Inleiding in projectmatig werken Flashcards
Waarom is projectmatig werken belangrijk?
Je moet een goed plan hebben en goede structuur hebben waarom en hoe je een project opbouwt.
Wat is een project?
Een gepland ondernemen van onderling gerelateerde activiteiten voor het bereiken van een doel met een begin en een einde
Waarom zou je projectmatig werken?
- Een verwacht doel realiseren op een gestructureerde manier.
- Duidelijke afspraken maken over het resultaat.
- Dat resultaat bereiken binnen een afgesproken periode.
- Een team vormen met de kennis die nodig is om dat resultaat te bereiken. iedereen in het team heeft een rol.
- Een afgesproken budget.
Waarom falen projecten?
communicatie problemen
- doel niet goed gedefinieerd
- projectmanagement problemen
- technische problemen
- problemen met scope en complexiteit
Welke informatie heb je nodig van de klant om een project tot een goed einde te krijgen?
- Wat (Scope)
- Wanneer (Timing / Planning)
- Hoe goed (Kwaliteit)
- Met wie (Resource / Team)
- Met welke kost (Budget)
Hoe je opvolgt en rapporteert (Projectorganisatie en -rapportering)
Wat zijn de 4 fases van een project opbouwen?
- Initiatie fase
- Planning fase
- Uitvoering fase
- Afsluiting fase
Wat zijn de stappen voor de Initiëring fase?
- Doelstellingen bepalen
- Projectimitatieteam samenstellen
- Een relatie opbouwen meet de klant
- Het projectinitiatieplan opstellen
- Managementprocedures afspreken
- Projectmanagementomgeving en projectwerkboek starten
Wat zijn de stappen voor de Planning fase?
- Scope
- Taken
- Middelen
- Tijdschema
- Communicatieplan
- Procedures
- Risico’s
- begroting
- werkoverzicht
- projectplan
- project kickoff
Wat zijn de stappen voor de Uitvoering fase?
- Projectplan uitvoeren
- Voortgang rapporteren (en bijsturen)
- Wijzigingen behandelen
- Projectwerkboek bijhouden
Wat zijn de stappen voor de Afsluiting fase
- Acceptatie
- Evalueren
- Garantieperiode
Wat moeten we doen als we een project gaan plannen?
- Vastleggen van:
—- welke activiteiten moeten uitgevoerd worden
—- welk werk daarvoor nodig is
—- welke middelen (hardware, software, personeel) moeten ingezet worden - Plannen worden tijdens het project opgevolgd en periodiek bijgesteld
- Plannen op korte termijn zijn gedetailleerd
Wat zijn de Activiteiten tijdens projectplanning?
- Draagwijdte (“scope”) beschrijven, haalbaarheid, alternatieven beschrijven
- Het project opdelen in hanteerbare taken
- Benodigde middelen (”resources”) schatten
- Een eerste schema opstellen
- Een communicatieplan opstellen
- Projectnormen en –procedures ontwikkelen
- Risico’s vaststellen
- Een eerste begroting opstellen (kost)
- Een werkoverzicht opstellen
- Een projectplan en projectcharter opstellen
- Project kickoff* houden
Hoe gaan we de scope, haalbaarheid en alternatieven van het project beschrijven?
- Draagwijdte definiëren
Bv. Boeken kunnen reserveren op een bib website - Mogelijke oplossingen voor het probleem of –kans vaststellen en
documenteren
Bv. Detaillering van schermen, zoekmogelijkheden - De haalbaarheid van mogelijke oplossingen onderzoeken en
vaststellen
Bv. Een app, geintegreerd in andere webtoepassing of apart
* Eén alternatief uitkiezen
Hoe gaan we Het project onderverdelen in hanteerbare taken?
- We bekijken de Kenmerken van een taak
- We bekijken de “Work-breakdownstructuur
- We zetten een Logische ordening
Wat zijn kenmerken van een taak?
- kan door één persoon uitgevoerd worden
- levert één enkel herkenbaar product op
- gebruikt een bekende methode of techniek
- heeft duidelijk gedefinieerde voorafgaande en volgende stappen
- is meetbaar
Wat is “Work-breakdownstructuur”?
- beschrijving van de taken
- en de volgorde van de taken
Hoe hebben we een logische ordening binnen het onderverdelen van taken?
- geleidelijke overgang tussen de verschillende taken
- parallelle of sequentiële uitvoering
- afhankelijk van producten van elke taak, beschikbaarheid van middelen, opgelegde
beperkinge
Hoe gaan we de benodigde middelen “resources” inschatten?
