Gestão de Documentos Flashcards
Defina o que é Documento.
O documento é todo e qualquer registro de informação que foi desenvolvida em atividade, independentemente de sua forma ou suporte físico. No estado verbal a informação não se constitui de um instrumento confiável. A função para qual o documento é criado determina seu uso e o destino do seu armazenamento.
VERDADEIRO OU FALSO?
Considera-se Gestão de Documentos o conjunto de procedimentos de operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase CORRENTE e INTERMEDIÁRIA, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda PERMANENTE.
Segundo as disposições gerais do capítulo I art. 3 é VERDADEIRO.
VERDADEIRO OU FALSO?
Documento é toda informação registrada em um suporte material que pode ser consultada para fins de estudo e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos e pensamentos da humanidade nas diferentes épocas e nos diversos lugares.
VERDADEIRO. (Retirada da CESPE)
CERTO OU ERRADO?
A teoria das 3 idades, também conhecida como ciclo vital dos documentos, ganhou expressão a partir da explosão documental pós-Segunda Guerra Mundial, quando os norte-americanos e canadenses passaram aplicar a gestão de documentos nas várias fases dos documentos, afim de racionalizar produção e destinação.
CERTO.
O que são Documentos Correntes?
- São aqueles que estão em curso, isto é, tramitando, ou que foram arquivados, mas são objetos de consultas frequentes.
- Podem ser conservados no local onde foram produzidos, sob a responsabilidade das pessoas, ou do órgão, que o criaram.
O que são Documentos Intermediários?
- São aqueles que não são mais de uso corrente, mas que por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação do recolhimento.
- Esses documentos devem ser recolhidos a um arquivo intermediário, sob a responsabilidade conjunta dos funcionários do organismo produtor e da instituição arquivística.
O que são Documentos Permanentes?
São aqueles de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Eles não são mais necessários ao cumprimento das atividades da administração. Devem ser conservados nas instituições arquivísticos, sob a responsabilidade dos profissionais de arquivo.
VERDADEIRO OU FALSO?
Os documentos correntes também são chamados de ativo, movimento, primeira idade.
VERDADEIRO.
CERTO OU ERRADO?
Os documentos intermediários também são chamados de semiativo, limbo, purgatório, segunda idade.
CERTO.
CERTO OU ERRADO?
Os documentos permanentes também são chamados de inativo, custódia, terceira idade.
CERTO.
CERTO OU ERRADO?
Podemos dividir a gestão de documentos em três fases distintas: Produção; Utilização e Destinação.
CERTO.
O que seria a etapa de Produção na Gestão de Documentos?
- Na etapa de produção devem ser efetivados esforços para evitar a criação de documentos que não sejam realmente necessários para a instituição, além da duplicação desnecessária.
- Busca-se a implementação de sistemas informatizados que visem a otimizar o ato de criação de documentos.
O que seria a etapa de Utilização na Gestão de Documentos?
- Envolve as atividades de controle da tramitação de documentos, protocolo, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação.
- Além da definição de formas de organização e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária.
O que seria a etapa de Destinação na Gestão de Documentos?
- Se caracteriza como a terceira fase da gestão de documentos.
- Compreende a definição do destino a ser dado a cada documento após o cumprimento do seu prazo de guarda.
Quando que o documento tem valor administrativo?
- Também chamado de primário, refere-se ao valor que o documento apresenta pra o funcionamento da instituição.
- É um valor temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possa esperar do mesmo para a instituição.
Quando que o documento tem valor histórico?
- Também chamado de secundário, refere-se à possibilidade de uso dos documentos pra fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado como fonte de pesquisa e informação pra terceiros e para a própria administração.
- O documento após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá.
Em arquivologia, no que se refere aos documentos, o que se entende por “suporte”.
Consiste no meio físico (material) onde a informação de um documento é registrada.
Associe o local onde é guardado cada espécie de documento, de acordo com a descrição:
a) Colocam à disposição do público coleções de peças e objetos culturais, relacionando-se a objetos de valor cultural, podendo estar presentes objetos tridimensionais.
b) Promove a acumulação de documentos, tendo natureza orgânica, atingindo a sua situação por meio de um processo natural. Não são documentos colecionados (geralmente únicos), mas sim produzidos e acumulados somente conforme o necessário.
c) Locais que agrupam os mais diversos tipos de documentos.
d) Tem por finalidade o estudo, a pesquisa e a cultura. Os documentos estão associados à ideia de coleção e pode haver vários exemplares. Seus documentos não são por ela produzidos, mas adquiridos por meio de doação, permuta ou aquisição..
- Museu.
- Arquivo.
- Centros de Documentação.
- Bibliotecas.
Quais são os principais elementos levados em consideração ao se tentar distinguir os documentos dos mais diversos tipos de locais.
Em razão da origem e do emprego desses documentos.
Em que consiste um documento arquivístico.
- É aquele que foi criado ou recebido originalmente para atendimento das finalidades da instituição.
Como se dá a classificação dos documentos em função de seu gênero.
- Está preocupado apenas como a informação se manifestas sobre o suporte..
- Escrita ou Textual: onde as informações se manifestam na forma escrita ou textual. Ex.: contrato, relatórios etc.
- Iconográficos: se manifestam por meio de imagens estáticas. Ex.: slides e fotografias.
- Sonoros: em forma de áudio.
- Filmográficos: imagens em movimento.
- Digitais: gravados em meio digital.
- Cartográficos: representam grandes áreas através de imagens reduzidas.
- Micrográficos: por meio de microfilme ou microficha.
Original, cópia, minuta e rascunho − diferentes
estágios de preparação e transmissão de documentos − correspondem ao conceito
de…
Forma. Ou seja, o estágio de produção no qual um documento se encontra.
Quando se reúnem documentos
de natureza diversa em razão das imposições de determinada ação administrativa
ou judicial, forma-se conjunto materialmente indivisível conhecido por…
Processo.
Quando se reúnem documentos
que tratam de um mesmo assunto, forma-se conjunto materialmente indivisível conhecido por…
Dossiê.
