Kap4 Organisationseinheiten als Elemente der Aufbauorganisation

Question 1

1. Was ist unter einer Organisationseinheit bzw. einer Stelle zu verstehen?

Answer 1

1. Der Begriff Organisationseinheit bezeichnet sämtliche organisatorische Einheiten; die durch die Zusammenfassung von Teilaufgaben und die Zuordnung zu gedachten Personen entstehen. Grundsätzlich kann zwischen Stellen und Gremien unterschieden werden. Eine Stelle ist als die kleinste Organisationseinheit das Grundelement der Aufbauorganisation.

Question 2

2. Erläutern Sie die Kernaussage des organisatorischen Kongruenzprinzips.

Answer 2

2. Die Aufgaben; die Verantwortung und die Kompetenzen einer Stelle müssen möglichst übereinstimmen (kongruent sein).

Question 3

3. Welche Arten von Kompetenzen kennen Sie?

Answer 3

3. Grundsätzlich werden Umsetzungskompetenzen und Leitungskompetenzen unterschieden; die sich jeweils weiter differenzieren lassen (zum Beispiel Ausführungsund Weisungskompetenzen).

Question 4

4. Woran kann sich der Organisator bei der Bildung von Stellen orientieren?

Answer 4

4. Der Organisator kann sich bei der Stellenbildung im Wesentlichen an vier Kriterien orientieren: der jeweiligen Stellenaufgabe (Stellenbildung ad rem); einer konkreten Person (Stellenbildung ad personam); dem eingesetzten Sachmittel (Stellenbildung ad instrumentum) und gesetzlichen Vorschriften.

Question 5

5. Mit der Bildung von Organisationseinheiten ist häufig eine Spezialisierung verbunden. Was ist unter Spezialisierung zu verstehen; und welche Spezialisierungsarten kennen Sie?

Answer 5

5. Unter Spezialisierung wird die Form der Arbeitsteilung verstanden; bei der Teilaufgaben unterschiedlicher Art entstehen; deren Ausführung spezialisierten Personen übertragen wird. Es wird zwischen horizontaler und vertikaler Spezialisierung unterschieden.

Question 6

6. Organisationstheorie und -praxis kennen verschiedene Arten von Stellen. Nennen Sie diejenigen Kriterien; die zur Stellendifferenzierung herangezogen werden können.

Answer 6

6. Die Ansätze zur Unterscheidung von Stellen sind in Praxis und Literatur außerordentlich vielfältig. Stellen können beispielsweise nach der Art der Entscheidungsunterstützung im betrieblichen Entscheidungsprozess oder nach der Art und dem Umfang von Aufgaben und Kompetenzen unterschieden werden.

Question 7

7. Erörtern Sie die grundsätzlichen Unterschiede zwischen Linienstellen und unterstützenden Stellen.

Answer 7

7. Linienstellen sind unmittelbar in die Abwicklung der betrieblichen Kernaufgaben eingebunden. Unterstützende Stellen dienen nur mittelbar der Erfüllung der Kernaufgaben.

Question 8

8. Leitungsstellen (Instanzen) besitzen besondere Befugnisse gegenüber anderen Organisationseinheiten. Stellen Sie diese Befugnisse und die mit ihnen zusammenhängende Verantwortung der Inhaber von Leitungsstellen dar.

Answer 8

8. Zu den besonderen Befugnissen von Leitungsstellen gehören die fachlichen und die disziplinarischen Weisungsbefugnisse. Im Gegensatz zu den Ausführungsstellen ist mit Leitungsstellen nicht nur die Eigenverantwortung; sondern auch die Fremdverantwortung gegenüber den unterstellten Stellen verbunden.

Question 9

9. Häufig werden obere; mittlere und untere Instanzen unterschieden. Erläutern Sie die Besonderheiten der verschiedenen Managementebenen. Wo ordnen Sie die Ausführungsstellen ein; und was sind ihre besonderen Merkmale?

Answer 9

9. Den Managementebenen sind bestimmte Aufgaben- und Verantwortungsbereiche zugewiesen. So trifft die oberste Leitungsebene Grundsatzentscheidungen; die für den Bestand und die Zukunft des Unternehmens von großer Bedeutung sind. Die mittlere Managementebene hat dagegen eine Mittlerfunktion zwischen dem oberen und dem unteren Management; während die unteren Instanzen dafür zuständig sind; dass die Ausführung der Pläne und Anordnungen zielgerichtet erfolgt. Schließlich ist die lediglich mit Umsetzungsbefugnissen ausgestattete Ausführungsebene als unterste Hierarchieebene für die operative Aufgabenerfüllung verantwortlich.

