Kp.4 - Prosjektfundamentet

Question 1

Fortell litt om “Avbrutt likevekt” og hvordan form for endringsstrategi det er.

Answer 1

Avbrutt likevekt er når en organisasjon endrer seg litt og litt over lang tid og av og til kommer det en periode der organisasjonen endrer seg mye på kort tid. Altså avbryter dette likevekten. De små endringene omskaper ikke bedriften, men de store kan gjøre det. De store endringene kommer kun når behovet er der.

Question 2

Ved endringsstrategi, hvilken to rytmer kan følges?

Answer 2

Hendelsesbasert rytmebestemmelse og
Tidsbasert rytmebestemmelse.
Hendelsesbasert kan fort være slik Avbrutt likevekt oppstår.
Ved en tidsbasert rytmebestemmelse kan man skape en forutsigbarhet til endringer og vokse med markedet på en sikrere måte.

Question 3

Hvilken tre dokumenter har stor betydning etablering av prosjekt?

Answer 3

Prosjektfundament, Prosjektmandat og Gevinstrealiseringsplan.

Question 4

Hva består et prosjektfundament av?

Answer 4

Det består av elementer som skal bygge et grunnlag som basisorganisasjonen og støttegrupper/interessenter kan gjøre et valg på om prosjektet skal startes.

Det består typisk av:
Prosjektnavn, formål, mål, interessenter, autonomi, rammebetingelser for prosjekttriangelet og gjennomføringsmåte, prosjektets organisering og ansvarsfordeling og beslutningskriteriet og beslutningen.

Question 5

Hva er formål?

Answer 5

Sier noe om hva prosjektet skal oppnå uten å definere det i tid, kostnad og kvalitet. Bør uttrykke en ønsket fremtidig situasjon for basisorganisasjonen.

Question 6

Hva er mål?

Answer 6

Sier noe om hva prosjektet skal konkret levere til basisorganisasjonen for å nå den ønskede fremtidige situasjonen. Målene må uttrykke leveranser som skal være innen gitte tider, kostnader og kvaliteter.

Husk at man ikke setter målene som aktiviteter, men resultatet vi ønsker. Eks. ved et kurs som skal holdes bør ikke kurset være oppgitt som et mål. Altså bør ikke aktiviteten å holde et kurs være et mål, men kunnskapen og ferdigheten man sitter igjen med bør være et mål.

Question 7

Hva er gevinst definert som?

Answer 7

“en effekt som blir sett på som positiv av minst en interessent”. Ikke nødvendigvis kun basisorganisasjonen. Andre kan ha en gevinst av det prosjektet leverer.

Question 8

Hva er verdiskapning?

Answer 8

Gevinstene for basisorganisasjonen. Det at man når formålene satt eller i hvert fall deler av det.

Question 9

Hva står akronymet ROTUR for?

Answer 9

Sier noe om hvordan målene bør være definert på sitt mest detaljerte nivå:
Resultatbeskrivende,
Objektivt målbart,
Tidsbestemt,
Utviklende,
Realistisk.
Det kan være lurt å ha med hvem som er ansvarlig for at målet oppnås.

Question 10

Hvorfor er det mer hensiktsmessig med bevegelige mål i et organisasjonsperspektiv?

Answer 10

Fordi man ikke kan vite alt i starten av et prosjekt. Innsikt og forståelse vil bedres med prosjekttiden, markedet kan ha endret seg, basisorganisasjonen kan få mer ambisiøse meninger om hva det kan forvente, og derfor bør målene også endres deretter.
Prosjektlederen bør følge opp dette da han er nærmest prosjektets aktiviteter.

Question 11

Hva er formålsstruktur?

Answer 11

Det er en nedbryting av formålene for å få en bedre forståelse for hva man ønsker å oppnå i en fremtidig situasjon og hvordan det oppnås.
Fornuftig å dele det ned i leveranser fra prosjektet, aktiviteter i basisorg. og aktiviteter hos eksterne interessenter.

Question 12

Hva består prosjektsuksess av?

Answer 12

Av målrealisering og formålsrealisering.
Målrealisering innebærer prosjektledelsessuksess, og formålsrealisering innebærer prosjektproduktsuksess.
Prosjektsuksess er summen av disse.

Question 13

Hva er Prosjektledelsessuksess?

Answer 13

Er prosjektlederens ansvar. Suksessen er avhengig av leveransene er levert til rett tid, rett kostnad og kvalitet. Noen innebærer også kvaliteten på prosjektarbeidet.

