Documentos Flashcards
Em que consiste um Documento?
- É todo e qualquer registro de informação, independentemente de seu conteúdo, sua forma ou suporte físico.
- Ex.: foto, mapa, cartão, dvd etc.
Em arquivologia, o que se entende por suporte?
É o meio físico onde a informação é registrada.
O que entende por unidade de arquivamento e quais são as unidades de arquivamento reconhecidos pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística.
- Conjunto de documentos que são tratados como uma coisa só para fins de classificação.
- São reconhecidos o:
- Processo: conjunto de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial.
- Dossiê: conjunto de documentos relacionados entre si com base em algum critério (pessoa, lugar etc.).
Fale acerca da classificação dos documentos, e quais critérios leva-se em consideração em cada classificação.
a) Quanto ao gênero documental: leva em consideração o suporte físico por meio do qual o documento se manifesta. (Ex.: audiovisual, sonoro, escritos etc.). Exigem um processamento técnico específico e, algumas vezes, exige a mediação por meio de um técnico da área.
b) Quanto à espécie: divisão do gênero, que leva em consideração a natureza da informação que é exteriorizada no documento, o seu conteúdo, a sua formatação. (ex.: contrato, certidão, decreto).
c) Quanto à forma: leva em consideração o estágio de produção que se encontra o documento (se completo ou em fase de elaboração). São exemplos: Minuta (rascunho), original, cópia.
d) Quanto ao formato: leva em consideração o aspecto físico do documento. Ex.: livros, fichas etc.
e) Quanto à natureza do assunto: determina se o documento é sigiloso ou ostensivo. Ostensivo é aquele cuja divulgação não prejudica a administração. Sigiloso é aquele cujo acesso é restrito, por necessidade de segurança pública ou relevante interesse público. Pode ser ultrassecreto (até 25 anos), secreto (até 15 anos) e reservado (até 5 anos).
Segundo o entendimento doutrinário, o que se entende por Conscriptio e Actio.
- Conscriptio: consiste na espécie documental (carta, contrato, ata, atestado etc.).
- Actio: consiste no propósito a ser obtido por esta espécie.
- Com a junção dos dois, chega-se ao que se entende como “tipo documental”.
O que se entende por “Tipo Documental” e dê exemplos.
- Consiste na identificação da espécie documental junto com o finalidade que se busca alcançar.
- Ex.: contrato de locação; atestado de sanidade mental; certificado de conclusão de curso…).
No caso de existência de um conjunto de documentos que estejam submetidos a níveis de sigilo diferentes, qual será o nível do sigilo do conjunto.
- Será o nível do sigilo do documento mais restrito.
Como podem ser classificados os documentos sigilosos.
- Ultrassecretos: cujo sigilo não ultrapasse 25 anos, podendo ser prorrogado, em caráter excepcional, uma única vez, por período de até 25 anos, pela Comissão Mista de Reavaliação de Informações.
2, Secreto: cujo sigilo não ultrapasse 15 anos, sem previsão de prorrogação.
- Reservado: cujo sigilo não ultrapasse 5 anos, sem previsão de prorrogação.
Qual a função da tipologia textual e quais elementos são levados em consideração.
- Visa analisar a função que um determinado documento assume dentro do contexto das atividades da instituição. O conteúdo do documento passa a um segundo plano.
- Leva em consideração, em ordem de prioridade:
- Proveniência;
- Vinculação à competência e área de atuação da entidade;
- Análise do tipo documental;
- Conteúdo do documento; e
- 5 Datação.
Fale acerca da seguinte espécie documental:
Ata.
- Consiste em documento com valor jurídico.
- Resumo fiel dos fatos, ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou assembleias.
- Geralmente lavrada em livro próprio, autenticada e assinada pela mesma autoridade que a redige.
Fale acerca da seguinte espécie documental:
Atestado.
- Documento firmado por um servidor em razão do cargo que ocupa.
- Reconhecendo a existência de um fato, do qual tem conhecimento;
- Em favor de uma pessoa.
Fale acerca da seguinte espécie documental:
Carta.
- Forma de comunicação externa dirigida a uma pessoa (física ou jurídica) estranha à Administração Pública.
- Utilizada para fazer solicitações, convites, externar agradecimentos ou transmitir informações.
Fale acerca da seguinte espécie documental:
Certidão.
- Consiste em uma declaração escrita, que objetiva comprovar ato ou assentamento que se encontra no arquivo de uma repartição pública.
- Pode ser de inteiro teor ou resumida, desde que exprimam fielmente o conteúdo do original.
