Brainscape's Knowledge GenomeTM

Browse over 1 million classes created by top students, professors, publishers, and experts.


See full index

NEVI > Hfd 1 Inkoopproces publiek –deel 1 > Flashcards

Hfd 1 Inkoopproces publiek –deel 1 Flashcards

1
Q

Wat is inkoop?

A

Inkoop bestaat uit alle activiteiten die in een organisatie moeten worden vervuld om de beleids- en bedrijfsvoering op een goede manier uit te voeren.

How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
2
Q

Uit welke drie onderdelen bestaat inkoop

A

Goederen

Diensten

Werken

How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
3
Q

Uit welke drie onderdelen bestaat het inkoopproces

A
  • het voortraject (stap 1),
  • de tactische inkoop, die ook wel initiële inkoop wordt genoemd (stappen 2 t/m 4)
  • operationele inkoop (stappen 5 t/m 7).
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
4
Q

Waar bestaat het voortraject uit

A

Voorbereiding van de inkoop of aanbesteding.

  • Inventariseren en om het maken van keuzes.
  • Vaststellen (functionele) inkoopbehoefte organisatie
  • Bepalen product- en marktaanbod
  • Bepalen inkoop- en aanbestedingsstrategie bepaald.
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
5
Q

Waar bestaat de tactische inkoop uit?

A
  1. Specificeren
  2. Selecteren
  3. Contracteren
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
6
Q

Wat houd specificeren in?

A

Behoeftestelling:

  • het definiëren van de opdracht
  • het opstellen van specificaties.
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
7
Q

Waaruit bestaat selecteren?

A

Bij selecteren gaat het om twee zaken:

  • Het (pre)selecteren van aanbieder(s) aan de hand van vooraf objectief bekend gemaakte uitsluitingsgronden, geschiktheids- en/of selectiecriteria,
  • Het selecteren van de aanbieding aan de hand van vooraf objectief bekend gemaakte gunningcriteria.
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
8
Q

Waaruit bestaat contracteren?

A
  • Afsluiten van een overeenkomst tussen de aanbestedende dienst(en) en de geselecteerde ondernemer(s).
  • Vastleggen van condities en voorwaarden van een product of dienst, of werk.
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
9
Q

Waaruit bestaat operationele inkoop

A
  • bestellen
  • bewaken
  • nazorg
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
10
Q

Waar bestaat het inkoopprocesmodel uit? (schematisch)

A
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
11
Q

Wat is de relatie tussen inkopen en aanbesteden

A

Aanbesteden is een manier van inkopen

(het gaat om de vraag hoe moet worden ingekocht)

How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
12
Q

Wat is de definitie van aanbesteden?

A

Het geheel van rechtsregels dat het gedrag van overheidsopdrachtgevers rond de uitgifte van opdrachten in onderlinge concurrentie normeert voor het uitvoeren van werken, het leveren van producten of het verrichten van diensten.

How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
13
Q

Waar bestaat de voorbereidingsfase uit?

A
  • Voortraject
  • Specificeren
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
14
Q

Welke keuzes moeten worden gemaakt in het voorbereidingsfase?

A
  • Inkooptechnische keuzes (voornamelijk in het voortraject)
  • aanbestedingsrechtelijke keuzes (voornamelijk bij het specificeren)
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
15
Q

Waar bestaat de inkoopfunctie uit?

A

alle werkzaamheden die tijdens het inkoopproces moeten worden uitgevoerd

How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
16
Q

Wat zijn de 4 niveau’s van inkoop?

A
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
17
Q

Omschrijf het Strategische niveau

A

Het strategische inkoopniveau richt zich op:

  • inkoopbeslissingen die de positie van de organisatie raken.
  • de richting van de inkooporganisatie op de lange termijn bepalen.
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
18
Q

Wat zijn de inkoopactiviteiten op strategisch inkoopniveau?

A
  • inkoopvisie en -missie bepalen
  • Ontwikkelen inkoop- en aanbestedingsbeleid ( incl. inkoopdoelen).
  • Uitvoeren van een inkoopdiagnose.
  • Inkoop- en aanbestedingsstrategie bepalen.
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
19
Q

Geef de samenhang weer tussen bestuursbeleid en inkoopbeleid

A
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
20
Q

Waar richt het strategisch inkoopniveau op?

