Dag 2 - Blok 1b en 2 - Financieel Flashcards
DEF: mijlpaal
Een belangrijke gebeurtenis in een project op basis waarop de voortgang van het project kan worden gemeten.
DEF: faseringsmodel + types?
Een veel voorkomende fasering in projecten, die dient als referentie voor het faseren van toekomstige projecten.
- lineaire fasering (waterval) eenvoudige projecten (onderhoud)
- parallelle fasering (waterval met overlap) complexe projecten
- cyclische fasering
1. Ontwikkelfasering
2. versie fasering
3. Timeboxing - subproject fasering
DEF: totale speling
De totale hoeveelheid tijd die een activiteit kan vertragen, zonder dat de totale doorlooptijd van een plan wordt vergroot.
DEF: crashing
Het inzetten van extra capaciteit op het kritieke pad met als doel de totale doorlooptijd te verkorten.
Door: activiteiten op kritieke pad in te korten die minste impact hebben op de kosten.
DEF: fast track
Het gedeeltelijk laten overlappen van fasen om de uitvoering te versnellen.
Voorbeelden van: Cyclische faseringsmodellen
- Ontwikkelfasering
(bij onzekere projecten) verschillende opties getest alvorens men doorgaat naar volgende fase. - Versiefasering
(wanneer baten afhankelijk zijn van beleving eindgebruiker) (auto industrie) - Timeboxing
(bij benodigde hoge betrokkenheid gebruiker) vast ritme - Agile aanpak
DEF: projectaanvraag
Het verzoek van de klant of opdrachtgever aan de projectmanager om het project op te starten.
DEF: projectopdracht
De beschrijving van het project, die als basis dient voor de uitvoering van de projectdefinitiefase.
DEF: projectbeslissing (decision to justify)
De autorisatie van de opdrachtgever aan de projectmanager om de projectdefinitiefase uit te voeren.
Meestal nav projectbeoordeling waarbij bedrijfs of programmamanagement de uitvoering autoriseert.
Projectdefinitie (lijst van onderdelen)
- Achtergrond (context en aanleiding)
- Belangrijkste projectresultaten
- Projectdoelstellingen (tijd en geld)
- Scope en afbakening
- Organisatiedoelen (gewenst effect)
- Betrokken partijen
- Raakvlakken
- Beperkingen, aannamen en randvoorwaarden
Projectmanagementplan (lijst van onderdelen)
- Management samenvatting
- Aangescherpte projectdefinitie
- Basis programma van eisen (PvE)
- Projectplan
- Risicologboek
- Business Case
- Projectorganisatie
- Project strategieën en werkprocedures
- Communicatieplan
- Faseplan eerste uitvoeringsfase (optioneel)
Voorwaarden voor een goed Programma van Eisen (PvE)
- Eisen en wensen zijn volledig, consistent en valide
- Criteria zijn SMART gedefinieerd
- Criteria zijn onafhankelijk en niet redundant
- Criteria zijn minimaal (kort en bondig) en aanvaardbaar (tijd, kosten)
Projectplan (lijst van onderdelen)
- Planbeschrijving
- Scope en afbakening
- Randvoorwaarden
- Externe afhankelijkheden
- Aannames en condities
- Projectstructuur (WBS / PBS, OBS, CBS)
- Gedetailleerde tijdsplanning
- Benodigde mensen en middelen
- Begroting en beschikbaar budget
- Bewaking en rapportage
DEF: project start-up
Een workshop met als doel de verwachtingen en visies van de belanghebbenden ten aanzien van de projectopdracht en -uitvoering op elkaar af te stemmen.
DEF: kwaliteit - verificatie
Of de producten voldoen aan de eisen - controleren of iets voldoet aan de kwalificaties
DEF: kwaliteit - validatie
Of de klant met deze producten ook krijgt wat hij voor ogen had - het controleren of een meetapparatuur of toetsingskader geschikt is voor zijn toepassing.
DEF: kwaliteitsregister
Een logboek waarin alle geplande kwaliteitsbeoordelingen met de relevante data worden vastgelegd.
Wat staat er in een kwaliteitsregister?
