Cours 10 Flashcards
Qu’est-ce que la phase de tenue?
Dans cette phase, le réalisateur voit à l’exécution des listes de tâches préparées à la fin de la production, prend les décisions nécessaires en cas de changements de dernières minutes ou de circonstances imprévues, assure la sécurité des personnes et des biens et voit à la satisfaction des participants et des partenaires financiers.
Quels sont les préalables à la phase de tenue?
Listes de tâches des intervenants proactifs
L’horaire détaillé
Vérification des équipements techniques
Dans les derniers préparatifs AVANT l’ouverture, il faut s’assurer et vérifier certains points. Quels sont-ils ? (6)
Chronologie Plans Cahiers de charge Quartiers généraux et bureaux temporaires Montage Formations et visites des lieux
Qu’est-ce que la chronologie?
Plan détaillé qui présente l’enchaînement de l’arrivée et de la sortie des équipements
Il doit être complet, clair et concis, facile à consulter et continuellement ajusté en fonction des changements
Doit être disponible au moment où les intervenants concernés vont en avoir besoin et à jour
Qu’est-ce que les Plans?
Plusieurs types de plans:
- Plans généraux des sites non détaillés
- Plans généraux des sites détaillés
- Plan spécifique
Souvent, une fois arrivé sur les lieux, il n’est pas rare qu’un plan doit être modifiés
Qu’est-ce que le cahier de charge?
Outil utilisé dans chacun des secteurs afin de présenter, dans le détail, le déroulement de ou des activités et de la responsabilité de chacun des intervenants.
- Horaire général
- Déroulement détaillé des activités
- Le ou les plans
- Liste des intervenants et numéro d’urgence
- Grilles de vérification des installations
- Section vierge pour prises de notes
- Tout autre élément nécessaire, selon la nature de l’activité et des responsabilités de son ou ses utilisateurs
Qu’est-ce que le QG ?
Endroit aménagé temporairement permettant de rassembler les opérations de coordination
À un endroit jugé central
Important de bien le structurer
Centre névralgique où toutes les informations sont rapatriées et redirigées aux bons endroits
Peut servir de point de ralliement pour différents intervenants
Qu’est-ce que les bureaux temporaires?
À proximité des sites
Facteurs à considérer:
- Accessibilité au site et la capacité du site à contenir des espaces de bureaux
- Coûts et temps d’installation
- Besoins divers
- Espaces requis pour travailler
- Besoins en confidentialité
Il faut s’assurer qu’ils sont nécessaires et utiles au bon fonctionnement
Qu’est-ce que le montage?
Tout va vite et tout semble être la priorité #1 en même temps
Beaucoup de nouvelles personnes = Plus de complexité au niveau des opérations et plus de gestion
Apparition d’imprévus et/ou concrétisation de risques préalablement ciblés
Changements de dernière minute qui peut tout chambarder
Quels sont les clés du succès du montage?
- Avoir préalablement fait une planification complète et minutieuse
- Établir une chaîne de communication efficace ET l’utiliser
- Ressources humaines
- Être à l’écoute de ce qui se passe
- Garder son calme et son sang-froid
- Être positif et constructif
- Se faire respecter et savoir respecter les autres
- Se souvenir que nous sommes des humains.
Qu’est-ce que la formation et visites des lieux?
Formations pour:
- Personnel d’accueil et de sécurité
- Personnel de service
- Personnel d’information
- Personnel technique, manutention, etc.
Que faut-il s’assurer avant de faire la formation sur le ou les lieux du site ?
Avoir préalablement préparé tous les documents d’informations nécessaires à la formation du personnel
Avoir complété toutes les formations qui ne nécessitent pas, obligatoirement, d’être tenues sur le site même
S’assurer que les éléments techniques sont accessibles pour tenir les formations
Informer les responsables du ou des sites de la tenue des formations
Au moment où débute la phase de tenue, les activités et services offerts ont été planifiés et produits et les ressources humaines et matérielles sont en place. Le réalisateur quant à lui, doit faire la Gestion du Programme. En quoi cela consiste-t-il?