- Voor elke activiteit inschatten welke middelen je nodig hebt
- Resources: alle middelen die je in een project inzet
—- Mensen en materialen (hardware, software) - Bij de toewijzing van taken rekening houden met
—- Welke medewerkers hebben tijd, wanneer hebben ze tijd
—- Welke competenties* hebben je nodig en hebben medewerkers
Wat zijn competenties?
Iets wat je kan en aangeleerd hebt, waarin je kennis en ervaring hebt opgebouwd
Men spreekt ook over “hard skills” en “soft skills”
Hard skills: bv java, SQL server, Python, Linux systeembeheer, …
Soft skills: presentatievaardigheden, assertiviteit, onderhandelen, …
Hoe gaan we een eerste tijdsschema ontwikkelen?
- Voor elke taak de verwachte duur inschatten
- Begindatum en einddatum van een project vastleggen
- Als het tijdsschema niet acceptabel is voor de klant, kan je
—- meer of andere middelen inzetten OF
—- de scope van het project veranderen - Voorstellen als Gantt chart of netwerkdiagramma
Hoe gaan we een Een communicatieplan opstellen?
- Vastleggen:
- wanneer en hoe het team rapporteert
- hoe teamleden het werk coördineren
- hoe, en aan wie, het project aangekondigd wordt
- welke informatie uitgewisseld wordt met betrokken leveranciers en
contractanten - Communicatieprocedures tussen management, teamleden en de klant
Hoe gaan we Projectnormen vastleggen en –procedures ontwikkelen?
- Vastleggen HOE
—- producten worden gemaakt en getest
( welke hulpmiddelen, methodes en documentatiestijl )
—- de status van taken wordt gerapporteerd
—- de werkacceptatie gebeurt - Voordelen:
—- continue kwaliteit
—- gemakkelijker instap voor nieuwe teamleden - Liefst normen op het niveau van de organisatie
Voorbeeld van projectnormen:
- Een startend project van min. 25 Keur wordt altijd goedgekeurd door het directiecomité
- Na elke fase in het project is er een meeting met de klant waar
het resultaat van de fase wordt overlopen en geaccepteerd moet worden door de klant
Hoe gaan we Risico’s vaststellen?
- Waar kan het project schade veroorzaken?
- Wat kan mislukken?
- Voorbeelden van mogelijke risico’s:
—- Gebruik van nieuwe technologie
—- Weerstand tegen verandering
—- Beschikbaarheid van cruciale bronnen
—- Weerslag op andere systemen
—- Onervarenheid van een teamlid
—- ..
Wat is het doel van Een werkoverzicht te maken?
Inzicht verwerven in de grootte, de duur en resultaten van het project
Voor wie maken we een werkoverzicht?
Voor de klant en teamleden
Wat moet er in een werkoverzicht zitten?
- Een overzicht van het werk dat uitgevoerd zal worden
- Een beschrijving van het product dat het project zal opleveren
Hoe stellen we een basis projectplan op?
- Inhoud: Schatting projecttaken en middelen
- Plan vormt leidraad voor fase 3 “Plan uitvoeren”
- Nieuwe informatie leidt tot aanpassing van dit eerste projectplan tijdens de uitvoering
- Een stuurgroep beoordeelt het plan en kan:
o het plan goedkeuren
o aanpassingen vragen
o het project in zijn huidige vorm
o beëindigen
voor het project Kick-off hebben we een goede start meeting nodig. Wat is hiervoor nodig om dit tot een goed einde te brengen?
o Duidelijke agenda en goede voorbereiding
o Doelstellingen en op te leveren producten
o Aanwezigen: leden van het projectteam en hun verantwoordelijkheden
o Je overloopt ook de assumpties van het project
o Het voorlopig projectplan wordt voorgesteld
o De belangrijke succesfactoren worden vermeld
Wat zijn de 4 fase van Project(matig werken)?
Initiëren
Plannen
Uitvoeren
Afsluiten
Hoe bepaal je de doelstellingen binnen de initiatie?
- Wat wil je bereiken met het project?
- Wat is de meerwaarde?
- Wanneer is het project geslaagd?
- Wat is het gewenste resultaat?
Hoe stellen we het project-INITIATIE-team samen?
