Dag 3 - Tijd Flashcards
Stappen in het maken van een planning:
- Producten definiëren en analyseren (PBS / WBS)
- Plan ontwerpen (o.b.v. randvoorwaarden)
- Activiteiten en afhankelijkheden identificeren
- Schattingen maken
- Tijdschema maken
- Plan documenteren
–> ondertussen: risico’s blijven analyseren
Substappen in ‘producten definiëren en analyseren’:
- Schrijf de projectproductbeschrijving (high level op te leveren producten)
- Maak de productdecompositiestructuur
- Maak de productbeschrijvingen
- Stel het productstroomschema op
Elementen in een productbeschrijving (PBS)
- Identificatienummer
- Productnaam
- Productdoel
- Toegewezen persoon (RACI)
- Samenstelling
- Bronnen / herkomst /
- leverancier
- wijze van opleveren: Formaat / presentatie
- meetbare kwaliteitscriteria / toleranties
- Methode kwaliteitscontrole
- Beoordelaren
Ook externe producten meenemen.
Primaire doel is: opzetten tijdsplanning.
Inhoud van werkpakketten en componenten in het WBS-woordenboek:
- Identificatiecode
- Werkbeschrijving
- Verantwoordelijke organisatie
- Tijdsplan en mijlpalen
- Activiteitenoverzicht
- Middelen
- Kosten
- Kwaliteitseisen
- Acceptatiecriteria
- Technische referenties
- Contractgegevens
Zowel management werk en specialistenwerk wordt opgenomen.
Opm: een WBS schema bevat zelf geen activiteiten en mijlpalen deze worden beschreven in afzonderlijke werkpakketten.
Precedence chart - stappenplan
- Identificeer de activiteiten
- Bepaal de onderlinge relaties
- Bepaal de doorlooptijd per activiteit
- Teken het netwerkdiagram van activiteitenblokken
- Reken het netwerkdiagram door:
a. van voor naar achter (kortste doorlooptijd)
b. van achter naar voor (totale speling en kritieke pad)
Precedence chart - onderdelen
- Vroegste start (VS)
- Duur
- Vroegste eind (VE)
- Laatste start (LS) (= LE - Duur)
- Totale speling = LS - VS
- Laatste eind (LE)
Capaciteitsplanning & leveling
Optimaliseren van tijdsplanning door gebruik te maken van:
- de totale speling –> doorlooptijd van een activiteit verlengen
- de vrije speling –> start van een activiteit verschuiven
Informatiemanagement zorgt dat informatie:
- Vindbaar en actueel is (versiebeheer)
- Alleen toegankelijk is voor de juiste personen (autorisatie / privacy)
- Niet in handen kan komen van onbevoegden (beveiliging / security)
Functies/ taken in informatiemanagement:
- Plannen
- Identificeren, registreren en opslaan
- Goedkeuren, wijzigen en distribueren
- Status-verantwoording
- Bewaken en bijsturen
DEF: Informatie-organisatiematrix
(I/O-matrix)
In een I/O-matrix noteren we wie welke informatietaken heeft ten aanzien van het beheersen van de verschillende informatiebronnen en documenten in een project.
Documentsoorten in projectdocumentatie:
- Specialistendocumenten
- Managementdocumenten
- Kwaliteitsdocumenten
DEF: slip chart
Een grafische weergave van een verwachte waarde zoals die op verschillende momenten in de tijd werd ingeschat, afgezet ten opzichte van het originele plan.
Waar bestaat WBS structuur uit?
En waaruit bestaat het werkpakket?
- Projectresultaat
- Deelproject (component of werkpakket)
- Werkpakket (laagste niveau in WBS)
- 100% regel: Een component is de som van onderliggende werkpakketten.
- WBS: Altijd een zelfstandig naamwoord en geen activiteit/ww.
Werkpakket bevat de productbeschrijving, werkzaamheden, tijd, capaciteit en financiën.
Verschil tussen WBS en PBS?
WBS
- Doel: opstellen begroting
- onderverdeling in werk
- Grafische onderdelen: componenten en werkpakketten (laagste niveau)
- bevat codering producten (geen externe producten)
- bevat zelfstandignaamwoorden
- geen enkele werkpakketten onder elkaar.
PBS
- Doel: opstellen tijdsplanning
- onderverdeling in producten
- grafische onderdelen:
* raam (productgroep),
* rechthoek licht (bovenliggende niveau),
* rechthoek donker (op te leveren projectproduct).
* ovaal (extern product),
- geen codering
- bevat werkwoorden
- werkpakket kan bestaan uit meerdere werkpakketten.
Def: PSS
Productstroomschema
Schema waarin de relatie van alle in- en externe producten in wbs/pbs worden weergegeven in swimlanes.
- laatste stap in product gericht plannen en opstap naar tijdsplan.
- weergave volgordelijkheid en relatie.
- van boven naar beneden of links naar rechts.
- met pijlen
- eigen (rechthoek) en externe producten (ovaal)
- schema eindigt met op te leveren projectresultaat.
