2. étude prem Flashcards

1
Q

autre nom étude préliminaire

A

Aussi appelé ‘Étude préalable’ ou ‘Étude
d’opportunité

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2
Q

Objectif principal de l’Étude préliminaire

A

Déterminer l’opportunité et la faisabilité du projet

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3
Q

Attention: une mauvaise étude préliminaire peut
entraîner

A

des pertes en temps, en argent, en main
d’oeuvre
… en plus de conduire potentiellement à l’échec du
projet

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4
Q

L’étude préliminaire consiste à x6

A

– Bien comprendre la demande
– Circonscrire le PA et le SI (‘Périmètre de l’étude’)
concerné par la demande
– Déterminer les principaux problèmes du PA et du SI
– Estimer les changements possibles et leurs impacts
– Étudier la faisabilité et l’opportunité des changements
– Faire des recommandations aux responsables

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5
Q

étude préliminaire longue ou courte?

A

courte (5-10% projet)

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6
Q

comment planifier l’étude préliminaire x5

A

Comprendre de façon ‘préliminaire’ la demande des
clients
 Se familiariser avec l’objet de l’étude (PA, SI) et
déterminer les principaux intervenants
 Déterminer de façon préalable l’information à recueillir
et les ressources disponibles
(le nombre et la diversité des sources dépendent
de l’envergure de l’étude)
 Bien identifier et définir les responsabilités des
personnes qui vont participer à l’étude
 Planifier les activités à réaliser au cours de l’étude
préliminaire

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7
Q

objectif de la clarification de la demande

A

– S’assurer que l’on comprend bien la demande des clients, le
problème et la situation actuelle
– Comprendre les attentes des clients
– Bien comprendre le périmètre de l’étude (les principales
fonctions du PA et le SI à l’étude, et leur environnement)
– Déterminer les contraintes du projet (échéances, budget
ressources disponibles, etc.)

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8
Q

3 pieges au niveaux des demandes qui rendent importante leur clarification

A

Les demandes sont souvent peu claires (vagues)
– Il peut y avoir des visions incompatibles parmi les individus
constituant le groupe des clients
– Mauvaise compréhension (éventuelle) des besoins réels de
l’organisation de la part des clients

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9
Q

quoi faire si la demande du client est trop générale

A

clarifier ce qui est demandé,
– préciser l’envergure du projet
– discuter des modifications éventuelles

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10
Q

qui rencontrer pour clarifier les demandes (2 personne et quoi faire attention)

A

– Avec les requérants (clients)
 Attention aux difficultés de communication (compétences
diverses, différences de visions, vocabulaires différents, etc.)
– Avec les gestionnaires des départements affectés par le
projet
 Attention à leur volonté de coopérer, à leur (absence d’)
enthousiasme

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11
Q

quel est le résultat de la clarification de la demande

A

première liste de problèmes, de risques et d’occasions
d’amélioration

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12
Q

objectif de la définition de la frontière du PA à l’étude, quoi distinguer

A

distinguer ce qui fait partie du processus à
l’étude de ce qui n’en fait pas partie:
– Les entrées du processus et leurs sources
– Les sorties du processus et leurs destinations
– L’environnement du processus (sources et destinations)
– Les acteurs (intervenants) du processus
– Les activités du processus, les services, les personnes
impliquées (acteurs)
– Les autres processus qui interagissent avec le processus à
l’étude

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13
Q

pourquoi la définition des frontière du PA est critique et délicat? quel impact si je me trompe?

A

Si définition trop restreinte de la frontière
 Impacts possibles : système ne répondant pas exactement aux besoins,
oubli de certains intervenants, non prévision de l’impact sur d’autres
systèmes couplés
– Si définition trop étendue de la frontière
 Impacts possibles: coût et complexité plus élevés, risque de ne pas
respecter les échéances et le budget du projet

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14
Q

Les fonctions correspondent souvent à des ————ou des
———- de l’organisation. Exemples: approvisionnements,
vente, comptabilité, service après vente, production, etc.
 Un processus traverse souvent les ———– des fonctions: on dit
qu’il est———— des fonctions
 Attention à l————-/————– (ou son absence) des
responsables des fonctions

A

Les fonctions correspondent souvent à des départements ou des
services de l’organisation. Exemples: approvisionnements,
vente, comptabilité, service après vente, production, etc.
 Un processus traverse souvent les frontières des fonctions: on dit
qu’il est indépendant des fonctions
 Attention à l’implication/support (ou son absence) des
responsables des fonctions

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15
Q

aller voir exemple dans notes de cours (frontiere)

A
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16
Q

Modélisation de la frontière du PA à l’étude (objectif)

A

bien identifier les ‘parties-prenantes’
(‘stakeholders’): personnes et services concernés par
l’étude

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17
Q

Le premier niveau de modélisation d’un
système est appelé le diagramme de
——- (de l’étude)

A

Le premier niveau de modélisation d’un
système est appelé le diagramme de
contexte (de l’étude)

