Cours 10 Flashcards
Quelles sont les actions touchant aux risques informationnelles auxquelles les archivistes participent?
- Identification et évaluation des risques
- Catégorisation de l’information
- Mise en place de mesures de contrôle d’accès
- Mise en place de mesures de protection physique
- Sensibilisation du personnel aux bonnes pratiques de sécurité de l’information
- Définition du plan de continuité et de reprise
Qu’est-ce qu’un actif informationnel?
Un actif informationnel représente tout savoir ou donnée qui possède de la valeur pour une organisation.
Quelles sont les 3 catégories d’actifs informationnels?
- Disponibilité
- Intégrité
- Confidentialité
En quoi consiste la disponibilité d’un document?
Propriété d’une information d’être accessible en temps voulu et de la manière requise par une personne autorisée.
En quoi consiste l’intégrité d’un document?
Propriété d’une information de ne subir aucune altération ou destruction de façon erronée ou sans autorisation
En quoi consiste la confidentialité des documents?
Propriété d’une information de n’être accessible ou divulguée qu’aux personnes ou entités désignées et autorisées
Quelles sont les 4 étapes du processus de catégorisation?
- Étapes préliminaires: objectifs et bénéfices, ressources, périmètre d’action et rôles et responsabilités
- Conception: équipe, mode de fonctionnement et coffre à outils
- Réalisation: inventaire, attribution des niveaux d’impact, validation et ajout au registre
- Maintien: contrôle, mise à jour et ajout ou retrait
Vrai ou faux? Le travail d’archiviste est subjectif, mais on doit le faire de manière objective
Vrai
Quels sont les activités dont découlent les document des ressources informationnels?
Ensemble de ressources qui peuvent être répertoriées dans l’actif informationnel de l’organisation
Gestion, Acquisition, Développement, Entretien, Exploitation, Accès, Utilisation, Protection, Conservation, Destruction = des éléments d’information
Quelles sont les conditions de validité d’un plan de classification?
- Adopté par les instances de l’organisation
- Daté
- Tenu à jour pour assurer le suivi de l’évolution des activités de l’organisation
Vrai ou faux? Le plan de classification est obligatoire pour les organismes publics.
Vrai. Plan de classement, disponible sur le web et public. On mentionne aussi les responsable de l’accès
Qu’est-ce qu’un calendrier de conservation?
Outil de gestion qui détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation des documents actifs et semi-actifs d’un organisme
Vrai ou faux? Le calendrier de conservation est obligatoire par la loi pour les organismes publics.
Vrai
En quoi consiste un versement?
Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d’archives passe de l’administration à un service de préarchivage ou à un service d’archives.
Qu’est-ce que le bordereau de versement?
- Inventaire de ce qu’il y a dans le versement, quoi dans quelle boite, description sommaire.
- Pièce justification de l’opération de versement : instrument de recherche offrant aux chercheurs une description sommaire des fonds d’archives
- Instrument de recherche pour les chercheurs, mais le bordereau sert aussi à l’équipe versante et ceux qui reçoivent le versement pour retrouver des documents
Qu’est-ce que la déclaration de numérisation?
Témoigne de l’équivalence fonctionnelle et juridique des documents ainsi que l’interchangeabilité des supports sont soumises à certaines conditions
La documentation du processus de numérisation et le recours à une technologie offrent des garanties de l’intégrité du document numérisé. En réponse à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.
Quelle est la particularité de la demande d’accès à l’information?
À la fois un type de document et une procédure selon la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
Quels sont les critères de conservation pour chacun des stades du cycle de vie des documents de demandes d’accès à l’information?
- Stade actif : conservé pendant toute la durée du traitement
- Semi-actif : quelques années prévues au calendrier de conservation
- Inactif : tri pour ne conserver que les demandes ayant donné lieu à des demandes de révision à la Commission d’accès à l’information
Vrai ou faux? Des organismes peuvent rendre public les informations contenues dans une demande pour éviter de répondre constamment la même demande
Vrai
Vrai ou faux? La demande d’accès à l’information constitue une application du droit à l’information prévu par la Charte des droits et libertés de la personne
Vrai
En quoi consiste un fichier de renseignements personnels?
Selon la Loi à l’accès, les organismes publics doivent verser dans un fichier de renseignements personnels tout renseignement personnel qui sert à identifier une personne ou qui lui sert pour une décision concernant une personne.
Vrai ou faux? Un fichier de renseignements personnels augmente l’imputabilité des organismes publics en matière de protection des renseignements personnels
Vrai
Quelles sont les 4 conditions de validité d’un fichier de renseignements personnels?
