Kp.2 - Prosjektet: En temporær organisasjon Flashcards
Hvordan går man fram for å skape en endring samt ha stabilitet i organisasjonen?
Ved å etablere en temporær org. kan den ta hånd om endring samt basisorg. beholder den daglige driften og stabiliteten. Et godt samspill imellom disse er essensielt.
Hvilken tre funksjoner består i prinsippet alle virksomheter av?
Ledelsesfunksjonen, støttefunksjonen og de formålsrettede funksjonene.
Når er det behov for å opprette en temporær organisasjon?
Ved behov for endringer i en eller flere av virksomhetens funksjoner. Ledelses-, støtte- og/eller de formålsrettede -funksjonen(e). Det kan dog være vanskeligere å begrunne endringer i funksjonene ledelse og støtte da disse kun indirekte bidrar til virksomhetens suksess.
Hvilken forbedringer kan endringer i ledelsesfunksjonen gi?
Det kan gi både økte inntekter og reduserte utgifter. Kan legge ny strategi som kan styrke den konkurransemessige posisjonen. Ledelsen selv kan endres via omorganisering, nyrektruttering eller kunnskapstilførsel.
Hvilken forbedringer kan endringer i de administrative og tekniske støttefunksjonene gi?
Det kan gi kostnadsreduksjoner. Utarbeide bedre rutiner for utførsel av oppgaver. Eventuelt “outsourcing” av tjenester i denne sektoren.
Hva står Pso for?
Person-, System- og Organisasjonsutvikling.
Hva innebærer Pso?
Det å ha fokus på at endringene som utføres i et prosjekt må tas bruk av personene, systemet og organisasjonen. Uten tilstrekkelig tilnærming fra alle elementene vil ikke gevinstene kunne bli optimalt.
Det kan være hensiktsmessig å fastsette hvor de forskjellige utviklingene vil skje, i prosjekt eller basisorg., da det kan være fornuftig å ha P-, og O-utvikling i gevinstrealiseringen hos basisorg. noen ganger og s-utviklingen i prosjekttiden. Dette avhenger av situasjonen.
De to ytterpunktene i et prosjektarbeid?
Sterkt prosessorienterte (samspillet mellom mennesker og det som prosjektet fører til). Sterkt ekspertdominert (tjenester utført av spesialister, eksperter). I et Pso-prosjekt kan man ha noen aktiviteter basert på hvert ytterpunkt.
Hvilken tre typer av motstand finnes det for “Motstand mot forandring”?
Følelsesmessig,
Kunnskapsmessig (reaksjoner etter egen kunnskap om hva det innebærer) og
Handlingsmessig (reagerer med en bestemt atfærd).
Hvilken to begreper påvirker om hvordan man reagerer på organisasjonsmessige forandringer?
Positivt selvbilde (følelsen av å ha kontroll med omgivelsene og troen på evnen til å klare oppgaver )og Risikotoleranse (åpenhet for inntrykk, motvilje mot risiko og toleranse for tvetydighet.
Hva består endringsprosessen som er bygget på Lewins modell av?
- Løsne opp (Unfreezing): Oppfordring til endring
- Innarbeide endringer (moving): Utvikle ny atferd/holdniner/nye verdier som erstatter de tidligere
- Sementere (Refreezing): Sikre de nye endringene ved å styrke/belønne de nye verdiene
Hva består endringsprosessen som er bygget på Y-modellen av?
- Beskrive nåsituasjonen
- Beskrive ønsket situasjon
- Analysere og prioritere endringsbehovene
- Søke etter alternative tiltak
- Lage og få vedtatt handlingsplan
- Implementere handlingsplan
- Beskrive og evaluere resultatene
Hvilket to argumenter er viktige for en raskest mulig gjennomføring av et endringsarbeid?
Sammenkjeding, betyr at i prosjektet så jobbes det med en felles rytme/tid og intensivitet mellom prosjektmedlemmene. Dette gjelder også mellom prosjektet og basisorganisasjonen.