Question 10

10. Stabs-; Assistenz- und Dienstleistungsstellen sind unterstützende Stellen. Wodurch unterscheiden sie sich?

Answer 10

10. Stabstellen sind spezialisierte Leitungshilfen; die eine bestimmte Instanz quantitativ und qualitativ entlasten. Assistenzstellen sind dagegen generalisierte Leitungshilfsstellen; die eine bestimmte Instanz quantitativ entlasten. Demgegenüber nehmen Dienstleistungsstellen bereichsübergreifende Querschnittsaufgaben für mehrere Leitungsstellen wahr (zum Beispiel als Service-Center).

Question 11

11. Stabsstellen sind spezialisierte Hilfsstellen der Leitung. Stellen Sie deren wesentliche Aufgaben dar; und erläutern Sie die Probleme; die in der Praxis oftmals mit der Einrichtung von Stäben verbunden sind.

Answer 11

11. Die wesentlichen Aufgaben von Stabsstellen sind die Entscheidungsvorbereitung; die fachliche Beratung; die Funktion als »Informationsdrehscheibe« sowie die Unterstützung und Überwachung der Umsetzung von Entscheidungen. Die Problematik von Stabsstellen ist vor allem in ihrer informationellen Macht und dem divergenten Selbstbild von Stab und Linie zu sehen.

Question 12

12. Was ist unter einem Gremium bzw. einer Gruppe zu verstehen?

Answer 12

12. Ein Gremium oder eine Gruppe ist eine Mehrzahl von Personen; die über einen längeren Zeitraum in direkter Interaktion stehen. Die Gruppenmitglieder sind durch gemeinsame Normen und ein Wir-Gefühl miteinander verbunden und nehmen differenzierte Rollen wahr.

Question 13

13. Welche Arten von Gremien kennen Sie?

Answer 13

13. Grundsätzlich werden hauptamtliche und nebenamtliche Gremien sowie die Mischform der Projektgruppe unterschieden.

Question 14

14. Was ist unter einer Kollegialinstanz zu verstehen?

Answer 14

14. Kollegialinstanzen sind multipersonale Leitungsstellen.

Question 15

15. Wie kann in einer Leitungsgruppe die Verteilung von Aufgaben und Kompetenzen geregelt werden?

Answer 15

15. Die Regelung zur Verteilung von Aufgaben und Kompetenzen innerhalb einer Leitungsgruppe kann Gesamtkollegialität; Ressortkollegialität oder Mischformen vorsehen.

Question 16

16. Worin sehen Sie die Vor- und Nachteile der Einrichtung von Leitungsgruppen?

Answer 16

16. Vorteile sind die Verbesserung der Leistungsqualität; weniger Probleme bei der Nachfolge und Stellvertretung und die höhere Wahrscheinlichkeit einer funktionierenden Selbstkontrolle. Nachteile sind vor allem eine langsamere Entscheidungsgeschwindigkeit und die Konfliktpotenziale; die zwischen den Mitgliedern einer Leitungsgruppe bestehen können. Näheres vgl. S. 86 (Vor- und Nachteile von Leitungsgruppen).

Question 17

17. Nennen Sie die besonderen Merkmale von Arbeitsgruppen.

Answer 17

17. Arbeitsgruppen bearbeiten Daueraufgaben statt Einzelprobleme. Sie weisen ein hohes Maß an Autonomie und Selbstorganisation auf und besitzen Problemlöse und Qualitätsfunktionen.

Question 18

18. Die Ausschüsse gehören zu den nebenamtlichen Gremien. Welche Ausschussarten kennen Sie; und wodurch unterscheiden sich die verschiedenen Ausschüsse?

Answer 18

18. Informationsausschuss; Beratungsausschuss; Entscheidungsausschuss und Ausführungsausschuss. Diese Ausschüsse unterscheiden sich nach der Art und dem Umfang ihrer Aufgaben und Befugnisse.

Question 19

19. Wo ordnen Sie innerhalb der Gremienarten die Projektgruppe ein? Begründen Sie die von Ihnen getroffene Zuordnung.

Answer 19

19. Projektgruppen können sowohl als hauptamtliches als auch als nebenamtliches Gremium installiert werden; deren Mitglieder in Voll- oder Teilzeit im Projekt tätig sind. Die tatsächliche Zuordnung hängt zum einen von der Bedeutung und dem Umfang des jeweiligen Projektes ab (dringliche und wichtige Projekte in der Regel vollamtlich und in Vollzeit) und zum anderen von der jeweiligen Aufbauorganisation des Unternehmens (in einer reinen Projektorganisation immer vollamtlich und in Vollzeit).