- Date
- Provenance de l’information
- Qui a accès à l’information?
- Quelle mesure de sécurité est en place?
Qu’est-ce qu’une matrice de catégorisation des actifs informationnels?
- Moyen de repérer parmi toutes les ressources informationnelles celles dont la valeur est la plus critique (comme un inventaire)
- Sert d’intrant à la gestion des risques pour la sécurité des actifs informationnels
Quelles sont les conditions de validité pour la matrice de catégorisation des actifs informationnels?
- Daté
- Indique le nom de l’organisme
Vrai ou faux? La matrice de catégorisation des actifs informationnels est un document essentiel et doit être conservé de manière permanente.
Vrai
Quelles sont les fonctions des métadonnées? (4 éléments)
- Indiquent et conservent le contexte, contenu et structure des document + gestion dans le temps (cycle de vie)
- Facilitent la recherche
- Gère les restrictions d’utilisation et la confidentialité des dossiers + intégrité
- Favorisent l’échange entre les organismes et les systèmes d’information (langage descriptif commun)
Qu’est-ce qu’un historique des évènements?
Enregistrement séquentiel dans un fichier ou une base de données des événements affectant un processus particulier (daté, classés chronologiquement)
Quelles sont les 2 fonctions d’un historique des évènements?
- Permet d’analyser pas à pas l’activité interne du processus et ses interactions dans son environnement
- Concourt à assurer l’intégritéV
Vrai ou faux? L’historique des évènements n’est pas toujours recommandé pour assurer la sécurité informatique.
Faux. C’est essentiel. Prouve l’occurrence d’un événement et les entités à son origine à des fins de résolution de litiges.
Qu’est-ce que le formulaire d’évaluation archivistique d’acquisition d’archives privées
Pièce maîtresse du dossier d’acquisition d’un fonds d’archives privées
Se servir d’une grille d’évaluation basée sur des critère d’évaluation définis (ex. BAnQ (2005). Normes et procédures archivistiques – Chapitre sur le tri d’archives, 24 p.; Carol Couture et al. (1999). p. 141-143.)
Prouve l’authenticité/l’intégrité/l’objectivité de la décision qui a été prise. Évite la subjectivité
Vrai ou faux? Un rapport de traitement de tri prouve la subjectivité de la démarche de tri.
Faux. Évite la subjectivité et prouve l’objectivité
Quelles sont les 3 fonctions du rapport de traitement de tri?
- Précise les motifs ayant mené à l’élimination, la norme sur laquelle s’est basée la décision et le critère de tri le cas échéant
- Décrit exactement le contenu d’un fonds avant et après son traitement
- Assure l’intégrité du fonds d’archives
Qu’est-ce qu’un instrument de recherche?
Document, imprimé ou non, énumérant ou décrivant un ensemble de pièces d’archives de manière à les faire connaître aux chercheurs scientifiques et administratifs. Les instruments de recherche fondamentaux comprennent les guides, inventaires, catalogues, registres, répertoires, index, registres des emplacements, et, pour les archives lisibles par machine, la documentation logicielle
Qu’est-ce qu’un document essentiel?
Documents […] qui permettent la continuité ou le rétablissement des opérations, des droits et des obligations durant ou après une période de crise dont la disparition d’une façon générale et qu’elle qu’en soit la cause, aurait des conséquences graves et irréparables pour une organisation.
Pourquoi une organisation se doterait-elle d’un programme de gestion des documents essentiels? (3 raisons)
- Assurer le maintien/reprise des services essentiels
- Rétablir les autres activités et fonctions
- Protéger les droits juridiques et financiers de l’organisme
Qu’est-ce qu’un plan de mesure d’urgence?
Ensemble de moyens et de procédures permettant une réponse rapide des équipes d’intervention opérationnelles en cas d’urgence (ex. : incendie, individu armé, urgence médicale, etc.). Ces mesures comprennent aussi les comportements à observer par les usagers afin d’agir de manière sécuritaire.
Plan A, B, C, D, E pour pallier à toutes éventualité
Quels types de documents seraient concernés par le plan de mesure d’urgence? (4)
- Pourraient affecter les droits fondamentaux des personnes physiques et des personnes morales, tels que les droits légaux, les droits de propriété, etc.
- Sont le plus utilisés et le plus en demande
- Exigeraient un engagement excessif pour ce qui est du temps, de l’argent et de la main-d’oeuvre s’ils devaient être reconstitués
- Doivent être conservés en vertu d’une loi ou d’un règlement
