2. étude prem Flashcards
autre nom étude préliminaire
Aussi appelé ‘Étude préalable’ ou ‘Étude
d’opportunité
Objectif principal de l’Étude préliminaire
Déterminer l’opportunité et la faisabilité du projet
Attention: une mauvaise étude préliminaire peut
entraîner
des pertes en temps, en argent, en main
d’oeuvre
… en plus de conduire potentiellement à l’échec du
projet
L’étude préliminaire consiste à x6
– Bien comprendre la demande
– Circonscrire le PA et le SI (‘Périmètre de l’étude’)
concerné par la demande
– Déterminer les principaux problèmes du PA et du SI
– Estimer les changements possibles et leurs impacts
– Étudier la faisabilité et l’opportunité des changements
– Faire des recommandations aux responsables
étude préliminaire longue ou courte?
courte (5-10% projet)
comment planifier l’étude préliminaire x5
Comprendre de façon ‘préliminaire’ la demande des
clients
Se familiariser avec l’objet de l’étude (PA, SI) et
déterminer les principaux intervenants
Déterminer de façon préalable l’information à recueillir
et les ressources disponibles
(le nombre et la diversité des sources dépendent
de l’envergure de l’étude)
Bien identifier et définir les responsabilités des
personnes qui vont participer à l’étude
Planifier les activités à réaliser au cours de l’étude
préliminaire
objectif de la clarification de la demande
– S’assurer que l’on comprend bien la demande des clients, le
problème et la situation actuelle
– Comprendre les attentes des clients
– Bien comprendre le périmètre de l’étude (les principales
fonctions du PA et le SI à l’étude, et leur environnement)
– Déterminer les contraintes du projet (échéances, budget
ressources disponibles, etc.)
3 pieges au niveaux des demandes qui rendent importante leur clarification
Les demandes sont souvent peu claires (vagues)
– Il peut y avoir des visions incompatibles parmi les individus
constituant le groupe des clients
– Mauvaise compréhension (éventuelle) des besoins réels de
l’organisation de la part des clients
quoi faire si la demande du client est trop générale
clarifier ce qui est demandé,
– préciser l’envergure du projet
– discuter des modifications éventuelles
qui rencontrer pour clarifier les demandes (2 personne et quoi faire attention)
– Avec les requérants (clients)
Attention aux difficultés de communication (compétences
diverses, différences de visions, vocabulaires différents, etc.)
– Avec les gestionnaires des départements affectés par le
projet
Attention à leur volonté de coopérer, à leur (absence d’)
enthousiasme
quel est le résultat de la clarification de la demande
première liste de problèmes, de risques et d’occasions
d’amélioration
objectif de la définition de la frontière du PA à l’étude, quoi distinguer
distinguer ce qui fait partie du processus à
l’étude de ce qui n’en fait pas partie:
– Les entrées du processus et leurs sources
– Les sorties du processus et leurs destinations
– L’environnement du processus (sources et destinations)
– Les acteurs (intervenants) du processus
– Les activités du processus, les services, les personnes
impliquées (acteurs)
– Les autres processus qui interagissent avec le processus à
l’étude
pourquoi la définition des frontière du PA est critique et délicat? quel impact si je me trompe?
Si définition trop restreinte de la frontière
Impacts possibles : système ne répondant pas exactement aux besoins,
oubli de certains intervenants, non prévision de l’impact sur d’autres
systèmes couplés
– Si définition trop étendue de la frontière
Impacts possibles: coût et complexité plus élevés, risque de ne pas
respecter les échéances et le budget du projet
Les fonctions correspondent souvent à des ————ou des
———- de l’organisation. Exemples: approvisionnements,
vente, comptabilité, service après vente, production, etc.
Un processus traverse souvent les ———– des fonctions: on dit
qu’il est———— des fonctions
Attention à l————-/————– (ou son absence) des
responsables des fonctions
Les fonctions correspondent souvent à des départements ou des
services de l’organisation. Exemples: approvisionnements,
vente, comptabilité, service après vente, production, etc.
Un processus traverse souvent les frontières des fonctions: on dit
qu’il est indépendant des fonctions
Attention à l’implication/support (ou son absence) des
responsables des fonctions
aller voir exemple dans notes de cours (frontiere)
Modélisation de la frontière du PA à l’étude (objectif)
bien identifier les ‘parties-prenantes’
(‘stakeholders’): personnes et services concernés par
l’étude
Le premier niveau de modélisation d’un
système est appelé le diagramme de
——- (de l’étude)
Le premier niveau de modélisation d’un
système est appelé le diagramme de
contexte (de l’étude)
Le diagramme de contexte permet x4
– de visualiser les limites du PA à l’étude à l’étude
– d’identifier les principaux intervenants (personnes,
services)
– de décrire sommairement le PA à l’étude
(éventuellement le SI concerné)
– de donner de l’information sur l’environnement du
PA étudié
comment bien définir les objectifs des demandeurs : quoi demander x4
Importance de clarifier les objectifs
* Y-a-t-il consensus sur ces objectifs?
