Arhiva not

Question 1

arhiva e proprietatea cui? ce caracter au activitatile arhivistice?

Answer 1

• arhiva e proprietatea statului
• arhiva se pastreaza + se conserva + se preda in conditiile legii
• activitatile arhivistice not sunt de utilitate si interes public
• arhivele Camerelor + arhivele birourilor not + arhivele registrelor nationale not sunt de utilitate publica
• Pe baza aprobării direcției cpte a Arhivelor Naționale, deținătorii de arhive notariale pot păstra și după expirarea T de depunere la Arhivele Naționale ale Ro documente care fac parte din Fondul Arhivistic Națion, dacă le sunt necesare în desfășurarea activității lor.

134R

Question 2

cum se pastreaza arhiva? ca o singura unitate sau divizata?

Answer 2

• arhiva notarială se păstrează în întregime, ca o singură unitate, evitându-se fragmentarea / existența separată a părților de fond, precum și includerea într-un fond a mai multor fonduri ori fragmente de fond

Question 3

din ce sunt constituite arhivele notariale?

Answer 3

• totalit Registrelor și opiselor not + actelor not și doc în temeiul cărora acestea au fost întocmite
• Constituie arhive notariale și cele care au fost îndeplinite de fostele notariate de stat în perioada 1950-1995

Question 4

ce obligatii au Un, Cam si birourile not raportat la arhiva not?

Answer 4

• Uniunea, Camerele și birourile not au obligația să asigure integritatea arhivei not, proprietate a statului, și să aloce resursele necesare pt protejarea și păstrarea acesteia în condiții de siguranță.
• NPi au obligația de a organiza activitățile priv administrarea, utilizarea și protejarea documentelor pe baza normativelor elaborate de Un + Camere și avizate favorabil de Arhivele Naționale
  NPi pot cere consultanță de specialitate în domeniul arhivistic notarial Camerei din care fac parte / Uniunii, pt organizarea unor măsuri de conservare, asigurare și protecție a documentelor pe care le dețin
• În caz de calamitate care a afectat arhiva notarială / a provocat dispariția unor acte din arhivă, notarul public informează de îndată Camera
• Notarii publici au obligația de a se supune controlului de specialitate al Arhivelor Naționale, Ministerului Justiției, Uniunii și Camerei pt verificarea respectării prevederilor legale privind arhiva notarială, în tot ciclul de viață al documentelor conservate

118R

Question 5

unde tb depozitata arhiva?

Answer 5

• Npi sunt obligati sa pastreze arhiva la sediul biroului
  !! excep cand s-a obtinut aprobarea Col Dir al Cam de conservare a acesteia, in intregime/partial, intr-un alt spatiu de arhiva
• arhiva poate fi conservata, cu avizul Col Dir, si in depozitele de arhiva ale Camerei

119R

Question 6

cum tb sa fie spatiul in care se pastreaza arhiva?

Answer 6

• spatiul tb sa asigure conservarea documentelor impotriva distrugerii, degradarii, aducerii in stare de neintrebuintare, sustragerii, abandonului
• spatiul tb avizat de Cold Dir Cam
  - pt incalcarea acestei obligatii, poate aplicata ca sanctiune preluarea arhivei sau poate fi atrasa chiar raspunderea disciplinara a NP
• pt emiterea avizului de function de catre Col Dir, in vederea obtinerii licentei, biroul va avea cel putin 1 incapere destinata depozitarii arhivei, ce tb sa corespunda legislatiei arhivistice

Question 7

in ce fel raspunde NP de arhiva?

Answer 7

• NP raspunde de depozitarea + conservarea arhivei in conditiile si termenel stab de prevederile Fondului Arhivistic National, pe baza normativelor elaborate de Un + camere si avizate favorabil de arhivele nationale
• NPi pot cere consultanta de specialitate in domeniul arhivistic not Camerei lor / Uniunii, pt organizarea unor masuri de conservare, asigurare si protectie a documentelor
• Arhiva se afla in pastrarea unui secretar responsabil cu arhiva, sau, dupa caz, a arhivarului angajat de NP

Question 8

cum se tin toate doc din arhiva?

hartie?electronic?

