VL 4 Flashcards
Projektportfolio, 6 wichtigsten IT-Entscheidungen
- Wie viel Geld f ¨ ur die IT?
- Welche Gesch¨aftsprozesse erhalten das Budget?
- Welche IT Ressourcen m¨ ussen unternehmensweit zentralisiert werden?
- Welcher Leistungsstandard ist notwendig?
- Welche Sicherheits- und Datenschutzrisiken sind akzeptabel?
- Wer ist daf ¨ ur verantwortlich, dass IT-Projekte nicht scheitern?
Bewertungskriterien bei der Priotisierung
• Gesch¨aftswert: Welches Vorhaben hat beste Kosten/Nutzen-Relation?
• Strategiebedeutung: Welches Projekt hat gr¨oßte Gesch¨aftsinnovation?
• Fertigstellungsgrad: Wann kommt der Nutzen?
• Durchf ¨ uhrungsrisiko: Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Nutzen
in-time kommt?
Projektdefinition
Projektdefinition vornehmen
Übereinstimmung mit Beteiligten prüfen
Projektdefinition anpassen
Projekt durchführen
- Ausgangslage (Entscheidungsträger, andere Interessengruppen)
- Entscheidung-/Erfolgskriterien (Beschränkungen)
- Projektumfang
S.M.A.R.T.
Spezifisch Messbar Aktionsorientiert Relevant Timed
Betriebswirtschaftliche Bewertung (Individuelle Expertenschätzun vs. formale Schätzung)
Individuell: + geringer Zeitaufwand, - begrenzter Erfahrungshorizont, keine Vergleichbarkeit
Formal: + Aussagen über Schätzungsgenauigkeit, + Vergleichbarkeit,
- erhöhter Zeitaufwand
Function Point Methode
FP = (Scope + Quality Requirement + Complexity) ^2,35 * Degree of Change
Ziele bei der Projektplanung
- Bereitstellung einer Basis f ¨ ur die Kontrolle und Steuerung der Arbeiten
- Erhalten eines besseren Verst¨andnisses der Projektziele
- Verbesserung der Effizienz der Projektabwicklung
- Vermeiden oder Verringern von Redundanzen
Typische Herausforderungen bei der Entscheidung über große IT-Portfolien
- Konkurrierende Elemente in der Geschäftsstrategie
z. B. Investitionen in neue Geschäfte vs. Kostensenkung in den vorhandenen Prozessen - Unterschied- liche Typen von IT- Vorhaben: Neuentwicklung und Ausbau der Funktionalität vs. Verbesserung der technischen Qualität
- Unsicherheiten in Kosten- und Nutzenschätzung der einzelnen Vorhaben Transparenz vs. Planungsaufwand
- Komplexität der Vorhaben und große Abhängigkeiten bergen hohe Umsetzungsrisiken (Geschwindigkeit vs. Projektschnitt)
Zielsetzung des IT-Portfoliomanagements
- Ausrichtung auf Geschäftsziele: Ausrichtung des IT-Projektportfolios an der Geschäftsstrategie
◼ Ausrichtung des IT-Portfolios auf Wertmaximierung - Effektive und effiziente Umsetzung: Verträglichkeit mit logischer und technischer Zielarchitektur
◼ Reduktion Umsetzungs- und Planungsrisiken
◼ Berücksichtigung von Abhängigkeiten zwischen den
Vorhaben
◼ Vermeidung redundanter IT-Aufwände
◼ Transparenz und Steuerbarkeit der Evolution der
IT-Unterstützung (Rolle der IT)
Bewertungskriterien bei der Priorisierung von IT-Vorhaben
Geschäftswert
Strategiebedeutung
Fertigstellungsgrad Durchführungsrisiko
Welches Vorhaben verspricht die beste Kosten/Nutzen- Relation (NPV)?
Hinter welchem Projekt steckt die größte Geschäftsinnovation?
Wann kommt der Nutzen?
Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Nutzen in-time kommt?
Diese Kriterien lassen sich auch summarisch für ganze Szenarien oder IT-Portfolien finden.