Bufferperioder, er temposkifter man implementerer i endringsprosessen. I effektive perioder med leveranser og endringer vises det at ved å tilføye perioder der man ikke har avtalte leveranser og oppgaver, men tid til refleksjon av de organisatoriske endringene som pågår får man gunstige effekter. Gir medlemmer mulighet til å skifte “gir” og innstilling.
Hvilket ansvar har PE ved oppstart av et prosjekt?
Han er basisorg. sin representant og vil ha ansvar for å definere formål (hensikt) og mål (leveranser) samt estimere sluttdato og budsjettramme ved oppstart av et prosjekt.
PL er prosjektets representant. Han vil rapportere opp til PE og ha innflytelse på valgene PE tar.
De fire former autonomi og betydningen av autonomi?
Autonomi betyr handlingsfrihet.
- Målsettingsautonomi:
Sitter hos basisorg. Setter mål og prioriteringer i prosj.
- Strukturell autonomi:
Beslutningsmyndighet i hvordan arbeidet skal utføres.
- Ressursautonomi:
Hvor mye selvbestemmelse man har i ressursbestemmelsene. Aldri full autonomitet for PL.
- Sosial autonomi:
Myndighet til valg ved det sosiale. Eks. Lokasjonsplass, kontor/plenum, i grupper med hele prosjektteam eller blandet med basisorg.
Ved temaet tid i en organisasjon. Hvilken form for tidsbegrep finnes det og hvilken brukes vanligvis ved en basisorganisasjon/temporærorganisasjon?
Syklisk, lineær og vekselsvis.
Syklisk brukes ofte i basisorg. Ett år som syklus.
Lineær brukes ofte for et prosjekt, eller noe som er tidsbegrenset. Spesielt ved oppgaveperspektivet.
Vekselsvis er en mer organisasjonsperspektiv form å tenke på da det handler om iterasjon og bevegelige mål samt bruken av sammenkjeding og temposkifter.
Tidsorientering?
…dreier seg om hvilken vekt man legger på henholdsvis fortid, nåtid og framtid.
Tidsperspektivet?
…forteller hvor langt fram eller tilbake man skuer.
Tidshorisonten?
…når vi ser fremover i tid.
Hva er Polykronisme og Monokronisme?
Polykronisme er å utføre flere aktiviteter samtidig og er en motsetning til Monokronisme.
Kvantitativ Polykronisme/Monokronisme betyr at det er liten forskjell mellom aktivitetene som utføres og Kvalitative Polykronisme/Monokronsime betyr at det er en større forskjell mellom aktivitetene som utføres.
Mennesker kan være Polykrone eller Monokrone.
Hvem er Type A-mennesker?
De som trives best i stress og korte tidshorisonter. De kan prestere bra under stress og ha et sterkt fokus på leveransene. I et team vil de kunne få resten av teamet til å følge med i rytmen hans og dermed lage et mer monokront team da de har lett for å kun fokusere på de aktivitetene man trenger der og da og gi liten form for iterasjonsmuligheter.
Dette kan være negativt i et pso-styrt prosjekt.
Fortell litt om hvilken påvirkning det fysiske rommet man velger å arbeide i har for basisorganisasjonen/temporære organisasjonen.
Hvis man sitter sammen under et prosjektteam vil man få større samhørighet med prosjektet og tillit til de man arbeider med. Faktorer som bra luftkvalitet, solforhold, støyforhold påvirker arbeidet.
Man har med teknologien mulighet for hjemmekontor (vha. skype bla.), og det blir lettere og billigere å hente ekspertise.
Estetiske faktorer som logoer, t-skjorter, etc. kan bidra til å se organisasjonen på en annen måte og bedre arbeidet som utføres.
Hvilken 6 funksjoner utfører prosjektledelsen?
Utarbeide Prosjektets fundament,
(Planlegging-> Organisering -> Utføring -> Oppfølging (inkl. læring). ) x reapet hvis nødvendig, eller ny endring oppstår på planen.
Lede vil være en funksjon som binder alle de andre funksjonene sammen.