A
  • op inkoopbeslissingen die de positie van de organisatie raken
  • de richting van de inkooporganisatie op lange termijn bepalen.
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
21
Q

Om welke 2 omgevingen gaat het wat betreft strategisch inkoopniveau?

A

1: Externe omgeving: Markt, technologie, innovatie.
2. Interne omgeving: bijv. manier waarop de inkoopfunctie georganiseerd en ingericht is.

How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
22
Q

Welke 4 inkoopactiviteiten op strategisch inkoopniveau zijn er?

A
  • Doelen omzetten naar een inkoopvisie en -missie.
  • Ontwikkelen inkoop- en aanbestedingsbeleid incl. inkoopdoelen.
  • Inkoopdiagnose uitvoeren.
  • Inkoop- en aanbestedingsstrategie bepalen.
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
23
Q

Waaraan dient het inkoopproces een bijdrage aan te leveren?

1e inkoopactiviteit.
Doelen bestuurs- en zakelijk beleid omzetten
inkoopvisie en -missie.

A

Aan het bereiken van van de algemene doelstellingen van een organisatie, deze zijn vastgelegd in het bestuursbeleid en het zakelijke beleid.

How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
24
Q

Wat is het bestuursbeleid?

1e inkoopactiviteit.
Doelen bestuurs- en zakelijk beleid omzetten
inkoopvisie en -missie.

A

Een meerjarenplan dat tal van beleidsterreinen en organisatieonderdelen omvat.

How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
25
Q

Waar wordt het bestuursbeleid (voor het rijk, provincies, gemeenten en watrerschappen voor 4 jaar vastgelegd?

A
  1. In het regeerakkoord.
  2. in het collegeprogramma.
26
Q

Waar is het zakelijke beleid op gericht?

1e inkoopactiviteit.
Doelen bestuurs- en zakelijk beleid omzetten
inkoopvisie en -missie.

A

Het zakelijke beleid is erop gericht belastinggeld zo doelmatig mogelijk aan te wenden.

27
Q

Wat wordt er beschreven uit dit bestuurs- en zakelijke beleid vanuit inkoop?

1e inkoopactiviteit.
Doelen bestuurs- en zakelijk beleid omzetten
inkoopvisie en -missie.

A

de inkoopvisie en -missie

28
Q

Wat wordt er in de inkoopmissie beschreven?

1e inkoopactiviteit.
Doelen bestuurs- en zakelijk beleid omzetten
inkoopvisie en -missie.

A

Het bestaansrecht van inkoop vanuit waarden en identiteit. het is het blijvende iets, het fudament onder de inkoop.

29
Q

Wat geeft de inkoopvisie aan?

1e inkoopactiviteit.
Doelen bestuurs- en zakelijk beleid omzetten
inkoopvisie en -missie.

A

De inkoopvisie geeft aan waar de inkoop voor gaat, de kernwaarden en doelen van de inkoop.

Deze wordt voor een bepaalde periode geschreven en aangepast aan veranderingen in het zakelijke en/of bestuursbeleid.

30
Q

Wat is de definitie van inkoop- en aanbestedingsbeleid?

2e inkoopactiviteit.
Ontwikkelen van inkoop- en aanbestedingsbeleid inclusief inkoopdoelen.

A

algemene uitgangspunten met betrekking tot inkoop die door de organisatie zijn vastgesteld.

31
Q

Wie doet een voorstel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid, en wie stelt het vast?

2e inkoopactiviteit.
Ontwikkelen van inkoop- en aanbestedingsbeleid inclusief inkoopdoelen.

A

Voorstel: Het dagelijks bestuur.
Vaststelling: het algemeen bestuur.

32
Q

Wat is het verschil tussen de inkoopvisie en het inkoop- en aanbestedingsbeleid?

2e inkoopactiviteit.
Ontwikkelen van inkoop- en aanbestedingsbeleid inclusief inkoopdoelen.

A

In het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn de doelen concreter/SMART geformuleerd:

S: Specifiek
M: meetbaar.
A: acceptabel.
R: realistisch
T: tijdsgebonden.

33
Q

Om welke redenen is het belangrijk dat het inkoop- aanbestedingsbeleid regelematig geevalueerd wordt?

2e inkoopactiviteit.
Ontwikkelen van inkoop- en aanbestedingsbeleid inclusief inkoopdoelen.

