Cours 10 Flashcards
Qu’est-ce que la phase de tenue?
Dans cette phase, le réalisateur voit à l’exécution des listes de tâches préparées à la fin de la production, prend les décisions nécessaires en cas de changements de dernières minutes ou de circonstances imprévues, assure la sécurité des personnes et des biens et voit à la satisfaction des participants et des partenaires financiers.
Quels sont les préalables à la phase de tenue?
Listes de tâches des intervenants proactifs
L’horaire détaillé
Vérification des équipements techniques
Dans les derniers préparatifs AVANT l’ouverture, il faut s’assurer et vérifier certains points. Quels sont-ils ? (6)
Chronologie Plans Cahiers de charge Quartiers généraux et bureaux temporaires Montage Formations et visites des lieux
Qu’est-ce que la chronologie?
Plan détaillé qui présente l’enchaînement de l’arrivée et de la sortie des équipements
Il doit être complet, clair et concis, facile à consulter et continuellement ajusté en fonction des changements
Doit être disponible au moment où les intervenants concernés vont en avoir besoin et à jour
Qu’est-ce que les Plans?
Plusieurs types de plans:
- Plans généraux des sites non détaillés
- Plans généraux des sites détaillés
- Plan spécifique
Souvent, une fois arrivé sur les lieux, il n’est pas rare qu’un plan doit être modifiés
Qu’est-ce que le cahier de charge?
Outil utilisé dans chacun des secteurs afin de présenter, dans le détail, le déroulement de ou des activités et de la responsabilité de chacun des intervenants.
- Horaire général
- Déroulement détaillé des activités
- Le ou les plans
- Liste des intervenants et numéro d’urgence
- Grilles de vérification des installations
- Section vierge pour prises de notes
- Tout autre élément nécessaire, selon la nature de l’activité et des responsabilités de son ou ses utilisateurs
Qu’est-ce que le QG ?
Endroit aménagé temporairement permettant de rassembler les opérations de coordination
À un endroit jugé central
Important de bien le structurer
Centre névralgique où toutes les informations sont rapatriées et redirigées aux bons endroits
Peut servir de point de ralliement pour différents intervenants
Qu’est-ce que les bureaux temporaires?
À proximité des sites
Facteurs à considérer:
- Accessibilité au site et la capacité du site à contenir des espaces de bureaux
- Coûts et temps d’installation
- Besoins divers
- Espaces requis pour travailler
- Besoins en confidentialité
Il faut s’assurer qu’ils sont nécessaires et utiles au bon fonctionnement
Qu’est-ce que le montage?
Tout va vite et tout semble être la priorité #1 en même temps
Beaucoup de nouvelles personnes = Plus de complexité au niveau des opérations et plus de gestion
Apparition d’imprévus et/ou concrétisation de risques préalablement ciblés
Changements de dernière minute qui peut tout chambarder
Quels sont les clés du succès du montage?
- Avoir préalablement fait une planification complète et minutieuse
- Établir une chaîne de communication efficace ET l’utiliser
- Ressources humaines
- Être à l’écoute de ce qui se passe
- Garder son calme et son sang-froid
- Être positif et constructif
- Se faire respecter et savoir respecter les autres
- Se souvenir que nous sommes des humains.
Qu’est-ce que la formation et visites des lieux?
Formations pour:
- Personnel d’accueil et de sécurité
- Personnel de service
- Personnel d’information
- Personnel technique, manutention, etc.
Que faut-il s’assurer avant de faire la formation sur le ou les lieux du site ?
Avoir préalablement préparé tous les documents d’informations nécessaires à la formation du personnel
Avoir complété toutes les formations qui ne nécessitent pas, obligatoirement, d’être tenues sur le site même
S’assurer que les éléments techniques sont accessibles pour tenir les formations
Informer les responsables du ou des sites de la tenue des formations
Au moment où débute la phase de tenue, les activités et services offerts ont été planifiés et produits et les ressources humaines et matérielles sont en place. Le réalisateur quant à lui, doit faire la Gestion du Programme. En quoi cela consiste-t-il?
Gestion du design Gestion des ressources humaines Gestion des ressources matérielles Gestion des finances Gestion de la communication Gestion des risques Gestion des imprévus
Qu’est-ce que l’événement lui-même?
L’aboutissement de beaucoup de travail
C’est le moment où ça compte
C’est le but ultime
Tout doit être prêt ou avoir l’air
Lors de l’événement, quel est le rôle des dirigeants?
Responsabilité: imputabilité Surveillance Vision globale Représentation Gestion des attentes Prise de décisions Gestion de crise Support
