Gestão de processos Flashcards
Tarefa é a menor divisão do trabalho, exclusivamente operacional, que corresponde ao fazer, sendo uma partição da atividade com rotina ou procedimento específico.
VERDADEIRO
I. MACROPROCESSO: Um macroprocesso é a visão mais AMPLA de um processo dentro de uma organização. Ele normalmente envolve vários processos principais ou secundários e cruza diversas funções organizacionais. Por exemplo, um macroprocesso de “Atendimento ao Cliente” pode englobar subprocessos de vendas, suporte técnico e atendimento pós-venda. O enunciado descreve corretamente um macroprocesso.
II. SUBPROCESSO: Um subprocesso é uma parte específica de um processo maior e é composto por um conjunto de atividades que TÊM SEUS PRÓPRIOS INSUMOS E PRODUZEM SUBPRODUTOS. Esses subprodutos são essenciais para compor o produto final. A descrição no enunciado é precisa ao definir um subprocesso.
III. Tarefa: Tarefas são as MENORES DIVISÕES DO TRABALHO e são EXCLUSIVAMENTE OPERACIONAIS. Elas correspondem ao “fazer” e seguem uma rotina ou procedimento específico, sendo uma subdivisão de uma atividade. A definição no enunciado está correta.
→ Um macroprocesso engloba alguns processos, que englobam alguns subprocessos, e por aí vai.
Vejamos um exemplo:
→ Macroprocesso = coordenação de um hospital (visão geral - abrange todos os outros processos);
→ Processo = gestão de pessoas;
→ Sub-processo = processo seletivo (recrutamento e seleção);
→ Atividade = seleção do melhor candidato (média complexidade);
→ Tarefa/Operação = cada entrevista (baixa complexidade - exclusivamente operacional).
A implementação da função de Método em O&M deve estar alicerçada: no mapeamento de processos, diagnóstico de problemas nos fluxos de informações e propostas de soluções corretivas.
VERDADEIRO
A função de ORGANIZAÇÃO E MÉTODOS é reconhecida pelas siglas: O&M e OSM (Organização, Sistemas e Métodos). Para Oliveira (2005, p.478), a responsabilidade básica da área de Sistemas, Organização e Métodos é a de executar as atividades de LEVANTAMENTO, ANÁLISE, ELABORAÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS NA EMPRESA.
Segundo Cury (2005), Organização e Métodos é uma das especializações da Administração que tem como objetivo a renovação organizacional. Ela objetiva MODELAR A EMPRESA, TRABALHANDO SUA ESTRUTURA (ORGANOGRAMA), SEUS PROCESSOS E MÉTODOS DE TRABALHO EM BUSCA DA MELHORIA CONTÍNUA. É uma ferramenta para a competitividade e que possui os seguintes objetivos:
- Racionalizar os processos administrativos e operacionais;
- Identificar os pontos críticos e falhos da empresa e apontar soluções;
- Melhorar os métodos de trabalho através da análise e criação de formas alternativas;
- Buscar a padronização de métodos e procedimentos;
- Pesquisar evoluções tecnológicas que possam ser utilizadas pela empresa em suas áreas;
- Possibilitar a troca de experiências (com o auxílio do benchmarking).
De acordo com a sistemática de análise de processos preconizada pela Society for Design and Process Science (SDPS), os denominados processos encenados correspondem àqueles: realizados conforme os modelos desenhados, simulados e emulados, sendo que a observação das novas condições exigidas pela realidade induz a permanentes adequações dos requisitos de processo.
VERDADEIRO (7x)
A maturidade dos processo organizacionais é dividida segundo o:
BPMN: IGPPO: Inicial, Gerenciado, Padronizado, Previsível e Otimizado;
SDPS: MSEEI: Modelados, Simulados, Emulados, Encenados e Interoperados;
Macete: Níveis de Maturidade da SDPS —– “MSEEI”
Nível 1 – Processos MOdelados
Nível 2 – Processos SIMulados
Nível 3 – Processos EMUlados
Nível 4 – Processos ENCENAdos
Nível 5 – Processos INTEROPERADOs
Níveis de Maturidade da SDPS
Nível 1 – Processos MODELADOS: Os processos são identificados a partir de seus valores, de seus impactos / motivações / características, de seus papéis (valor adicionado, insumo, referência, infraestrutura), das sincronias envolvidas (critérios, condições / ações, atividades) e de seus efeitos colaterais.
Nível 2 – Processos SIMULADOS: Os processos são simulados a partir da introdução de dados estimados (quantidades, filas, tempos de espera, tempos de transformação, distribuições estatísticas, valores máximo / mínimo / médio, etc) que nos permitem a criação e a análise de cenários distintos, reduzindo os riscos da implantação e induzindo, quando necessário, mudanças nos modelos de processos.
Nível 3 – Processos EMULADOS (rivalizados): Os processos são emulados a partir da coexistência de dados da realidade junto aos dados estimados, permitindo um maior refinamento dos cenários e dos possíveis impactos e, novamente, minimizando a possibilidade de efeitos indesejáveis.
Nível 4 – Processos ENCENADOS: Os processos são realizados conforme os modelos DESENHADOS, SIMULADOS E EMULADOS, e a observação das novas condições exigidas pela realidade induz a permanentes adequações dos requisitos de processo.
Nível 5 – Processos INTEROPERADOS: Os processos são executados e geridos além das fronteiras organizacionais, promovendo cadeias de valor entre instituições como, por exemplo, no caso da execução de políticas públicas.
Fonte: Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. (2011)
OBS: Atente-se que há uma progressão de níveis e que os denominados PROCESSOS INTEROPERADOS correspondem ao NÍVEL MÁXIMO DE MATURIDADE, considerando o grau de minimização de riscos (só essa observação a FCC já cobrou 3x).
