Cours 10 - Tenue de dossiers, honoraires et cessation de services Flashcards
Code civil du Québec article 37
- Pourquoi constituer un dossier ?
- Quelles renseignements?
- Autorisation de les communiquer?
Toute personne qui constitue un dossier sur une autre personne doit avoir un intérêt sérieux et légitime à le faire. Elle ne peut recueillir que les renseignements pertinents à l’objet déclaré du dossier et elle ne peut, sans le consentement de l’intéressé ou l’autorisation de la loi, les communiquer à des tiers ou les utiliser à des fins incompatibles avec celles de sa constitution; elle ne peut non plus, dans la constitution ou l’utilisation du dossier, porter autrement atteinte à la vie privée de l’intéressé ni à sa réputation.
- Code civil du Québec article 38
- Qui peut consulter le dossier?
- Comment ça doit être écrit?
Sous réserve des autres dispositions de la loi, toute personne peut, gratuitement, consulter et faire rectifier un dossier qu’une autre personne détient sur elle soit pour prendre une décision à son égard, soit pour informer un tiers; elle peut aussi le faire reproduire, moyennant des frais raisonnables. Les renseignements contenus dans le dossier doivent être accessibles dans une transcription intelligible.
- Article 39 du Code civil du Québec
- Refuser l’accès au dossier ?
Celui qui détient un dossier sur une personne ne peut lui refuser l’accès aux renseignements qui y sont contenus à moins qu’il ne justifie d’un intérêt sérieux et légitime à le faire ou que ces renseignements ne soient susceptibles de nuire sérieusement à un tiers.
- Article 40 du Code civil du Québec
- Faire corriger un dossier ?
- Supprimer renseignement ?
- Article 40 du Code civil du Québec
Toute personne peut faire corriger, dans un dossier qui la concerne, des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques; elle peut aussi faire supprimer un renseignement périmé ou non justifié par l’objet du dossier, ou formuler par écrit des commentaires et les verser au dossier…
Quand tenir un dossier ?
Liée à la notion d’intervention professionnelle
- Touche l’intégrité de la personne
- Relève du champ d’exercice et de la compétence du sexologue;
- Suppose la collecte ou la révélation d’informations confidentielles;
- S’inscrit dans un projet structuré.
Pour qui tenir un dossier?
Pour chaque client qui recourt à ses services
Client = individu, couple, famille
Dans quelles situations il y a une obligation pour les sexologues de tenir un dossier-client?
-Psychothérapie / sexothérapie
-Relation d’aide / intervention individuelle
-Intervention de groupe (suivi)
-Supervision de stagiaire
-Évaluation sexologique
-Expertise
-Conseiller clinique / consultant
Peu importe le milieu de travail
Tenue de dossier pour le client - groupe ?
Article 5
Malgré l’article 2, le sexologue doit, lors d’une intervention ciblée de groupe, tenir un dossier unique comprenant le nom, la date de naissance et les coordonnées de chaque membre du groupe, la description et une évaluation de l’intervention ainsi que les dispositions prises en matière de consentement.
Pourquoi tenir un dossier ?
- Source de renseignements
- Motifs de consultation (obtention du consentement)
- Résumé de l’évaluation initiale
- Interventions préconisées
- Notes d’évolution
- Raisons de fermeture du dossier - Outils de communication
- À d’autres professionnels (sexologues ou autres);
- Intervenants d’une même équipe ;
- À d’autres établissements ;
- Compagnies d’assurances, avocat, la Cour. - Instrument pour la recherche, l’enseignement, compilation statistique.
- Instrument d’évaluation de la qualité des services rendus
- notamment lors d’inspection et/ou enquête ;
- atteste les connaissances et la compétence du sexologue (règles de l’art);
- témoigne d’une conduite professionnelle qui répond aux exigences déontologiques et réglementaires.
Quelle est l’importance du dossier pour le client
Un rappel…
- des motifs de consultation ;
- de ce pour quoi le consentement a été donné ;
- des objectifs d’intervention et des modalités d’intervention.
- Témoigne de l’évolution du client.
Ce que doit contenir le dossier (article 3)
- Le sexologue doit consigner dans le dossier de chaque client les renseignements suivants :
1° la date d’ouverture du dossier ;
2° lorsque le client est une personne physique, son nom, sa date de naissance, et ses coordonnées ;
3° lorsque le client est un organisme, une personne morale ou une société, son nom et ses coordonnées de même que le nom, la fonction et les coordonnées de son représentant autorisé ;
4° une description sommaire des motifs de la consultation;
5° les notes relatives au consentement du client;
6° une évaluation de la situation propre au client qui intègre les caractéristiques personnelles et contextuelles du développement et du comportement sexuel ainsi que les conditions de son environnement;
7°une description sommaire des services rendus et la date où ils ont été rendus;
8° les objectifs et les moyens d’intervention professionnels envisagés ainsi que leur révision périodique;
9° les notes d’évolution du cheminement du client et de l’intervention professionnelle pendant la durée du service professionnel, y compris la note de fermeture ;
10°la correspondance et les autres documents relatifs aux services professionnels rendus.
