Arquivologia Flashcards
ARQUIVOLOGIA
Os documentos de arquivos são produzidos e conservados com objetivos funcionais e a essência da documentação não é o documento propriamente dito, mas sim a informação contida nele
Correta
Definição q traduz o q é arquivo, mostrando q o que vale mesmo é a informação. Informação que esta registrada no…… suporte. E, lembrando da formula:
Suporte + Informação (ou dados) = Documento
S+ I = D
ARQUIVOLOGIA
Um fundo é aberto quando a entidade produtora continua em atividade
Correta
Sempre q puder acrescentar novos documentos, pelo fato de a entidade produtora ainda estar em atividade, estaremos diante de um fundo aberto.
ARQUIVOLOGIA
Quando os arquivos originário de uma instituição mantem sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa, diz-se q foi respeitado o principio da proveniência
Correta
O principio da proveniência também pode aparecer na prova como principio da procedência ou de respeito aos fundos (respeito des fonds)
ARQUIVOLOGIA
Quando ha necessidade de ser reclassificar os documentos por tema, sem se levar em consideração a sua proveniência ou classificação original, estará sendo aplicado o principio da pertinência
Correta
Classificação por Temas ou assunTos = perTinencia
ARQUIVOLOGIA
A organicidade consiste, basicamente, em preservar os elementos q dão confiabilidade aos documentos
Errada
A organicidade é outro principio importante e reflete a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora/acumuladora, em suas relações internas e externas.
Essa é a definição correta e não a apresentada pela questão
ARQUIVOLOGIA
Aplicação do principio temático possibilita a criação do fundo de arquivo da instituição
Errada
Lembrar classificação por Temas ou assunTos = perTinencia, ja mata a questão, pois o principio da proveniência é q diz q os arquivos devem ser organizados por fundos de documentos.
O principio da pertinência foca na organizacao por temas ou assuntos
ARQUIVOLOGIA
Os documentos, para serem considerados como correntes e intermediários, devem possuir valor primário
Correta
Os arquivos correntes e intermediários possuem valor primário.
Apenas os permanentes possuem valor secundário
ARQUIVOLOGIA
Os arquivos permanentes tem restrição de acesso ao publico em geral
Errada
Os arquivos permanentes ou de terceira idade são de livre acesso ao publico. Seu valor passou a ser histórico ou cultural, por exemplo, e sua difusão, divulgação ao publico é fundamental
ARQUIVOLOGIA
Acoes culturais, educativas e de difusão são, originariamente, desenvolvidas nos arquivos correntes
Errada
Todos os exemplos citados estão relacionados com as características dos arquivos permanentes (terceira idade)
ARQUIVOLOGIA
O gênero documental incontrariável reúne documentos eletrônicos e digitais.
Errada
Relembre q dentro da classificação documental possuímos a classificação quanto ao gênero. E uma dessas classificações é a de documentos iconográficos ou seja: fotografias, gravuras, dispositivos, desenhos, por exemplo.
São documentos em suporte sintéticos, em papel emulsionado ou não, com imagens fixas
ARQUIVOLOGIA
Uma pasta em nome de clovis Fabiano da silva neto deve ser arquivada como?
Silva neto, clovis Fabiano da
ARQUIVOLOGIA
O método duplex é utilizado na classificação ideográfica dos documentos
Correta
O método duplex esta dentro do ideográfico (por assunto. Lembrando-se do esqueminha. O método ideográfico se subdivide em alfabético e numérico)
E o numérico se subdivide em decimal e duplex
ARQUIVOLOGIA
Uma das vantagens apresentadas pelo método duplex de arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de documentos.
Correta
Enquanto o método duplex tem a possiblidade ilimitada de classes de documentos, o método decimal é limitado
Veja exemplo de duplex
1 - financeiro
1-1 investimento em acoes
1-2 pagamento de impostos
2 - manutenção
2-1 conserto de elevadores
2-2 manutenção predial
ARQUIVOLOGIA
As atividades de protocolo, indispensáveis ao desenvolvimento de funções adm, técnicas ou cientificas das instituições, inserem-se na fase da produção
Errada
Protocolo esta inserido na fase de utilização
Protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação)
Expedição
Arquivamento em fase corrente ou intermediaria
Elaboração normas de acesso à documentação
A fase de produção trata da elaboração de documentos em função das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve priorizar apenas os documentos fundamentais para a atividade e adm da instituição e deve impedir q haja duplicação e emissão de vias desnecessárias
ARQUIVOLOGIA
Eliminação ou guarda definitiva são as duas possibilidades para a destinação de documentos de arquivo
Correta
Lei 8.159/91
Art 3
Considera-se gestao de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediaria, VISANDO A SUA ELIMINAÇÃO OU RECOLHIMENTO PARA GUARDA PERMANENTE
Obs: e a transferência da fase corrente para a intermediaria? Não deveria ser citada? Não, pois depois q se chega a fase intermediaria, só ha uma “escolha”:
Eliminação do documento ou guarda no arquivo permanente
ARQUIVOLOGIA
Uma empresa deseja instituir um servico encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Atividade denominada protocolo
Correta
ARQUIVOLOGIA
É tarefa do protocolo, na atividade de registro, fornecer dados do documento aos interessados
Correta
O registro é quando o protocolo insere os dados de determinado documento/correspondência em um sistema (manual ou informatizado) e atribui um código de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele)
ARQUIVOLOGIA
As sucessivas etapas pelas quais passam os processos adm, antes de sua conclusão, constituem o q se convencionou chamar de tramitação
Correta
Definição de tramitação
Curso do documento desde a sua produção ou recepção ate o cumprimento de sua função adm. Também chamado de movimentação ou tramite
ARQUIVOLOGIA
O registro dos documentos que chegam a um órgão pub deve ser feito no setor de protocolo e consiste na reprodução dos dados do documento destinada a controlar a movimentação e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados
Correta
O registro é quando o protocolo insere os dados de determinado documento\correspondencia em um sistema (manual ou informatizado) e atribui um código de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele). Ele fornece dados de suas características fundamentais aos interessados
ARQUIVOLOGIA
A gestao de doc tem por objetivo garantir, de maneira eficaz, a produção, adm, manutenção e destinação dos documentos de forma racional e economica. A fase básica desse conjunto de procedimentos - a qual inclui as atividades de protocolo e de elaboração de normas de acesso à documentação- denomina-se utilização
Correta
O protocolo esta inserido na fase de utilizacao
ARQUIVOLOGIA
Nas organizações de medio e grande porte, bem como nos órgãos publicos nas esferas federal, estadual e municipal, o movimento de recebimento e expedição de correspondência é gerenciado por um setor denominado ?
Protocolo ou setor de expedição
O protocolo é responsável pelas atividades de : recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação de documentos
ARQUIVOLOGIA
A atividade de tramitação corresponde exclusivamente a movimentação de documentos entre unidades internas do órgão
Errada
Distribuição - quando é interna
EXpedição - quando é EXterna
ARQUIVOLOGIA
A distruibuição da correspondência de cunho particular é atribuição do protocolo
Correta
Isso mesmo.
Imagine o protocolo devolvendo as cartas particulares dos servidores.
Observe q a distribuição é atribuição do protocolo, mas a atividade de registro de carta particular n é
ARQUIVOLOGIA
Quando o protocolo envia para o setor destinatário o documento recebido, ele esta executando a atividade…?
Falou em enviar o documento ao seu destinatário ? É distribuicao ou expedição
Distribuição - quando é interna
EXpedicao - quando é externa
Logo, a opção correta trata da distribuicao, por ser uma movimentação interna.