Question 20

20. Aus welchen Gründen werden Organisationseinheiten zusammengefasst?

Answer 20

20. Die beiden Hauptgründe sind die angestrebte Entlastung der Unternehmensführung und die Bildung geschlossener Verantwortungsbereiche.

Question 21

21. Was ist unter einer Abteilung zu verstehen?

Answer 21

21. Eine Abteilung entsteht durch die unbefristete Unterstellung von einer oder mehreren Ausführungsstellen unter einer gemeinsamen Leitungsstelle.

Question 22

22. Wie könnte eine typische Abteilungshierarchie in der betrieblichen Praxis aussehen?

Answer 22

22. Eine typische Abteilungshierarchie könnte beispielsweise die Ebenen Vorstand – Direktion – Bereich – Hauptabteilung – Abteilung – Ausführungsebene umfassen.

Question 23

23. Welche Gruppierungskriterien können für die Abteilungsbildung herangezogen werden?

Answer 23

23. Gruppierungskriterien für die Abteilungsbildung sind Verrichtungen; Objekte; Kundengruppen und Regionen.

Question 24

24. Bei der Abteilungsbildung sind grundsätzlich zwei Organisationsprinzipien zu beachten. Nennen Sie diese beiden Prinzipien und begründen Sie deren Bedeutung für die Bildung von Abteilungen in der Praxis.

Answer 24

24. Die beiden Prinzipien sind das Homogenitäts- und das Beherrschbarkeitsprinzip. Sie sind für eine autonome und erfolgreiche Aufgabenwahrnehmung durch die einzelnen Abteilungen von besonderer Bedeutung; weil sie die Schnittstellen und damit die Koordinationsprobleme minimieren und die Gefahr einer permanenten Überlastung der Abteilungsleitung verringern.

Question 25

25. Erläutern Sie die Begriffe Leitungsspanne; Leitungstiefe und Leitungsintensität.

Answer 25

25. Unter der Leitungsspanne ist die Anzahl der einer Instanz direkt unterstellten Mitarbeiter zu verstehen. Die Leitungstiefe ist die Anzahl der Hierarchieebenen unterhalb der obersten Leitungsebene in einem Unternehmen. Die Relation zwischen Leitungs- und Ausführungsstellen wird als Leitungsintensität bezeichnet.

Question 26

26. Von welchen Einflussgrößen hängt der Umfang der Leitungsspanne ab; und wie wirken sich diese Faktoren auf die Anzahl der einer Instanz direkt unterstellten Mitarbeiter aus?

Answer 26

26. Der Umfang der Leitungsspanne hängt von den Aufgabenmerkmalen; dem angewandten Führungsprinzip und den getroffenen organisatorischen und personellen Maßnahmen ab. Die Ausprägung dieser Faktoren wirkt sich auf die Leitungsspanne entweder erhöhend oder reduzierend aus.

Question 27

27. Welche Beziehungen bestehen zwischen der Leitungsspanne und der Leitungstiefe?

Answer 27

27. Grundsätzlich gilt: Je größer die Leitungsspanne; desto geringer die Leitungstiefe und umgekehrt.

Question 28

28. Was ist unter der Koordination zu verstehen?

Answer 28

28. Unter der Koordination ist die Abstimmung von Einzelaktivitäten im Hinblick auf ein übergeordnetes Gesamtziel zu verstehen.

Question 29

29. Woraus ergibt sich in Organisationen ein Koordinationsbedarf?

Answer 29

29. Eine zunehmende Arbeitsteilung führt zwangsläufig zu einem erhöhten Koordinationsbedarf; weil der einzelne Stellenin haber nicht mehr in der Lage ist; alle Maßnahmen und Vorgänge sowie deren Auswirkungen zu überblicken.

Question 30

30. Welche Arten von Interdependenzen kennen Sie?

Answer 30

30. Vier Arten von Interdependenzen lassen sich unterscheiden: gepoolte; sequenzielle; reziproke und teamorientierte Interdependenzen.

Question 31

31. Worum handelt es sich bei einer organisatorischen Schnittstelle; und wodurch entstehen Schnittstellen in einem Unternehmen?

