Kap6 Prozessmanagement als bereichsübergreifendes Organisationskonzept Flashcards
Orga Überprüfungsfragen aus dem Buch
1
Q
1. Worin sehen Sie die Mängel der »traditionellen« Organisationskonzepte; und welche Konsequenzen lassen sich daraus ableiten?
A
- Ein Mangel der traditionellen Organisationskonzepte ist in der Tatsache zu sehen; dass die Gestaltung der Ablauforganisation erst nachträglich erfolgt und die Prozesse in die Aufbauorganisation »hineinorganisiert« werden. Dadurch entstehen Funktionsbarrieren; Koordinations- und Steuerungsprobleme und in der Folge eine drastische Effizienzreduzierung. Als Konsequenz daraus sollten die Prozess- und Kundenorientierung in den Vordergrund rücken; um die Unternehmensprozesse schnell; fehlerfrei; flexibel und kostengünstig abwickeln zu können.
2
Q
- Welche Vorteile bietet die Prozessorientierung der Unternehmensorganisation?
A
- Wesentliche Vorteile der Prozessorientierung sind die ganzheitliche Verantwortung für die Abläufe; die Verringerung der Schnittstellenproblematik; eine höhere Arbeitsmotivation und die stärkere interne und externe Kundenorientierung.
3
Q
- Was ist unter dem Prozessmanagement zu verstehen?
A
- Unter dem Prozessmanagement sind alle planerischen; organisatorischen und kontrollierenden Maßnahmen zur zielgerichteten Steuerung der Wertschöpfungskette eines Unternehmens im Hinblick auf die Zielsetzungen Kosten; Zeit; Qualität; Innovationsfähigkeit und Kundenzufriedenheit zu verstehen.
4
Q
- Warum hat sich der Prozessgedanke im Verwaltungsbereich vieler Unternehmen noch immer nicht ausreichend durchgesetzt?
A
- Im Verwaltungsbereich finden sich vor allem informationelle Prozesse; die von den Verantwortlichen eher intuitiv gehandhabt und nur selten systematisch analysiert und strukturiert werden. Demgegenüber hat die Prozessoptimierung in der Fertigung eine lange Tradition. Beispielhaft wird hier auf das Scientific-Management Taylors verwiesen. Allerdings sind die Rationalisierungspotenziale durch ein zielgerichtetes Prozessmanagement bekannt und werden in der Zwischenzeit von vielen Unternehmen realisiert.
5
Q
- Erläutern Sie den Prozessbegriff.
A
- Unter einem Prozess wird die zielgerichtete Erstellung einer Leistung durch eine Folge von logisch zusammenhängenden Aktivitäten verstanden; die innerhalb einer Zeitspanne nach bestimmten Regeln durchgeführt wird.
6
Q
- Welche allgemeinen Merkmale kennzeichnen einen Prozess? Stellen Sie diese Merkmale ausführlich dar.
A
- Kennzeichen eines Prozesses sind das Prozessziel; die Prozessaufgabe; die Prozessquellen und -senken; der Input und Output; die Prozessaktivitäten; die Durchlaufzeit und die für die Prozessdurchführung verfügbaren Ressourcen.
7
Q
- Welche Arten von Prozessen kennen Sie?
A
- Je nach Gliederungskriterium (Prozessgegenstand; Art der Tätigkeit; Marktbezug) können verschiedene Arten von Prozessen unterschieden werden; wie beispielsweise Geschäfts-; Führungs- und Unterstützungsprozesse oder Primär- und Sekundärprozesse.
8
Q
- Was ist unter einem »kritischen Prozess« zu verstehen?
A
- Kritische Prozesse sind Prozesse; die für die externen Kunden und den Unternehmenserfolg eine besondere Bedeutung besitzen. Sie werden auch als Kern-; Schlüssel- oder Geschäftsprozesse bezeichnet.
9
Q
- Welche Ziele werden mit der prozessorientierten Gestaltung der Unternehmensorganisation verfolgt? Welche Interdependenzen bestehen zwischen diesen Zielen?
A
- Generelle Ziele einer prozessorientierten Gestaltung der Unternehmensorganisation sind die Verkürzung der Durchlaufzeiten; die Erhöhung der Prozessqualität; die Verbesserung der Innovationsfähigkeit und die Senkung der Prozesskosten. Zwischen den Zielen besteht kurzfristig grundsätzlich Konkurrenz; langfristig dagegen Komplementarität.
10
Q
- Die organisatorische Umsetzung des Prozessmanagement-Gedankens ist grundsätzlich sowohl in Form einer primären als auch einer sekundären Struktur möglich. Skizzieren Sie die jeweiligen Besonderheiten dieser beiden Organisationsformen.
A
- Beim Prozessmanagement als Primärorganisation wird das gesamte Unternehmen als eine Vielzahl von miteinander vernetzten materiellen und informationellen Prozessen aufgefasst. Demgegenüber stellt das Prozessmanagement als Sekundärorganisation eine prozessorientierte Matrix- oder Tensorstruktur dar; in der die Prozesse die Primärorganisation überlagern.
11
Q
- In welchen Schritten würden Sie bei der Prozessgestaltung vorgehen?
A
- Die Hauptschritte der Prozessgestaltung sind die Prozessdefinition; die Prozessstrukturierung; die Prozessrealisation und die Prozessoptimierung.
12
Q
- Warum ist die Geschäftsfeldanalyse ein zweckmäßiger Ausgangspunkt für die prozessorientierte Organisationsgestaltung?
A
- Die Geschäftsfeldanalyse ist deshalb ein zweckmäßiger Ausgangspunkt für die prozessorientierte Organisationsgestaltung; weil sie das Unternehmen und sein Umfeld als Ganzes betrachtet. Dadurch können die Anforderungen von Markt und Wettbewerb bei der Prozessgestaltung angemessen berücksichtigt werden.
13
Q
- Worauf ist bei der Festlegung der Prozessaufgabe und des Prozessumfangs zu achten?
A
- Bei der Festlegung der Prozessaufgabe ist auf den konkreten Problembezug zu achten; um sicherzustellen; dass die definierte Soll-Leistung auch tatsächlich erbracht werden kann. Bei der Festlegung des Prozessumfangs sollte darauf geachtet werden; dass die Komplexität des Prozesses beherrschbar bleibt und der Koordinationsaufwand nicht zu groß wird.
14
Q
- Schildern Sie die Hintergründe der Prozessstrukturierung.
A
- Prozesse müssen möglichst klar strukturiert sein; damit sie übersichtlicher sind und ihre problemlose Durchführung; Steuerung und Überwachung gewährleistet ist.
15
Q
- Warum sind die Prozessschnittstellen von besonderer Bedeutung für das Prozessergebnis?
A
- Schnittstellen sind grundsätzlich kritische Punkte zwischen Prozessen; Teilprozessen und Arbeitsschritten. Ihre Beherrschung ist für die reibungslose Abwicklung der Output-Input-Beziehungen von entscheidender Bedeutung; weil eventuell vorhandene und nicht identifizierte Mängel in der Prozessabwicklung zu einer nicht marktfähigen oder nicht den Kundenwünschen entsprechenden Leistung führen.
