IKS, Aufbau- und Ablauforganisation Flashcards
Der Bereich der Absatzwirtschaft wird prozessbezogen unterteilt in:
Angebotsabgabe, Auftragsannahme und Bestellabwicklung, Warenausgang, Fakturierung und Zahlungseingang.
Stellen Sie IKS-bezogene Schnittstellen zwischen Angebotsabgabe, Auftragsannahme und Bestellabwicklung, Warenausgang, Fakturierung und Zahlungseingang dar und identifizieren Sie Regelungs- und Kontrollbedarfe.
Beispiele kritischer Schnittstellen und Berechtigungskombinationen in der Absatzwirtschaft sind:
♦ Preise pflegen → Rechnung erfassen → Rechnung buchen
♦ Gutschrift erfassen → Gutschrift buchen → Zahlung auslösen
♦ Debitorenstammdaten pflegen → Rechnung erfassen → Rechnung buchen → Zahlungseingang ausziffern.
Bedeutsame Kontrollen in der Absatzwirtschaft sind:
♦ Durchführung von Bonitätsprüfungen vor der Auftragsannahme, ggf. Vergabe von Kreditlimiten,
♦ (automatischer) Abgleich der Kundenaufträge mit den Warenausgängen bzgl. der gelieferten Waren und Mengen,
♦ (automatischer) Abgleich der gelieferten und in Rechnung gestellten Waren bzgl. des Angebotspreises,
♦ Kontrolle, ob Rechnungen vor dem Zeitpunkt der Lieferung (Gefahrübergang) gestellt worden sind,
♦ Kontrolle, ob Gutschriften nur auf nachgewiesene Retouren erteilt wurden,
♦ Funktionale Trennung zwischen Vertrieb, Fakturierung/Debitorenmanagement und Zahlungsverkehr.
Nehmen Sie in Bezug auf die Regelungen zur Absatzwirtschaft eine
Gliederung der zweckmäßigen organisatorischen Maßnahmen in Bezug auf den Ablauf eines typischen Vergabeprozesses vor.
Organisatorische Regelungen in der Absatzwirtschaft sind:
♦ Funktionstrennungen in Warenwirtschaft und Vertrieb
♦ Standardisierung des Prozessablaufs, z.B. durch Routinen oder Ablaufbeschreibungen
♦ Abzeichnungspflicht von vorgesetzter Stelle (jedenfalls beim Verlassen vordefinierter Limite)
♦ Bonitätsprüfung der Kontrahenten durch unabhängige Stelle
♦ Dokumentation von Geschäftsabschlüssen (einheitliches Belegwesen)
♦ Organisatorische Maßnahmen im personellen Bereich wie interne Rotation, Teambildung im Außendienst nach Zufallsprinzip.
Prüfungshandlungen Angemessenheit und Wirksamkeit für die organisatorische Sicherungsmaßnahme “Organisationsplan”
Angemessenheit:
- Durchsicht, ob die Über- und Unterstellungsverhältnisse im Liniensystem aufgezeigt werden und die Kontrollspanne angemessen ist
- Durchsicht, ob die Handlungs- und Führungsverantwortung für die jeweiligen Mitarbeiter konkret definiert ist
Wirksamkeit:
- Nachvollzug der Befolgung bei ausgewählten Ausschreibungs- und Besetzungsverfahren
- Überprüfung, ob Organisationsplan dem aktuellen Personalbesatz entspricht oder veraltet ist
Prüfungshandlungen Angemessenheit und Wirksamkeit für die organisatorische Sicherungsmaßnahme “Stellenbeschreibungen”
Angemessenheit:
- Durchsicht, ob die Aufgaben und Befugnisse der Stelleninhaber sowie ihre Einordnung in die Betriebshierarchie konkretisiert werden
- Durchsicht, ob stellenbezogene Berechtigungen und Limitierungen vorliegen und hinreichend konkretisiert sind
- Einblick, ob der Grundsatz der Funktionstrennung befolgt wird
Wirksamkeit:
- Befragung ausgewählter Mitarbeiter über ihre Kompetenzen und Limite
- Nachvollzug von Geschäftsvorfällen, die durch Vertreter der Stelleninhaber implementiert wurden
- Einspeisung irregulärer Test-Geschäftsvorfälle
Prüfungshandlungen Angemessenheit und Wirksamkeit für die organisatorische Sicherungsmaßnahme “Verfahrensbeschreibungen und Richtlinien”
Angemessenheit:
- Überblick, ob für bedeutende und standardisierte Prozesse (z.B. Kreditvergabe, Investitionen) Richtlinien vorliegen
- Durchsicht, ob Inhalt und Abfolge eines Arbeitsprozesses vollständig und überschneidungsfrei geregelt sind und ob angemessene Schnittstellen vorliegen
Wirksamkeit:
- Befragung der Mitarbeiter über die vorgesehenen Ablaufroutinen
- Stichprobenartiger Nachvollzug insb. schadensbehafteter Geschäftsvorfälle
- Einspeisung von Test-Routinen
- Auswertung von Schadensstatistiken oder Störfallprotokollen
Einschlägige Maßnahmen im Rahmen des IKS zur Verhinderung von Umgehung von Genehmigungsverfahren.
