Descripción y análisis de puestos Flashcards
Descripción de puestos
Designar las tareas y responsabilidades que lo conforman y distinguen de otros puestos en la organización
¿Qué detallada la descripción de puestos?
-Atribuciones o tareas del puesto
-La periodicidad de su realización
-Metodos para el cumplimiento de esas responsabilidad o tareas
-Objetivos
En resumen ¿A qué se refiere la descripción de puestos?
A su contenido, es decir a sus aspectos intrínsecos
Analisis de puestos
Una vez descrito el contenido del puesto se analiza el puesto en relación con los requisitos que impone al ocupante (aspectos extrinsecos)
-Analiza todos los requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto exige para una adecuado desempeño
Diferencia entre descripción de puestos y analisis de puestos
La descripción de puestos es un inventario de tareas y responsabilidades del ocupante, el analisis conlleva a la revisión las exigencias que imponen esas tareas y responsabilidades
Los analisis de puestos suelen concentrarse en cuatro tipos de requisitos:
-Requisitos intelectuales
-Requisitos físicos
-Responsabilidades que adquiere
-Condiciones de trabajo
¿Para que funcionan los factores de especificación (los requisitos se dividen en factores de especificación)?
Como punto de referencia que permiten estudiar de manera objetiva una gran cantidad de puestos. Funcionan como instrumentos de medición
¿Cuáles son los diferentes factores de especificación?
-Requisitos intelectuales
-Requisitos físicos
-Responsabilidades adquiridas
-Condiciones de trabajo
Requisitos intelectuales ¿Cuáles son los factores de especificación que lo componen?
Escolaridad indispensable
Experiencia indispensable
Adaptabilidad al puesto
Iniciativa requerida s
Aptitudes requeridas
Requisitos físicos
Es la cantidad y continuidad de energia y del esfuerzo físico e intelectual que requiere el puesto, además de la complexión física que tiene el ocupante para el buen desempeño
Factores de especificaciones de los requisitos físicos
-Esfuerzo físico requerido
-Concentración visual
-Destrezas o habilidades
-Complexión física requerida
Responsabilidad adquiridas ¿Cuáles son (aparte del desempeño normal de sus atribuciones)?
1.-Supervisión de personal
2.-Materiales, herramientas y equipos
3.-Dinero, documentos y titulos
4.-Relaciones internas y externas
5.-Información confidencial
Condiciones de trabajo
Se ven las condiciones físicas del trabajo y se evalua si lo hacen, desgradable, adverso o sujeto a riesgos, para saber si necesita una sólida adaptación al mismo el ocupante del puesto
Factores de especificación de las condiciones de trabajo
1.-Ambiente de trabajo
2.-Riesgos de trabajo
¿Qué tipo de responsabilidad se requiere en el análisis y descripción de puestos?
De línea (Proporcionar información sobre el puesto) y de staff (para recopilar y organizar la información, representado por el analista de puestos)
Métodos más usados para la descripción y análisis de puestos
1.-Observación directa
2.-Cuestionario
3.-Entrevista directa
4.- Métodos mixtos
Método de observación directa
Se trata de una observación del analista de puestos apuntando en una “hoja de análisis de puestos” mientras el ocupante del puesto realiza sus actividades.
