Kapitel 2: Projektskizze, Projektanträge und Projektportfoliomanagement Flashcards
Was ist ein Projektauftrag?
Beim Projektauftrag handelt es sich um „ein Dokument, das der Initiator oder Sponsor des Projekts herausgibt, der die Existenz eines Projekts formell genehmigt, und das den Projektmanager berechtigt, organisatorische Einsatzmittel für Projektvorgänge einzusetzen.
Welche Angaben sind für die Projektskizze erforderlich?
- Projektname
- Projektnummer
- Auftraggeber
- vorläufiger Projektleiter/Ansprechpartner
- Grobdefinition der Projektziele
- grobe Abschätzung der internen und externen Aufwände (Personentage)
- notwendige Ressourcen für das Projekt bzw. für das Projekt erforderliche Qualifikationen/Fähigkeiten
- grobe Abschätzung der Kosten
- vorgesehene zeitliche Taktung des Projekts
- Einschätzung, inwieweit das Projekt innerhalb der IT-Strategie liegt
- Projektnutzen
Welche Angaben sind für den Projektantrag erforderlich?
- Projektart
- Auftraggeber
- Projektleiter
- eindeutige Projektnummer
- Projektziel (inhaltlich)
- Projektkosten (extern, intern, Personalkosten, Sachkosten, Investitionskosten)
- Projektfinanzierung
- Projekttermine (Start, Ende, Meilensteine)
- Projektorganisation (Projektlenkung, Auftraggeber, Projektleiter, Projektteam, erweitertes Projektteam, sonstige Gremien)
- Ausgangssituation
- Projektbegründung (wirtschaftliche Begründung, qualitative Begründung)
- strategischer Beitrag des Projekts (Strategic Alignment)
- Dringlichkeit der Umsetzung
- Risiken
- Anhänge
Welche Angaben sind für den Projektantrag für IT-Projekte zusätzlich erforderlich?
- Angabe der betroffenen IT-Systeme, -Produkte oder -Dienstleistungen
- IT-strategische Bewertung
- Auswirkungen des Projekts auf die IT-Infrastruktur
- Auswirkungen des Projekts auf Service Level
- Auswirkungen des Projekts auf Security-Maßnahmen
- Auswirkungen des Projekts auf die Performance
- Angabe der aus dem IT-Bereich benötigten Qualifikationen
- exakte Beschreibung der IT-Ressourcen-Bedarfe in Personentagen
- Prüfung der Notwendigkeit von externem Know-how
Welche Punkte müssen bei der Definition von Projektzielen berücksichtigt werden?
- Projektziele sind immer klar und eindeutig formuliert und enthalten einen Zielgegenstand/-prozess, der am Produkt- und Dienstleistungsangebot ausgerichtet ist. Ein Bezug zur Unternehmensstrategie sollte regelmäßig herstellbar sein.
- Widersprüche müssen vermieden werden.
- Die Ziele sind prüf- bzw. messbar und Kernprozessen zuordenbar.
- Die Projektziele sollten erreichbar und realistisch sein.
- Eine klare Abgrenzung der Ziele durch Formulierung der Nicht-Ziele ist erfolgt.
- Die Projektziele sind vollständig beschrieben.
- Die Projektziele sind dokumentiert.
- Die Projektziele sind mit dem Auftraggeber abgestimmt.
Welche Aspekte sollen im Lastenheft beschrieben werden?
- Beschreibung der Ausgangssituation
- Aufgabenstellung
- Schnittstellen
- Anforderungen an die Systemtechnik
- Anforderungen an den Betrieb
- Anforderungen für die Inbetriebnahme
- Anforderungen an die Qualität
Welche Kosten entstehen bei IT-Projekten?
- Personalkosten (intern & extern)
- Anschaffungskosten (Hardware & Software)
- Materialkosten
- Softwarewartung
- Schulungskosten
- Supportkosten
Welche Ziele werden mit der Kick-Off-Sitzung verfolgt?
- Die Bedeutung des Projekts ist allen beteiligten Mitarbeitern klar.
- Die Teilnehmer kennen sich.
- Die Projektziele sind bekannt.
- Die Regeln der Zusammenarbeit sind definiert und von allen akzeptiert.
- Jeder kennt seine Rolle im Projekt.
- Die weitere Vorgehensweise ist definiert.
- Eine gemeinsame Projektsicht ist entwickelt.
Welche Punkte sollten in der Kick-Off-Sitzung besprochen werden?
- Ausgangssituation für das Projekt
- Bedeutung des Projekts
- Projektziele und Kern-Arbeitsau!räge
- Termine
- Kosten
- Rahmenbedingungen
- Risiken
- Projektnutzen
Was ist ein Projektportfolio?
„Unter einem Projektportfolio ist eine Menge von Projekten zu verstehen, die koordiniert werden, um einen größeren Nutzen für das Unternehmen zu erhalten, als wenn die Projekte unabhängig voneinander betrachtet werden.“
Welche Ziele werden mit Projektportfoliomangement bzw. vom Projektportfoliausschuss verfolgt?
- Priorisierung der IT-Projekte
- Auswahl der „richtigen“ IT-Projekte – hier spielen unternehmensspezifische Rahmenbedingungen auch für das Change Management zu effizienteren Prozessen eine wichtige Rolle
- bessere Koordination und Steuerung der Projekte untereinander
- Nutzen von Synergien zwischen den einzelnen IT-Projekten
- optimale Ausnutzung der Ressourcen aus Fachbereichen und IT
- optimale Nutzung der Geldmittel
- mehr Transparenz z. B. für Abbruchentscheidungen bei nicht erfolgversprechenden ITProjekten
- Vergleichbarkeit ähnlicher Projekte
- Aufzeigen von Anhängigkeiten zwischen den unterschiedlichen IT-Projekten
- Früherkennung von Zielkonflikten zwischen IT-Projekten
Welchen Nutzen können Unternehemen aus einem IT-Portfoliomangement ziehen?
- Optimaler Projektemix durch strategisches Alignment, herausgearbeitet und durchgesetzt durch eine zentrale IT-Steuerung
- Projekte werden nicht isoliert geplant, sondern durch die Gesamtbetrachtung wird ein höherer Nutzen erreicht.
- Risiken werden durch eine realistische Planung vermindert.
- Auswirkungen und Veränderungen in einem Projekt auf andere Projekte werden durch die Portfoliobetrachtung transparenter.
- Durch die Strukturierung im Projektportfolio wird die Komplexität der Projektlandschaft reduziert.
- Unterschiedliche Sichtweisen und Interessen können früher erkannt werden.
Anhand welcher Kriterien werden IT-Projekte klassifiziert?
- wirtschaftliche Bedeutung des IT-Projekts
- IT-strategische Bedeutung des Projekts
- Dringlichkeit
- Risiko des Projekts
- verwendete IT-Technologien
- Kundennutzen
- Attraktivität des Projekts
Wer sitzt im Projektportfolioausschuss?
Mitgliedern der oberen Managementebene, wie z. B. Leiter IT, Leiter Unternehmensentwicklung, Leiter Markt, Leiter Organisation oder Leiter Zentrale IT-Steuerung
Welche Verfahren gibt es zur monetären Bewertung von IT-Projekten?
- Kostenvergleichsrechnung
- Gewinnvergleichsrechnung
- Rentabilitätsrechnung
- Amortisationsrechnung
- Kapitalwertmethode
- interne Zinsfußmethode
