IT-Controlling Flashcards
Was ist Controlling
befasst sich mit der Planung, Steuerung und der Zielausrichtung der IT-Organisation in Unternehmen.
zwei Hauptansätze für mögliche IT-Controlling Konzepte
Kostenorientierter Ansatz verfolgt einseitig das Ziel der Reduzierung der IT-Kosten, da diese dem Management oft zu hoch und intransparent erscheinen
Leistungsorientierter Ansatz versucht die Leistung und Effizienz der IT zu steigern/erhöhen, um das Unternehmen möglichst gut zu unterstützen
Operatives IT Controlling-Konzept + Werkzeuge
Steigerung der Effizienz
innerhalb definierten Zeithorizont
do the things right
Werkzeuge:
IT-Kosten- und Leistungsrechnung
- Kostenarten-/stellen-/trägerrechung
Leistungsvereinbarung
- Service Level Agreement
IT-Kennzahlen
strategisches IT-Controlling-Konzept + Werkzeuge
orientiert sich am Gesamtunternehmen ohne einen Zeithorizont zu beachten
do the right things
Werkzeuge:
- IT-Standardisierung
- IT-Balance Scorecard
Wie arbeiten CIO und IT Controller zusammen
CIO ist verantwortlich für die Umsetzung der Maßnahmen
IT Controller ist der unabhängige Berater des CIOs und unterstützt ihn bei seinen Aufgaben. Er sorgt für einen reibungslosen Ablauf des IT-Controlling Prozesses
Welche Gründe haben dazu geführt, dass zahlreiche Unternehmen eine Abteilung oder einen Bereich für “IT-Controlling” eingerichtet haben
Zahlreiche fehlgeschlagene IT-Projekte haben die Aufmerksamkeit der Unternehmensleitung auf den IT-Bereich gelenkt.
Häufig werden die nach Meinung vieler Manager eintransparenten IT-Kosten hinterfragt.
- Fehlende Transparenz der IT-Kosten
- Ansteigende IT-Budgets
- IT vernetzt und verstärkt abteilungs- und unternehmensübergreifende Prozesse
Strategisches IT-Controlling
Standardisierungsfelder
Erläutern sie beispielhaft die Möglichkeiten der Standardisierung von IT-Leistungen und -Produkten
Hardware
- PC-Arbeitsplätze/ Zubehör/ Netzwerk
Software
- Programmiersprachen, Büro-Standardsoftware, Betriebssysteme
IT-Organisation und IT Prozesse
- Internet- und Intranetauftritt, Verschlüsselungsverfahren
Strategisches IT-Controlling - Vor- und Nachteile
Umsetzungsstrategien für IT-Standards
Keine IT-Standards festlegen
- geringer Koordinationsaufwand
- Verzicht auf Kostenvorteile
- Gefahr von Insellösungen und Komplexitätskosten
IT-Standards als Empfehlung
- Prinzip der Freiwilligkeit
- Setzt hohe Übersetzungskraft voraus
- Gefahr der Umgebung “unangenehmer” Standards
IT-Standards
- Fester Rahmen bietet Orientierung
- Ausschöpfung der Kostenvorteile möglich
- Gefahr der Überregulierung dezentraler Einheiten
Einführung und Durchsetzung von Standards gestaltet sich in vielen Fällen schwierig…
Wiederstände / Ablehnung durch Mitarbeitern in der IT, als auch von Mitarbeiten der Fachabteilung
Ablehnung führt zu:
- Verzicht auf Kostenvorteile
- Gefahr dezentraler Insellösungen verursacht potenziell hohe Komplexitätskosten
Erfolg der Nutzung hängt stark von der Überzeugungskraft der beteiligten Personen und der Qualität der Standardisierungsvorschläge ab
BYOD
- Mitarbeiter bringen ihr eigenes Smartphone mit auf die Arbeit
> auf Grundd der Technologisierung des Privatbereiches - große Herausforderung für die IT
