Kap. 2 - God forvaltningspligt, journalisering og notatpligt

Question 1

Hvad er god forvaltningsskik?

Answer 1

God forvaltningsskik er en “Emma Gad” (gode manerer) for offentligt ansatte. Udvikles af Folketingets Ombudsmad.

Question 2

Hvor findes reglerne om god forvaltningsskik?

Answer 2

Er ikke nedskrevet i en lov, men udvikles af Folketingets Ombudsmand (han er ikke omfattet af FVL)
Giv tre eksempler på god/dårlig forvaltningsskik.

Question 3

Giv tre eksempler på god forvaltningsskik.

Answer 3

1. ) Objektiv, saglig tone overfor borgeren
2. ) Åbenhed og tilgængelig information til borgeren
3. ) Overholder sagsbehandlingtider, informerer borgeren hvis den bliver længere.

Question 4

Giv tre eksempler på dårlig forvaltningsskik.

Answer 4

1. ) Lang sagsbehandlingstid
2. ) Dårlig information/ingen information/tilbageholde information
3. ) Subjektiv og usaglig tone over for borgeren

Question 5

Hvorfor er det vigtigt at journalisere?

Answer 5

Identifikation: Journalisering gør det nemt for sagsbehandleren at finde dokumenter i en given sag.

Dokumentation: Journalisering skaber dokumentation for, hvad der er sket i en sag (historik)

Arkivering: I flg. arkivloven skal en del dokumenter opbevares i længere tid hos statens arkiver.

Aktindsigt: Journalisering bevirker at myndigheden kan give borgeren aktindsigt.

Lighedsprincip: Journalisering giver en myndighed mulighed for at finde tidligere sager. Herigennem kan de bedre holde øje med at borgerne behandles ens.

Question 6

Hvilke dokumenter skal journaliseres?

Answer 6

Jf. OFL §15: Sagsbehandleren skal journalisere 3 typer dokumenter:

1. ) Dokumenter der har betydning for sagens indhold eller afgørelse = dokumenter som er sendt eller modtaget af myndigheden.
2. ) Dokumenter der har betydning for sagsbehandlingen - praktiske for sagsbehandleren at kende. Sagsbehandleren skal journalisere flere dokumenter når han træffer en konkret afgørelse, end når han behandler generelle sager.
3. ) Interne dokumenter = Endelige interne dokumenter skal journaliseres.

Question 7

Hvor hurtigt skal en sagsbehandler journalisere?

Answer 7

• Snarest muligt (jf. OFL §15 stk. 2)
• Breve: 3-4 arbejdsdage efter dokumentets modtagelse/afsendelse
• E-mail: senest 7 dage efter modtagelse/afsendelse
• Senest: når han har truffet afgørelse om aktindsigt

Question 8

Hvornår skal en myndighed notere noget ned?

Answer 8

Sagsbehandleren skal notere oplysninger der har betydning for sagen, og om ikke allerede findes:

1. ) Informationen udgør det faktiske grundlag i sagen: vedrører selve afgørelsen. (ex. byggesag: bygningens størrelse)
2. ) Notat af væsentlige sagsekspeditionsskridt: borgeren har givet samtykke, sagen henlægges, sagen sendt videre til anden myndighed (step-by-step).

Question 9

Skal en myndighed notere sine egne overvejelser?

Answer 9

Nej, myndighedens egne juridiske eller faglige vurderinger/overvejelser er normalt ikke faktiske oplysninger, fordi de ikke udgør et bevis i sagen, men vedrører selve afgørelsen.

Question 10

Er der notatpligt i alle sager?

Answer 10

Hvis der hersker tvivl om hvorvidt der skal noteres - så notér! Hvis det er nødvendigt af praktiske grunde eller for at sikre bevis i en sag = ja!

Husk: notatet skal naturligvis journaliseres, så det kan findes, og så der evt. kan gives aktindsigt i det.

Question 11

Hvad er forskellen på et internt dokument og et endeligt internt dokument?

Answer 11

Internt dokument: Et dokument som en myndighed selv har produceret, som som ikke er blevet sendt ud af huset. Fx referat af et internt møde.

Endeligt internt dokument: er godkendt af øverste chef, er blevet uddelt til et møde eller i øvrigt har haft betydning i sagen.

Question 12

Hvilke informationer skal indgå i journaliseringen?

Answer 12

OFL §15, stk. 3: der skal oplyses dato for afsendelse og modtagelse af et dokument, samt dokumentets tema