Cours 9 Flashcards
Qu’est-ce que les outils et prinicopes de contrôle?
Activité de gestion consistant à observer régulièrement et à évaluer l’état de l’événement au cours de sa production et à prendre les mesures nécessaires pour corriger les dépassements de temps ou de coûts, ainsi que les non-conformités ou carences de qualités observées ou appréhendées
Mots-Clés: Activité de gestion / Observation / Évaluation / Prendre des mesures nécessaires / Correction
Au cours de la production, les aspects suivants doivent être vérifiés pour des fins de contrôle:
L'avancement des travaux La situation financière La conformité La qualité L'exposition aux risques
Quelles sont les principales étapes du processus de contrôle ?
- Évaluer la situation de la production à la date où se fait le contrôle
- Projeter la suite
- Comparer ces projections avec les objectifs en vigueur
- Déterminer et proposer les correctifs appropriés
- Vérifier l’efficacité de ces correctifs
Vrai ou Faux : Pour être vraiment utile, le contrôle doit permettre d’évaluer des résultats et de chercher des solutions, et non d’évaluer des personnes et de chercher des coupables
VRAI
Quelles sont les différentes tâches de contrôle? (6)
Contrôle de l'avancement Contrôle financier Contrôle de la conformité Contrôle de la qualité Contrôle des risques Rapport d'avancement
Qu’est-ce que le contrôle de l’avancement ?
Concerne l’évaluation de la progression de la production vers l’atteinte et le respect des dates publiées de tenue de l’événement
Doit être conçu pour permettre de répondre à des questions comme:
- Quel travail reste-t-il à faire ?
- Quelle proportion du travail est exécutée complètement et acceptée?
Qu’est-ce que le contrôle financier?
Concerne l’évaluation de la progression de la production vers l’atteinte et le respect des objectifs financiers de l’événement
Implique donc l’évaluation et le contrôle des revenus et des coûts, et du budget
Qu’est-ce que le contrôle de la conformité?
Le réalisateur doit pouvoir répondre à :
Quelles sont les réglementations applicables?
Le respect de ces réglementations est-il assuré ou menacé? Pourquoi ? Comment?
S’il est menacé, que fait-on pour corriger la situation?
Qu’est-ce que le contrôle de la qualité?
Le réalisateur doit pouvoir répondre à:
Le respect des cibles de performance et de qualité que l’on s’est fixées est-il assuré ou menacé ? Pourquoi ? Comment ?
S’il est menacé, que fait-on pour corriger la situation?
Qu’est-ce que le contrôle des risques?
Le réalisateur doit pouvoir répondre à:
Les mesures d’atténuation des risques prévues dans le plan d’exécution en vigueur sont-elles aussi efficaces q’on le croyait ?
Court-on davantage certains risques déjà prévus?
Y-a-t-il de nouveaux risques?
Quelles sont les mesures à prendre pour atténuer ou mitiger ces risques ?
Qu’est-ce que le rapport d’avancement ?
Désigne un rapport périodique transmis par le réalisateur au promoteur
Traite succinctement des résultats significatifs du dernier contrôle effectué
-À caractère administratif et non technique: Contient seulement l’information nécessaire sur les résultats techniques
Quels sont les principaux éléments du rapport d’avancement?
- Énoncé général de l’avancement de la production à la date du rapport
- Description succincte des résultats les plus significatifs obtenus
- Des données globales sur l’avancement des travaux
- Des données globales sur les coûts et revenus
- Une description des priorités à court terme
- Un exposé des difficultés et des risques prévisibles et des mesures envisagées pour les contrer
Les outils de contrôle sont nombreux. Quels sont les objectifs lorsqu’on les choisi ?
Choisir les bons outils pour répondre aux bonnes questions
Se doter de la bonne quantité d’outils, en respect avec l’ampleur de ses besoins
Quels sont les outils incontournables dans le contrôle budgétaire de l’événement?