Answer 8

• actele not + inregistrarile + evidentele biroului not se intocmesc si se arhiveaza pe suport hartie
• ele pot fi tinute si pe suport accesibil echipamentelor de prelucrare automata a datelor

Question 9

ce are fiecare birou not rap la arhiva si evidente not?

Answer 9

• fiecare birou are arhiva + registratura proprii + evidență financiar-contabilă
• secretariatul va efectua operațiuni priv primirea, înregistrarea și expedierea corespondenței, înregistrarea și îndosarierea actelor, păstrarea registrelor, precum și alte lucrări cu caracter auxiliar, necesare bunei desfășurări a activității notariale.

162L

Question 10

ce mape si dosare se tin in fiecare birou not?

Answer 10

• se tin mape si dosare cu
  a) actele si pcd not intocmite
  + b) actele priv activit admin, de personal si fin-contabila
  – ACTELE SI PCD NOT se vor constitui in vederea arhivarii in mape si dosare astfel:
  a) mapa cu acte autentice și documentația care a stat la baza acestora — T
  b) mapa cu CM-uri, care cuprinde și încheierea finală, în original și, după caz, copia legalizată a T olograf, procesul-verbal de constatare a stării materiale și procesul-verbal de validare a Testam, în original, precum și inventarul succesoral —- T pastrare permanent
  c) mapa de alte soluții în pcd succes, care cuprinde, în ordinea soluționării, celelalte soluții date în cauzele succes —- T pastrare permanent
  d) dosarul succes, care cuprinde CM, încheierea finală, în original, și documentația necesară soluționării — T pastrare 10 ani, dar Comisia de selectionare poate trece la T permanent / poate prelungi T de pastrare
  e) mapa de divorțuri, care cuprinde încheierea privind soluția pronunțată de NP priv cererea de divorț și, după caz, 1 exemplar al Certif de divorț — T pastrare permanent
  f) dosarul de divorț, care cuprinde Certif de divorț, încheierea, în original, și documentația necesară soluționării —– T pastrare 10 ani, dar Comisia de selectionare poate trece la T permanent / poate prelungi T de pastrare
  g) mapele cu pcd not și actele neautentice, precum și documentația care a stat la baza acestora —- T pastrare 3 ani
  h) mapele cu actele priv activit admin și fin-contabilă și dosarele de persona - T pastrare intre 1 an si permanent, in functie de categoria din care fac parte

mapele si dosarele se constituie cf Nomenclatorului arhivistic si a Normelor arhivistice aprobate de Cons Un

Question 11

ce se intampla cu arhiva daca SPN se dizolva?

Answer 11

• daca societatea se dizolva, arhiva creata nu poate fi divizata sau fragmentata

122R

Question 12

cand pot fi scoase din arhiva actele originale + baza lor?

Answer 12

• Actul original + doc de la baza nu pot fi scoase din arhiva în care sunt păstrate decât în cazurile pvz de lege
• înscrisurile originale aflate în arhiva biroului pot fi cercetate de un magistrat, delegat în acest scop de Autorit judiciară cpta

124R

Question 13

instanta poate sa ceara sa ii fie trimise doc originale aflate in arhiva biroului?

Answer 13

• Instanța nu va putea cere trimiterea în original a Testam depuse la NP / altor înscrisuri originale aflate in arhiva NP
• Se vor putea însă cere copii certificate ale acestora.
• Cercetarea acestor înscrisuri, dacă e necesară, se va face, cu citarea părților, de un judecător delegat / prin comisie rogatorie, de catre instanta respectiva, dacă înscrisul e in alta localit.
• !! Prin excepție, când pcd verificării înscrisurilor o impune, instanța va putea ordona prezentarea testam originale / altor înscrisuri originale, depuse la NP, pt a face expertiza grafoscopica în laboratoarele de specialitate, dacă expertiza actului nu se poate face la sediul arhivei

Question 14

cum se pot elibera din arhiva originalele de pe actele not care sunt in legatura cu cauze penale aflate in curs?

