Cours 11 Flashcards
À la fin de l’événement, que faut-il faire?
Rassembler les dernières données
Analyser les résultats
Poser un regard critique et constructif sur l’ensemble des opérations
Rédiger les bilans et produire des recommandations
Présenter les rapports externes personnalisés aux partenaires et commanditaires
Dire «au revoir» aux équipes temporaires
Se tourner vers l’avenir
Qu’un événement soit unique ou périodique, l’événement qui se termine devient une source d’informations de premier plan. Quelles informations peut-on en tirer?
Bons coups, mauvais coups
Augmentation de l’expérience du personnel, des dirigeants et de l’ensemble de l’organisation
Apparition de nouvelles relations d’affaires et continuité des relations déjà en place
Rétroaction de l’ensemble des intervenants
Notes et suggestions d’améliorations ou de changements
Après l’événement, une des premières choses à faire est la Libération des ressources. Que veut-on dire par là?
Libération des ressources matérielles (retourner équipement et autres)
Libération des ressources humaines (ceux qui restent et ceux qui partent)
À la fin d’un événement, il faut aussi faire des bilans internes et des rapports externes. Quels sont les objectifs de cela?
Vise à évaluer :
- Si le but est atteint
- Si les objectifs spécifiques ont été atteints
- Si les orientations stratégiques de chacun des dimensions de gestion ont été bien choisies et définies
- La qualité du produit et des services rendus
- L’application des stratégies utilisées pour atteindre tous les objectifs
- La qualité et la pertinence des outils et techniques utilisés
- La performance des intervenants essentiels
- La performance des intervenants proactifs
- L’impact sur les intervenants réactifs et le respect des normes
ET d’identifier les correctifs à apporter afin de
- s’améliorer en tant qu’organisation et en tant qu’individu
- Poursuivre la croissance de l’entreprise
- Atteindre de nouveaux objectifs
Lorsqu’on fait des bilans, qu’est-il important de ne pas oublier ?
D’identifier les bons coups
- Atteinte et dépassement des objectifs et des attentes
- Performances individuelles qui méritent d’être soulignées
- Les bonnes idées
- Les réalisations extraordinaires
- Les bonnes réactions en situation difficile
D’identifier les moins bons coups et aussi
- D’être transparent
- D’être constructif
- D’identifier les causes liées aux moins bons coups
Parmi les bilans internes, il y a les bilans opérationnel et financier: soit les bilans du réalisateur et celui du promoteur. Quels sont leurs buts?
Bilan du réalisateur:
- Opérationnel: Doit lui permettre de tirer des leçons pour une meilleure gestion opérationnelle lors d’un prochain événement
- Financier: Doit lui permettre de tirer des leçons pour améliorer la rentabilité d’un mandat lors d’un prochain événement
Bilan du promoteur:
- Opérationnel ET Financier: Doit lui permettre de tirer des leçons pour une meilleure gestion stratégique lors d’un prochain événement
Concernant les bilans internes, il faut qu’ils représentent la réalité complète. Comment faut-il procéder pour ce faire?
Bilans d’opération sectoriels
Rencontres Bilans
Recensement et analyse des commentaires et des plaintes
Concernant les bilans internes, qu’est-ce que les gestionnaires voudront également mesurer?
La notoriété de l'image de marque Le rayonnement La portée du message La provenance Les tendances et les habitudes de la clientèle Les préférences
Concernant les bilans internes, comment les gestionnaires atteindront leurs objectifs?
Ils vont s’inspirer
- De ce qui se dit sur l’événement
- Des Couvertures de presse
- Des analyses des différentes statistiques (achalandage, comportements d’achat, rendement des services, etc.)
Concernant les bilans internes, il n’y a pas vraiment de format unique. Toutefois, que devraient-ils absolument contenir ?
Couverture de toutes les facettes de l’événement
Être clairs et concis
Contenir de l’information précise et vérifiable
Être bien présentés
Concernant les rapports externes, quels sont-ils?
Rapport aux partenaires financiers (commanditaires, donateur, subventionnaire)
Bilans publics
Concernant les rapports externes, quels sont les objectifs ?
Laisser une trace positive
Favoriser le sentiment d’avoir fait partie d’un moment fort
Lancer des messages
Gérer l’image et la notoriété
S’assurer que l’information qui circule est la bonne
Répondre aux besoins des différents intervenants
Répondre aux règles et aux lois
Rencontrer les obligations contractuelles
Boucler la boucle
Concernant les rapports externes, qu’est-ce qu’un bilan Public?
Peut prendre plusieurs formes, selon la nature de l’événement
EX Conférence de presse, Communiqués de presse, Dépliant bilan, etc.
Concernant les rapports externes, que comprend le rapport aux commanditaires et partenaires?
Bilan de l’événement
Annexer la revue de presses, les résultats de sondages, etc.
Vérifier la satisfaction du commanditaire
Il doit être personnalisé, démontré que les objectifs sont atteints et la présentation doit être de qualité
Concernant les rapports externes, Quels sont les impacts de la remise d’un bilan pour les commanditaires et partenaires?
Poursuite de la relation Renouvellement de l'entente Augmentation de la contribution Développement de nouveaux projets Contagion (création de nouvelles relations d'affaires)