Gestion du design Gestion des ressources humaines Gestion des ressources matérielles Gestion des finances Gestion de la communication Gestion des risques Gestion des imprévus
Qu’est-ce que l’événement lui-même?
L’aboutissement de beaucoup de travail
C’est le moment où ça compte
C’est le but ultime
Tout doit être prêt ou avoir l’air
Lors de l’événement, quel est le rôle des dirigeants?
Responsabilité: imputabilité Surveillance Vision globale Représentation Gestion des attentes Prise de décisions Gestion de crise Support
Lors de l’événement, quel est le rôle des chefs, superviseurs, chargés de projet?
Responsabilité: imputabilité
S’assurer du bon déroulement général des activités de leurs secteurs
Vision globale VS implication directe
Être en perpétuelle observation
Faire les liens entre toutes les informations disponibles et faire l’interprétation de tout ce qui se passe afin de prendre les meilleures décisions opérationnelles
Assurer une bonne circulation de l’information entre les différents intervenants
Doit être un leader
Lors de l’événement, quel est le rôle des Responsables d’équipes?
Être imputable
Coordonner les actions des membres de leurs équipes respectives
Gérer l’ensemble des opérations qui sont sous leur responsabilité
Gérer de manière directe les employés
Être en perpétuelle observation afin d’aider leurs supérieurs immédiats à cibler les opportunités, à repérer les menaces, etc.
S’assurer du respect des valeurs de l’organisation au sein de l’équipe
Lors de l’événement, quel est le rôle des Employés et Bénévoles?
Exécuter les tâches qui leurs sont déléguées
Représenter l’organisation auprès des intervenants en exécutant leurs mandats
Signaler tout problème à leur supérieur immédiat afin de lui permettre de réagir correctement et rapidement
Respecter les valeurs de l’organisation
La hiérarchie: buts ? Pourquoi ? Pour y arriver?
Buts
- Répartir la charge décisionnelle et le pouvoir aux bonnes personnes
- Gérer l’exécution des tâches
Pourquoi ?
- Pour éviter le chaos, que tout le monde décide, que personne ne se sente imputable
Pour y arriver?
- La hiérarchie doit être Définie ,Communiquée et Acceptée
Pourquoi la gestion des ressources humaines est plus compliquée à gérer ?
Parce que chaque individu est unique de par ses objectifs, intérêts, motivations, capacités et limites, émotions
Il faut Repérer + Comprendre + Réagir correctement et au bon moment
Qu’est-ce que les-à-côtés ?
EX: Accès gratuit, Accès privilégié à une zone, Rabais ou gratuité (ex stationnement, bar, repas, etc.)
Il faut :
Établir des règles et politiques claires et justes pour tous
Être juste et équitable
S’assurer que les privilèges accordés ne causent pas de perte de productivité
S’assurer de ne pas perdre le contrôle des coûts reliés à ces privilèges
Respecter les règles d’éthique en milieu professionnel et s’assurer de ne pas être en situation de conflit d’intérêts
Le démontage, au même titre que le montage, doit être bien planifié. Quelles sont les caractéristiques du démontage?
La chronologie de démontage doit être précise
Le nombre de tâches doit être bien évalué
Il faut structurer le démontage
Il faut tenir compte de :
- l’ampleur de l’événement
- la durée de l’événement
- du type de tâches à exécuter au démontage
- la période accordée pour le démontage
- des coûts
- des capacités des ressources humaines
Quels sont les dangers en phase de démontage ?
La fatigue et la volonté de vouloir partir rapidement augmente le risque de blessure, de pertes de ressources humaines et matérielle et le risque d’erreurs
Le fait d’être en fin d’événement peut créer une basse de motivation, de minutie, de professionnalisme, de productivité
Quels sont les pièges liés à la phase de tenue?
Le surmenage La malnutrition Les faux pas Distractions Mauvaise gestion du stress