- Standardisierte Vergabeverfahren, Ausschreibungen
- Nachvollzug der Ausschreibungen (Angemessene Anzahl Angebote, Prüfung auf Scheinfirmen, evtl. nahe stehende Personen/Firmen)
- Dokumentation von Angebotsvergleichen zum Nachvollzug des Anbietervergleichs
- Genehmigung nur im Vier-Augen-Prinzip
- IT-Unterlegung von Auftragsvergaben (Berechtigungskonzept, Limite, Lieferantenlistung)
- Stichprobenweise Vergleiche mit Marktkonditionen auf laufende Marktkonformität
Einschlägige Maßnahmen im Rahmen des IKS zur Unterschlagung von Naturalrabatten.
- Autorisierung von Lieferverträgen nur bei Einbuchung in das IT-Warenwirtschaftssystem
- Automatische Verzeichnung von Bestellmengen und deren Abgleich mit Liefermengen bei Wareneingang
- Strikte organisatorische Trennung von Auftragsvergabe und Warenannahme
- Verprobung der eingebuchten Liefermengen und -preise auf Marktkonformität
- Verkaufsverhandlungen nur im Vier-Augen-Prinzip
- Stichprobenartige Bestätigungsanfragen bei Lieferanten durch unabhängige Stelle (interne Revision).
Bei einer großen Kapitalgesellschaft des verarbeiteten Gewerbes soll ein internes Kontrollsystem (IKS) in der Anlagenverwaltung installiert werden.
Welche Regelungsbereiche sollten in Bezug auf die Instandhaltung und das Ausscheiden von Gütern des Sachanlagevermögens getroffen werden? Stellen Sie diesbezüglich insbesondere relevante Ausprägungen des Funktionstrennungsprinzips dar (jeweils mindestens vier).
Instandhaltung:
- Festlegung einer Qualitätsstrategie, Qualitätshandbücher, Anlagencontrolling
- Festlegung von Wartungsplänen, Überwachung von deren Einhaltung
- Beauftragung externer Dienstleister, Marktgerechtheit von Konditionen
- Prüfung der Durchführung der Maßnahmen, Mängelkontrolle
- Prüfung der Verbuchung, korrekte Abgrenzung Herstellungs- vs. Instandhaltungsaufwand
- Prüfung angemessener Richtlinien zur Fortschreibung der Anlagenkartei einschl. Berechtigungskonzept
Ausscheiden:
- Festlegung von Nutzungsdauern, Betriebsintensitäten, Ausbringungsmengen, Produktionscontrolling
- Sicherstellung der Betriebsbereitschaft, Feststellung der Nicht-Betriebsbereitschaft durch unabhängige Stelle
- Kompetenzen zur Feststellung der wirtschaftlichen oder technischen Obsoleszenz
- Richtlinien zur Verschrottung bzw. zum Verkauf an Dritte (Vorsicht bei Geschäften mit nahe stehenden Personen)
- Prüfung der Ausbuchung des Restwerts, Vornahme außerordentlicher Abschreibungen
Bei einer großen Kapitalgesellschaft des verarbeiteten Gewerbes soll ein internes Kontrollsystem (IKS) in der Anlagenverwaltung installiert werden.
Identifizieren Sie typische Regelungsbedarfe und schlagen Sie die interne Kontrolle stärkende, zweckmäßige idealtypische Regelungen vor.
Die Geschäftsleitung muss Pläne für die Wartung und Instandhaltung des Anlagenparks aufstellen und deren Einhaltung überwachen. In Bezug auf das Ausscheiden von Anlagen ist u.a. zu regeln:
♦ Festlegung von Zuständigkeiten für die Entscheidung über das Ausscheiden von Anlagen,
♦ Sicherstellung der bestmöglichen Verwertung der Anlage (Verkauf, Inzahlunggabe, Verschrottung),
♦ IT-gestützte Mechanismen zur automatischen Sicherstellung, dass Abgänge im Rechnungswesen erfasst werden,
♦ Maßnahmen zur wirksamen Verhinderung, dass Zahlungseingänge in Bezug auf die Verwertung von Anlagen unterschlagen werden,
♦ separate Erfassung von Gewinnen bzw. Verlusten aus Anlageabgängen in der GuV.
Bereits abgeschriebene Anlagen, die aber noch im laufenden Betrieb genutzt werden, sollten in der Anlagenkartei mit einem Erinnerungswert belegt werden. Eine Ausbuchung darf erst bei endgültigem Ausscheiden der Anlage erfolgen.
Geringwertige Anlagegüter müssen auch bei Option auf Vollabschreibung im Jahr des Zugangs in der Anlagenverwaltung registriert werden, um Unterschlagung oder unbefugter Nutzung entgegenzuwirken.
Schließlich müssen periodische Bestandsaufnahmen der Anlagegegenstände mit anschließendem Soll-Ist-Vergleich vorgenommen werden. Zudem sind die Daten des Anlagenverzeichnisses mit den entsprechenden Konten der Finanzbuchhaltung abzugleichen.
Kriterien der Ordnungsmäßigkeit des Kostenrechnungs- und Controllingsystems (Checkliste, mindestens 6)
- für Steuerungszwecke aussagefähige Kostenarten- und Kostenstellenrechnung
- angemessene Produktkalkulation
- Kostenrechnung zur Planung und Kontrolle
- kurzfristige Betriebsergebnisrechnung
- umfassendes, aus Steuerungssicht
aussagefähiges ControllingInstrumentarium - Werden relevante Geschäftsprozesse mit einer Prozesskostenrechnung unterlegt
- Optimierung des Leistungsprogramms unter Einsatz wertorientierter Controllinginstrumente