Answer 14

• actele orig se eliberează la cererea instanței / a parchetului în leg cu cauzele penale aflate în curs, în cond CPP
• dacă actele not sunt cercetate pentru fals, pot fi ridicate și rămân la dosarul cauzei dacă sunt declarate ca false, cu obligația comunicării notarului a hotărârii inst / ordonanței procurorului; în caz contrar, actul se va restitui.

Question 15

cum pot fi scoase din arhiva biroului inscrisurile care constituie probe intr-un proces penal?

Answer 15

• Înscrisurile care constituie probe într-un proces penal pot fi scoase temporar din arhivele notariale numai la cererea procurorului / instanței, în cond CPP, pe bază de proces-verbal încheiat cu pers delegată în acest sens

Question 16

ce trebuia sa faca NP inainta sa scoat un act din arhiva sa?

Answer 16

• Înaintea scoaterii actului din arhiva notarială, Np face o copie legalizată, care se arhivează în locul actului, până când acesta va fi restituit în arhivă, operațiune scutită de plata oricăror taxe și onorarii.
• Scoaterea din arhivă a actelor not originale în orice alte cazuri și modalități decat cele pvz mai sus e interzisă, dacă prin lege nu se prevede altfel.
• Aceleași obligații revin și pers care sunt depozitare ale arhivei / celor care acționează cu titlu de custode provizoriu.

Question 17

pt solutionarea unor reclamatii, sesizari, acte ori pcd not, Un / camerele / organul de ctrl / un NP pot solicita copii si informatii in legatura cu acestea — cum se face asta?

Answer 17

• cel caruia i s-a solicitat aceasta nu poate opune secretul profesional cu priv la continutul actului si al documentatie acestuia
• aceasta cerere priv eliberarea de copii de pe inscriuri / info cu priv la acestea se face in scris de catre Un / cam / NP solicitant
• cererea tb sa cuprinda mentiuni priv nr de inreg + semnatira si sigiliul solicitantului — si se transmite prin mijloace conventionale de comunicare
• cel caruia i se adreseaza cererea are oblig de a transmite de indata si intocmai cele solicitate
  !! cu exceptia testamentelor, care nu pot fi puse la dispozitie fara dovada decesului testatorului

125R

• intre notari nu opereaza secretul profesional
• notarii au dreptul sa ceara info + doc de la alti NPi
  + notarii au oblig corelativa de a da, in T util, info si /sau documente altor colegi notari, necesare instrumentarii pcd not
• pt a se realiza comunicarea asta intre Un si notari / Camere si notari / intre notari, membrii Uniunii sunt obligati sa utilizeze exclusiv adresa de mail profesionala, pusa la dispoziti, gratuit, de catre Uniune

Question 18

NP are obligatia sa respecte dreptul partilor actului not de a lua cunostinta de doc care le privesc — cum se face asta?

Answer 18

• NP e obligat sa respecte dreptul partilor actului not de a lua cunostinta de documentele care le privesc, aflate intr-un dosar intocmit cu privire la acestea
• partile au dr si sa obtina copii, certificate sau extrase de pe aceste doc
• NP care detine inscrisul care face obiectul cererii tb sa solutioneze cererea in cel mai scurt timp posibil, iar daca refuza, el tb sa comunice in scris refuzul sau motivat
• daca NP refuză nejustificat sa elibereze o copie / informații din arhiva, solicitantul se poate adresa Camerei în vederea aprobării cererii de eliberare a înscrisului. Cererea aprobată prin decizia Col Dir e obligatorie pt NP
• NP tb să răspundă, în cel mai scurt timp, dar nu mai târziu de 30 de zile, oricărei solicitări a Col Dir / a Uniunii / a organului de control, care vizează documente din arhiva biroului.
• aceleași obligații revin și NPi / Camerelor care sunt depozitarii arhivei sau care acționează în calitate de custode provizoriu

126R

Question 19

cum se poate depozita arhiva intr-un depozit de arhiva al Camerei?

