Kap. 4 - Myndighedens behandling og udlevering af oplysninger

Question 1

Hvad betyder “aktindsigt”? Og hvorfor eksisterer aktindsigt?

Answer 1

Aktindsigt: Partens mulighed for at se hvilke oplysninger der ligger på hans sag.

Hvorfor?: Parten skal have aktindsigt for at kunne forsvare sig selv og få indflydelse på sin sag.

Question 2

Hvad betyder meroffentlighed?

Answer 2

Jf. FVL §14 betyder meroffentlighedsprincippet, at selvom en sagsbehandler kan afslå aktindsigt, skal han altid overveje, om han ikke bør give borgeren dokumentet alligevel.

Afvejning af 2 interesser:

1. ) Hensynet til den borger, der gerne vil se dokumentet eller oplysningen.
2. ) Hensynet bag den undtagelse, sagsbehandleren har brugt.

Vigtigt: sagsbehandleren må kun give meroffentlighed, hvis der ikke er andre regler, der forhindrer det (fx. tavshedspligten).

Question 3

Skal en myndighed give en begrundelse for afslag på aktindsigt?

Answer 3

Ja, der skal altid følge en begrundelse for afslag på aktindsigt.

Question 4

Hvem kan få aktindsigt efter forvaltningsloven?

Answer 4

Parten/parterne i sagen

Question 5

Hvad er hovedreglen i forvaltningsloven mht. aktindsigt?

Answer 5

Hovedreglen står i FVL §9: Den, der er part i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, kan forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter.

Oversat: En part kan forlange at se alle dokumenter i sagen.

Question 6

Hvad er et internt dokument? Kan man få aktindsigt i interne dokumenter?

Answer 6

Nej

Internt dokument: dokument der ikke er afgive til udenforstående. Dokumentet er ikke givet til nogen uden for myndigheden.

Aktindsigt i interne dokumenter?: Jf. FVL§12: Retten til aktindsigt omfatter ikke en myndigheds interne arbejdsdokumenter. Som interne arbejdsdokumenter anses dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående. (Altså: nej)

Question 7

Kan en myndighed holde en anmelders identitet skjult for en part?

Answer 7

Ja (jf FLV §15b nr. 5) § 15b Retten til aktindsigt kan begrænses, i det omfang partens interesse i at kunne benytte kendskab til sagens dokumenter til varetagelse af sit tarv findes at burde vige for afgørende hensyn til nr. 5) private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet.

Oversat: Hvis fx anmelderen er bange for parten kan myndigheden have brug for at beskytte en anmelders identitet.

Question 8

Hvor hurtigt skal en myndighed svare en part på en ansøgning om aktindsigt?

Answer 8

FVL §16, stk. 2: Myndigheden skal altid skynde sig, når den svarer på ansøgninger om aktindsigt. En ansøgning skal normalt behandles snarest. Hvis en sag er enkel, skal en ansøgning behandles inden for en-to dage, ellers skal en ansøgning behandles inden syv arbejdsdage efter modtagelsen.

Undtagelser (længere behandlingstid):

• Hvis der er mange dokumenter i sagen
• Hvis det er kompliceret at afgøre, om der skal gives aktindsigt
• Hvis der er andre særlige grunde (lige op til jul osv.)

I ovenstående tilfælde: myndigheden har 14-40 dage til at svare. Parten skal have at vide hvorfor det tager længere tid og hvornår han kan regne med at få svar.

Question 9

Hvornår skal en myndighed ekstrahere oplysninger i dokumenter i forbindelse med aktindsigt?

Answer 9

Sagsbehandleren har i OFL pligt til at ekstrahere relevante, faktiske oplysninger, der findes i eksterne dokumenter (OFL §28)

Question 10

Hvem har ret til aktindsigt efter offentlighedsloven?

Answer 10

Ikke-parter.
Når fx. journalister eller andre der ikke er parter i en sag, beder om aktindsigt, skal ansøgningen behandles efter reglerne i offentlighedsloven.

Question 11

Hvad er hovedreglen i offentlighedsloven?

Answer 11

Ligesom i FVL er hovedreglen i OFL, at borgerne har ret til at se alle dokumenter jf. OFL §7, stk.1:

§ 7. Enhver kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed m.v. som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed.