OBS 2: A FCC também cobra a ordem, então atente-se ao macete MSEEI, lembrando que “m (EMumaldos)” vem antes de “n”.
Constitui um tipo de processo nas organizações o : primário ou principal, de que resulta geração direta de valor para os clientes finais.
VERDADEIRO (5x)
Macete: São três tipos de PROCESSOS: PSG
Primário
Secundário/Suporte
Gestão/Administrativo
Tipos de Processos:
1) PRIMÁRIO/ PRINCIPAL/ CENTRAL/ FINALISTICOS
- Relacionados às atividades fim
- Atendem o CLIENTE DE MANEIRA DIRETA
- Relaciona a organização com o ambiente externo
- Horizontalizado
2) SECUNDÁRIO/ SUPORTE/ APOIO
- Relacionam-se às atividades meio
- Oferecem suporte à atividade fim
- Não atendem o cliente de maneira direta
- Verticalizados
- São PROCESSOS INTERNOS.
3) DE GESTÃO/ ADMINISTRATIVOS/ GERENCIAMENTO
- Planejamento e controle dos outros 2 tipos de processo.
Na avaliação de serviços de informação, os indicadores qualitativos indiretos são aqueles que: envolvem a satisfação do usuário.
FALSO
representam a medida da notoriedade dos serviços.
Indicadores QUANTITATIVOS: definidos por uma unidade de contagem;
Indicadores QUALITATIVOS: preocupação com a avaliação e à pesquisa de qualidade. Subdivisões:
DIRETOS: ligados aos três componentes da pesquisa de informação: a qualidade e o número de fontes de informação escolhidas; o valor agregado pelo trabalho do profissional da informação; e a satisfação do usuário.
INDIRETOS: quando representam a MEDIDA DA NOTORIEDADE.
BIZU: iNdireto - Notoriedade
O Business Process Management - BPM ganhou ênfase nos anos 1990 como um paradigma da Gestão de Processos. Trata-se de metodologia: que, diferentemente do Enterprise Resource Planning-ERP, considera que o processo não se restringe à execução do sistema, mas pode ser adaptado pelas próprias áreas de gestão.
VERDADEIRO (5x)
O ERP é um software que integra informações organizacionais em uma plataforma modular.
O BPM, por sua vez, não é um software. É um conceito adaptável, cuja abordagem sistematiza processos organizacionais a fim de aumentar sua eficiência.
O BPM é uma prática, enquanto o ERP é uma tecnologia que oferece a base para seus conceitos.
Dessa forma, o BPM pode ser alcançado sem o ERP, mas quando ele é usado, é possível melhorar a agilidade e automação na apuração de dados e na sua confiabilidade.
OBS: Para a FCC, o BPM é uma evolução em relação ao workflow, acrescentando a tecnologia de informação de sistemas.
Com a evolução do modelo de gestão das organizações, a segmentação das atividades, própria do modelo funcional, eis que dividido em departamentos estanques, foi sendo substituída pelo conceito de fluxo de processos, que corresponde: a uma ordenação específica de atividades de trabalho, com entradas e saídas claramente identificadas.
VERDADEIRO (3x)
Em resumo, a questão quis dizer que as organizações vêm substituindo o modelo tradicional funcional pela gestão de processos a qual, segundo Davenport, é uma ordenação específica de atividades de trabalho no tempo e no espaço, com início e fim, e com entradas (inputs) e saídas (outputs) claramente definidas.
DAVENPORT, T. H. Process Innovation: Reengineering Wrok trough Information Technology. Harvard Business School Press, 1992.
Ainda segundo as normas ISO 9000, PROCESSO é um conjunto de atividades inter-relacionadas que transforma insumos (entradas) em produtos (saídas)
Resume-se basicamente assim: ENTRADAS—PROCESSO—SAÍDAS;
OBS: A FCC gosta de cobrar essa característica evolutiva do processo: inputs e outputs (entradas e saídas).
O mapeamento do processo no seu nível mais básico envolve descrever os processos em termos de como as atividades dentro do processo se relacionam uma com as outras. A figura a seguir apresenta parte do “conjunto universal” de símbolos mais utilizados para mapear processos, tais símbolos derivam do “gerenciamento científico” ou da “análise de sistemas”.
Os símbolos utilizados para representar a “entrada ou saída do processo” e o “atraso ou espera no processo” são representados, respectivamente, pelos símbolos de números: V e III.
VERDADEIRO
Simbologia dos fluxogramas:
O número I (RETÂNGULO) representa TAREFA/ATIVIDADE. É usado no fluxograma para identificar qualquer ação desenvolvida dentro do processo.
O II, TRIÂNGULO PARA BAIXO, representa o ARQUIVAMENTO DEFINITIVO, usado para representar o encerramento da tramitação de um documento. Cuidado que o TRIÂNGULO PARA CIMA significa ARQUIVAMENTO PROVISÓRIO/TEMPORÁRIO - usado para representar a interrupção de tramitação de um documento em decorrência da necessidade de informações complementares.
O III, esse “d” significa espera/Demora, é usado para representar qualquer ocorrência que impeça o desenvolvimento normal do trabalho. Identifica, dentro do símbolo, o prazo médio de demora (3 dias, 1 min, 10 horas).
BIZU: D de DEMORA.
O IV é o CONECTOR DE FLUXO, usado para conexão de pontos de um mesmo fluxo.
E o V, por fim, é algum dado representado no fluxograma.
Fonte: Giovanna Carranza, Administração Geral e Pública para Concursos de Analista e Técnico - Coleção Tribunais e MPU (2016).