Answer 31

31. Eine organisatorische Schnittstelle ist ein Berührungspunkt zwischen unterschiedlichen Tätigkeits- und Entscheidungsfeldern in einem Unternehmen. Sie ist eine Folge der Spezialisierung von Organisationseinheiten und der sich daraus ergebenden Übergänge zwischen den einzelnen Aufgaben- und Verantwortungsbereichen.

Question 32

32. Erläutern Sie die beiden grundsätzlichen Koordinationsformen.

Answer 32

32. Die beiden grundsätzlichen Koordinationsformen sind die Feed-forward- (koordinierende Entscheidungen und Maßnahmen; die längerfristig im Voraus getroffen werden; zum Beispiel im Rahmen von Plänen und Standards) und die Feed-back- Koordination (kurzfristige Entscheidungen im Hinblick auf plötzlich auftretende Störungen; zum Beispiel im Rahmen von situationsgerechten Anweisungen).

Question 33

33. Warum kann man von einem »Beziehungs-Eisberg« sprechen?

Answer 33

33. Der Beziehungs-Eisberg bildet die formalen und die informalen Aspekte einer Organisation ab. Da die informalen Aspekte nicht unmittelbar erkennbar sind; aber eine größere Bedeutung für die Funktionalität einer Organisation haben; sind die wechselseitigen Beziehungen zwischen der formalen Organisation einerseits und den informalen Aspekten andererseits bei der Gestaltung oder Umgestaltung von Organisationsstrukturen zu berücksichtigen.

Question 34

34. Welche Alternativen zur Gestaltung des Leitungssystems kennen Sie?

Answer 34

34. Grundsätzlich lassen sich das Einlinien-; das Mehrlinien-; das Stablinien- und das Matrixsystem unterscheiden; die auch als Organisationstypen bezeichnet werden.

Question 35

35. Vergleichen Sie das Einliniensystem mit dem Mehrliniensystem anhand der jeweiligen Vor- und Nachteile.

Answer 35

35. Das Einliniensystem folgt dem Prinzip der Einheit der Auftragserteilung. Dadurch sind beispielsweise die Unterstellungsverhältnisse klar geregelt. Dagegen liegt dem Mehrliniensystem das Prinzip des kürzesten Weges zugrunde; was zum Beispiel eine direkte und schnelle Kommunikation ermöglicht.

Question 36

36. Worin sind die Besonderheiten des Stabliniensystems und des Matrixsystems zu sehen?

Answer 36

36. Das Stabliniensystem ist ein um Leitungshilfsstellen (Stäbe) erweitertes Einliniensystem mit dem Ziel einer Entlastung der Leitungsstellen. Das Matrixsystem ist eine besondere Form des Mehrliniensystems; bei der eine untergeordnete Stelle von zwei übergeordneten Stellen Anweisungen erhält.

Question 37

37. Stellen Sie die Grundgedanken des Systems sich überlappender Gruppen kurz dar.

Answer 37

37. Im Mittelpunkt des Systems sich überlappender Gruppen steht der Teamgedanke. Die Organisation eines Unternehmens wird als ein Team von Gruppen interpretiert; die durch sogenannte linking pins miteinander verbunden sind.

Question 38

38. Erläutern Sie die Koordinationsinstrumente persönliche Weisungen; Selbstabstimmung; Standardisierung und organisationsinterne Märkte.

Answer 38

38. Die persönlichen Weisungen sind durch eine hierarchische Kommunikation gekennzeichnet; während die Selbstabstimmung auf einem horizontalen Kommunikationsfluss ohne Einschaltung eines Vorgesetzten beruht. Das Koordinationsinstument der Standardisierung beruht dagegen auf Plänen und Programmen und wird deshalb auch als »technokratisch« bezeichnet. Organisationsinterne Märkte beruhen auf dem Prinzip von Angebot und Nachfrage und nutzen deren Koordinationsund Anreizeffekte; um die Effizienz der Leistungserstellung zu steigern.

Question 39

39. Welche Teilbereiche der Formalisierung lassen sich unterscheiden?

Answer 39

39. Es können die Strukturformalisierung; die Informationsflussformalisierung und die Leistungsdokumentation unterschieden werden.

Question 40

40. Inwieweit ist die Formalisierung von organisatorischen Regelungen sinnvoll; und inwieweit kann sie sich nachteilig für eine Organisation auswirken?