Answer 19

• Camerele au depozite de arhiva in care NPi pot depune arhiva lor, pt conservare si administrare
• pot depune arhiva integrala / partiala, conform aprobarii Col Dir
• dupa ce preia documentele, Cam e obligata sa respecte normele pt prelucrarea si asigurarea datelor cu car personal + sa protejeze interesele creatorului arhivei

127R

Question 20

care sunt obligatiile Camerei pentru administrarea si protejarea arhivelor not?

la depozitele lor de arhiva din Cam

Answer 20

a) să amenajeze depozite de arhivă, care să asigure condiții împotriva distrugerii, degradării, aducerii în stare de neîntrebuințare ori sustragerii documentelor conservate, avizate de către Arhivele Naționale ale României, dotate cu sistemele de securitate necesare: sisteme antiefracție; sisteme de detecție și stingere a incendiilor; sisteme de supraveghere video funcționale;
b) să ia măsuri împotriva accesului neautorizat;
c) să asigure condiții de securitate maximă din punctul de vedere al manipulării documentelor, pentru a asigura integritatea acestora și securitatea informațiilor pe întreg ciclul de depozitare și transfer;
d) să supravegheze prestarea serviciilor, să asigure resursele umane, materiale, instalațiile, echipamentele sau altele asemenea, pentru administrarea corectă a arhivei notariale;
e) să se supună, în tot ciclul de viață al documentelor conservate, controlului de specialitate al Uniunii, precum și al Arhivelor Naționale ale României, pentru verificarea respectării pvderilor legale.

127(3)R

Question 21

care sunt cazurile in care arhiva NP poate ajunge la Camera?

Answer 21

1. cand Camera preia arhiva NP ca sanctiune aplicata NP = pt incalcarea oblig NP cu priv la pastrarea si conservarea arhivei
2. cand NP alege chiar el sa isi predea arhiva la Camera = cand alege sa nu o tina in biroul lui, ci in depozitul de arhiva al camerei = candp NP depoziteaza arhiva sa intr-un alt spatiu decat biroul lui
3. cand Camera preia arhiva ca urmare a unei alte dispozitii normative, de ex in urma incetarii / sspd NP

L com p 792

Question 22

cand poate fi **preluata in custodie arhiva **unui birou not? care e pcd? in ce conditii?

Answer 22

• daca Col Dir constata in urma verificarilor efectuate ca nu sunt indeplinite oblig privind pastarea, conservarea si predarea arhivei, la proceda la preluarea arhivei pt a fi pastrata si conservata in cond lg —- 161(2)L
• În cond pvz de lege și cu avizul Col Dir, o arhivă poate fi preluată integral / parțial de un birou not din circ aceleiași judecăt / de către Cam unde a activat sau inca activeaza NP care a creat arhiva
  N.B. - L com p798 - norma e incompleta, pt ca poate fi preluata si de un NP din alta circumscr judecat, dar din ac camera — ratiune vezi 41(5)b)
• Arhiva not poate fi transferată numai în custodia altui birou notarial / a Camerei; Sub sancțiunea ridicării licenței, NP nu poate transfera arhiva în custodia altei entități / pers de drept public ori privat
• Preluarea în custodie a arhivei pe bază de proces-verbal de predare-preluare (atesta starea doc, nr. de documente, inventarele documentelor din arhiva, cu indicare si individualizarea doc care lipsesc)
  ! În caz de urgență, predarea se poate face fără a se întocmi această documentație, care va fi realizată de către noul deținător.
• Până la numirea unui custode provizoriu / până la realizarea transferului definitiv, Col Dir poate cere punerea sub sigiliu a arhivei care trebuie preluată în custodie.
• Orice pers obligată sa predea arhiva către custodele stabilit trebuie să o predea acestuia de îndată ce avizul de numire a custodelui i-a fost notificat. În executarea oblig, custodele desemnat poate cere sprijinul organelor de OP.
• Predarea arhivei către un alt NP din aceeasi judecăt vizează, în mod obligatoriu, toată arhiva aflata în posesia NP. Nu e permis transferul doar al unor părți structurale din arhiva not predată,
  !! cu excp:
  1. mapelor ajunse la termen, care pot fi predate cater Arhivele Nationale, cf pvd legale
  2. in cazul in care se transfera doar anumite acte, cum ar fi dosarul succesoral, care in cond lg se transmite in original catre NP care urmeaza sa elibereze un CM suplimentar, la cererea mostenitorilor, dupa caz
• Arhiva fin-contab se poate preda în custodie, spre conservare, unui alt birou / Cam / organului fiscal cpt.
• Cheltuielile cu predarea în custodie a arhivei sunt în sarcina celui care face predarea
  !! cand aceasta operatiune se produce la incetarea calit de NP

