Cours 9

Question 1

Qu’est-ce que les outils et prinicopes de contrôle?

Answer 1

Activité de gestion consistant à observer régulièrement et à évaluer l’état de l’événement au cours de sa production et à prendre les mesures nécessaires pour corriger les dépassements de temps ou de coûts, ainsi que les non-conformités ou carences de qualités observées ou appréhendées

Mots-Clés: Activité de gestion / Observation / Évaluation / Prendre des mesures nécessaires / Correction

Question 2

Au cours de la production, les aspects suivants doivent être vérifiés pour des fins de contrôle:

Answer 2

L'avancement des travaux
La situation financière
La conformité
La qualité
L'exposition aux risques

Question 3

Quelles sont les principales étapes du processus de contrôle ?

Answer 3

• Évaluer la situation de la production à la date où se fait le contrôle
• Projeter la suite
• Comparer ces projections avec les objectifs en vigueur
• Déterminer et proposer les correctifs appropriés
• Vérifier l’efficacité de ces correctifs

Question 4

Vrai ou Faux : Pour être vraiment utile, le contrôle doit permettre d’évaluer des résultats et de chercher des solutions, et non d’évaluer des personnes et de chercher des coupables

Answer 4

VRAI

Question 5

Quelles sont les différentes tâches de contrôle? (6)

Answer 5

Contrôle de l'avancement
Contrôle financier
Contrôle de la conformité
Contrôle de la qualité
Contrôle des risques
Rapport d'avancement

Question 6

Qu’est-ce que le contrôle de l’avancement ?

Answer 6

Concerne l’évaluation de la progression de la production vers l’atteinte et le respect des dates publiées de tenue de l’événement

Doit être conçu pour permettre de répondre à des questions comme:

• Quel travail reste-t-il à faire ?
• Quelle proportion du travail est exécutée complètement et acceptée?

Question 7

Qu’est-ce que le contrôle financier?

Answer 7

Concerne l’évaluation de la progression de la production vers l’atteinte et le respect des objectifs financiers de l’événement

Implique donc l’évaluation et le contrôle des revenus et des coûts, et du budget

Question 8

Qu’est-ce que le contrôle de la conformité?

Answer 8

Le réalisateur doit pouvoir répondre à :
Quelles sont les réglementations applicables?
Le respect de ces réglementations est-il assuré ou menacé? Pourquoi ? Comment?
S’il est menacé, que fait-on pour corriger la situation?

Question 9

Qu’est-ce que le contrôle de la qualité?

Answer 9

Le réalisateur doit pouvoir répondre à:
Le respect des cibles de performance et de qualité que l’on s’est fixées est-il assuré ou menacé ? Pourquoi ? Comment ?
S’il est menacé, que fait-on pour corriger la situation?

Question 10

Qu’est-ce que le contrôle des risques?

Answer 10

Le réalisateur doit pouvoir répondre à:
Les mesures d’atténuation des risques prévues dans le plan d’exécution en vigueur sont-elles aussi efficaces q’on le croyait ?
Court-on davantage certains risques déjà prévus?
Y-a-t-il de nouveaux risques?
Quelles sont les mesures à prendre pour atténuer ou mitiger ces risques ?

Question 11

Qu’est-ce que le rapport d’avancement ?

Answer 11

Désigne un rapport périodique transmis par le réalisateur au promoteur

Traite succinctement des résultats significatifs du dernier contrôle effectué
-À caractère administratif et non technique: Contient seulement l’information nécessaire sur les résultats techniques

Question 12

Quels sont les principaux éléments du rapport d’avancement?

Answer 12

• Énoncé général de l’avancement de la production à la date du rapport
• Description succincte des résultats les plus significatifs obtenus
• Des données globales sur l’avancement des travaux
• Des données globales sur les coûts et revenus
• Une description des priorités à court terme
• Un exposé des difficultés et des risques prévisibles et des mesures envisagées pour les contrer

Question 13

Les outils de contrôle sont nombreux. Quels sont les objectifs lorsqu’on les choisi ?

Answer 13

Choisir les bons outils pour répondre aux bonnes questions

Se doter de la bonne quantité d’outils, en respect avec l’ampleur de ses besoins

Question 14

Quels sont les outils incontournables dans le contrôle budgétaire de l’événement?