- invullen van voor naar achter en andersom.
- omschrijving klinkt als: gekocht gereedschap (en niet gereedschap kopen).
Def: beheerspunt
- Een WBS component
- waarop beheersing aangrijpt en
- waarover gerapporteerd wordt.
- Het is de basis voor het beheersen van kosten en voortgang.
- Een beheerspunt bevat 2 of meer werkpakketten geleverd door 1 afdeling/leverancier.
Def: planningspakket
- Component in de WBS structuur
- tussen een beheerspunt en onderliggende werkpakketten.
- Bevat werkinhoud (resultaat 3.2) en geen afzonderlijke planningsactiviteiten.
Wanneer noodzaak en kenmerken bij opstellen wbs nog niet duidelijk zijn maar wel geïdentificeerd. En dus anders dan werkpakketten.
Def: kwaliteit
De mate waarin een geheel van eigenschappen en kenmerken voldoet aan de eisen, behoeften en verwachtingen, die kenbaar gemaakt, vanzelfsprekend of dwingend voorgeschreven zijn.
Def: Balkenschema (ganttchart)
Een grafische weergave van activiteiten in de tijd, waarbij op de verticale as alle activiteiten met hun doorlooptijden staan aangegeven en op de horizontale as de projectkalender.
Voor en nadelen balkenschema tov netwerkplanning/precedent chart (kenmerken)
Netwerkplanning:
- goed voor analyse van plan
- alternatieven snel door-rekenbaar
Balkenschema
- overzichtelijker (voor betrokkenheid en acceptatie essentieel)
- voortgang werk eenvoudig zichtbaar te maken.
Risico bij beiden: relaties vergeten worden.
Uit welke 3 delen bestaat een managementdossier?
- Kwaliteitsdossier
- Projectdossier
- Fasedossier
Def: Beslispunt
Een (meestal) van te voren bepaald moment in het project waarop de opdrachtgever beslist wel/niet door te gaan met het project.
Schattingsmethoden voor capaciteit bepaling
Enkelvoudige of multi expert schattingen.
- Delphi model (liberating struct)
- equal bet. (Gokwereld)
- velocity analyse
- historische data
- analogieën
- inspanningsmodellen (WBS/PBS)
- parametrische schattingen (functiepuntanalyse bij software ontw.)
- driepuntschattingen/ analyse (PERT)
- bruto/netto model
- planning poker
Type slipcharts
- traditioneel:
horizontale as: wat al opgeleverd is, verticale as wat nog moet worden besteed - relatieve slipchart
Waarden op horizontale en verticale as als percentage van het plan. - mijlpalenslipchart
Verwachte oplever data van de mijlpalen.
Def: driepuntschatting/analyse
De deskundige vragen naar wat voor hem een positieve, negatieve en meest voorkomende waarde is. Daar het gemiddelde van nemen.
Omdat: negatieve waarden vaak extremer zijn dan positieve waarden. Verkrijgen van goed beeld.
Def: velocity analyse
Een inschatting van de benodigde capaciteit voor het uitvoeren van activiteiten; relatief ten opzichte van elkaar.
- in Agile: user points ipv uren icm planning poker
Def: inspanningsmodellen
Decompositie model zoals PBS eventueel met een verdere onderverdeling.
Def: Delphi model
Specialisten individueel bevragen en elkaar blind becommentariëren zodat een dominant persoon geen zware stempel drukt en geen verlies van aanzien op kan treden.
Def: planning poker
Projectteam maakt een inschatting waarbij individueel waarden worden toegekend en degene met de hoogste en laagste deze toelichten. Vervolgens maken de deelnemers opnieuw een inschatting het gemiddelde hiervan is de eindwaarde.
- eventueel kun je hoogste en laagste ook buiten beschouwing laten.
- in zelfsturende teams met Agile aanpak.
Def: analogieën
Schatting o.b.v. eerdere projecten en parameters zoals omvang en complexiteit. Wordt gebruikt wanneer er beperkte info beschikbaar is tijdens haalbaarheidsstudie of in de voorprojectfase.
Def: parametrische schattingen
- kerngetallen van clusters van werk.
- kosten per werkplek/bed in zkh
- in vroeg stadium redelijk nauwkeurige schatting maken
- in softwareprojecten: functiepuntanalyse (FPA)
Def: historische data
Ramingen o.b.v. ervaringsgetallen die men zelf kan bijhouden/ ontwikkelen.
- onnodige verspillingen uit verleden elimineren
- vastleggen onder welke omstandigheden welke resultaten zijn behaald.
- vb: engineeringsprojecten
Bruto/ netto capaciteit onderdelen
- dagdelen (niet uren) ivm opstarten.
- Max 45 wk en 1800 uren p.p. ivm ziekte/vakantie
- productiviteit 80% dus claim 25% meer capaciteit dan rekenkundig nodig is.
- fulltime/parttime
- vergaderingen e.d. opnemen in capaciteitsplanning
Equal bet analyse
Inzetten zo balanceren dat geen verlies geleden wordt. Kans x impact vanuit gokwereld.