Wie gaat het project opstarten
(Vb. ik, mijn partner en een collega)
Hoe gaan we om, om een relatie op te bouwen met de klant
Stel je de vraag, wie is mijn klant? Identificeer de gebruikers en andere belanghebbenden (dat zijn de “stakeholders”)
- inzicht krijgen in de klant
( een goede relatie en vertrouwensband opbouwen)
Hoe stellen we een projectinitiatieplan op?
Plannen van de initiatie
(afspreken “wie doet wat, wanneer en hoe?” tijdens de initiatie of opstartfase)
- Eerste idee van de gewenste planning
(wanneer wenst men dat het project klaar is?)
Hoe stellen we een projectinitiatieplan op?
- Planning van de initiatie
Afspreken “wie doet wat wanner en tijdens de initiatie of opstart fase - Eerste idee van de gewenste planning
Wat moet er in de management procedures staan?
-Hoe gebeurt de communicatie in het project?
- Wie gaat het project leiden?
- Wie draagt de kosten?
- Aan wie wordt er gerapporteerd?
- Wie neemt de beslissingen?
Hoe spreken we management procedures af?
- Projectcommunicatie (mails, teams, …)
- Rapportering (bv. op het einde van de week een mail)
- Wie neemt de beslissingen?
(Bv. dagelijkse kleinere beslissingen door PL)
Wat moeten we doen voor een projectmanagement omgeving en -werkboek op te starten?
- Omgevingen moeten genoteerd worden, verzamelen en organiseren van hulpmiddelen bij het managen van het project
- Er wordt gestart met het opstellen van een projectwerkboek of ‘projectcharter’
Wat moet er vastgelegd worden bij het plannen
Welke activiteiten moeten worden uitgevoerd
- Welk werk daarvoor nodig is
- Welke middelen (hardware, software,…) moet ingezet worden
Wat zijn de Activiteiten tijdens projectplanning:?
- Draagwijdte (“scope”) beschrijven, haalbaarheid, alternatieven beschrijven
- Het project opdelen in hanteerbare taken
- Benodigde middelen (”resources”) schatten
- Een eerste schema opstellen
- Een communicatieplan opstellen
- Projectnormen en –procedures ontwikkelen
- Risico’s vaststellen
- Een eerste begroting opstellen (kost)
- Een werkoverzicht opstellen
- Een projectplan en projectcharter opstellen
- Project kickoff* houden
Hoe kunnen we best de draagwijdte (scope), alternatieven en haalbaarheid van het project beschrijven?
- Draagwijdte definiëren
Bv. Boeken kunnen reserveren op een bib website - Mogelijke oplossingen voor het probleem of –kans vaststellen en
documenteren
Bv. Detaillering van schermen, zoekmogelijkheden - De haalbaarheid van mogelijke oplossingen onderzoeken en
vaststellen
Bv. Een app, geintegreerd in andere webtoepassing of apart - Eén alternatief uitkiezen
Wat zijn kenmerken van een taak
- kan door één persoon uitgevoerd worden
- levert één enkel herkenbaar product op
- gebruikt een bekende methode of techniek
- heeft duidelijk gedefinieerde voorafgaande en volgende stappen
- is meetbaar
Wat is een workbreak-down-structuur?
- beschrijving van de taken
- en de volgorde van de taken
Waar moeten we rekening mee houden bij het toewijzen van taken?
- Welke medewerkers hebben tijd, wanneer hebben ze tijd
- Welke competenties* hebben je nodig en hebben
medewerkers
Wat zijn competenties?
Iets wat je kan en aangeleerd hebt, waarin je kennis en ervaring hebt opgebouwd
Men spreekt ook over “hard skills” en “soft skills”
- Hard skills: bv java, SQL server, Python, Linux systeembeheer, …
- Soft skills: presentatievaardigheden, assertiviteit, onderhandelen, …
Hoe gaan we een eerste tijdschema ontwikkelen?
- Voor elke taak de verwachte duur inschatten
- Begindatum en einddatum van een project vastleggen
- Als het tijdsschema niet acceptabel is voor de klant, kan je
o meer of andere middelen inzetten OF
o de scope van het project veranderen - Voorstellen als Gantt chart of netwerkdiagramma
Hoe stellen we een communicatieplan op?