Answer 14

Gestion des revenus:
- Vérifier si les objectifs sont atteints
** Un objectif atteint ne veut pas tjrs dire de viser plus loin
Gestion des dépenses:
- Vérifier et analyser les dépassements de coûts
- Ajuster le budget en fonction de l’évolution des résultats
Gestion de la trésorerie (liquidités)
- Vérifier s’il y a les liquidités nécessaires
- Décider s’il faut emprunter, puiser dans des réserves spéciales
- Faire fructifier les liquidités disponibles
- Gérer les factures à payer et les montants à recevoir
- États financiers

Question 15

Que faut-il vérifier dans le contrôle de l’état d’avancement des tâches?

Answer 15

Suivi du calendrier
Suivi de l’échéancier
Important d’avoir une vue globale de l’état d’avancement et d’assurer une communication constante avec les intervenants clés

Question 16

Qu’est-ce qu’un tableau de bord?

Answer 16

Outil qui permet au gestionnaire, avec l’aide d’indicateurs clés, de suivre l’évolution du projet et de guider ses actions et celles de son équipe

Question 17

Pourquoi se monter un tableau de bord?

Answer 17

Pour faire une gestion proactive
Pour étudier les informations financières et non financières
Pour faire des liens de causes à effet
Pour comprendre la réaction de l’ensemble des intervenants
Pour communiquer des informations importantes aux personnes clés

Question 18

Quelles sont les 5 dimensions du tableau de bord ?

Answer 18

1- Clients: Obtenir de l'infos sur la clientèle
2- Processus internes
3- Employés
4- Innovation
5- Financière

Ce qui est SUPER important: ÊTRE À L’ÉCOUTE

Question 19

Dans la gestion des communication, que signifie communication?

Answer 19

Processus bidirectionnel visant la compréhension mutuelle et dans lequel non seulement les participants échangent (codent et décodent) de l’information, mais aussi créent et partagent une compréhension

Mots-Clés: Processus bidirectionnel / Compréhension mutuelle / Échange et partage / Codage et décodage

Question 20

Quelles sont les causes les plus fréquentes des problèmes de communication?

Answer 20

Informations sont:

• Mal communiquées
• Mal comprises
• Mal choisies

Urgence : échéances et nombre de tâches a exécuter dans une courte période de temps
Nombre d’employés
Non permanence de plusieurs employés
Le passage d’employé d’un événement à l’autre (concurrence)

Question 21

Comment se préparer afin d’éviter/réduire les problèmes de communication?

Answer 21

Identifier et confirmer ce qui doit et peut être dit
Définir une chaîne de communication interne claire
Maintenir la ligne jusqu’au bout
Ne jamais négliger l’importance de la transmission des informations

Question 22

Quelles sont les tâches dans la gestion des communications?

Answer 22

Création d’une identité de marque
Contenu du message publicitaire
Diffusion du message et promotion
Écoute et satisfaction des participants

Question 23

Dans la gestion des communications, à quoi réfère la Création d’une identité de marque?

Answer 23

• Positionner l’événement par rapport à ses concurrents: un outil fréquemment utilisé pour préciser et vérifier le positionnement est la carte perceptuelle
• Création de l’image : marque, logo, slogan

Question 24

Dans la gestion des communications, à quoi réfère le contenu du message?

Answer 24

Il faut viser 4 groupes de destinataires:

Clientèle ciblée / Intervenants proactifs / Partenaires financiers / Intervenants réactifs

Question 25

Dans la gestion des communications, à quoi réfère la diffusion du message?

Answer 25

La structure de la diffusion du message, c’est la campagne publicitaire
La réussite d’une campagne repose sur :
- l’originalité du concept
- la communication de ce concept par des outils de qualité
- Choix judicieux des médias

Question 26

Avant d’entreprendre des actions en publicité ou relations publiques, il faut avoir mis au point des outils de communication. Qu’est-ce qu’un outil de communication?

Answer 26

Véhicule de contenu d’information réalisé pour servir de support matériel à la publicité et aux relations publiques d’un événement

Question 27

Dans les outils de communication pour les médias traditionnels, il y a le site internet. Quelles sont ses différentes fonctions?

Answer 27

Informationnelle
Interactive
Transactionnelle
Intranet et Extranet

Question 28

Donne des exemples d’outils de communication pour les autres formes de communication Internet ?

Answer 28

La liaison aux portails
Le référencement sur les moteurs de recherche
Le marketing direct
La publicité sur le web
Le marketing social

Question 29

La gestion des communication comprend aussi les relations publiques. Qu’est-ce que c’est?

Answer 29

Ensemble cohérents d’action visant à inciter les médias à traiter de l’événement dans leur programmation.

Question 30

Quelles sont les différentes formes de relations publiques?