Answer 40

40. Vorteilhaft an der Formalisierung von organisatorischen Regelungen sind eine bessere Steuerung und Kontrolle; eine erhöhte Transparenz und Effizienz sowie die Vereinfachung von Stellenwechseln. Nachteilig sind die höheren Kosten; die Gefahr einer Überorganisation; langsamere Reaktionen auf Veränderungen und eine mit der Dokumentation häufig verbundene »Papierflut«.

Question 41

41. Worin sehen Sie die Besonderheit von informalen Beziehungen in einer Organisation?

Answer 41

41. Sie sind nicht Gegenstand einer geplanten organisatorischen Gestaltung; ergänzen oder ersetzen aber die formalen Regelungen teilweise. Dadurch haben sie eine besondere Bedeutung für die organisatorische Effektivität und Effizienz und sollten bei Fragen der Organisationsgestaltung unbedingt berücksichtigt werden.

Question 42

42. Welche Arten von informalen Beziehungen kennen Sie?

Answer 42

42. Erscheinungsformen informaler Beziehungen in Organisationen sind die informale Kommunikation; informale Gruppen; informale Führer; informale Normen und das Statussystem einer Organisation.

Question 43

43. Wie lassen sich die informalen Organisationsaspekte erfassen?

Answer 43

43. Die Aspekte der informalen Organisation lassen sich nur schwer erfassen; weil sie nicht ohne weiteres beobachtbar sind. Mit Hilfe von sozialwissenschaftlichen Methoden; wie Interview oder Gruppendiskussion; wird versucht; eine empirische Basis für die Abbildung informaler Beziehungen zu schaffen.

Question 44

44. Welche Ansätze zur Beeinflussung der informalen Beziehungen kennen Sie?

Answer 44

44. Die zielgerichtete Gestaltung oder Weiterentwicklung der Organisationskultur ist eine Möglichkeit; um die informalen Beziehungen in einer Organisation zu beeinflussen.

Question 45

45. Was ist unter der Organisations- oder Unternehmenskultur zu verstehen?

Answer 45

45. Unter Organisationskultur oder Unternehmenskultur ist die Gesamtheit der im Laufe einer Zeit in einer Organisation entstandenen und zu einem bestimmten Zeitpunkt wirksamen Wertvorstellungen; Verhaltensvorschriften (Normen) und Einstellungen zu verstehen.

Question 46

46. Inwieweit kann die Organisationskultur die informalen Beziehungen in einer Organisation beeinflussen?

Answer 46

46. Die Organisationskultur prägt nach innen das Denken; die Entscheidungen; die Handlungen und das Verhalten der Organisationsmitglieder. Nach außen bestimmt sie die Art und Weise der Interaktion zwischen der Organisation und ihrer Umwelt. Durch ihre Koordinationswirkung können die formalen Mechanismen zumindest teilweise ersetzt werden. Die Organisationskultur führt sozusagen zu einer kollektiven Programmierung des menschlichen Denkens und wirkt damit auch direkt auf die informalen Beziehungen und deren Gestaltung in einer Organisation (beispielsweise auf die Art und Weise; wie die Organisationsmitglieder tagtäglich außerhalb bestimmter formaler Regeln und Vorschriften miteinander umgehen).

Question 47

47. Erläutern Sie die positiven und die negativen Wirkungen einer »starken« Organisationskultur.

Answer 47

47. Starke Organisationskulturen sind eindeutig; unverwechselbar und von vielen Organisationsmitgliedern verinnerlicht. Dadurch besitzen sie zum einen eine starke koordinierende und integrierende Wirkung; die zu einem allgemeinen Grundkonsens führt. Zum anderen besteht allerdings die Gefahr zur Abschließung und Trägheit; weil Warnsignale nicht rechtzeitig erkannt oder bewusst übersehen werden.

Question 48

48. Warum gewinnen Kulturaspekte bei der Lösung von organisatorischen Problemen eine zunehmende Bedeutung?

Answer 48

48. Eine verschärfte Wettbewerbssituation macht es erforderlich; alle Unternehmensressourcen – also auch die Humanressourcen – optimal einzusetzen. Eine rationale und rein technokratische Unternehmens- und Personalführung stößt hier insbesondere angesichts des anhaltenden Wertewandels in unserer Gesellschaft zunehmend an ihre Grenzen. Die Berücksichtigung kultureller Faktoren kann einen wichtigen Beitrag leisten; um Unternehmen deutlich von anderen Unternehmen abzugrenzen und die »inneren« Kräfte für die Erreichung der Unternehmensziele zu mobilisieren.