A

• nieuwe Europese richtlijnen die vertaald moeten worden in nationale wetgeving en beleid.
• Mededelingen van de Europese Commissie waarin op specifieke onderwerpen wordt aangegeven hoe Europese wetgeving en jurisprudentie moet worden gelezen en toegepast in de praktijk.
• Europese en nationale jurisprudentie en uitspraken van de Commissie van
Aanbestedingsexperts die leiden tot een andere interpretatie en toepassing van
wetgeving en beleid.
• Wijzigingen in (nationale) wetgeving en beleid die aanleiding geven of zelfs
verplichten tot aanpassing van het eigen beleid.
• (Minder) positieve praktijkervaringen kunnen ook leiden tot het bijstellen van het beleid.
• En tot besluit kan het zijn dat de doelstellingen niet worden behaald wat een reden tot aanpassing van het beleid is.

34
Q

Wat is een inkoopdiagnose?

3e activiteit.
Het uitvoeren van een inkoopdiagnose.

A

Een handig instrument om het inkoopbeleid (en daarmee de inkoop- en aanbestedingsstrategie) te toetsen en te verbeteren.

35
Q

Welke vragen dienen er te worden gesteld bij een inkoopdiagnose?

3e activiteit
Het uitvoeren van een inkoopdiagnose.

A

• Wat wordt ingekocht?
Alle leveringen, diensten en werken waar een factuur tegenover staat. Er wordt een segmentering in productcategorieën gemaakt.
• Waar wordt ingekocht?
Inventarisatie van alle leveranciers, dienstverleners en aannemers.
• Voor wie wordt ingekocht?
Overzicht van de spend van afdelingen en functies waarvoor leveringen, diensten en werken worden ingekocht of aanbesteed.
• Door wie wordt ingekocht?
Overzicht van alle afdelingen en functionarissen die zelf inkopen of laten inkopen.
• Hoe wordt ingekocht?
Overzicht van de manier waarop er wordt ingekocht: Europees, nationaal, meervoudig of enkelvoudig onderhands? en volgens welke (eventuele)
procedure, openbare procedure of de niet-openbare procedure.
• Hoe vaak wordt ingekocht?
De frequentie van inkopen. Daarmee wordt indirect bepaald wat de looptijd van overeenkomsten is.
• Voor hoeveel wordt ingekocht?
De omvang van de inkoop uitgedrukt in geld, al dan uitgesplitst naar leveringen, diensten en werken.

36
Q

Geef een overzicht, schematische weergave van het inkoopdiagram?

3e activiteit
Het uitvoeren van een inkoopdiagnose.

A
37
Q

Hoe kan een inkoopdiagnose worden onderverdeeld?

A
  • Kwantitatief (cijfermatig)
  • Kwalitatief (kijkend naar de organisatie van inkoop)
38
Q

Waar bestaat het kwantitatieve gedeelte van de inkoopdiagnose uit?

A

Het betreft meestal het crediteuren-/leveranciersonderzoek

39
Q

Waar bestaat het kwalitatieve deel van de inkoopdiagnose uit?

A

Het kwalitatieve deel kan bestaan uit interviews binnen de verschillende delen van de organisatie en het bestuderen van relevante documenten zoals overzichten, procedures en de opzet van de administratieve organisatie.

40
Q

Omschrijf de inkoopstrategie

A

De inkoopstrategie is de manier waarop inkoop de inkoopdoelen uit het inkoop- en aanbestedingsbeleid wil realiseren en daarmee een bijdrage levert aan het bereiken van de organisatiedoelen.

41
Q

Wat wordt in de aanbestedingsstrategie aangegeven?

A

In de aanbestedingsstrategie wordt aangegeven hoe een concrete
aanbesteding wordt uitgevoerd: welke keuzes zijn er gemaakt?

42
Q

waar richt de tactische inkoop zich op?

A

Tactische inkoopactiviteiten zijn die activiteiten die gericht zijn op het maken van een keuze welke ondernemer welke goederen en diensten mag leveren of een werk mag uitvoeren.

43
Q

Waar richt de operationele inkoop zich op?

A

Operationele inkoop betreft activiteiten die gerelateerd zijn aan bestellen, bewaken en nazorg.

Het gaat hierbij primair om de volgende activiteiten:
• Plaatsen van orders en bestellingen.
• Onderhouden van relaties met leveranciers.
• Verifiëren van facturen en effectief en efficiënt organiseren van de facturenstromen.
• Evalueren van de prestaties van leveranciers, dienstverleners en aannemers, met het oog op verbetering.