Answer 30

Conférences de presse
Entrevues
Porte-parole
Relation avec les médias

Promotions directes
Articles promotionnels

Question 31

Dans la gestion des communications, cela comprend aussi l’écoute et la satisfaction des participants. Que veut-on dire par là?

Answer 31

Important d’être à l’écoute des participants et de mesurer leur satisfaction par rapport à l’événement.

Choisir les bonnes méthodes de mesure
Préparer les instruments de mesure
Choisir et former le personnel

Question 32

La promotion est une variable de la composition commerciale. Quelles sont ses 3 caractéristiques?

Answer 32

Outil de communication: véhiculer l’image et le message
Outil de changement : Changer les perceptions, attitudes, connaissance et la conscientisation du consommateur
Outil d’information: informer, persuader et éduquer

Question 33

Pour arriver à une belle promotion, les organismes ont recours à des outils. Ils feront ce qu’on appelle la composition promotionnelle. Qu’inclut cette composition ?

Answer 33

La publicité
La vente personnelle
Les relations publiques
La promotion des ventes

Question 34

Pour choisir le bon outil de communication, il faut, pour chaque marché, connaître les paramètres d’influence. Quels sont-ils?

Answer 34

Le degré de complexité du message
Le degré de connaissance du produit chez le client potentiel
- Cheminement en 6 étapes: Ignorance - Connaissance - Compréhension - Conviction - Décision - Action

Question 35

Que faut-il faire pour une bonne campagne promotionnelle ?

Answer 35

Segmenter le marché et cibler efficacement la clientèle
Comprendre les besoins de la clientèle
Bien positionner son produit dans le marché
Plus la notoriété de l’événement est grande, plus il est facile de communiquer l’information
Définir des objectifs de communication clairs et quantifiables
Ne rien tenir pour acquis
Être proactif

Question 36

En quels point les médias sociaux sont devenus des incontournables pour la communication?

Answer 36

Communiquer de l’information
Obtenir de l’information diverse
Entretenir les relations avec le public
Connaître le pouls de la clientèle vis-à-vis son événement

Question 37

Quels sont les dangers des médias sociaux dans la communication?

Answer 37

Communication bidirectionnelle: degré d’instantanéité est très élevée

Emballement négatif
Dérapage et abus
Comportements inopportuns (de l’interne et de l’externe)
Devenir esclaves des médias sociaux

Question 38

Que faut-il faire pour éviter les dangers des médias sociaux ?

Answer 38

Être continuellement en état de veille
S’assurer que le bon message se rende à la bonne place et au bon moment
Proposer un code d’éthique et s’assurer de le respecter et de le faire respecter
Doser ses interventions, surtout en gestion de crise
Faire attention à ce que l’on dit
Tenir compte de ce qui se passe sur les médias sociaux tout en gardant son calme

Question 39

La gestion des risques est également très important. Qu’est-ce que c’est?

Answer 39

Ensemble des décisions et actions prises par le promoteur et le réalisateur, au cours des différentes phases d’un événement, dans le but de minimiser les conséquences et, dans la mesure où c’est possible d’éviter qu’ils ne se concrétisent.

Question 40

Quels sont les aspects de la gestion des risques?

Answer 40

Identification des risques
Analyse des risques
Planification des réponses aux risques
Surveillance et maîtrise des risques

Question 41

Dans la gestion des risques, que comprend l’identification des risques ?

Answer 41

Les objets de risques
- milieu ambiant (secteur géographique)
- Lieu de l'événement
- Les participants
 - Le programme et son déroulement
Les facteurs de risques
- Facteurs naturels
-Facteurs technologiques
- Facteurs humains
- Facteurs accidentels
Les niveaux de risques
- Ordinaires
- Spécifiques
- Extraordinaires

Question 42

Dans la gestion des risques, que comprend l’analyse des risques?

Answer 42

La probabilité des risques
Les conséquences des risques
L’ordonnancement des risques

Question 43

Dans la gestion des risques, que comprend la planification des réponses ?

Answer 43

Comprend principalement l’identification et la planification des mesures de mitigation appropriées

Surtout à la phase de planification qu’on identifie les mesures de mitigation

Mesure de mitigation: Décision ou action à prendre pour réduire les conséquences d’un risque lorsqu’il se concrétise ou, si on peut le faire, réduire la probabilité que le risque se concrétise

Question 44

Dans la gestion des risques, que comprend la surveillance et la maîtrise des risques?

Answer 44

Il s’agit de réaliser les mesures de mitigation planifiées.
Aussi, le réalisateur s’assure que les listes des tâches pour la phase de tenue soient complètes pour chaque intervenant.