Strukturperspektivet - alla frågor Flashcards
Förklara grundantagandet inom strukturperspektivet. (6 st)
- Organisationer existerar för att de är effektiva verktyg att nå fastställda mål
- Långt driven arbetsdelning/specialisering leder till effektivitet
- Samordning sker bäst genom vertikal hierarkisk kontroll (“top-down”) och formaliserade processer/strukturer.
- Människor motiveras att arbeta genom materiella belöningar (lön), tydliga formaliserade arbetsbeskrivningar (information/regler) och kontroll
- Optimala processer och strukturer utformas rationellt utifrån objektiva/materiella förhållanden - genom att studera och analysera fakta kan man utforma effektiva organisationer
- Ineffektivitet uppstår på grund av felaktigt eller otydligt utformade processer och strukturer och åtgärdas genom omstrukturering
Förstår du skillnaden mellan strukturperspektivet i förhållande till de andra perspektiven?
Jämfört med andra perspektiv är detta fokuserat på hur organisationen ser ut vad gäller själva strukturen och hur den är uppdelad. Mindre fokus läggs på individer eller anställda och mer på att organisationen i sig ska vara så effektiv som möjligt. Exempelvis fokuserar HR-perspektivet mer på anställda, symbolperspektivet på organisationskulturen och maktperspektivet om hur makt ska fördelas och vem som leder verksamheten. Ur strukturperspektivet ses organisationen mer som en typ av maskin eller ett system, vilket kan hämma flexibilitet och innovation.
Vad kännetecknar formell byråkrati? Kan du ge exempel på det utifrån dina erfarenheter med exempelvis någon större organisation eller myndighet?
Den kännetecknas av:
- en fastställd arbetsdelning mellan personal
- samordning genom en befogenheter- och ansvar hierarki
- generellt giltiga regler som bestämmer olika arbetsinsatser och belöningar
- tydlig åtskillnad mellan personlig och officiell egendom och ansvar
- rekrytering och befordran av personal på grundval av formella kvalifikationer
- full anställning och fastställda karriärvägar
- arbete som heltidssyssla med lön nog att leva på
Vilka är de 3 viktiga begreppen inom strukturperspektivet?
Effektivitet, arbetsdelning och samordning
Effektivitet är ett centralt begrepp inom strukturperspektivet. I boken behandlas fyra olika effektivitetsbegrepp. Kan du beskriva dem, och förstår du skillnaden dem emellan?
Inre Effektivitet: Hur lång tid tar det att tillverka exempelvis en bil nät man utgår ifrån tid eller pengar
Yttre effektivitet: Den inre effektiviteten plus efterfrågan, det vill säga en marknad aspekt. Kanske bättre att tillverka en bil på 20 timmar istället för 17 om den är efterfrågad.
System effektivitet: inre och yttre samt en tidsaspekt eller förändrings dimension. Hur snabbt kan organisationen ställas om när efterfrågan ändras.
Flödeseffektivitet: tidsaspekten är nu central. Tiden från att kunden genomför sitt köp till att kunden faktiskt får sin produkt.
Arbetsdelning och specialisering är centralt inom strukturperspektivet, varför då?
Arbetsdelning handlar om hur organisationen är uppdelad. Alltså på vilket sätt den är uppdelad i olika kategorier. Ju större arbetsdelning desto högre grad av effektivitet kan uppnås.
Beskriv olika sätt att specialisera en verksamhet?
Man kan specialisera organisationen på många sätt.
Funktionsspecialisering - Delas upp i funktioner, exempelvis marknadsföring, produktion, HR och ekonomi
Produktorienterad specialisering - Organisationen delas in baserat på olika produkter eller tjänster. Exempelvis bilindustri som Volvo, cars, och lastbilar etc.
Kundorienterad specialisering - Indelning sker utifrån kundgrupper exempelvis: privatpersoner vs företag
Geografisk specialisering - Delas in efter regioner, länder och marknader. Exempelvis McDonalds
Process Specialisering - Efter processer exempelvis orderhantering, produktion, och kundsupport. Vanligt i tilverkande företag.
Tidsbaserad specialisering.
- Arbete delas in beroende på tid, exempelvis skiftarbete inom sjukvård.
All arbetsdelning och specialisering förutsätter också olika former av samordning och kontroll, varför då? Förstår du skillnaden mellan vertikal och horisontell samordning?
När arbetet delas upp i en organisation krävs högre grad av samordning för att alla delar ska arbeta effektivt och mot samma mål. Om samordning saknas kan missförstånd, ineffektivitet och förseningar ske.
