Lektion 3 FU Flashcards
Vad är ett förfrågningsunderlag och varför gör man det?
Upphandlingsdokumentet är det underlag som den upphandlande myndigheten ger leverantörerna. Det ska innehålla samtliga handlingar för upphandlingen.
Ska innehålla samtliga krav på företaget och tjänsten, och beskriva i detalj hur kvalificering och prövning ska gå till. Ska beskriva utvärderingsmodell och vilken tilldelningsgrund som råder.
Står det inte så finns det inte.
Vad bör man tänka på när man utformar kraven?
- Enkla och tydliga
- Ändamålsenliga, relevanta och tillräckligt (dvs lagom) ambitiösa
- Förpliktande, uppföljningsbara och realistiska
- Inriktade på resultat
I detta skede behöver vi påminna oss om någon av de grundläggande principerna.
Vilken princip tror ni vi får åberopa oftast? – proportionalitet
Vilka 3 tilldelningsgrunder finns det? (utvärderingsmodeller)
1 bästa förhållande mellan pris och kvalitet
2 kostnad (life cycle cost)
3 pris
Vad är skillnaden på krav på företaget och krav på upphandlingsföremålet?
- Kvalificeringskrav på leverantören kan aldrig ingå i utvärderingen, men det kan däremot önskemål vad gäller upphandlingsföremålet göra.
- Krav på upphandlingsföremålet kan både vara obligatoriska som ska uppfyllas och krav som utvärderas.
Vad innebär begränsad kontroll?
Detta innebär att man begränsar kontrollen av leverantörens lämplighet till de leverantörer man avser tilldela avtal. Myndigheten utvärderar först anbuden och prövar därefter om den leverantör som efter utvärdering bedöms vara vinnande anbudsgivare om den är lämplig, det vill säga inte ska uteslutas och uppfyller kvalificeringskraven. Om myndigheten avser att bjuda in till förhandling ska kontrollen ske innan dess.
Vad är dem två momenten när man ska utvärdera leverantörer?
När det gäller krav på leverantören består prövningen av leverantören (samma som kvalificering) av två moment:
1. Uteslutning av leverantör: obligatoriska och frivilliga uteslutningsgrunder som tar sikte på omständigheter som allvarliga brott eller missförhållanden.
2. Kvalificering av leverantör: Det finns inget krav på att en upphandlande myndighet eller enhet måste ställa kvalificeringskrav på leverantören. Det är frivilligt.
Gemensamt för dessa moment är att bedöma leverantörens lämplighet att klara av och genomföra ett kontrakt.
Vad innebär obligatorisk uteslutning av leverantör i praktiken?
När det gäller de obligatoriska uteslutningsgrunderna finns det en skyldighet att utesluta en leverantör från att delta i en upphandling, om den upphandlande myndigheten får kännedom om att leverantören är dömd för viss typ av brottslighet. Domen måste ha vunnit laga kraft.
Vad innebär frivilliga uteslutningsgrunder i praktiken?
En UM kan använda frivilliga uteslutningsgrunder när det gäller exempelvis missförhållanden i en leverantörs verksamhet. Frivilliga uteslutningsgrunder ger möjligheten att själv avgöra om en uteslutningsgrund ska användas eller inte. Exempel: En frivillig uteslutningsgrund kan vara att leverantören är i konkurs eller är föremål för insolvens- eller likvidationsförfaranden.
Om du väljer att ange i upphandlingsdokumentet att uteslutning kommer att ske om någon frivillig uteslutningsgrund aktualiseras, är myndigheten skyldig att utesluta leverantören.
Det finns inga krav på att man måste ha med kvalificeringskrav men om man ska göra det vilka 3 är det man får ställa?
Behörighet att utöva yrkesverksamhet
Viss ekonomisk och finansiell ställning
Viss teknisk och yrkesmässig kapacitet
Vad innebär kvalificeringskravet behörighet att utöva yrkesverksamhet?
Kan exempelvis vara att krav ställs på att leverantören är registrerad i ett aktiebolags-, handels- eller föreningsregister eller motsvarande register som förs där leverantörens verksamhet är etablerad.
Vad innebär kvalificeringskravet Viss ekonomisk och finansiell ställning?
Kan exempelvis vara att krav ställs på att leverantören ska ha en viss minsta årsomsättning eller en lämplig ansvarsförsäkring.
Vad innebär kvalificeringskravet Viss teknisk och yrkesmässig kapacitet?
Kan exempelvis vara en redovisning över de referensuppdrag som har utförts under de senaste tre åren. Ska vara specificerat om vad du ska se på och varför.
Vad innebär omvänd anbudsutvärdering/anbudsprövning?
