) diagonal.
d) setentrional.
e) espaçado.

Answer 37

B) VERTICAL

Question 38

(FGV/TJDFT/ANAL.JUD.ARQUIVOLOGIA/2022) Documentos, de acordo com a
especificidade do seu material, devem ser preservados em mobiliários adequados.
Para arquivar documentos textuais em idade corrente, discos e cartazes, devem ser
usados, respectivamente:
a) arquivos de aço, armários de aço, mapotecas;
b) arquivos de aço, estantes de madeira, mapotecas;
c) estantes de aço, estantes de madeira, colmeia;
d) estantes de madeira, estantes de aço, mapotecas;
e) estantes de madeira, mapotecas, estantes de aço.

Answer 38

A) arquivos de aço, armários de aço, mapotecas;