Vertikal samordning är att styrning sker uppifrån och ner genom en hierarkisk struktur. Chefer på olika nivåer övervakar och kontrollerar arbetet. Horisontell samordning är att samarbete mellan olika avdelningar eller funktioner på samma nivå i organisationen sker. Mer fokus på flexibilitet, problemlösning och innovation.
Organisationers omvärldsberoende är ytterligare en central utgångspunkt inom strukturperspektivet. Beskriv på vilka olika sätt en organisation är beroende av sin omvärld. (6 beroenden)
Organisationer ses som rationella system som behöver anpassa sin struktur för att hantera krav och förändringar i omvärlden.
- Resursberoende: Behöver resurser från omvärlden.
- Marknadsberoende: kunders och konkurrenters beteende.
- Institutionellt beroende : lagstiftning, politiska beslut och samhällsnormer
- Teknologiskt beroende: påverkas av den teknologiska utvecklingen
- Globalt beroende: internationell handel, geopolitiska konflikter och valutakurser.
- Socialt och kulturellt beroende: samhällsförändringar, värderingar och attityder.
Vilka fem delar bygger upp en konfiguration (Henry Mintzberg)? Förstår du delarnas olika
funktioner utifrån dina arbetslivserfarenheter?
Strategisk ledning. Mellanchefer. Operativ kärna. Teknostruktur (personalavdelning). Servicestruktur (städning).
När Mintberg beskriver sina konfigurationer beskriver han också olika sätt som de olika konfigurationerna samordnas. Vilka är de och förstår du logiken bakom denna uppdelning?
Ju mer arbetsdelad eller specialiserad en verksamhet är desto större krav på samordning. Ömsesidig anpassning, direkt ledning, standardisering av arbetsprocessen, standardisering av output, standardisering av kunskap.
Beskriv Maskinbyråkrati de 4 villkoren och fördelar och nackdelar.
Är närmast den klassiska byråkratin och är därmed mest effektiv. Har en vertikal samordning. Sker ofta i stora organisationer. Många rutiner och arbetet delas upp så alla vet vad man ska göra. Regler finns i hela strukturen, formell kommunikation föredras, beslut följer auktoritetslinjer.
De villkor som finns för denna: omgivningen är enkel och stabil, en mogen organisation, hög centralisering, standardiserade arbetsprocesser.
Fördelar - förutsägbarhet, standardisering och snabbhet, klara ansvarsförhållanden. Nackdelar - Rigid och svår att ändra, liten spridning av ansvar, demotiverande, liten utnyttjande av anställdas kompetens
Beskriv Profesionsbyråkrati, fördelar och nackdelar
Den är mer decentraliserad och mer komplext. Samordningen inom organisationerna sker genom professionen och är horisontell - läkare vet själva vad de ska göra och behöver ingen som säger till hur man gör det. Det är dock svårt med samordning eftersom det kan vara svårt för chefer att säga till anställda vad de ska göra. Det kan vara mer effektivt eftersom man inte behöver lägga fokus på mellanchefer och teknostruktur.
Fördelar: decentralisering av ansvar och snabbare problemlösning/handläggning.
Nackdelar: fara för olika behandling. Interna konflikter. Hindrar utnyttjande av verklig kompetens. Liten insyn.
Distinktionen mellan är och bör, dvs mellan beskrivande och föreskrivande, är central för Mintzberg och företrädare för strukturperspektivet, varför då?
Är och bör strävar efter att analysera och förstå organisationer utifrån hur de faktiskt fungerar, snarare än hur de borde fungera enligt normativa ideal. Distinktionen möjliggör en vetenskaplig grundad förståelse av organisationens faktiska funktionssätt. Mintzberg och andra struktur teoretiker menar att organisationer måste analyseras utifrån empiriska fakta snarare än normativa organisationer snarare än idealiserade koncept.
Mintzberg beskriver olika typer av situationsberoenden, redogör för dem. (6st)
Storlek och ålder: ju större och äldre verksamhet desto mer formaliserade processer och hierarkiska strukturer krävs.
Centrala processer och kärnteknologi: ju högre grad av komplexitet i centrala processer och kärnteknologi, desto mindre formalisering och hierarki.
Omgivning; Ju högre osäkerhet och turbulens i omgivningen, desto mindre formalisering och hierarki
Strategi: Ju mer hi-end det vill säga hög kvalitet och högteknologi, desto mindre formalisering och hierarki.
Informationsteknologi: ju mer utvecklad informationsteknologi, desto mer decentraliserad organisation och mindre antal mellanchefer, men även centralisering och vertikal kontroll
Arbetskraft: ju mer högutbildad och kunnig arbetskraft, desto mindre formalisering och hierarki.