Gestion des revenus:
- Vérifier si les objectifs sont atteints
** Un objectif atteint ne veut pas tjrs dire de viser plus loin
Gestion des dépenses:
- Vérifier et analyser les dépassements de coûts
- Ajuster le budget en fonction de l’évolution des résultats
Gestion de la trésorerie (liquidités)
- Vérifier s’il y a les liquidités nécessaires
- Décider s’il faut emprunter, puiser dans des réserves spéciales
- Faire fructifier les liquidités disponibles
- Gérer les factures à payer et les montants à recevoir
- États financiers
Que faut-il vérifier dans le contrôle de l’état d’avancement des tâches?
Suivi du calendrier
Suivi de l’échéancier
Important d’avoir une vue globale de l’état d’avancement et d’assurer une communication constante avec les intervenants clés
Qu’est-ce qu’un tableau de bord?
Outil qui permet au gestionnaire, avec l’aide d’indicateurs clés, de suivre l’évolution du projet et de guider ses actions et celles de son équipe
Pourquoi se monter un tableau de bord?
Pour faire une gestion proactive
Pour étudier les informations financières et non financières
Pour faire des liens de causes à effet
Pour comprendre la réaction de l’ensemble des intervenants
Pour communiquer des informations importantes aux personnes clés
Quelles sont les 5 dimensions du tableau de bord ?
1- Clients: Obtenir de l'infos sur la clientèle 2- Processus internes 3- Employés 4- Innovation 5- Financière
Ce qui est SUPER important: ÊTRE À L’ÉCOUTE
Dans la gestion des communication, que signifie communication?
Processus bidirectionnel visant la compréhension mutuelle et dans lequel non seulement les participants échangent (codent et décodent) de l’information, mais aussi créent et partagent une compréhension
Mots-Clés: Processus bidirectionnel / Compréhension mutuelle / Échange et partage / Codage et décodage
Quelles sont les causes les plus fréquentes des problèmes de communication?
Informations sont:
- Mal communiquées
- Mal comprises
- Mal choisies
Urgence : échéances et nombre de tâches a exécuter dans une courte période de temps
Nombre d’employés
Non permanence de plusieurs employés
Le passage d’employé d’un événement à l’autre (concurrence)
Comment se préparer afin d’éviter/réduire les problèmes de communication?
Identifier et confirmer ce qui doit et peut être dit
Définir une chaîne de communication interne claire
Maintenir la ligne jusqu’au bout
Ne jamais négliger l’importance de la transmission des informations
Quelles sont les tâches dans la gestion des communications?
Création d’une identité de marque
Contenu du message publicitaire
Diffusion du message et promotion
Écoute et satisfaction des participants
Dans la gestion des communications, à quoi réfère la Création d’une identité de marque?
- Positionner l’événement par rapport à ses concurrents: un outil fréquemment utilisé pour préciser et vérifier le positionnement est la carte perceptuelle
- Création de l’image : marque, logo, slogan
Dans la gestion des communications, à quoi réfère le contenu du message?
Il faut viser 4 groupes de destinataires:
Clientèle ciblée / Intervenants proactifs / Partenaires financiers / Intervenants réactifs
Dans la gestion des communications, à quoi réfère la diffusion du message?
La structure de la diffusion du message, c’est la campagne publicitaire
La réussite d’une campagne repose sur :
- l’originalité du concept
- la communication de ce concept par des outils de qualité
- Choix judicieux des médias
Avant d’entreprendre des actions en publicité ou relations publiques, il faut avoir mis au point des outils de communication. Qu’est-ce qu’un outil de communication?
Véhicule de contenu d’information réalisé pour servir de support matériel à la publicité et aux relations publiques d’un événement
Dans les outils de communication pour les médias traditionnels, il y a le site internet. Quelles sont ses différentes fonctions?
Informationnelle
Interactive
Transactionnelle
Intranet et Extranet
Donne des exemples d’outils de communication pour les autres formes de communication Internet ?
La liaison aux portails Le référencement sur les moteurs de recherche Le marketing direct La publicité sur le web Le marketing social
La gestion des communication comprend aussi les relations publiques. Qu’est-ce que c’est?
Ensemble cohérents d’action visant à inciter les médias à traiter de l’événement dans leur programmation.
Quelles sont les différentes formes de relations publiques?