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18
Q

Le diagramme de contexte permet x4

A

– de visualiser les limites du PA à l’étude à l’étude
– d’identifier les principaux intervenants (personnes,
services)
– de décrire sommairement le PA à l’étude
(éventuellement le SI concerné)
– de donner de l’information sur l’environnement du
PA étudié

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19
Q

comment bien définir les objectifs des demandeurs : quoi demander x4

A

Importance de clarifier les objectifs
* Y-a-t-il consensus sur ces objectifs?
* Sont-ils atteignables?
* Priorisation

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20
Q

Dans certains projets on peut vouloir évaluer les
performances du PA (et/ou du SI) actuel en termes d’: x2

A

– Efficience (qualité)
– Efficacité (mesure de productivité

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21
Q

Exemples de critères de qualité d’une sortie d’un PA
x8

A

– Disponibilité au moment voulu
– Exactitude
– Fiabilité
– Bon rapport qualité/prix
– Complétude
– Conformité aux spécifications
– Capacité d’adaptation aux changements
– Rapidité du service

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22
Q

importance de ___ et _____ les objectifs de la demande

A

prioriser et quantifier

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23
Q

Exemple de critères de productivité x6

A

Coût moyen par transaction
– Pourcentage d’utilisation des ressources
– Temps de service (‘turnaround time’)
– Temps d’attente d’une transaction avant d’être traitée
– Temps réel de traitement d’une transaction
– Nombre de transactions traitées par employé/unité de temps

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24
Q

La demande est motivée par des —– et/ou des
—— identifiés par les clients (on veut identifier ces choses et les améliorer)

A

La demande est motivée par des problèmes et/ou des
améliorations identifiés par les clients

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25
Q

Attention: il peut ne pas y avoir —— au sein du
groupe des clients

A

Attention: il peut ne pas y avoir consensus au sein du
groupe des clients

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26
Q

autre nom analyse des besoins

A

requirement analysis

27
Q

pourquoi Considérer différents points de vue du côté de
l’organisation (clients, autres intervenants) sans
oublier votre propre point de vue (celle de l’équipe
d’analyse)

A

car vous pourrez développer une vision
différente (et peut-être plus objective) des problèmes
et de la situation de l’organisation

28
Q

pourquoi évaluation faisabilité est une étape critique x2

A

L’analyste doit avoir une bonne compréhension du problème
et de son contexte de l’étude et de la demande
* L’analyste doit identifier les risques liés au projet

29
Q

Objectif de l’évaluation de la faisabilité du projet

A

S’interroger sur l’impact potentiel du projet sur l’organisation
et déterminer s’il est faisable dans le contexte actuel de
l’organisation

30
Q

4 facons de collection linformation

A

Les rencontres (entrevues)
– Les observations
– Les consultations des documents
– Diffusion des questionnaires

31
Q

4 Dimensions de la faisabilité

A

– Faisabilité organisationnelle
– Faisabilité technique
– Faisabilité temporelle
– Faisabilité financière

32
Q

exemple/expliquer Faisabilité organisationnelle

A

– Impacts sur le climat du travail et sur la clientèle ?
– Impacts sur la gestion du personnel de l’entreprise?
– Impacts sur les PA/SI connexes et sur la gestion des activités
organisationnelles supportées ?
– Quel est le point de vue de la haute direction et son degré
d’implication?
– Présence de champions, à quels niveaux hiérarchiques?
– Contribution des utilisateurs immédiats (développement,
décision, disponibilité pour les entrevues, formation, etc.) ?

33
Q

champion de projet?

A

une personne qui est convaincue des
bienfaits du projet et va le supporter dans la mesure de ses
moyens et dans sa sphère d’influence

34
Q

expliquer faisabilité technique

A

Identification des technologies (TI) existant dans
l’organisation (ou à acquérir) pour fournir le support
technologique nécessaire pour développer la solution
envisagée dans le projet (système à mettre en place ou à
améliorer

35
Q

expliquer faisabilité financiere

A

Évaluer les bénéfices (ou retombées) anticipés de la solution
envisagée
– Estimer des coûts d’analyse, conception et de
développement des systèmes et/ou de mise en place des PA
– Tenir compte des frais pour l’acquisition des équipements et
logiciels de base, l’entretien, etc.
– Déterminer si les bénéfices monétaires attendus dépasseront
les coûts du projet

36
Q

expliquer faisabilité temporelle

A

L’analyste doit évaluer la capacité de l’organisation, des utilisateurs, des
équipes de projet pour mener à bien le projet dans les délais prescrits par
les demandeurs

37
Q

impact d’une éval de faisabilité négative

A

Une évaluation négative d’un ou de plusieurs aspects de la
faisabilité peut entraîner l’arrêt du projet … en cas d’absence
d’une volonté de faire une analyse plus approfondie, ou … si
les exigences du projet ne sont pas révisées par les
demandeurs

38
Q

impact d’une éval de faisabilité positive

A

– Une évaluation positive peut conduire à des recommandations
pour améliorer les conditions de succès du projet