128R

vezi si 41(5)L = ordinea in care se preiau reg + arhiva la incetarea calit de NP
- preluarea in custodie e pe termen limitat

Question 23

care sunt cazurile in care arhiva not se preia in custodie definitiva?

Answer 23

a) la incetarea calitatii NP
b) la schimbarea sediului intr-o localit din circumscr aceleiasi Judecat / alta circumscr judecat
c) in cazul abandonului sau administrarii defectuoase
d) la cererea NP

129R

pcd preluarii in custodie definitiva se stab prin Normele de admin a arhivelorr, aprobate prin Hot Cons Un

Question 24

care sunt cazurile de administrare defectuoasa a arhivei?

Answer 24

a) refuzuri nejustificate de eliberare de copii din arhivă, de transmitere a documentelor către instituțiile îndreptățite a solicita informații și documente;
b) refuzuri nejustificate de a soluționa cererile de îndreptare a erorilor materiale sau de completare a omisiunilor vădite din actele aflate în arhiva gestionată;
c) neconstituirea mapelor conform Nomenclatorului arhivistic;
d) păstrarea arhivei într-un spațiu necorespunzător sau impropriu volumului de activitate

Question 25

ce se intampla daca se constata administrarea defectuoasa a arhievi not?

Answer 25

• Col Dir identifica si dispune masuri concrete de remediere de catre NP a neregularitatilor + un T rezonabil, raportat la masurile dispue, pt a le remedia
• preluarea arhivei not in custodie definitiva se dispune numai daca NP nu remediaza, in T stabilit, neregularitatile constatate.
• pt admin defectuoasa, transferul arhivei se efectueaza in cel mult 15 zile de la expirarea T stab (liniuta de mai sus) — Col Dir poate acorda un T suplimentar pt transfer, daca apreciaza ca circumstantele justifica prelungirea T

daca in urma controalelor de specilaitate se constata admin defectuoasa a arhivei, Col Dir poate sa numeasca un custode provizoriu al arhivei / poate hotari transferul documentelor in custodia Camerei
- Cam poate percepe tarife pt custodia asigurata + pt depozitarea si administrarea documentelor
- cuantumul tarifelor + modalit plata se stab prin Decizia Col Dir

Question 26

ce fel de arhiva are Camera / sediile secundare ale Cam?

Answer 26

• Camera + sediile secundare ale Cam au arhiva proprie
• Cam + SS ale Cam pot detine si conserva arhivele fostelor notariate de stat + arhiva birourilor not, cf Hot Col Dir (deci cu aprobarea Col Dir al Cam)

Question 27

cum raspunde CAmera de arhiva?

Answer 27

• Camerele răspund de depozitarea + conservarea arhivelor proprii în condițiile și termenele stab de legislatia priv Fondul Arhivistic Național
• Arhiva se află în păstrarea unui secretar responsabil cu arhiva / a arhivarului angajat în acest scop.
• Arhivele notariale transferate de către Cameră se organizează cu respectarea identității și a integrității fondurilor și/sau a fragmentelor de fonduri arhivistice preluate.