Conférences de presse
Entrevues
Porte-parole
Relation avec les médias
Promotions directes
Articles promotionnels
Dans la gestion des communications, cela comprend aussi l’écoute et la satisfaction des participants. Que veut-on dire par là?
Important d’être à l’écoute des participants et de mesurer leur satisfaction par rapport à l’événement.
Choisir les bonnes méthodes de mesure
Préparer les instruments de mesure
Choisir et former le personnel
La promotion est une variable de la composition commerciale. Quelles sont ses 3 caractéristiques?
Outil de communication: véhiculer l’image et le message
Outil de changement : Changer les perceptions, attitudes, connaissance et la conscientisation du consommateur
Outil d’information: informer, persuader et éduquer
Pour arriver à une belle promotion, les organismes ont recours à des outils. Ils feront ce qu’on appelle la composition promotionnelle. Qu’inclut cette composition ?
La publicité
La vente personnelle
Les relations publiques
La promotion des ventes
Pour choisir le bon outil de communication, il faut, pour chaque marché, connaître les paramètres d’influence. Quels sont-ils?
Le degré de complexité du message
Le degré de connaissance du produit chez le client potentiel
- Cheminement en 6 étapes: Ignorance - Connaissance - Compréhension - Conviction - Décision - Action
Que faut-il faire pour une bonne campagne promotionnelle ?
Segmenter le marché et cibler efficacement la clientèle
Comprendre les besoins de la clientèle
Bien positionner son produit dans le marché
Plus la notoriété de l’événement est grande, plus il est facile de communiquer l’information
Définir des objectifs de communication clairs et quantifiables
Ne rien tenir pour acquis
Être proactif
En quels point les médias sociaux sont devenus des incontournables pour la communication?
Communiquer de l’information
Obtenir de l’information diverse
Entretenir les relations avec le public
Connaître le pouls de la clientèle vis-à-vis son événement
Quels sont les dangers des médias sociaux dans la communication?
Communication bidirectionnelle: degré d’instantanéité est très élevée
Emballement négatif
Dérapage et abus
Comportements inopportuns (de l’interne et de l’externe)
Devenir esclaves des médias sociaux
Que faut-il faire pour éviter les dangers des médias sociaux ?
Être continuellement en état de veille
S’assurer que le bon message se rende à la bonne place et au bon moment
Proposer un code d’éthique et s’assurer de le respecter et de le faire respecter
Doser ses interventions, surtout en gestion de crise
Faire attention à ce que l’on dit
Tenir compte de ce qui se passe sur les médias sociaux tout en gardant son calme
La gestion des risques est également très important. Qu’est-ce que c’est?
Ensemble des décisions et actions prises par le promoteur et le réalisateur, au cours des différentes phases d’un événement, dans le but de minimiser les conséquences et, dans la mesure où c’est possible d’éviter qu’ils ne se concrétisent.
Quels sont les aspects de la gestion des risques?
Identification des risques
Analyse des risques
Planification des réponses aux risques
Surveillance et maîtrise des risques
Dans la gestion des risques, que comprend l’identification des risques ?
Les objets de risques - milieu ambiant (secteur géographique) - Lieu de l'événement - Les participants - Le programme et son déroulement Les facteurs de risques - Facteurs naturels -Facteurs technologiques - Facteurs humains - Facteurs accidentels Les niveaux de risques - Ordinaires - Spécifiques - Extraordinaires
Dans la gestion des risques, que comprend l’analyse des risques?
La probabilité des risques
Les conséquences des risques
L’ordonnancement des risques
Dans la gestion des risques, que comprend la planification des réponses ?
Comprend principalement l’identification et la planification des mesures de mitigation appropriées
Surtout à la phase de planification qu’on identifie les mesures de mitigation
Mesure de mitigation: Décision ou action à prendre pour réduire les conséquences d’un risque lorsqu’il se concrétise ou, si on peut le faire, réduire la probabilité que le risque se concrétise
Dans la gestion des risques, que comprend la surveillance et la maîtrise des risques?
Il s’agit de réaliser les mesures de mitigation planifiées.
Aussi, le réalisateur s’assure que les listes des tâches pour la phase de tenue soient complètes pour chaque intervenant.