I upphandlingar kontrollerar UpphandlandeMyndighet normalt först att leverantören uppfyller de krav som ställts på leverantören innan UM sedan går vidare och prövar vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga. Vid öppna förfaranden får UM istället gå tillväga på så sätt att en först utvärderar anbuden och sedan kontrollerar att den leverantör som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet inte ska uteslutas och uppfyller kvalificeringskraven.
Vad innebär tilldelningsgrunden “bästa förhållandet mellan pris och kvalitet”?
Denna kan vi välja när vi vill värdera (sätta poäng) andra faktorer än pris, exempel (tilldelningskriterier) produktivitet, kvalitet, miljöegenskaper, driftkostnader, leveranstid, andra leveransvillkor
Resultatet kan bli mer kostnadseffektiv än när bara priset avgör valet av leverantör.
Tydligt definierade prisvilkor gäller givetvis också när priset utgör ett av tilldelningskriterier vid utvärdering av det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet
Vad ska förfrågningsunderlaget innehålla?
Upphandlingsförfarande Kvalificeringskrav (Krav på företaget) Krav på tjänsten Prövning av anbud Utvärderingsmodell Ramavtal eller icke Avropsform (fördelningsnycklar) om det är ett ramavtal. Prisblad (egen bilaga, förslagsvis i Excel) Anbudsformulär (egen bilaga)
Vad innebär avropsformen rangordning?
Rangordning är den vanligaste tilldelningsformen i en upphandling. Detta innebär att de tre anbud som är bäst, i fallande ordning, tilldelas kontrakt. Den som är bäst får också avropet först. Om denne inte kan ta avropet av någon anledning, går frågan vidare till nr 2 osv.
Vad innebär avropsformen förnyad konkurrensutsättning?
En förnyad konkurrensutsättning är som en mini-upphandling och annonseras för de 3 ramavtalade leverantörerna, oftast i elektroniskt anbudssystem.
Avropet skickas ut och de ramavtalade får lämplig tid att erbjuda rätt kompetens, pris, tjänst för det tilltänkta avropet.
UM prövar anbuden enligt ställda krav (oftast pris men kompetens kan också vara en del av utvärderingen) och tilldelar därför kontrakt utifrån beskrivna utvärderingsparametrar.
OBS! Dessa parametrar måste vara beskrivna redan i förfrågningsunderlaget (upphandlingsdokumentet). Annars ej ok! Går inte att hitta på något i efterhand.
Vad innebär komboavtal?
En kombo av dem olika avropsformer
Vad innebär tilldelningsgrunden “kostnad”
LCC tillämpas vanligen
Myndigheten ska bedöma anbudet effekter i fråga om kostnadseffektivt.
En analys av kostnader under livscykeln för varan, tjänsten, byggnadsverk ingå.
Syftet med LCC: beräkna samtliga kostnader under hela upphandlingsföremålet livslängd, från utvinning av råvaror genom tillverkning tills den tas ur bruk.
Vilka tre delar bör varje krav innehålla?
- ett motiv för varför kravet ställs
- kravet som sådant
- uppgift om hur anbudsgivaren ska visa att kravet uppfylls det vill säga verifikat eller bevis.
Vilka tre generella råd ska man tänka på när du gör ett FU?
- Ställ tillräckligt höga krav på leverantören och leveransen för möjliggöra uteslutning av oseriösa anbudsgivare eller okvalificerade anbudsgivare.
- Förenkla språket i förfrågningsunderlag och kontrakt.
- Förenkla anbudsmallar och de verifikat som ska bifogas anbudet. Gör det lätt för anbudsgivaren att göra rätt.
Vad gör vi vid en anbudsprövning / anbuds utvärdering?
- Tittar på själva anbudet
- Vi jämför leverantören mot de krav vi ställt.
- Utvärderar vilket anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt.
Under denna tid löper sekretess!
När passar det att använda ramavtal?
- När du inte vet exakt, var, hur och när du kommer behöva det.
Hur lång är den maximal avtalstiden för ramavtal i LOU och LUF
LOU - 4
LUF - 6
Varför kan det vara bra att ha ramavtal med flera leverantörer?
En säkerhet för att tillgodose vårt behov.
Vad innebär tilldelningsgrunden “pris”
Beskriv vad som ska ingå och hur leverantörerna ska ange priset ex.
Totalt pris för hela uppdraget,
Pris per månad
Pris per timme eller levererad produkt
Ange också betalningsvilkoren (kan påverka prisbilden)
(vanligt vid entreprenad)
Varför gör man en utvärderingsmodell?
Man gör det för att kunna identifiera bästa anbudet utifrån någon av dem 3 tilldelningsgrunderna.