En organisation genomgår över tid olika faser. En känd och användbar modell för att analysera vilken form av organisering och vilken typ av ledarskap som behövs i olika tillväxtfaser erbjuder Larry Greiner. Beskriv Greiners tillväxtfaser, kriser och tentativa lösningar.
Varje fas är ungefär 8 år och avslutas med en kris som behöver lösas för att organisationen ska gå vidare.
Kreativitet (brist på ledarskap) - Grundarna skapar en produkt som de säljer. När organisationen växer anställs fler, organisationen blir rörig och ineffektiv. Bristen på ledarskap uppkommer. Lösningen blir att anställa ledare med rätt kompetens. Om detta lyckas går organisationen vidare.
Styrning (brist på autonomi) - En funktionsindelad formell organisationsstruktur, mellanchefer rekrytera, organisationen växer. Den vertikala kontrollen blir sämre i takt med att organisationen växer. Brist på autonomi uppstår. Många kompetens lämnar företaget medan ledningen typiskt sett är ovillig att omorganisera då den framgångsrikt byggt upp och strukturerat företaget. Lösningen blir nästa fas decentralisering, under ordnande former.
Decentralisering (brist på kontroll) - Delad struktur. De olika delarna börjar dras åt olika håll vilket ger en brist på kontroll- För att kunna fortsätta växa behöver företaget därmed koordinering.
Koordinering (byråkrati) - Hårdare toppstyrning, affärsenheter grupperas utifrån produkt eller marknad. Koncern Omfattande utbildnings- och befordringsprogram introduceras. Vinster och bonusar så att anställda och chefer gör att koncernen får resultat. Men koncernen blir för stor, resultatet blir en tung och ineffektiv byråkrati. Lösningen är därmed mer samarbete.
Samarbete - Spontant och handlingsinriktat ledarskap och snabb problemlösning med hjälp av team. Nästa kris blir anställdas psykiska hälsa och utbrändhet som kan lösas genom att organisationen investerar i detta.
En organisations centrala aktiviteter kan organiseras i olika typer av processer. Redogör för Thompssons tre olika typer av beroende och på vilket sätt de påverkar hur något organiseras.
Parallella beroenden: Vad som görs i en enhet påverkar inte vad som sker i en annan, förutom att båda enheter producerar delar som ingår i en och samma övergripande vara eller tjänst. Exempelvis telefonbolag. En enhet säljer en annan är kundtjänst. Kan samordnas av hierarkisk struktur
Sekventiella beroende: Vad som görs i en enhet kan inte fortgå utana tt det görs något i en annan enhet. Output för den ene är input för den andra. Hög grad av vertikal samordning; för att undvika att produktionen stannar av eller saktar ner krävs mer detaljerad styrning i form av schemaläggning och planering.
Ömsesidiga beroenden: en enhet måste anpassa sig till en annan och vice versa. Exempel om kirurgen vill ha mer tid under en operation behöver narkosläkaren förstått detta. Adhocrati. Horisontell samordning.
PESTEL är en akronym och används vid analys av osäkerheten i omgivningen. Redogör för dess olika komponenter och varför de är viktiga när man ska organisera en verksamhet?
Politik - Politiska omgivningen, stabil eller föränderlig - Den politiska omgivningen kan vara osäker på både lokal, nationell och internationell nivå. Direkt påverkan och indirekt påverkan - Elproduktionsbolag påverkas av gröna omställningar
Ekonomi: Makroekonomiska faktorer. Tillväxten i landet. Räntor. Växelkurser. Inflation
Sociala faktorer: Kulturella och sociala attityder. Den sociala omgivningen. Attityder till arbete, karriär och fritid. Viljan att handla på nätet.
Teknologi: Digitalisering. Medicin. Appar
Miljö (environment): Allt mer uppmärksammat. Extremväder. Övergång till fossilfria bränslen. Finns en osäkerhet: det är förändringar som pågår
Legala faktorer. Legala förändringar - ny reglering, avreglering eller omreglering. Kan ses som en del av den politiska omgivningen. Ex. Bank och finansmarknaden. Miljö
Beskriv och förklara begreppet effektivitet inom Lean-modellen och jämför med Mintzbergs konfigurationer.