- Communicatieprocedures tussen management, teamleden en de klant
- Vastleggen
* wanneer en hoe het team rapporteert
* hoe teamleden het werk coördineren
* hoe, en aan wie, het project aangekondigd wordt
* welke informatie uitgewisseld wordt met betrokken leveranciers en contractanten
Hoe gaan we projectnormen en procedures ontwikkelen?
o producten worden gemaakt en getest
( welke hulpmiddelen, methodes en documentatiestijl )
o de status van taken wordt gerapporteerd en gedocumenteerd
o de werkacceptatie gebeurt
Wat zijn voordelen van projectnormen en procedures te hebben binnen een bedrijf?
o continue kwaliteit
o gemakkelijker instap voor nieuwe teamleden
Hoe stellen we risico’s vast tijdens project plannen?
- Waar kan het project schade veroorzaken?
- Wat kan mislukken?
- Voorbeelden van mogelijke risico’s:
* Gebruik van nieuwe technologie
* Weerstand tegen verandering
* Beschikbaarheid van cruciale bronnen
* Weerslag op andere systemen
* Onervarenheid van een teamlid
* …
Wat is een begroting?
- Rechtvaardiging van het project
- kijken dat de opbrengsten > uitgaven
Wat moet er in een werkoverzicht aanwezig zijn?
o Een overzicht van het werk dat uitgevoerd zal worden
o Een beschrijving van het product dat het project zal opleveren
Voor wie maken we een werkoverzicht?
o Voor de klant en teamleden
Wat is het doel van een werkoverzicht?
o Inzicht verwerven in de grootte, de duur en resultaten van het project
Wat is nodig voor een basisprojectplan op te stellen?
- Inhoud: Schatting projecttaken en middelen
- Plan vormt leidraad voor fase 3 “Plan uitvoeren”
- Nieuwe informatie leidt tot aanpassing van dit eerste projectplan tijdens de uitvoering
- Een stuurgroep beoordeelt het plan en kan:
o het plan goedkeuren
o aanpassingen vragen
o het project in zijn huidige vorm
o beëindigen
Wat zijn de stappen om projecten uit te voeren?
- Het basisprojectplan uitvoeren
- De voortgang van het project vergelijken met het basisprojectplan
- Wijzigingen aanbrengen in het basisprojectplan
- Het projectwerkboek bijhouden
- De status van het project meedelen
Waar neemt een projectmanager of projectleider het initiatief voor tijdens het projectplan uit voeren?
- Uitvoering van projectactiviteiten
- Verkrijgen en toewijzen van middelen
- Inwerken en opleiding van nieuwe
teamleden
Waar is een projectmanager of projectleider verantwoordelijk voor tijdens het projectplan uit voeren?
o voortgang van het project: op schema blijven
o het bewaken van de kwaliteit van de
projectproducten
Hoe gaan we voortgang raporteren en bijsturen?
- Mijlpalen: belangrijke momenten in je project waarbij je een fase
afsluit en een nieuwe fase start. Meestal wordt er een datum aan
gekoppeld uit de planning. - Opvolging van de risico’s en issues (problemen): welke zijn actueel? Hoe gaan we dit opvangen of oplossen? (-> actiepunten)
Hoe gaan we wijzigingen behandelen binnen projectplan uitvoering?
- Houd je aan de afspraken in een project
o Een formeel verzoek voor wijzigingen wordt voorgelegd aan de stuurgroep
o Alle wijzigingen uitgebreid documenteren - Welke wijzigingen? Uitbreidingen, nieuwe vragen, andere vragen dan afgesproken
- Onvoorziene aanleidingen
o Vergissingen in de raming van de duur van een activiteit
o Mislukte activiteiten: overdoen
o Vaststelling van de noodzaak van een nieuwe activiteit
o Ziekte of vertrek van medewerkers - Bij vertraging
o Bij voorkeur: een manier bedenken om op schema te komen,
o Anders plan herzien
Wat is en projectwerkboek?
- Documentatie van de projectgebeurtenissen
- Hulpmiddel om nieuwe teamleden snel in te schakelen in
een project - Notities van je beslissingen (welke, reden, …)
- Van hieruit kan je projectrapportering maken
Hoe gaan we een project succesvol afsluiten?
- Acceptatie: de klant aanvaardt het product
- Documentatie en financieel plan afwerken
- Evalueren
o Wat is goed, wat is minder goed?
o Wat hebben we hieruit geleerd? - Garantieperiode
o Na de implementatiefase, meestal een garantieperiode (tijdens dewelke problemen gratis opgelost worden)
o Afhankelijk van de grootte van het project 2 weken tot 3 maanden of zelfs langer
o Onderhoud wordt later in afzonderlijke projecten voorzien