Nutzen und Anforderungen an Business Cases
Vorteile Entscheider:
Erzielt Gewinn- maximierung
◼Kann klare Prioritäten bei der Verteilung der Budgets setzen
◼ Stellt Transparenz bei Investitionsent- scheidungen sicher
Vorteil Projektleiter:
◼ Erhält Argumentationsgrundlage für ◼ Genehmigung des Projekts
◼ Budgetdiskussion
◼ Kostenschätzung als Grundlage für Projektcontrolling
◼ Budgeteinhaltung
◼ Frühzeitiges Erkennen von Abweichungen
◼ Erhält Grundlage für Risikomanagement
◼ Kann richtige Priorität innerhalb des Projekts
setzen (z.B. Releaseplanung)
Anforderungen Entscheider: ◼Hohe Qualität der Vorlagen
Anforderungen Projektleiter: ◼ Klarheit darüber, wann und von wem ein Business Case erwartet wird
◼ Methodische Unterstützung bei Erstellung ◼ Vereinfachung durch standardisierte Tools
Herausforderungen für Business Case
Nutzen: ◼Vollständige Erfassung aller relevanten Nutzenpotenziale
◼Berücksichtigung von Wechsel- wirkungen (u.a. Vermeidung von Mehrfacherfassung)
◼Vergleichbarkeit in der Bewertung von Nutzenpotenzialen
◼In vielen Fällen ist die Bewertung eines so genannten qualitativen Nutzens, z.B. Kundenzufriedenheit, schwierig
Projektkosten:
◼Schätzen hat mit Ungewissheit zu tun
◼Beim Schätzen werden Informationen zum Schätzobjekt benötigt
◼Gefährlich oft wird Schätzen mit Verhandeln verwechselt (Provider soll früh schätzen; aufwandsschätzender Partner gerät in Interessenkonflikt wegen eigener Umsatzziele)
Bestandteile und Vorgehen im Business Case
Nutzenschätzung (Auswirkungen)
◼ Identifikation von Nutzentreibern
◼Bewertung von Nutzenpotenzialen ◼ Steigerung Umsatz
◼ Senkung Kosten
Kostenschätzung (Projektkosten)
◼ Schätzung der Kosten durch Personalaufwand ◼ Projektumfang bestimmen*
◼ Personalkosten intern
◼ Personalkosten extern
◼ Schätzung sonstiger Kosten (IT-Systeme für Entwicklung und Test, Miete für Projekträume etc )
Kosten-Nutzen-Abwägung:
Gegenüberstellung von Nutzen und Kosten in einem standardisierten Business- Case-Format
◼ Berücksichtigung des Zeitfaktors
◼ Berücksichtigung der Investitionsricht- linien
◼Bewertung der Ren- tabilität, z.B. mit NPV**, Payback-Time
Herausforderungen:
Vollständige Erfassung aller relevanten Nutzenpotenziale (Auswirkungen auf Regelbetrieb)
◼ Berücksichtigung von Wechselwirkungen (u.a. Vermeidung von Mehrfacherfassung)
◼ Vergleichbarkeit in der Bewertung von Nutzenpotenzialen
◼ Bewertung des so genannten qualitativen Nutzens, z.B. Kundenzufriedenheit, oft schwierig, aber notwendig
Vorgehen: 1. Nutzentreiber identifizieren (qualifizieren), 2. Nutzenpotenzial bewerten (quantifizieren)
Ansätze zur Nutzenschätzung
Problemorientierte Nutzenbestimmung: Direkte Ableitung von Nutzen aus projekt- individueller Problem- stellung –> kein Standardisierungsaufwand und Einarbeitungsaufwand
Strukturierter Nutzenkatalog: ◼ Identifikation und Bewer- tung von Nutzen mit Hilfe eines standardisierten und strukturierten Katalogs (Nutzentreiber und Nutzen- potenziale).
Vorteile: ◼ Vermeidung der Mehrfachrechnung von Nutzen
◼ Vollständigkeit der Nutzenbestimmung
◼ Vergleichbarkeit von Nutzen verschiedener Projekte
◼ Zeitersparnis in der Nutzenbewertung
Bewertung Function-Point-Methode –> Anwendung: Rule of Thumb
Vorteile: Bewährte Methode in langjähriger Anwendung
◼ Festgelegte methodische Schritte ◼ Es existieren Variationen
unterschiedlicher Komplexität
◼ Es existieren Benchmarks als Richtwerte für Produktivität
Nachteile:
Qualitätsanforderungen werden nicht berücksichtigt
◼ Nicht anwendbar, wenn nur grobe Spezifikation vorhanden (Projektbeginn)
◼ Eine vollständige FP-Zählung ist zeitaufwendig
Anwendung: Vereinfachte Version der FP-Methode
◼ Schon bei groben Spezifika- tionen anwendbar
◼ In kurzer Zeit durchführbar
◼ Produktivitätsbenchmarks der FP-Methode können genutzt werden