Kommer från Toyota som ständigt ville förbättra sin verksamhet. Förbättringarna sker i den operativa kärnan. Det är anställda på det löpande bandet som försöker förbättra verksamheten. Tanken var att man ökade hastigheten på bandet tills att det uppstår problem på ett ställe. Då är det de anställdas ansvar att lösa situationen så att de kan öka hastigheten. Detta kallas just in time. De använder även flödeseffektivitet som är värde för kunden - ta bort sådant som inte skapar värde för kunden (exempelvis mellanlager, efterkontroll etc för att göra processen effektiv).
Jämfört med maskinbyråkrati är den fokuserad på regelföljande och kontroll och kanske inte kan förändras lika lätt. Professionsbyråkrati har mer fokus hos de professionella experterna som ofta är autonoma och har därmed svårt att tillämpa LEAN. Enkel struktur passar in på LEAN eftersom det finns hög flexibilitet. I divisionaliserade organisationen kan konflikt skapas mellan Lean-fokus på helhet effektivitet och divisionernas självständighet. I adhocrati saknas den standardisering som lean betonar.
Beskriv och förklara egenskapsperspektivet inom ledarskapsteorin och relationen till strukturperspektivet.
Den fokuserar på ledarens personliga egenskaper som avgörande för effektivt ledarskap. Detta perspektiv bygger på att vissa individer föds med eller utvecklar specifika karaktärsdrag som gör dem mer lämpade att vara ledare. Relationen med strukturperspektivet är att de är olika men kompletterande synsätt på ledarskap. För att förstå ledarskap i praktiken behövs båda, eftersom ledarens framgång beror på vem de är och vilken struktur de verkar inom.
Vad är den bakomliggande tanken med att organisera en verksamhet i tidsbegränsade projekt? Beskriv strukturperspektivets modeller för arbete i team och projekt, särskilt vad ett GANTT-schema är.
Att organisera en verksamhet i tidsbegränsade projekt innebär att arbetet delas upp i tydligt definierade uppdrag med bestämda mål, resurser och tidsramar. Den bakomliggande tanken är att skapa fokus, flexibilitet och effektiv resursanvändning. Detta är vanligt inom forskning och utveckling, IT, byggbranschen och konsultverksamhet.
Vattenfallsmodellen är sekventiell och linjär där arbetet delas in i fasta faser. Varje fas måste vara helt avslutad innan nästa startar.
Fasmodellen är mer generell och används inom bredare typer av projekt. Den delar in projektet i tydliga faser som kan överlappa i viss mån, men fortfarande sker i en planerad ordning.
GANTT-schemat är ett visuellt verktyg för att planera och följa upp projekt. Det visar uppgifter och aktiviteter i projektet, en tidslinje, och beroenden (vilka uppgifter som måste slutföras innan andras kan påbörjas.
Redogör för struktur perspektivets generiska frågor, dess styrkor och svagheter.
Styrkor: tydligheten. Normativ (hur man bör göra). Finns ett bästa sätt att organisera,
Svagheter: Missar viktiga aspekter av organisering - det ideella, emotionella och spontant. Människan fångas i en bur “rationalitetens järnbur”
Frågor:
Är: Vilken struktur och vilka formella processer har organisationen? Vilken eller vilka strukturella konfigurationer liknar den?
Bör: Vilken struktur och vilka formella processer bör organisationen ha? Vilken eller vilka strukturella konfigurationer bör den likna?
→ I vilken grad förklarar strukturanalysen fenomenet?
Greiner: I vilken tillväxtfas befinner sig organisationen? Hur bör den därför ledas/organiseras.
Redogör för enkel struktur och dess fördelar och nackdelar
miniatyr av maskinbyråkrati. Tydlig vertikal samordning. Små unga företag. Flexibel. Det är svårt för chefen att ha all kontroll. Omgivningen är både enkel och dynamisk, exempelvis egenföretagare som kan sköta det mesta själv. Men omgivningen kan förändras och den nya produkten kan vara svår att nå ut till nya kunder. Krisorganisationer som ofta är temporära - en låg grad av arbetsdelning.
Fördelar: flexibilitet, låga administrationskostnader.
Nackdelar: administrativa problem (oreda) - svårt att rekrytera nya personer, icke-strategisk (kan inte jobba systematiskt)
Redogör för Adhokrati och dess fördelar och nackdelar
den innovativa organisationen: Motsatsen till maskinbyråkratin. Saknar en vertikal samordning. Chefslös och självorganiserande, alltså ingen mellanchef. Har en horisontell samordning med få anställda. Innovationsfrämjande exempelvis i programmeringsföretag.
Fördelar flexibilitet, bra utnyttjande av anställdas kompetens, god koordinering.
Nackdelar: lite företagsidentitet - anställda kan lätt byta företag där liknande arbete görs, oklara auktoritet förhållanden.