Aus Sicht des Mitarbeiters:
- kann vertraute Geräte und Software nutzen
- mehr persönliche Freiheit und Flexibilität
Aus Sicht des Unternehmens:
- Hohe Motivation der Mitarbeiter
- bessere Erreichbarkeit der Mitarbeiter
- geringer Schulungsaufwand
- sorgfältige Pflege der Geräte
Balance Scorecard
umfassendes Managementinformationssystem, das sowohl finanzielle als auch nichtfinanzielle Kennzahlen zu einem umfassenden System zusammenführt
Vorteile der Balance Scorecard
Die BSC:
- unterstützt das Management bei der Erfolgsmessung
- betont die Zukunftsorientierung
- stellt die Geschäftsprozesse in den Mittelpunkt
Nachteile der Balance Scorecard
- umfassende Marktkenntnisse sind erforderlich
- umfangreiche Überzeugungsarbeit ist im Vorfeld notwendig
- hochmotivierte, zukunftsorientierte Mitarbeiter sind Voraussetzung
Bewerten Sie kurz die BSC als Steuerungsinstrument für ein IT-Controlling-Konzept
BSC fördert unternehmerisches Denken und verknüpft die Unternehmens- mit der IT-Strategie.
Sie stellt sicher, dass IT-Projekte sich mit der Unternehmensstrategie vernetzen und damit den Geschäftserfolg des Unternehmens steigern.
BSC konzentriert sich überwiegend auf interne Fragestellungen
Hardware- und Software-Standards in der IT helfen die Kosten zu senken. Weshalb kann der Einsatz standardisierter Hardware oder Software auch Nachteile mit sich bringen?
Man ist nicht mehr up-to-date (sowohl Software, als auch Hardware) und muss bei älterer Technik mehr zahlen, weil diese vielleicht nicht mehr produziert wird und öfter ausfällt.
Phasen/Einführung der SLA
- Ermittlung der Bedürfnisse/Anforderungen des Nachfragers
- Detaillierte Beschreibung der Dienstleistung
- Kalkulation von Kosten und Preisen
- Vereinbarung von Mengen und Risikoverteilung von Abweichungen
- Festlegung Abrechnungs- und Buchungsprozesse
- Dokumentation für Steuer- und Controllingbereich
Wie lassen sich SLAs einführen
- geschäftliche Anforderungen festlegen
- IT Katalog mit allen Leistungen des IT-Dienstleisters erstellen
- Nach der Preisverhandlung kommt der Vertragsabschluss
IT-Katalog
beschreibt die IT-Produkte eines internen oder externen IT-Anbieters (Produktbeschreibung, Kondition, Preis)
Voraussetzung für kostensenkende Maßnahmen ist ein gut strukturierter IT-Katalog
IT-Kennzahlen
liefern Maßgrößen für IT-relevante Aspekte.
Dienen:
- Information des Managements
- Steuerung von IT-Projekten und Ressourcen (z.B. Rechenzentrum, Mitarbeiter)
operatives IT Kostenmanagement
steuert die Höhe und den Verlauf der IT Kosten bei gegebener Geschäfts-, IT-Strategie und IT-Kapazitäten
Was macht die IT-KLR
- Steigert die Kosten- und Leistungstransparenz für Anwender und IT-Dienstleister
- Erhöht das Kostenbewusstsein bei Anwendern und IT-Dienstleistern
- Fördert eine marktwirtschaftliche Kunden-Lieferanten-Kultur
- Schafft Grundlage für das Benchmarking der internen IT-Abteilung
Umsetzungsstrategien für IT-Standards
Vorteile
- Skaleneffekte, Lernkurven Effekte, Einkaufsrabatte
- Einarbeitungskosten auf Prozesse und Systeme verkürzt
- Keine einzelnen Insellösungen und kein Widerstand der Mitarbeiter
- Bessere Kontrolle und Koordination der Mitarbeiter und Arbeitsplatz