* Sont-ils atteignables?
* Priorisation
Dans certains projets on peut vouloir évaluer les
performances du PA (et/ou du SI) actuel en termes d’: x2
– Efficience (qualité)
– Efficacité (mesure de productivité
Exemples de critères de qualité d’une sortie d’un PA
x8
– Disponibilité au moment voulu
– Exactitude
– Fiabilité
– Bon rapport qualité/prix
– Complétude
– Conformité aux spécifications
– Capacité d’adaptation aux changements
– Rapidité du service
importance de ___ et _____ les objectifs de la demande
prioriser et quantifier
Exemple de critères de productivité x6
Coût moyen par transaction
– Pourcentage d’utilisation des ressources
– Temps de service (‘turnaround time’)
– Temps d’attente d’une transaction avant d’être traitée
– Temps réel de traitement d’une transaction
– Nombre de transactions traitées par employé/unité de temps
La demande est motivée par des —– et/ou des
—— identifiés par les clients (on veut identifier ces choses et les améliorer)
La demande est motivée par des problèmes et/ou des
améliorations identifiés par les clients
Attention: il peut ne pas y avoir —— au sein du
groupe des clients
Attention: il peut ne pas y avoir consensus au sein du
groupe des clients
autre nom analyse des besoins
requirement analysis
pourquoi Considérer différents points de vue du côté de
l’organisation (clients, autres intervenants) sans
oublier votre propre point de vue (celle de l’équipe
d’analyse)
car vous pourrez développer une vision
différente (et peut-être plus objective) des problèmes
et de la situation de l’organisation
pourquoi évaluation faisabilité est une étape critique x2
L’analyste doit avoir une bonne compréhension du problème
et de son contexte de l’étude et de la demande
* L’analyste doit identifier les risques liés au projet
Objectif de l’évaluation de la faisabilité du projet
S’interroger sur l’impact potentiel du projet sur l’organisation
et déterminer s’il est faisable dans le contexte actuel de
l’organisation
4 facons de collection linformation
Les rencontres (entrevues)
– Les observations
– Les consultations des documents
– Diffusion des questionnaires
4 Dimensions de la faisabilité
– Faisabilité organisationnelle
– Faisabilité technique
– Faisabilité temporelle
– Faisabilité financière
exemple/expliquer Faisabilité organisationnelle
– Impacts sur le climat du travail et sur la clientèle ?
– Impacts sur la gestion du personnel de l’entreprise?
– Impacts sur les PA/SI connexes et sur la gestion des activités
organisationnelles supportées ?
– Quel est le point de vue de la haute direction et son degré
d’implication?
– Présence de champions, à quels niveaux hiérarchiques?
– Contribution des utilisateurs immédiats (développement,
décision, disponibilité pour les entrevues, formation, etc.) ?
champion de projet?
une personne qui est convaincue des
bienfaits du projet et va le supporter dans la mesure de ses
moyens et dans sa sphère d’influence
expliquer faisabilité technique
Identification des technologies (TI) existant dans
l’organisation (ou à acquérir) pour fournir le support
technologique nécessaire pour développer la solution
envisagée dans le projet (système à mettre en place ou à
améliorer
expliquer faisabilité financiere
Évaluer les bénéfices (ou retombées) anticipés de la solution
envisagée
– Estimer des coûts d’analyse, conception et de
développement des systèmes et/ou de mise en place des PA
– Tenir compte des frais pour l’acquisition des équipements et
logiciels de base, l’entretien, etc.
