Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung

Question 1

Bitte führen Sie mindestens vier in Geschäftsordnungen gemäß üblicher Corporate Governance zu regelnde, überschneidungsfreie Themenbereiche zur Einberufung von und Beschlussfassung in Sitzungen auf und entwickeln Sie je Bereich mindestens je zwei typische Regelungen.

Answer 1

Einberufung von Sitzungen :
- Vergabe von Rechten und Vorgabe für das Procedere hinsichtlich der Einberufung von Sitzungen (Terminierung, Einladung, zeitlicher Vorlauf, Festlegung der Tagesordnung)
- Besondere Regelungen für die Einberufung außerordentlicher Sitzungen, insbesondere Festlegung von entsprechenden Dringlichkeitsgründen

Zurverfügungstellung entscheidungsrelevanter Unterlagen:
- Vorgaben hinsichtlich der Erarbeitung, Einreichung von entscheidungsrelevanten Unterlagen und deren Zurverfügungstellung an die Vorstandsmitglieder
- Zeitvorgabe, Dokumentation und Archivierung dieser Unterlagen

Feststellung der Beschlussfähigkeit:
- Festlegung der Beschlussfähigkeit des Vorstands (Anwesenheitsquote)
- Regelungen zur Zulassung der Stimmabgabe durch physisch nicht anwesende Mitglieder), Recht zur Vertagung von Beschlüssen

Beschlussfassung:
- Vorgabe einer Wahlregel (z.B. Mehrheitswahlregel)
- Regeln zur Behandlung von Patt-Situationen (z.B. Wahlwiederholung)

Question 2

Eines der Instrumente ordnungsmäßiger Geschäftsführung ist ein angemessenes Planungswesen. Stellen Sie checklistenartig und systematisch einschlägige Prüfkriterien der diesbezüglichen Ordnungsmäßigkeit dar (mindestens 8, mit nachvollziehbarer kurzer Begründung).

Answer 2

• Ist das Planungssystem vollständig, d.h. erstreckt es sich über alle betrieblichen Bereiche und Funktionen?
• Werden die betrieblichen Teilpläne
  unter Berücksichtigung vorhandener Schnittstellen unternehmensweit zusammengefügt bzw. wird simultan geplant?
• Sind die Parameter der Planung sachgerecht spezifiziert?
• Ist der Planungsprozess anmessen
  ausgestaltet? Wird die Planung in
  hinreichend kurzen Rhythmen aktualisiert und fortgeschrieben?
• Wird Planabweichungen zeitnah und angemessen begegnet?
• Entspricht die Investitionsplanung dem betriebswirtschaftlich aktuellen und nach Größe und Komplexität des Geschäftsbetriebs angemessenen Standard?
• Entspricht die Finanz- und Liquiditätsplanung dem betriebswirtschaftlich aktuellen und nach Größe und Komplexität des Geschäftsbetriebs angemessenen Standard?
• Wird die Planung durch ein aussagefähiges und nachvollziehbares Berichtswesen unterlegt?

Question 3

Ein Prüffeld der Geschäftsführungsprüfung ist das IT-System. Stellen Sie checklistenartig und systematisch einschlägige Prüfkriterien der diesbezüglichen Ordnungsmäßigkeit dar (mindestens 8, mit nachvollziehbarer kurzer Begründung).

Answer 3

• Ist die Homogenität (Stimmigkeit) und Effizienz des IT-Systems und seiner Komponenten gewährleistet?
• Besteht eine angemessene IT-Organisation?
• Verfügen die zuständigen Mitarbeiter über hinreichendes IT-know how (auch unter Berücksichtigung der vorhandenen Änderungsfrequenz des IT-Systems)?
• Ist die jederzeitige Verfügbarkeit des IT-Systems und seiner Komponenten gesichert?
• Ist die Integrität des IT-Systems und seiner Komponenten gesichert?
• Wird eine übermäßige Abhängigkeit bezüglich des IT-Systems – insbesondere bei Vernetzung mit Geschäftspartnern oder bei Outsourcing vermieden?
• Werden regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen – z.B. Fehlereinspeisung, Nachvollzug von Kontrollen – durchgeführt?
• Besteht zum IT-System eine lückenlose Dokumentation?