Cours 5 Flashcards
Quelle définition donne-t-on à la création de l’information?
Activité professionnelle relative à la mise en place des conditions nécessaires pour assurer la qualité, la validité, la crédibilité et la pérennité de l’information produite par les administrations
Quels sont les 3 grands besoins de la création de l’information?
- Gestion (uniformiser les pratiques, favoriser la création d’une info de qualité)
- Communication (diffusion, langage commun)
- Mémoire (conserver une trace des décisions)
Quel est le rôle de l’archiviste dans la création de l’information ?
L’archiviste n’a pas de rôle à proprement dit dans la création de l’information. Iel intervient avant et après la création d’un document.
Comment l’archiviste intervient-iel avant la création de documents? 3 éléments
Avant pour :
1. collaborer et conseiller avec le créateur du document sur la forme de la production de l’information
2. aider à la définition des métadonnées
3. élaborer des gabarits et de guides des principaux genres de documents (par ex. modèle de procès-verbal)
Comment l’archiviste intervient-iel après la création de documents? (1 élément)
- Traitement de l’information
Qu’est-ce qu’un document de réunion?
Types de documents créés dans le cadre d’activités de prise de décision et dans l’exercice du pouvoir d’action d’une organisation impliquant ou exigeant l’assentiment de personnes officiellement réunies
Quel est le processus dont découlent les documents de réunion ou plus exactement le dossier de réunion?
Gestion de l’organisation administrative
Quels sont les 2 types de réunion?
- Réunions ordinaires (affaires courantes)
- Réunions extraordinaires (affaires urgentes)
Qu’est-ce qu’une séance?
temps consacrer par une assemblée à sa réunion
Qu’est-ce qu’une assemblée?
réunion ou regroupement de personnes en un lieu (prescrit par la loi, EX : une assemblée minimum par année)
Qu’est-ce qu’une assemblée délibérante?
prend des décisions avant l’assemblée prévue
Qu’est-ce que le quorum?
nombre minimum de membre dont la présence est requise pour que l’assemble soit légitime
Vrai ou Faux? Chaque séance produit un dossier de réunion
Vrai
Nomme quelques-une des bases juridiques des documents de réunion (6 éléments)
Loi sur les compagnies (personnes morales)
Loi sur les société par action (PM)
Code civil du Québec (organismes non constitués en personnes morales
Loi constitutives de l’organisme en question
Règlements généraux de l’organisme (pouvant indiquer quel code sera utilisé pour régir les assemblées)
Qu’est-ce qu’un conseil d’administration?
Instance décisionnelle d’une organisation, comité le plus important au sein d’une organisation
Qu’est-ce qu’un comité exécutif et d’où proviennent ses membres?
- Organisation courante des activités de l’organisation
- Membres proviennent du CA
Nomme quelques codes de procédures utilisés dans le cadre d’assemblées.
- Règle de procédure Bourinot
- Code Morin
- Code Lespérance
- Code CSN
- Robert’s rules of order
Quelle est la première étape pour la tenue d’une réunion?
Vérifier que les conditions de tenue soient respectées. quorum, membres, (membres tenus de voter, invités, observateur et non-votant), vote (qui peut voter? Statuer cette information), rôles, procédures
Qu’est-ce qu’un avis de convocation?
- Appel aux membres et aux actionnaires annonçant la tenue d’une réunion à laquelle ils sont conviés
- Contient les détails relatifs à la tenue de la réunion : date, lieu, ordre du jour projeté
- Premier document et le plus important, affirme la bonne foi de la personne qui organise la réunion
Vrai ou Faux? L’avis de convocation et l’étape initiale de la procédure de tenue de réunion
Vrai
Qu’est-ce qu’un ordre du jour?
- Projet d’ordre du jour puis ordre du jour (adopté)
- Énumère les points de discussion
- Adopté par les membres ou actionnaires en début de séance
- Deuxième document dans les documents de réunions
Qu’est-ce qu’un procès verbal?
- Relate ce qui a été dit, fait ou décidé en réunion
- Le reflet de l’assemblée : éléments statutaires et des éléments facultatifs
Quelles sont les 3 fonctions d’un procès verbal?
- Témoignage légal des décisions prises lors de la réunion
- Acte administratif : outil de planification
- Outil documentaire et historique
Vrai ou Faux? La création d’une procès verbal, sa force et sa diffusion sont fixées par des normes propres à chaque organisme et dépendent du type de réunion
Vrai
Vrai ou Faux? Le procès verbal doit avoir être signé et approuvé pour être considéré comme valide.
Vrai. Doit être approuvé par l’assemblée, même s’il est signé et terminé, le document reste en projet jusqu’à son approbation par une prochaine assemblée (si l’assemblée est l’année suivante, ça prendra un an avant d’approuver)
Vrai ou Faux? Le procès verbal est un document essentiel.
Vrai
Vrai ou Faux? Le compte-rendu est un document essentiel.
Faux, n’a qu’un caractère informatif. Ne sera pas gardé avec le procès-verbal.
Vrai ou Faux? Le compte-rendu est exclusif aux réunions.
Faux.
Qu’est-ce qu’une résolution?
- Résultat d’un vote en assemblée
- Expression ultime d’une décision administrative concernant les affaires usuelles d’un organisme
Vrai ou Faux? Les résolutions sont toujours un document indépendant.
Faux. Peut être jumelé au procès verbal
Vrai ou Faux? Les résolutions sont le verbatim de ce qui a été voté en réunion.
Vrai
De quel type de documents parle-t-on lorsqu’on mentionne des documents afférents?
- Tous documents dont il sera question au cours de la rencontre
EX:
- Procuration (document de réunion et document juridique)
- Bulletin de vote (s’il n’a pas de vote à main levée, à conserver un certain temps en cas de contestation)
Quels sont les types de dossier produits avec des documents de réunion?
- Dossier de séance : se fait avant la réunion. Contient tous les documents nécessaires au bon fonctionnement/à la bienséance de la réunion, toutes les informations nécessaires à savoir avant la rencontre
- Dossier de procès-verbal : créé après la réunion. Créé une fois et sert pour le reste de la vie active de l’organisme. Contient tous les procès-verbaux signés et approuvés.
o Organique et sériel - Dossier ou base de données des résolutions : créé après une réunion, mais on crée le dossier et on actualise après chaque réunion. Document essentiel à préserver. Document excel, outil de recherche important pour les décisions qui ont été adoptés en assemblée.