- Referentienummer naar kwaliteitsdocumenten
- Te beoordelen product(en)
- Type beoordeling
- Beoordelingsverantwoordelijke
- Beoordelingsdatum - planning & actueel
- Beoordelingsresultaat
- Correctieve maatregelen
- Goedkeuringsdatum - planning & actueel
Verschillende soorten kwalitatieve kwaliteitsbeoordeling?
- Review –> check op inhoud
- Audit –> check op besturing
- Evaluatie –> leren uit ervaring
DEF: (kwaliteits-) norm
Dwingende bepaling opgelegd door een erkende niet-bestuurlijke autoriteit (NEN, ISO)
DEF: (kwaliteits-) voorschrift
Dwingende bepalingen met een wettelijke basis afgegeven door een bestuurlijk gezag, zoals een overheid.
DEF: (kwaliteits-) standaard
Niet dwingende verantwoordelijkheden, processen, procedures en technieken voor algemeen en herhaald gebruik.
Wat is de Deming cycle?
Een beheerstechniek:
- Plan
- Do
- Check
- Act
Wat zijn de kenmerken van Management by Objectives?
- Je spreekt uitdagende doelstellingen af (die SMART zijn)
- Monitoring op resultaat
- Voortgang wordt geëvalueerd met feedback en coaching
DEF: SMART doelstelling
- Specifiek - doelstelling is eenduidig
- Meetbaar
- Acceptabel
- Realistisch - haalbaar onder gegeven omstandigheden
- Tijdsgebonden - duidelijk tijdstip wanneer het resultaat moet zijn gehaald
Wat zijn de kenmerken van Management by Exception?
- Je formuleert gemeenschappelijke doelstellingen
- Terugkoppeling resultaten: met een periodieke voortgangsrapportage
- Overleg alleen als voortgang NIET volgens plan verloopt
- Overleg tijdens faseovergangen
Stappen in het beheersen van een fase bij MBE:
- Autoriseer werkpakketten
- Bewaak (monitor) de voortgang
- Verzamel en analyseer issues, risico’s en kansen
- Neem corrigerende maatregelen
- Escaleer dreigende toleratieoverschrijdingen als issue (exception)
- Ontvang en accordeer afgerond werkpakket
- Rapporteer voortgang
Stappen in het managen van een faseovergang bij MBE
- Sluit lopende fase af (t.b.v. decharge)
- Actualiseer projectmanagementplan
- Plan volgende fase
- Verkrijg autorisatie voor uitvoering volgende fase van de stuurgroep
Stappen bij het escaleren van een dreigende tolerantieoverschrijding bij MBE
- Leg de dreigende tolerantieoverschrijding vast als issue
- Maak een afwijkingsrapport (exception report)
- Laat de stuurgroep een besluit nemen
- Maak een afwijkingsplan (exception plan)
Voorbeelden van beheersaspecten (stuurvariabelen)
- Tijd
- Geld
- Kwaliteit
- Scope
- Risico
- Baten
DEF: configuratiemanagement
Het management van de configuratie-items en omvat de basisfuncties plannen, identificeren, wijzigingsbeheer, status verantwoorden en verifiëren.
DEF: configuratie-item
Een product waarvan de status en de (inhoudelijke) kenmerken moeten worden beheerst.
DEF: baseline (in configuratiemgt)
Een vastgestelde status van een situatie die dient als referentie voor verdere werkzaamheden.
De doelstelling van configuratiemanagement in een project:
- Iedereen werkt altijd met de juiste producten
- Alle producten zijn eenvoudig te traceren
- Het is altijd bekend wat de actuele status van een product is
- Producten worden niet ongeautoriseerd gewijzigd.
Stappen in configuratiemanagement
- Planning: bepalen welke producten CI zijn
- Identificatie: vastleggen CI’s in configuratiedatabase (CMDB)
- Beheer: actualiseren, bevriezen goedgekeurde producten & distributie gewijzigde producten
- Statusverantwoording: vastleggen en verantwoorden huidige en historische CI’s
- Verificatie: borgen van actuele status met de officiële status in CMDB.
DEF: wijzigingsverzoek
Een verzoek om een aanpassing van het op te leveren resultaat.