Question 28

cum poate elibera CAm copii certificate de pe actele din arhiva?

Answer 28

• Camerele au obligația de a conserva și administra arhivele preluate, în condițiile legii, putând elibera copii certificate de pe documentele aflate în arhivă, în condițiile normelor de administrare a arhivelor notariale.
• pt eliberarea de copii certificate de pe actele din aceste arhive, Col Dir va desemna un angajat cu studii juridice al Cam – 163(2)L
• Cam poate elibera certificate și copii de pe doc pe care le deține, la cererea formulată în nume propriu de pers interesate, PF/PJ, de drept public / privat
  -Pers interesate pot fi reprezentate în relația cu Camera de reprez legal / pers împuternicită prin procură autentică / avocat, în baza împuternicirii avocațiale

Question 29

cum poate CAm sa elibereze duplicate / copii legaliz / rectificare / reconstituire de pe actele din arhiva?

Answer 29

• pt eliberarea duplicatelor / copiilor legalizate de pe actele din arhive / îndreptarea erorilor materiale sau completarea omisiunilor vădite / reconstituirea actelor notariale, Col Dir va desemna un notar public

163(3)L

L com p 801 spune ca desemnarea NP s-ar face de catre Psd Col Dir, nu de catre Col Dir
— reiese asta si din 45(1), (2) Statutul Uniunii + 157(2)L = NP care face reconstituirea actelor e desemnat de Psd Col Dir !!

Question 30

cine are cpta sa elibereze copii legalizate de pe actele emise de notariatele de stat?

Answer 30

• institutia care a preluat arhiva notariatelor de stat

• arhiva fostelor notariate de stat s-a predat judecatoriilor
• dar atributiile fostilor notari de stat au fost preluate de NPi

Question 31

care sunt tarifele percepute de Cam pt elib copiilor certificate / copiilor simple de pe acte? cand le da gratuit?

Answer 31

• tarifele, scutirile si reducerile se stab prin Hot a Cons Un
• tariful perceput pt eliberarea copiilor reprezinta venit din activitatea Camerei
• la solicitarea institutiilro statului, Cam le vor elibera acestora gratuit copii certificate de pe documentele aflate in arhiva

140R

Question 32

cui i se pot da informatii priv actele not din arhiva Cam / biroului not?

Answer 32

• Orice informații priv actele notariale păstrate în arhivele Cam / birourilor se eliberează numai PF și PJ care au calitatea de părți ale AJ / succesorilor și reprezentanților acestora / acelora care justifică un drept sau un interes legitim = pers interesate
• Informații cu privire la existența testamentului se eliberează persoanelor interesate numai după decesul testatorului, dovedit cu certificatul de deces
  !! excepție cand cererea e formulată de testator însuși

Question 33

cum are loc preluarea arhivelor fostelor notariate de stat?

Answer 33

• create in perioada 1950-1995
• arhivele fostelor not de stat detinute de judecatorii / de alte institutii, cu excp celor detinute de Arh Na ale Romaniei, se predau Camerei din circumscr CApel in care se afla judecat/institutia detinatoare
• Camerele preiau + prelucreaza arhivele in T de 90 zile de la intrarea in vig a L 77/2012 pt modif si cplet L notarilor
• preluarea arhivelor se face pe baza de proces-vb de predare-preluare, insotite de inventare arhivistice semnate de NPi desemnati de Cam + de conducatorul institutiei care detine arhiva
• Camera suporta cheltuielile de inventariere + de preluare
• la solicitarea institutiilor statului, Cam le vor elibera acestora gratuit copii certificate de pe documentele aflate in arhiva

141R

Question 34

cum se pastreaza arhiva Uniunii si a entitatilor subordonate?

Answer 34

• in cond si pe pe durata stab de legislatia priv Fondul Arhivistic national