Dag 1 - Richten en inrichten Flashcards
DEF: project
Tijdelijke multidisciplinaire organisatie/onderneming om binnen vooraf gestelde condities een vooraf gedefinieerd resultaat op te leveren.
DEF: projectmanagement
Alle leidinggevende taken die nodig zijn om het beoogde projectresultaat te bereiken: het plannen, organiseren, controleren en besturen van alle werkzaamheden die deel uitmaken van alle projectaspecten en het leidinggeven aan en motiveren van alle bij het project betrokken personen.
Projectkenmerken
- Uniek en eenmalig
- Tijdelijk en met een duidelijk begin en eind
- Eigen (tijdelijke) organisatie
- Multidisciplinair
- Vooraf gedefinieerd projectresultaat
- Complex en risicovol
Fasen in de projectlevenscyclus
- Voorbereiding
- Definiëren
- Uitvoeren
- Afsluiten
DEF: projectdoel
het effect dat de opdrachtgever of organisatie met het projectresultaat wil bereiken –> vooral relevant voor de opdrachtgever
DEF: projectresultaat
het eindproduct (projectproduct) dat door het project moet worden opgeleverd
DEF: projectdoelstelling
het binnen de eisen m.b.t. stuurvariabelen op te leveren projectresultaat:TijdGeldKwaliteitScope –> vooral relevant voor de projectleider
DEF: business case
De zakelijke rechtvaardiging voor het doen van een investering
DEF: deltameting (bij een business case)
de meting van het verschil in ontwikkeling tussen niets doen en wel wat doen.
Nulscenario is het doorrekenen van de gevolgen bij niet doen.
DEF: haalbaarheidsstudie (bij een business case)
Een onderzoek vooraf of het gewenste resultaat realistisch en haalbaar is.
Business case - wat is de inhoud?
- Redenen (op te lossen probleem of doel)
- Opties / alternatieven
- Baten
- Kosten en risico’s
- Planning op hoofdlijnen
- Investeringsvergelijking
- Advies
DEF: LSD
Luisteren
Samenvatting
Doorvragen
–> techniek om te gebruiken bij het opstellen van een business case.
DEF: Scope
Het totaal van de op te leveren producten, diensten en uit te voeren activiteiten
DEF: afbakening
Een omschrijving van wat er niet tot de scope behoort, waardoor de omvang van de scope nauwkeuriger wordt bepaald.
DEF: scope creep
Een langzame en bijna ongemerkte verandering van de scope, zonder dat de nieuwe scope expliciet wordt vastgesteld
DEF: WBS - werkdecompositiestructuur
een product georiënteerde hiërarchische decompositie van het werk, dat moet worden opgeleverd om het projectresultaat te realiseren
DEF: belanghebbende (stakeholder)
persoon of groep die een belang of invloed heeft of wenst te hebben bij de prestatie of het succes van een organisatie
DEF: projectomgeving
het geheel van externe factoren en belanghebbenden die invloed hebben op het project
DEF: draagvlak
de mate waarin belanghebbenden een project ondersteunen
Stappen in stakeholderanalyse?
- Identificeer de belanghebbenden
- Onderken hun onderliggende relaties
- Analyseer hun invloed (macht), belang en motieven
- Bepaal hun verhouding tot het project
Stakeholder(management)strategie
de strategie die de procedures, verantwoordelijkheden en technieken beschrijft voor het betrekken van de stakeholders en managen van verwachtingen.
DEF: projectbesturing
De tijdelijke organisatie waarin de projectbeslissingen worden genomen.
DEF: projectorganisatie
De tijdelijke organisatie om een project te realiseren.
RACI-verantwoordelijkheden
R = responsible (verantwoordelijk)
A = accountable (eindverantwoordelijk)
C = consulted (adviserend)
I = informed (geïnformeerd)
DEF: staande organisatie
De lijnorganisatie waarbinnen het project / programma zich afspeelt.
DEF: programma
Een tijdelijke organisatie, ingericht om een geheel van projecten en lijnactiviteiten te coördineren, aan te sturen en te bewaken om uitkomsten en baten te realiseren die een bijdrage leveren aan één of meer strategische doelen van een organisatie.
DEF: portfoliomanagement
Leiding geven aan het geheel van initiatieven om in de permanente organisatie de strategische doelstellingen te bereiken.
4 project managementstructuur lagen
- Verantwoordelijke laag: Bedrijfs of programma management
- De sturende laag: de projectopdrachtgever met evt stuurgroep en projectborging
- De managende laag: project manager en projectsupport
- De uitvoerende laag en teammanagers.
Projectbesturing bevat:
- Projectopdrachtgever
- Projectstuurgroep
- Projectborging
Projectorganisatie bevat:
- Project manager
- Project managementteam
- incl assistenten /ondersteuners/ teammanager/ project support. - Projectteam
- medewerkers met specialistentaken die resultaat realiseren.
Andere rollen:
- projectborging namens afz. leden stuurgroep
- wijzigingsautoriteit
- configuratie manager
Stuurgroep bevat:
- projectopdrachtgever (directeur)
- senior vertegenwoordiger gebruiker (management)
- senior vertegenwoordiger leverancier (directeur)
Niet in stuurgroep:
- dir. financiën
Def: Informatiebeheer en kwaliteitscriteria
Vaststellen van vrijgave niveaus en versiebeheer is belangrijk.
Kwaliteitscriteria zijn:
- beschikbaarheid,
- vertrouwelijkheid,
- nakoming regelgeving en
- actualiteit.
Projectdossier structuur bevat:
- specialisten dossier
* bestaat uit specialisten documenten
(Zoals: specs en handleiding) - Projectdossier
* managementdocs (project als totaal)
(Zoals BC, communicatieplan, fasedocs) - verschillende fase dossiers
* per fase: fase organogram + teamleden, faseplannen - afwijkingsplannen, beheersdoc (afwijkings- voorgangs rapport) - kwaliteitsdossier
* issue register
* cmdb
Specialisten dossier is verantwoordelijkheid teammanager
Project, fase- en kwaliteitdossier is voor project support of afzonderlijke informatie/configuratiemanager.
Aspecten kwaliteitsmanagement systeem
- kwaliteitsplanning
- kwaliteitsbeheersing
- kwaliteitsverbetering
- kwaliteitsstandaarden
- procedures en verantwoordelijkheden voor locatie of organisatie.
Def: Kwaliteitskosten + 2 typen:
Veroorzaakt door: bewerkstelligen en borgen van gewenste kwaliteit en anderzijds door de verliezen bij niet behalen gewenste kwaliteit.
- Conformancekosten
- preventiekosten
- beoordelingskosten - Non conformance (faal)kosten
- vervanging/herstel kosten
Projectmandaat
De autorisatie van een bedrijfs- of programmamanagement aan de opdrachtgever het project te initiëren
Def: Permanente PMO
Project, Programme of portfolio management Office.
- een organisatorische eenheid die de besluitvorming faciliteert en de uitvoering ondersteund en borgt van alle veranderingen die in de organisatie via project, portfolio en programma’s worden doorgevoerd.
Is sleutel tot invoeren PPP organisatie.
Betrekken belanghebbenden tov belang en in invloed
- Weinig belang en invloed: informeren
- Veel belang en weinig invloed: vasthouden interesse
- weinig belang en veel invloed: actief raadplegen
- veel belang en invloed: actief betrekken.