Ce que peut contenir le dossier (article 4) ( si la situation se présente )
- Le cas échéant, le sexologue doit consigner, dans le dossier de chaque client, les renseignements suivants:
1° les données relatives à l’évaluation du client, obtenues à la suite de l’utilisation d’instruments de mesure standardisés ou non ainsi que les conclusions et les recommandations qui découlent de l’analyse de ces
données;
2° le plan d’intervention multidisciplinaire et ses révisions périodiques;
3° les notes relatives à l’autorisation du client de transmettre des données confidentielles à des tiers;
4°les motifs de la communication d’un renseignement protégé par le secret professionnel dans les cas où la loi l’ordonne ou l’autorise par une disposition expresse ;
5° les motifs au soutien de la décision de communiquer un renseignement protégé par le secret professionnel en vue de prévenir un acte de violence ainsi que l’objet de la communication, le mode de communication utilisé et la personne à qui la communication a été faite ;
6° tout document relatif à la transmission d’un renseignement protégé par le secret professionnel à des tiers et notamment, tout document signé par le client autorisant la transmission de tel renseignement;
7° une copie de tout contrat de service ou de toute autre entente particulière conclue avec le client;
8° le relevé des honoraires ou de tout autre montant perçu;
9° les motifs qui ont mené le sexologue à mettre fin au service professionnel.
Ce que PEUT contenir le dossier –intervention de groupe
- Description et évaluation de l’intervention
- Dates des rencontres
- Objectifs de l’intervention
- Thèmes abordés
- Notes d’évolution du groupe
- Bilan de la rencontre
- Éléments facultatifs
- Détails de la demande initiale
- Rapport de l’évaluation ou de l’analyse des besoins
Quelles sont les responsabilités du sexologue dans la tenue de dossier ?
-Dater et signer tout ce qui est déposé au dossier;
-Tenir à jour les dossiers après chaque rencontre ;
Recommandations pour la mise à jour : 24h en situation d’urgence; 72h pour rencontre habituelle.
-Préserver la confidentialité des membres du couple, de la famille, du groupe ;
Un seul dossier groupe, couple, famille*
*Peut-être que le milieu de travail exigera un dossier par personne.
La rédaction du dossier nécessite de constamment tenir compte de quoi ?
- Le client peut le lire;
- Un tiers peut le lire;
- Les informations contenues au dossier doivent être
- non interprétatives (pas de possibilité d’interprétation);
- en lien avec les objectifs visés par l’intervention.
Responsabilité du sexologue et préjudices
Possibilité de préjudice quand :
- L’information au dossier peut s’interpréter ou induire en erreur;
- L’information n’est pas vérifiée;
- L’information n’est pas pertinente à la demande;
- L’information n’est pas accessible au client ou n’est pas respectueuse du client.
Pour éviter le préjudice quant à la tenue de dossier:
- Indiquer le mandat clairement;
- Indiquer dans quel état se trouve le client au moment de la rencontre;
- Pas de généralisations;
- S’assurer du lien entre le mandat et le contexte dans lequel le client se présente.
Quelles sont les différentes données recueillis dans un dossier ?
Données brutes
- Recueillies en cours d’évaluation ou en cours d’intervention (notes personnelles);
- Proviennent d’observations directes;
- Issues des tests;
- Sont des hypothèses ou des pistes de travail
Données interprétées
-Données qui ont été analysées, validées, appréciées ou expliquées.
EX. Notes d’évolution, rapport d’évaluation, évaluation du matériel clinique recueilli au cours de l’entrevue, les bilans.
Quelles sont les notes d’évolution ?
Description des thèmes abordés ou de la problématique ;
- Détails de l’intervention réalisée;
- Appréciation clinique quant à l’évolution du client ou aux objectifs réalisés.
Les notes d’évolution doivent être …
- complètes ;
- exactes (décrit les faits, la réalité du client);
- organisées en fonction des thèmes ;
- concises (l’essentiel, environ 15 lignes);
- pertinentes (reliée à la raison d’être de l’intervention, aux objectifs poursuivis, au mandat);
- interprétées (a fait l’objet d’une appréciation de la part du sexologue).
La conservation des dossiers doit se faire comment ?
Article 2
Les dossiers sont conservés à l’endroit où le sexologue exerce sa profession
Article 9
Les dossiers sont conservés dans un local ou un meuble auquel le public n’a pas librement accès et pouvant être fermé à clé ou autrement.
Article 10
Le sexologue doit conserver chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service professionnel rendu.
À l’expiration de ce délai, il peut procéder à la destruction du dossier en s’assurant de préserver la confidentialité des renseignements qui y sont contenus.
What about les dossiers informatiques ?
Permet l’utilisation des technologies de l’information pour la tenue, la détention ainsi que le maintien des dossiers des clients d’un sexologue pourvu que la confidentialité des renseignements qui y sont contenus ainsi que l’exercice des droits d’accès et de rectification soient assurés.
Mesures de sécurité minimales
- L’accès à l’ordinateur doit être verrouillé;
- Prévoir un moyen technique pour verrouiller le logiciel lui-même;
- Le logiciel utilisé doit être conçu de sorte que les renseignements inscrits ne puissent être effacés ou remplacés.
Dossier centralisé, dossier parallèle et copie conforme de dossier
-Dossier parallèle – un autre dossier tenu par le professionnel en plus du dossier centralisé.
– strictement interdit
-Copie conforme - une copie du dossier existant (n’est pas un dossier parallèle).
Aspects réglementaires de la sexologie ( cabinet, etc)
-Le cabinet est aménagé de façon à respecter la confidentialité;
-Le sexologue doit être en mesure de fournir aux clients une copie du Code de déontologie et du
Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des membres de l’Ordre professionnel des sexologues du Québec;
-Prévoir un lieu d’attente (pour les cabinets privés);
-Afficher le permis de sexologue à la vue du client;
– Recommander d’afficher le permis de psychothérapeute et l’attestation de formation pour l’évaluation des troubles sexuels
-Le sexologue peut afficher ses diplômes en autant qu’ils sont en lien avec la pratique.