Types projectissues
- Wijzigingsverzoek (RfC)
- Afwijking van de specificaties (OffSpec)
- Vraag of zorg
Onderdelen van een issueregister
- ID nummer + titel
- Type
- Indiener
- Opsteller / beslisser
- Registratiedatum
- Beschrijving
- Prioriteit (MoSCoW)
- Urgentie (H/M/L)
- Impactanalyse + aanbeveling
- Beslissing + datum
- Status / laatste update
Mogelijke stappen in een wijzigingsprocedure:
- Het vastleggen van het wijzigingsverzoek in het issueregister
- Impact analyseren en prioriteren met MoSCoW
- Opstellen wijzigingsverzoek en laten goedkeuren door opdrachtgever / wijzigingsautoriteit
- Doorvoeren van het besluit, informeren van indiener en belanghebbenden en actualiseren van de CMDB.
Mogelijke stappen bij afhandeling afwijking van specificaties:
- Vastleggen in issueregister
- Impact analyseren
- Wanneer binnen tolerantie –> herstellen
- Wanneer buiten tolerantie –> escaleren
- Bij escalatie –> beslissen of een concessie wordt gegeven of niet. (geen concessie betekent: je moet gaan herstellen)
DEF: risico
Een onzekere gebeurtenis of situatie die zich in de toekomst kan voordoen en die een negatieve impact op de projectstuurvariabelen heeft.
DEF: kans
Een onzekere gebeurtenis of situatie die zich in de toekomst kan voordoen en die een positieve impact op de projectstuurvariabelen heeft.
DEF: risico verwachtingswaarde (formule)
Waarschijnlijkheid (%) x Impact (EUR)
Onderdelen van een risico- en kansenregister
- ID
- Categorie
- Bron / indiener
- Datum
- Beschrijving
- Waarschijnlijkheid
- Impact
- Ernst
- Nabijheid
- Risicomaatregelen
- Eigenaar
- Actiehouder
- Status / laatste update
Verschillende soorten risicomaatregelen:
- Vermijden
- Verwijderen (preventie)
- Verminderen (reductie) waarschijnlijkheid, gevolgen, impact.
- Delen (bijv financiële gevolgen)
- Accepteren
- Calamiteitenplan opstellen (planmatig afhandelen)
DEF: projectsucces
De mate waarin het projectresultaat de betrokken partijen tevreden stelt.
Projectsuccescriteria:
- Resultaat is fit for use
- Resultaat is fit for purpose
- Continuïteit van de organisatie (leveranciers)
- Persoonlijke ontwikkeling
- Opleveren binnen toleranties (tijd / geld / kwaliteit / scope)
DEF: verklaring van acceptatie (bij projectafsluiting)
De expliciete verklaring dat het op te leveren product voldoet aan de acceptatiecriteria en geschikt is voor gebruik.
DEF: oplevering (bij projectafsluiting)
Het aan de klant juridisch overdragen van het projectresultaat.
DEF: overdracht (bij projectafsluiting)
Het aan de klant fysiek overdragen van het projectresultaat.
Onderdelen van een projecteindrapport
- Opgeleverde projectresultaat
- Bestede tijd, geld en middelen
- Review kwaliteitsactiviteiten
- Vergelijking resultaten met initiële projectplan
- Geactualiseerde business case
- Verantwoording projectmanager
Verschillende mogelijkheden van kostenindeling:
- Kostensoorten
(arbeid / grondstoffen / grond / …) - Vaste en variabele kosten
(niet / wel afhankelijk van bedrijfsdrukte of productieomvang) - Directe en indirecte kosten
(wel / niet toerekenbaar aan een product/dienst)
DEF: kostenschatting of -raming
Het maken van een kostenindicatie, doe je in de projectvoorbereidingsfase.
DEF: begroting
Het vaststellen van de kostprijs van het project –> in de projectdefinitiefase (+ uitvoeringsfase bij wijzigingen).
Begroting dien je in.
DEF: budgetteren
Het vaststellen van het geautoriseerd bedrag –> definitiefase & uitvoeringsfase
DEF: kosten bewaken
Monitoren van gerealiseerde en nog te verwachten uitgaven, rapporteren en escaleren bij tolerantieoverschrijdingen & verkrijging van goedkeuring voor uitgaven en aanvragen extra budget.
