4.Organisation d'événements

Question 1

Pourquoi organiser un événement?

Answer 1

1) Permettre un rapprochement entre les membres de l’organisation et un partage des préoccupations en temps réel
2) Faire du réseautage

3)Rituel ou des commandes ponctuelles
oDe la direction : ex. changements majeurs

Question 2

Un plan en 5 étapes

Answer 2

1. Établir les bases du projet
   a. Concevoir un plan préliminaire (GANTT)
2. Implanter l’événement sur papier
   a. Logistique et production
3. Planifier les éléments de communication à créer
4. Prévoir l’événement à réaliser
5. Planifier l’analyse de l’ensemble du projet pour rédiger le bilan

Question 3

1. Établir les bases du projet

Answer 3

•Qu’elle est la mission de l’événement?
-Monitoring des enjeux
•Ces objectifs?
•Quels publics, non-publics, parties prenantes?
-Créer un profil des participants
-Les non-publics peuvent faire encore plus mal
•Consulter le compte rendu/procès-verbal de la rencontre

Question 4

Concevoir un plan préliminaire GANTT

Answer 4

•Contenu sommaire
oDate, endroit (comptable/accessible avec public),
durée de l’événement
oPériode idéale/valider calendrier événement
(concurrence)
oRepérer des sites (calendrier d’événements)
Congres.com, bonjourquebec.com,
quebecservation.com

•Budget provisoire

•Besoins principaux et secondaires
oHôtel, nourriture, salle de presse et d’invités

•Échéancier général (GANTT) +
oBesoin organisationnel & personnel

Question 5

2. Implanter l’événement sur papier : logistique et production

Answer 5

•Hébergement et restauration
oVisitez et évaluez
oPréparer les menus, les plans des salles et des tables
oFaire des réservations (fiches et listes)

•Transport
oFaire des devis

• Activités/animations
• Formations, ateliers et conférences
• Activités autres (divertissement, culturel) : pour favoriser cohésion

•Techniques
oFaire une feuille de route (déroulement/scénario)

Question 6

3. Planifier des éléments de communication à créer pour chaque secteur identifié dans le GANTT

Answer 6

•Relations médias/relations publiques (VIP)
oDossier de presse et photos, micro site Web exclusif

•Relations partenaires/collaborateurs
oAnnonce de l’événement
    Employés/partenaires/médias etc.
oInvitations et inscriptions er relance
    1-4 mois, 1 semaine, la veille
oAccueil et identification des participants
oCadeaux et objets promotionnels
oMatériel imprimé/affiche, signalisation

•Livrables (identifier date dans le GANTT)

Question 7

4. Prévoir l’événement à réaliser (les suivis à faire)

Answer 7

•Réunion régulière avec équipe/fournisseurs/etc.
oRédiger les textes (maître de cérémonie, conférencier, régie technique)
oUrgences médicales, stations premiers soins
oListe des numéros de téléphone d’urgence
oAssurances
oPlan B & C / toujours ex : absences, plein-air, etc.
oObjets et enfants perdus
oHandicapés
oLivraisons
oListes de matériel à ne pas oublier
** Il y a toujours une solution

Question 8

5. Analyser l’ensemble du projet et rédiger le bilan (post-mortem/debriefing)

Answer 8

•Voir les réussites, les répéter

•Mécanismes d’évaluation
oTenir compte de l’opinion de tous les participants
oPrévoir des recommandations au dossier pour le prochain
oÉvaluer la performance et rapport final : chefs d’équipe, employés, fournisseurs, partenaires, médias

•Comprendre les difficultés et comment les éviter?

•Faire le bilan
oRe : l’organisation d’un événement : guide pratique (p. 142-145)