Question 12

Kan en journalist bede om aktindsigt i alle sager i en bestemt periode?

Answer 12

Ja, han kan fx godt bede om aktindsigt i sager af en bestemt art, eller sager journaliseret i en bestemt periode fx. alle byggesager i 2014.

Question 13

Hvad er “ministerbistandsdokumenter”, og er der aktindsigt i disse?

Answer 13

OFL §23, stk. 1, nr.2, og §24: Dokumenter, som har været sendt mellem ministeren og hans underordnede myndigheder, eller mellem ministeren og et andet ministerium.

Der er ikke aktindsigt i ministerbistandsdokumenter. (ny regel)

Undtagelse: reglen gælder ikke:

• I sager hvor myndigheder træffer konkrete afgørelser
• I sager om kontraktforhold
• Når et ministerium udfører tilsyn, fx. med en styrelse
• I sager om miljøet (fordi den nye OFL regler om aktindsigt ikke gælder i miljøsager)

Question 14

Er der aktindsigt i generelle retningslinjer og praksisoversigter hos offentlige myndigheder?

Answer 14

Ja, jf. OFL §26 nr. 4: Borgerne har ret til at se såkaldte skuffecirkulærer. Det er interne retningslinjer, der beskriver hvordan myndigheder behandler bestemte typer af sager.

På den måde kan man fx undersøge, om myndighederne laver ulovlige regler for behandling af sager.

Question 15

Hvis en journalist beder om aktindsigt i forretningshemmeligheder, hvilke overvejelser skal en sagsbehandler gøre sig?

Answer 15

Jf. OFL §30, nr. 2: Der er ikke aktindsigt i oplysninger om drifts- og forretningsforhold, hvis det er af væsentlig, økonomisk betydning for en person eller virksomhed.

Sagsbehandleren skal vurdere,om om oplysningerne har væsentlig økonomisk betydning for personen eller virksomheden.

Question 16

Kan en journalist få aktindsigt i forskellige tilbudsgiveres udbudsmateriale, der ligger hos en myndighed?

Answer 16

Jf. OFL §30, nr. 2: § 30. Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om nr. 2) tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold el.lign. , for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningerne angår, at anmodningen ikke imødekommes.

Men sagsbehandleren er måske nødsaget til at høre tilbudsgiverne for at finde ud af, om det vil være skadeligt, hvis myndigheden gav journalisten aktindsigt. Hvis ikke skadeligt = aktindsigt.

Question 17

En myndighed har svært ved at finde dokumenterne i en sag pga. dårlig journalisering. Hvor lang tid må myndigheden være om at give aktindsigt?

Answer 17

OFL § 36, stk. 2: Stk. 2. Vedkommende myndighed m.v. afgør snarest, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet.

Det er ikke nogen undskyldning, at myndigheden ikke har journaliseret sagen godt, eller at man har travlt med andre sager (jf. Vejledningen til OFL, pkt. 10.2)

Question 18

Kan en borger bede om at få dokumenter digitalt?

Answer 18

Jf OFL §40: Som hovedregel kan parten få aktindsigt i den form, som han ønsker (= papir eller elektronisk).

(nr. 1) Dette gælder ikke, hvis det er umuligt eller meget vanskeligt, eller der er tungtvejende modhensyn.
(nr. 2) Eller hvis materialet er offentligt tilgængeligt

Question 19

Hvornår skal persondataloven bruges? Hvad er persondata?

Answer 19

Når der er tale om sager der omhandler behandling af personoplysninger, som behandles elektronisk.
Loven gælder for alle registre, både elektroniske og manuelle.

Persondata: (jf PDL §3 nr.1) Enhver information, der kan relateres til en identificeret person, eller data der direkte eller indirekte kan identificere en person. Eller med andre ord: Al information, der kan identificere en bestemt person.

Question 20

Hvem kan man klage til, hvis man er utilfeds med en myndigheds håndtering af sine persondata?

Answer 20

Datatilsynet - de fører tilsyn med, at lovens regler overholdes. (jf PDL §40)

Question 21

Hvis en myndighed har indsamlet oplysninger til en sag, må myndigheden bruge oplysningerne til en anden sag?

Answer 21

Nej (jf PDL §5, stk.2) indsamlingen af oplysningerne skal ske til “udtrykkeligt angivne og saglige formål”. Sagsbehandleren må derfor kun indsamle oplysninger, han skal bruge til at løse en konkret opgave.