Verschillende soorten reserves in een budget:
- Managementreserve –> post onvoorzien, voor tegenvallers binnen scope (in project of stuurgroep opgenomen)
- Contingentie reserve:
- Risicobudget en calamiteiten- / contingencybudget) –> voor afdekken gedefinieerde risico’s.
Voorbeeld: loon- prijsstijging en valutarisico - Wijzigingsbudget –> voor bekostigen meer- / minderwerk/ goedgekeurde wijzigingsverzoeken. Kan ook uit post onvoorzien komen maar is onwenselijk. Gebruikers pogen dit dan maximaal te benutten. Geven van apart wijzigingsbudget is psychologische buffer om aantal wijzigingen te beperken.
- Onzekerheidsmarge: voor onnauwkeurigheid in de begroting. afdekken van ingeschatte risico’s, vaak 10%
tolerantie= geen reserve maar mandaat een overeengekomen ruimte in een plan waarbinnen een manager zelf mag besluiten.
DEF: tolerantie in budget
Ruimte / marge in budgetposten waarbinnen de projectmanager mag manoeuvreren zonder te moeten escaleren.
Argumenten te overwegen voor beslissing inkoop vs uitbesteding:
- Competentie
- Capaciteit
- Flexibiliteit
- Kosten
- Risico-overdracht
- Acceptatie
- Beheersing
- Licenties
- Creativiteit
Stappen in het inkoopproces:
- Omschrijf het werkpakket
- Voer een marktverkenning uit –> longlist leveranciers (mogelijk gekwalificeerde aanbieders)
- Bepaal selectie- en gunningscriteria
- Bepaal selectiemethode –> gesprek / aanbesteding
- Voer een voorselectie uit –> shortlist leveranciers (uit te nodigen partijen).
- Vraag offertes aan
- Vergelijk offertes
- Kies offerte / leverancier
- Sluit contract o.b.v. offerte
Mogelijke selectiecriteria voor leveranciers:
- Uitsluitingscriteria (slechte financiële positie of reputatie)
- Beroepsbekwaamheid (certificering / reputatie)
- Financieel-economisch (omzet / liquiditeit / solvabiliteit)
- Technisch (ervaring met projecten / gekwalificeerd personeel)
- Omvang (project moet < 15% omzet leverancier zijn om problemen bij tegenvallers te voorkomen)
- Concurrentie (conflict of interest)
Selectiecriteria zijn criteria waarop gekwalificeerde partijen worden geselecteerd om uit te nodigen voor een aanbieding of offerte.
Mogelijke gunningscriteria voor een opdracht:
- Prijs / kwaliteit
- Duurzaamheid
- Leveringstermijn
- Bereidheid aanvaarding standaardcontract
- ‘fit’ in de projectorganisatie
- Service
- Garantietermijn
- Naleverbaarheid
Gunningscriteria zijn criteria waarop een offerte wordt gegund.
Voor en nadelen faseringsmodel
Voordelen:
- concretiseert eindresultaat in tijdstappen.
- reduceert onzekerheden
- stimuleert besluitvorming
- verhoogt beheersbaarheid
- creëert betrokkenheid/eigenaarschap
- creëert overzicht voor projectleider
- voorkomt fouten
Nadelen:
- ervaren als keurslijf
- kost extra papierwerk
- kost extra tijd en geld door gekoppelde beheersing en besluitvorming
= noodzakelijk!!
3 vormen van benchmarking
- Performance (prestatie) benchmarking
(best practises vergelijken). - Proces benchmarking
(identificeren processen, vaardigheden of competenties die bijdragen aan succes bij andere organisaties). - Strategische benchmarking
(onderkennen succesvolle strategieën).
Kostendecompositie
Wordt gemaakt o.b.v. de productdecompositie tbv de begroting.
Raming
Een geplande activiteit waarvan de uitkomst onzeker is. Het is geen risico of kans.
Def: Variance analyse (method)
Bewaking van budget en en de te verwachten kosten.