– Déterminer si les bénéfices monétaires attendus dépasseront
les coûts du projet
expliquer faisabilité temporelle
L’analyste doit évaluer la capacité de l’organisation, des utilisateurs, des
équipes de projet pour mener à bien le projet dans les délais prescrits par
les demandeurs
impact d’une éval de faisabilité négative
Une évaluation négative d’un ou de plusieurs aspects de la
faisabilité peut entraîner l’arrêt du projet … en cas d’absence
d’une volonté de faire une analyse plus approfondie, ou … si
les exigences du projet ne sont pas révisées par les
demandeurs
impact d’une éval de faisabilité positive
– Une évaluation positive peut conduire à des recommandations
pour améliorer les conditions de succès du projet
Les —– et parties prenantes (‘——) n’ont
pas toujours la même appréciation (conscience) des
risques
Les clients et parties prenantes (‘stakeholders’) n’ont
pas toujours la même appréciation (conscience) des
risques
les risques peuvent être différents d’une—–à une
autre d’un projet
les risques peuvent être différents d’une phase à une
autre d’un projet
Prendre en compte les risques d’un projet au cours de
l’étude préliminaire est crucial, puisque
certains
risques pourraient avoir un impact sur la faisabilité
On parle d’enjeu quand
on identifie un risque sous la
forme d’un défi que l’organisation peut relever en
adoptant certaines mesures (
Quand on étudie les différentes dimensions de la
faisabilité du projet, on peut identifier
des risques et
les mettre en évidence en lien avec la faisabilité
comment préparer le rapport préliminaire (quoi mettre)
Clarifier la demande et donner une idée claire sur la
situation et de la faisabilité du projet
Présenter une recommandation
Les décideurs pourront décider de continuer ou
d’arrêter le projet (GO, NO-GO)
Sommaire des points mentionnés par le rapport
L’entrevue permet de: x2
Recueillir des faits et des opinions sur la situation actuelle
– Identifier les besoins relativement au nouveau SI ou PA
Qui et quand doit-on interviewer ?
Toute personne en relation avec le SI et le PA peut être
interviewée
Approche du type— —-recommandée
Approche du type top down recommandée
Acquérir d’abord une vision globale
Le nombre et le type de personnes à interviewer
dépend de x3
L’étape à laquelle le projet se situe
– L’envergure du Processus / SI étudié
– La taille de l’organisation
3 grandes phases du processus d’entrevue
La préparation de l’entrevue
– La conduite de l’entrevue
– La synthèse de l’entrevue
Phase 1 : Préparation de l’entrevue en 4 étapes
Obtenir des renseignements sur la personne à
interviewer
Décider du type de l’entrevue
Éviter d’arriver à l’impromptu
Éviter les entretiens trop longs (90 minutes à 2
heures max)
2 type de l’entrevue
Structurée : L’analyste se limite à poser les questions
préparées
– Non structurée : Orientée par une série de points à couvrir
et de questions générales
à quoi faire attention durant l,entrevue
Ponctualité, mise soignée, attitude polie
Au départ :
– Préciser l’objectif et la durée dès le début
– Poser les questions de façon claire
Flexibilité versus fermeté
Capacité d’écoute
(comprendre+prendre des notes)
Recueillir toute la documentation (support à ses
notes)
Faire un bref résumé de ce qui a été dit à la fin de
l’entrevue
comment faire la synthèse de l,entrevue
Faire un résumé pour chaque entrevue réalisée
Essayer d’intégrer l’information recueillie à celle
déjà acquise
Envoyer un résumé à l’interviewé pour une
dernière validation
Objectif: questionnaire
recueillir des informations auprès d’un grand
nombre de personnes
La qualité de l’information recueillie dépend
de la
démarche de préparation du questionnaire
avant questionnaire, accord de qui?
Obtenir l’accord des supérieurs hiérarchiques
S’assurer que chaque question est bien—- et aura
la même —- pour toutes les personnes
S’assurer que chaque question est bien formulée et aura
la même signification pour toutes les personnes
Utilisation d’un questionnaire de ‘prétest’: comment ça marche
Soumettre le questionnaire à un nombre limité de répondants
- Vérifier leurs interprétations des questions
- Procéder aux ajustements nécessaires selon les commentaires
obtenus
Limites des questionnaires x3
faible taux de réponse
– Possible de se dérober
– Ne pas oublier la charge de travail pour enregistrer et analyser
les contenus des questionnaires
à quoi sert l’observation x4
Voir la façon dont les activités du PA sont effectuées
– Connaître l’organisation physique des lieux où s’effectue ces
activités
– Identifier les conditions de travail (urgence, stress,
anomalies éventuelles dans la procédure de travail)
– Valider (ou remettre en question) des informations
préalablement recueillies par d’autres moyens
3 Inconvénients de l’approche par observation
Durée limitée de l’activité d’observation
– Le moment choisi pour l’observation peut ne pas
être représentatif
– Changement de comportement de la personne
quand elle se sent observée (l’effet Hawthorne
un problème avec la documentation
Reflet (parfois déformé si doc. pas à jour ou partielle)
de l’organisation du PA et/ou du SI à l’étude
Un échantillon de chaque type de —-pertinent
pour l’étude doit être répertorié
Un échantillon de chaque type de document pertinent
pour l’étude doit être répertorié