44
Q

Geef een omschrijving van de ondersteunende activiteiten

A

Ondersteunende activiteiten hebben betrekking op de drie inkoopniveas

Scheppen de voorwaarden voor een goede uitvoering van de inkoopactiviteiten en de mogelijkheden om de totale inkoopfunctie te verbeteren.

45
Q

Hoe kan de inkoopfunctie worden georganiseerd binnen een organisatie?

A
  • een centrale inkoopfunctie,
  • een decentrale inkoopfunctie
  • een gecoördineerde inkoopfunctie
46
Q

Wie is verantwoordelijk bij een centrale inkoop?

A

Bij een centrale inkooporganisatie is één afdeling verantwoordelijk voor de inkopen en aanbestedingen van de gehele organisatie.

47
Q

Bij een centrale inkoop organisatie wie is er verantwoordelijk voor de tactische inkoop en operationele inkoop?

A
  • Tactische inkoop: inkoopafdeling of de inkoopfunctionaris
  • Operationele inkoop: inkoopafdeling/inkoper of decentraal bij de gebruikers
48
Q

Wat zijn de voordelen van een centrale inkoopmodel?

A

• Inkoopvolume, waardoor de (financiële) doelmatigheid,
dus efficiëntie, hoog is.
• Uniformiteit, alle inkopen verlopen verplicht via één inkoopafdeling of inkoopfunctionaris.
• Specifieke kennis, kunde en vaardigheden zijn slechts bij één afdeling of één
functionaris nodig.
• Kan worden gestandaardiseerd en anderzijds inkooptechnische en juridische kennis worden opgebouwd en geborgd in de organisatie.

• Duidelijk aanspreekpunt zowel intern, binnen de organisatie, als voor
marktpartijen.

49
Q

Wat zijn de nadelen van een centraal inkoopmodel?

A

• Gebrek aan draagvlak, gebruikers worden te weinig bij de inkopen betrokken
• Afgesloten inkoopcontracten niet altijd met voldoende oog voor de uitvoering tot stand gekomen.
• Kan vertragend werken en inflexibel lijken doordat alles via de centrale
inkoopafdeling of inkoper moet lopen.

50
Q

Hoe is een decentrale inkoop georganiseerd?

A

Bij een decentrale inkooporganisatie vindt de gehele tactische en de operationele inkoop in de verschillende materieafdelingen van de organisatie plaats, tenzij er decentraal inkopers zijn aangesteld.

51
Q

Voordelen van een decentraal inkoopmodel

A

• Er is een groot draagvlak bij de gebruikers omdat zij beleidsvrijheid houden.
• De budgethouder kan zelf blijven inkopen.
• Doordat de tactische en de operationele inkoop zogezegd in één hand zijn, kan er
flexibeler en sneller gehandeld worden.

52
Q

Nadelen van een decentraal inkoopmodel

A
  • Onvoldoende centrale sturing en coördinatie, waardoor minder doelmatigheid, dus efficiëntie, laag.
  • Het assortiment kan niet goed gestandaardiseerd worden, daardoor minder inkoopvoordelen te behalen.
  • Bewaken naleving vigerende nationale en Europese wet- en regelgeving is lastiger.
  • Onregelmatig aanbesteden, waardoor de opbouw en borging van kennis lastiger is.
  • De kans bestaat dat werk dubbel wordt gedaan. Dat is niet doelmatig en ook niet doeltreffend.
53
Q

Wat houdt een gecoordineerde inkoopfunctie in?

A

Bij gecoördineerde inkoop worden de voordelen van de centrale inkoopfunctie
gecombineerd met de voordelen van de decentrale inkoopfunctie.

54
Q

Wat zijn de voordelen van een gecoordineerde inkoopmodel?