39
Q

Les —– et parties prenantes (‘——) n’ont
pas toujours la même appréciation (conscience) des
risques

A

Les clients et parties prenantes (‘stakeholders’) n’ont
pas toujours la même appréciation (conscience) des
risques

40
Q

les risques peuvent être différents d’une—–à une
autre d’un projet

A

les risques peuvent être différents d’une phase à une
autre d’un projet

41
Q

Prendre en compte les risques d’un projet au cours de
l’étude préliminaire est crucial, puisque

A

certains
risques pourraient avoir un impact sur la faisabilité

42
Q

On parle d’enjeu quand

A

on identifie un risque sous la
forme d’un défi que l’organisation peut relever en
adoptant certaines mesures (

43
Q

Quand on étudie les différentes dimensions de la
faisabilité du projet, on peut identifier

A

des risques et
les mettre en évidence en lien avec la faisabilité

44
Q

comment préparer le rapport préliminaire (quoi mettre)

A

Clarifier la demande et donner une idée claire sur la
situation et de la faisabilité du projet
 Présenter une recommandation
 Les décideurs pourront décider de continuer ou
d’arrêter le projet (GO, NO-GO)
 Sommaire des points mentionnés par le rapport

45
Q

L’entrevue permet de: x2

A

Recueillir des faits et des opinions sur la situation actuelle
– Identifier les besoins relativement au nouveau SI ou PA

46
Q

Qui et quand doit-on interviewer ?

A

Toute personne en relation avec le SI et le PA peut être
interviewée

47
Q

Approche du type— —-recommandée

A

Approche du type top down recommandée
Acquérir d’abord une vision globale

48
Q

Le nombre et le type de personnes à interviewer
dépend de x3

A

L’étape à laquelle le projet se situe
– L’envergure du Processus / SI étudié
– La taille de l’organisation

49
Q

 3 grandes phases du processus d’entrevue

A

La préparation de l’entrevue
– La conduite de l’entrevue
– La synthèse de l’entrevue

50
Q

Phase 1 : Préparation de l’entrevue en 4 étapes

A

Obtenir des renseignements sur la personne à
interviewer
 Décider du type de l’entrevue
Éviter d’arriver à l’impromptu
 Éviter les entretiens trop longs (90 minutes à 2
heures max)

51
Q

2 type de l’entrevue

A

Structurée : L’analyste se limite à poser les questions
préparées
– Non structurée : Orientée par une série de points à couvrir
et de questions générales

52
Q

à quoi faire attention durant l,entrevue

A

Ponctualité, mise soignée, attitude polie
 Au départ :
– Préciser l’objectif et la durée dès le début
– Poser les questions de façon claire
 Flexibilité versus fermeté
 Capacité d’écoute
(comprendre+prendre des notes)
 Recueillir toute la documentation (support à ses
notes)
 Faire un bref résumé de ce qui a été dit à la fin de
l’entrevue

53
Q

comment faire la synthèse de l,entrevue

A

Faire un résumé pour chaque entrevue réalisée
 Essayer d’intégrer l’information recueillie à celle
déjà acquise
 Envoyer un résumé à l’interviewé pour une
dernière validation

54
Q

Objectif: questionnaire

A

recueillir des informations auprès d’un grand
nombre de personnes

55
Q

La qualité de l’information recueillie dépend

A

de la
démarche de préparation du questionnaire

56
Q

avant questionnaire, accord de qui?

A

Obtenir l’accord des supérieurs hiérarchiques

57
Q

S’assurer que chaque question est bien—- et aura
la même —- pour toutes les personnes

A

S’assurer que chaque question est bien formulée et aura
la même signification pour toutes les personnes

58
Q

Utilisation d’un questionnaire de ‘prétest’: comment ça marche

A

Soumettre le questionnaire à un nombre limité de répondants
- Vérifier leurs interprétations des questions
- Procéder aux ajustements nécessaires selon les commentaires
obtenus

59
Q

Limites des questionnaires x3

A

faible taux de réponse
– Possible de se dérober
– Ne pas oublier la charge de travail pour enregistrer et analyser
les contenus des questionnaires

60
Q

à quoi sert l’observation x4

A

Voir la façon dont les activités du PA sont effectuées
– Connaître l’organisation physique des lieux où s’effectue ces
activités
– Identifier les conditions de travail (urgence, stress,
anomalies éventuelles dans la procédure de travail)
– Valider (ou remettre en question) des informations
préalablement recueillies par d’autres moyens

61
Q

3 Inconvénients de l’approche par observation

A

Durée limitée de l’activité d’observation
– Le moment choisi pour l’observation peut ne pas
être représentatif
– Changement de comportement de la personne
quand elle se sent observée (l’effet Hawthorne

62
Q

un problème avec la documentation

A

Reflet (parfois déformé si doc. pas à jour ou partielle)
de l’organisation du PA et/ou du SI à l’étude

63
Q

Un échantillon de chaque type de —-pertinent
pour l’étude doit être répertorié

A

Un échantillon de chaque type de document pertinent
pour l’étude doit être répertorié