Question 14

Hva er Prosjektproduktsuksess?

Answer 14

Er prosjekteier og basisorganisasjonens ansvar. Suksessen er avhengig av utnyttelsen av det prosjektet har levert. Noen inkluderer også hvor fornøyde interessentene er.

Question 15

Hvilken oppgaver har prosjekteier i prosjektet?

Answer 15

Hovedansvaret for mandatet,
Godkjenne den overordnede planen (milepælsplanen,
Godkjenne den eksterne oragniseringen av prosjektet (ansvarsfordelingen mellom prosjektet og basisorg.),
Kvalitetskontrollere framdrift og resultater,
Motivere og rose prosjektdeltakere.

Question 16

Hvilken oppgaver har prosjekteier i basisorganisasjonen?

Answer 16

Påse at:

• de riktige personene er valgt til prosjektoppgavene
• basisorg. lever opp til sine forpliktelser
• prosjektet blir prioritert ut fra virksomhetens behov.

Ellers må prosjekteier følge opp styringsgruppen og at alt blir gjort ihht god prosjektføring.

Question 17

Når kan man ha en styringsgruppe?

Answer 17

Når prosjekteieren er for overbelastet og hvis det trengs at prosjektet forankres bedre i basisorganisasjonen.

Question 18

Hva betyr det latinske uttrykke: “Primus inter pares”?

Answer 18

Å være den første blant likemenn.

Å være valgt til leder blant dine likemenn faglig e.l.

Question 19

Hva innebærer interessentanalysen?

Answer 19

1. Identifisere interne/eksterne interessenter.
2. Gjøre seg kjent med disse.
3. Prioritere interessentene.
4. Strategi for behandling av interessentene, utforme konkrete tiltak med ansvarshaver for gjennomføringen.
5. Gjennomføre tiltakene.
6. Følge opp effekten av pkt.5. Ny interessentanalyse?

Question 20

Hvordan fungerer en systemisk oppstilling og hva yter man av å gjennomføre dette?

Answer 20

Man får identifisert interessentene sine og deres synsfelt for prosjektet og hverandre og man går igjennom en prosess for å plassere disse interessentene best mulig for prosjektet med riktig tiltak og oppmerksomhet.

Selve prosessen fungerer som et rollespill der personer eller objekter blir valgt for å representere hver sin interessent som blir identifisert for prosjektet og plassert med de synsfelter de har og rekkevidden mellom hverandre og prosjektet ut fra det som er analysert. Deretter blir de plassert etter ønsket situasjon for prosjektet.

Question 21

Hva er en temporær koalisjon?

Answer 21

Et prosjekt har mange nært knyttede interessenter som man må være i koalisjon med. Dvs. at man bygger seg en allianse med interessenter av høy/middels oppmerksomhet og viktighet for prosjektet. Disse bør man ha en god kommunikasjonsstrategi opp mot. Man kan ha en generell strategi man følger, men også spesifisere strategier spesielt mot den individuelle interessent.

Question 22

Fortell litt om prosjektets antatte ferdigdato og dens betydning i forskjellige settinger.

Answer 22

Ved en oppgaveperspektiv er prosjektet som regel bygget opp i faser og aktiviteter som må utføres etter en plan. På dette perspektivet kan man sette antatte ferdigdatoer for aktivitetene, og dette gjøres som regel i starten av prosjektet da aktivitetene blir opprettet.
Ulempen med dette er at man ikke alltid vet alle aktivitetene som vil skje ila prosjektets levetid fra starten av prosjektet. Det er dermed flere usikkerheter rundt å innfri best mulig prosjektproduktsuksess mtp tid.

Ved et organisasjonsperspektiv har man en evolusjonær fremgangsmåte ved leveranser. Man har fokus på de aktivitetene og leveransene som skal skje fortløpende gjennom hele prosjektets levetid. Dermed blir det viktigere med fokus på sammenskjeding mellom prosjektet og basisorganisasjonen og at ressurstilgangen strekker til ved behovet til prosjektet. Den antatte ferdig datoen vil være et resultat av disse faktorene og vil dermed være lettere å innfri.

Question 23

Hva er hensikten med en Nytte-kostnadsanalyse?

Answer 23

1. Skaffe seg et bilde av prosjektets nytte og kostnader.
2. Kartlegging av kostnadene og de positive effektene samt identifisere ansvarlige for oppfølging av disse.
3. Få et grunnlag for å vurdere lønnsomheten ved prosjektet.