Undtagelse: Han må kun bruge oplysningerne til et andet formål, hvis det er nødvendigt og sagligt i forhold til hans opgaver. Må ikke stride imod det oprindelige formål.

Question 22

Kan myndigheder frit videregive personoplysninger til andre myndigheder? I hvilke tilfælde kan myndigheder videregive oplysninger?

Answer 22

Generelt har myndigheder gode muligheder for at behandle, herunder videregive, personoplysninger, så længe det er til lovlige og saglige formål.
Men sagsbehandleren skal gøre sig klart hvilken hjemmel han bruger, afhængigt af hvilken type oplysning han behandler.

Typer af oplysninger:

• Følsomme oplysninger: PDL §7
• Andre følsomme oplysninger, §8
• Almindelige personoplysninger (kan både være fortrolige og ikke fortrolige) §6

Question 23

Kan en myndighed, der ønsker at ansætte en person, frit indhente oplysninger fra personens tidligere arbejdsgiver?

Answer 23

Myndigheden kan frit indhente oplysninger, der er offentligt tilgængelige, hvis det ellers er sagligt og relevant. Arbejdsgiveren må gerne indhente de oplysninger som ansøgeren har lagt ud om sig selv på nettet fx gennem sociale medier.

Question 24

Skal borgere i alle tilfælde have at vide, at myndigheder registerer oplysninger om dem?

Answer 24

Ja, borgeren skal vide følgende når der indsamles oplysninger om ham: (PDL §§28 29)
- Hvem der indsamler oplysningerne
- Hvad de skal bruges til
Andre nødvendige oplysninger:
- Hvem modtager oplysningerne?
- Er det frivilligt at besvare eventuelle spørgsmål, og hvad er følgerne?
- Oplysning om mulighed for at få indsigt, og kunne rette i oplysningerne
- Hvilke oplysninger der er indhentet

Question 25

Kan en borger bede en myndighed om at få oplysning om alt, der er registreret om ham?

Answer 25

Jf PDL §31 vedrørende borgerens indsigsret: Udgangspunktet er at borgeren har ret til egenacces. (Minder om aktindsigt). Dog kan borgeren kun kræve oplysninger om sig selv.

Borgeren kan få at vide:

• Hvilke oplysninger der behandles om ham
• Formålet med behandlingen
• Grupper af modtagere af oplysninger
• Hvor oplysningerne stammer fra (hvis myndigheden ved det)

Question 26

I hvilke sager om om hvad har offentligt ansatte tavshedspligt?

Answer 26

Alle ansatte i alle sager i det offentlige - og ikke kun i afgørelsessager. Det betyder, at der fx også er tavshedspligt for brandmanden, sygeplejersken, sosu-assistenten og kantinemedarbejderen.

Der er to generelle regler om tavshedspligt for offentligt ansatte:

1. ) Den ene står i straffelovens §152 og fastsætter straffen for den, der udnytter eller giver fortrolige oplysninger videre uden at have ret til det. §152 beskriver IKKE hvilke oplysninger der er fortrolige.
2. ) Det gør den anden generelle regel, der står i FVL §27.

Question 27

Må en offentligt ansat gå til medierne og kritisere sin ledelse? Må han kritisere den politik, der føres på hans arbejdsplads?

Answer 27

Ja, samfundet har interesse i at offentligt ansatte deltager i den offentlige debat. Tavshedspligten handler kun om udlevering af fortrolige, faktiske oplysninger, og sætter derfor ikke grænser for de ansattes meninger om deres sager og arbejde.

Question 28

Hvad er loyalitetspligten?

Answer 28

Loyalitetspligten: få tilfælde hvor ansattes ytringsfrihed begrænses. Dette er af hensyn til arbejdspladsens interne beslutningsproces.

Folketingets Ombudsmand har fremhævet nogle hensyn der har betydning for hvor langt loyalitetspligten rækker:

a. ) Gælder kun når en ansat udtaler sig inden for sit eget arbejdsområde.
b. ) Den, der udtaler sig skal være en centralt placeret medarbejder. Dvs. en ansat, der er tæt på en myndigheds ledelse (tæt på beslutningsprocessen).