-Funciona en puestos con tareas repetitivas y simples
-Es muy común y antiguo
-Se recomienda complementar con una entrevista al ocupante o a su superior
Características del método de observación directa
-Datos obtenidos por la observación visual de las actividades del ocupante
-Participación del analista para la obtención de datos es activa, el del ocupante pasiva
Ventajas del método de observacion directa
-Veracidad de los resultados (el analista obtiene info, no alguien interesado)
-No hay paralización del ocupante del puesto
-Método ideal para puestos sencillos y repetitivos
-Correspondencia adecuada entre los datos y la formula básica del análisis de puestos
Desventajas del método de observación directa
-Costo elevado (tiempo prolongado del análisis de puesto)
-Si no hay interacción con el ocupante del puesto no hay obtención de datos de verdad importantes para el análisis de puestos
-Contraindicación para puestos que no son sencillos ni repetitivos
Método de cuestionario
Se hace un formulario para el ocupante del puesto que luego analizará su supervisor . El cuestionario debe ser adecuado al puesto
-Es económico y rápido
Características del cuestionario
-Datos por medio del cuestionario
-El analista del puesto actúa de manera pasiva (llenado del cuestionario) y el ocupante activa (contesta el cuestionario)
Ventajas del cuestionario
-Si los ocupantes y gerentes contestan el cuestionario, se obtiene información más amplia del contenido y sus características
-Método mas económico
-Método más completo
-Ideal para puestos de alto nivel
Desventajas del cuestionario
-Contraindicado para puestos de bajo nivel
-Exige planeación y realización adecuada
-Tiende a ser superficial y distorsionado
Método de la entrevista
Se obtienen datos por medio del contacto directo y verbal con el ocupante del puesto o con su jefe inmediato
-Más flexible y productivo
-permite checar veracidad de los datos
Se basa en el contacto directo y en los mecanismos de colaboración y participación
Características de la entrevista directa
-Por medio de una entrevista
-Participación activa de ambos
Ventajas de la entrevista directa
-Se obtiene información de los puestos de las personas que mejor los conocen
-Posibilidad de comentar y aclarar dudas
-Mayor resultado en el análisis, de mayor conveniencia
-No hay contraindicación
Desventajas de la entrevista directa
-Entrevistas mal dirigidas puede generar reacciones negativas en el personal
-Confusión entre hechos y opiniones
-Perdida de tiempo si el analista no se prepara bien
-Alto costo: El personal suspende actividades y se necesitan analistas
Métodos mixtos
Combinaciones eclécticas de dos o más métodos de análisis
Métodos mixtos más comunes
-Cuestionario y entrevista con el ocupante
-Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior
-Cuestionario y entrevista con el superior
-Observación directa con el ocupante y entrevista con el superior
-Cuestionario y observación directa con el ocupante
-Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante
Etapas del análisis de puestos
Comprende 3 fases o etapas:
-Etapa de planeación
-Etapa de preparación
-Etapa de realización
Etapa de planeación
Se planea todo el trabajo para el análisis de puestos, trabajo de escritorio y de laboratorio
Pasos de la etapa de planeación
1.-Determinar los puestos por describir
2.-Elaborar el organigrama de los puestos para ubicarlos: Nivel jearquico, responsabilidad, area de acción
3.-Elaborar el cronograma de trabajo: Especifica donde inicial el programa, descendente, ascendente, horizontal o por intermedios
4.-Elegir el o los métodos de análisis
5.-Seleccionar los factores de análisis
6.-Dimensionar los factores de especificación: Determinar la amplitud de variación de cada factor dentro de los puestos que ese factor analizara (Puestos por horas no calificados límite inferior la alfabetización y superior primaria completa)
7.-Graduación de los factores de especificación: Asumir a cada factor grados, para que no sea una variable continua
Etapa de preparación
Los analistas preparados hacen los esquemas y materiales de trabajo
¿Qué se hace en la etapa de preparación?
1.-Reclujtamiento, selección y capacitación de los analistas
2.-Prepaación de formularios, impresos, (material de trabajo)
3.-Preparación de (aclaración de a la dirección, gerencia, supervisores y a todo el personal involucrado en el sistema de análisis) del ambiente
4.-Obtención de datos previos
La etapa de preparación NO se puede realizar de forma simultaneo con la etapa de planeación ¿V o F?
Falso, sí se puede
Etapa de realización
obtención de datos y redacción del análisis
Partes de la etapa de realización
1.-Obtención de datos por los métodos de análisis elegidos
2.-selección de los datos
3.-Redacción del informa provisional
4.-Presentación del informe al supervisor directo inmediato para rectificación o ratificación
5.-Redacción del informe definitivo
6.-Presentación del análisis definitivo para su aprobación por el comité de puestos, y remuneraciones, ejecutivo o departamento responsable de su oficialización
Objetivos de la administración y análisis de puestos
Casi todas las actividades de RH se sustentan por el análisis de puestos
1.-Subsidios para la elaboración de anuncios: Dónde se debe reclutar
2.-Determinar el perfil del ocupante del puesto: se obtienen los exámenes adecuados para la selección de personal
3.- Obtener el material necesario para el contenido de programas de capacitación
4.-Determinación por la valuación y clasificación de puestos los niveles salariales
5.-Estimula la motivación del personal
6.-Guía para la supervisor: para con sus subordinados y el desempeño de sus funciones
7.-Subsidios para la higiene y seguridad industrial