A

• Er is coördinatie, afstemming en overzicht, waardoor afdelingsoverstijgende inkopen op tactisch niveau gebundeld kunnen worden. Dat komt de doelmatigheid ten goede.
• Daarnaast blijft ruimte bestaan voor afdelingsspecifieke inkopen op tactisch en
operationeel niveau. Dat komt het draagvlak ten goede.
• Via de inkoopondersteuning worden specifieke kennis en kunde geleverd.
• De afdeling juridische zaken kan een vaste vertegenwoordiger leveren in
aanbestedingsteams. Daardoor wordt kennis opgebouwd.
• De interne klanten en gebruikers behouden beleidsvrijheid. De budgethouder kan zelf blijven inkopen. Dat draagt bij aan een groot draagvlak.
• Samenwerken in (tijdelijke) inkoopteams onder leiding van een inkoopfunctionaris zorgt voor informatie-uitwisseling, borging van kennis, het voorkomen van dubbel werk en een lerende organisatie.
• Er vindt standaardisatie plaats in het uitvoeren van Europese, nationale en meervoudig onderhandse aanbestedingen.
• Het naleven van de vigerende nationale en Europese wet- en regelgeving voor inkoop en aanbesteding wordt vergroot. De rechtmatigheid is relatief hoog.

55
Q

Wat zijn de nadelen van een gecoordineerde inkoopmodel?

A
  • Voor kleinere organisaties betekent dit extra fte’s.
  • Medewerkers (regelmatig) ingezet ten tbv inkoop en aanbesteding.
  • (Bij)scholing inzake ontwikkelen op inkoop- en aanbestedingsgebied is noodzakelijk.
56
Q

Wat is de toegevoegde waarde van inkoop?

A
  • Bijdragen aan de voortgang van het organisatieproces.
  • Bijdragen aan totale kostenbeheersing.
  • Minimaliseren van de strategische kwetsbaarheid.
  • Bijdragen aan proces- en productvernieuwing.
  • Bijdragen aan innovatie en flexibiliteit.
  • Vertegenwoordigen van de organisatie.
57
Q

Benoem de 7 inkoopprofielen

A
  1. Inkoper
  2. Analyticus
  3. Relatiemanager
  4. Adviseur
  5. Prestatiemanager
  6. Regisseur
  7. Leidinggevend
58
Q

Op welke punten onderscheid inkopen bij de overheid van het bedrijfsleven?

A
  1. Organisatiedoelstellingen zijn anders
  2. Het (politieke en budgettaire) verantwoordingsmechanisme
  3. Wet- en regelgeving en handelingskader

Als we bij inkoop en aanbesteden deze zaken meewegen, dan is het niet vreemd dat bij het bedrijfsleven, dat winst nodig heeft om te blijven bestaan, bedrijfseconomische aspecten als kosten(besparing), doelmatigheid/efficiëntie, best value for money oftewel ‘waar voor je geld’ en commercieel denken erg belangrijk zijn.

Bij de overheid ligt dat anders. Daar ligt de nadruk op rechtmatigheid. Er zal vaker sprake zijn van een suboptimaal inkoopresultaat, waar best value for taxpayers’ money niet wordt bereikt doordat rechtmatigheid van werken (wetgeving), politieke besluitvorming (politiek primaat), het budgetmechanisme en diverse vaak tegenstrijdige belangen gediend moeten worden.

59
Q

Wat zijn de trends en ontwikkelingen binnen de inkoop geweest?

A
  • De inkoper vroegtijdiger in het inkoop- en aanbestedingsproces betrokken.
  • Er is steeds meer focus op de levenscyclus van producten, niet alleen de aanschafwaarde is belangrijk
  • Er is steeds meer focus op duurzaamheid
  • Meer focus op integer, onpartijdig handelen van de overheid
  • Inkopen, aanbesteden en uitbesteding vinden steeds meer plaats op basis van resultaatverplichting ipv op basis van inspanningsverplichting.
  • Inkoop juridiseert: het aantal adviezen van de Commissie van Aanbestedingsexperts en het aantal (gepubliceerde) rechtszaken op inkoop- en aanbestedingsgebied stijgt nog jaarlijks.
  • Er wordt kritisch gekeken naar de formatie-omvang op inkoop. Er wordt meer werk met minder mensen gedaan.
  • Er is sprake van clustering (samernwerkingsverbanden)
  • Het contractbeheer groeit door naar contractmanagement.
  • Onder druk van de economische crisis en het invoeren van de Aanbestedingswet 2012 is er meer aandacht gekomen voor de positie van het midden- en kleinbedrijf.
  • Er is vanuit bestuur en directie meer aandacht voor inkoop en het inkoopbeleid.
60
Q
A

NEVI (16 decks)

Brainscape helps you reach your goals faster, through stronger study habits.
© 2024 Bold Learning Solutions. Terms and Conditions