Onderdelen:
(De verschillende posten)
A. oorspronkelijk budget
(eind projectdef fase)
B. goedgekeurd budget
(laatste bij fase overgang)
C. wijzigingen
(totale afgelopen RFC’s)
D. nieuw budget (=B+C)
E. realisatie
(tot nu toe gemaakt kosten)
F. verplichting
(nog niet uitgevoerde verplichtingen)
G. budgetruimte (=D-E-F) bestedingsruimte
H. verwachting
(nog te verwachten kosten; niet de al aangegaan verplichtingen)
J. PEV project eind verwachting
( = E+F+H)
K. Saldo
(=D-J) verschilt tussen en het PEV
Stappen in het begroten
- Inventariseer kostendragers en -posten
- Inventariseer en orden kostensoorten
- Stel aantallen per kostensoort en -post vast.
- Bepaal relevante kostentrends
- Kwantificeer de kosten
- Voer een risico analyse uit
- Spreek marges en reserves af
- Leg gehanteerde uitgangspunten vast.
- Plaats de kosten in de tijd en stel zo nodig een liquiditeitsplanning op.
Stappen in budgetteren
- Toewijzen budgetten aan gedefinieerde budgetplannen incl. onzekerheidsmarges.
- Onderverdelen budget naar individuele budgethouders
- Opnemen mangementreserves (post onvoorzien, risicobudget).
- Indien nodig opnemen calamiteitenbudgetten en een wijzigingsbudget
- Afspreken toleranties (over en onderschrijding)
- Vastleggen wat het gat is tussen de begroting en het budget.
- Vastleggen overige uitgangspunten.
Stappen in budgetbewaking
- Verkrijgen goedkeuring uitgaven
- Meten werkelijke kosten
- Voorspellen verwachte kosten
- Vergelijken verwachte kosten met beschikbare budget.
- Verwerk en scoor wijzigingen (RFC)
- Aanvragen aanvullende budgetten
- Rapporteren naast hogere niveau
- Escaleren bij kans overschrijding toleranties.
Budgetbeheersing is hetzelfde met ook het nemen van corrigerende maatregelen.
Procuratie
Bevoegdheid (projectmanager) tot het aangaan van betalingen en externe verplichtingen. Vastgelegd in KvK.
Verschil tussen financiële project- en bedrijfsadministratie
Fin. Projectadmin:
- beheren budget obv goedgekeurde wijzigingsverzoeken.
- beheren bestedingen, verplichtingen, te verwachten kosten vs budget.
Fin. Bedrijfsadmin:
- verplichtingen administratie
- factuuradministratie
- betalingen o.b.v. facturen.
CBS Cost breakdown structure
- obv WBS
- onderdelen: kostendragers, kostenposten, kostensoorten
- opv CBS kan begroting opgesteld worden.
- kostendragers in CBS onderverdeeld zoals ook in OBS organisatie breakdown structuur.
- OBS heeft een tabellarische onderverdeling van uitvoerende partijen afgeleid van project organogram).
4 soorten reserves
- Marges
- Managementreserve
- Risicobudgetten
- Wijzigingsbudgetten
Dit zijn geen toleranties
Kostendragers
Te realiseren producten
Kostenposten
Activiteiten en aankopen die nodig zijn om kostendragers te realiseren
Kostensoorten
Kosten die samenhangen met een in te zetten productiemiddel om kostendragers te realiseren.
- arbeidskosten
- inhuur
- materiaal
- inkoop
- reiskosten
- servicekosten
- rentekosten
- afschrijvingskosten
- etc.
Projectbudget
Budget ter beschikking aan opdrachtgever (niet projectmanager).
Managementreserve
Reservering voor werkzaamheden die niet kunnen voorzien maar wel tot project behoren (unknown- unknowns). Bv: post onvoorzien.
- Meestal ter beschikking van project manager.
Kan ook reserve zijn voor management tbv extra werkzaamheden om baten te kunnen realiseren.
- Dan beschikt projectopdrachtgever / stuurgroep over management reserve.
(Soms bevoegdheid ook bij bedrijfs- programmamanagement).
Marge
Opgenomen voorbehoud vanwege onnauwkeurigheid in de begroting.
In iedere kostenpost moet een onzekerheidsmarge zijn opgenomen.
Is meestal 10% van netto kostenraming.
Tolerantie
Overeengekomen ruimte in plan waarbinnen manager niet naar naast hogere laag hoeft te escaleren voor besluit.
- tijd, geld, kwaliteit, risico’s en baten.
- voor over- en onderschrijding.
- is geen budget maar een mandaat.
