Soft Skills Flashcards
1
Q
Kommunikation als Erfolgsfaktor.
Wie ist das Übermittlungsverfahren zwischen Sender und Empfänger?
A
- Botschaft wird zwischen zwei Personen übermittelt
- Sender: Codierung der Botschaft in ein übermittelbares Zeichensystem
- Empfänger: Decodierung der Botschaft
- Codierung und Decodierung sind dabei subjektiv
2
Q
Wechselseitige Interaktion
A
- Inhalt von Informationen ist abhängig von zuvor Gesagten (Kontext)
- Botschaften werden immer von vorherigen Botschaften beeinflusst
- Das Gesagte ist eine Reaktion / Rückmeldung
- Verhalten, Gestik, Mimik und Aussehen sind / beinhalten bereits Botschaften
3
Q
Kommunikationsmedien
A
- Botschaft muss über ein Medium vom Sender zum Empfänger gelangen.
- Kommunikation über Geräte oder Darstellungsmittel möglich statt ausschließlich verbal (Telefon, Buch, Fernsehen, Brief, Email, Internet,etc)
- Persönliche Codierung & medienspezifische Codierung
4
Q
Störung der Kommunikation. (Allgemein)
A
- Empfänger versteht nie genau das was der Sender übermitteln wollte
- Rauschen / Unschärfe bei der Übertragung (charakteristische Übertragungsstörungen)
- Bsp.: Tonqualität bei Telefongesprächen, unleserliche Handschrift bei Briefen
5
Q
Welche Störungsursachen gibt es? (Kommunikation)
A
- Subjektive Verarbeitung aller eingehenden Botschaften durch das individuelle kognitive System des Empfängers
- Eventuelle Einseitigkeit der Kommunikationssituation
- Besonderheiten oder Beschränkungen des Informationskanals
- Rauschen / Unschärfe
- Wechselspiel zwischen den verschiedenen Seiten einer Botschaft
6
Q
Welche Ziele gibt es bei der Kommunikation mit Anderen?
A
- Gesprächsführung optimieren
- Feedback einholen um “blinden Fleck” zu verkleinern
7
Q
Zeitmanagement als Handwerkszeug.
Warum ist Zeimanagement wichtig?
A
- Projekterfolg ist oft durch Zeitüberschreitungen gefährdet
- Zeitmanagement ist wichtig um nicht nur zu reagieren, sondern auch zu agieren
- Planung und Durchführung werden von Zielen und Prioritäten gesteuert
8
Q
Was hat Zeitmanagement mit Zielen zu tun?
A
- Zeit verschaffen, durch Zeitfresser eliminieren
- Zielorientiert Arbeiten –> Was will ich mit dieser Tätigkeit erreichen?
- Ziele müssen SMART sein (spezifisch - messbar - akzeptiert - realistisch - terminiert)
9
Q
Prioritäten setzen.
Welche Aufgaben gibt es?
A
Nicht dringend Dringend Wichtig 1-0 Aufgabe 1-1 Aufgabe Nicht wichtig 0-0 Aufgabe 0-1 Aufgabe
10
Q
Was ist beim Delegieren von Aufgaben zu beachten?
A
- Bei Überschreitung der Kapazitätsgrenze müssen Aufgaben delegiert werden
- Welche Aufgaben? An wen? Und wie? –> Pro / Contra Liste
- Vertraulische Aufgaben oder Führungsaufgaben lassen sich nicht gut delegieren
- Routine und Spezialaufgaben hingegen schon
11
Q
Worauf muss man bei einer Präsentation achten?
A
- Klarheit verschaffen über die Adressaten
- Ziele und Inhalte darstellen
- Nutzen für Zuhörer herausstellen
- Roten Faden sichtbar machen
- Zuhörer fesseln und aktivieren
- Zentrale Informationen & Botschaften verankern
- anregend und verständlich sprechen
- der ganze Körper spricht, nicht nur der Mund
- Erleben und sehen - statt nur hören lassen
- Böller zum Schluss
12
Q
Team aufstellen
Definition einer Gruppe:
A
- Mitglieder stehen miteinander in Kontakt
- Besteht über längere Zeit
- Team hat eine innere Struktur - Beziehungen / Rollen / Aufgaben / Verantwortlichkeiten
- es bestehen Regeln, die das Handeln der Mitglieder steuern
- Team ist eine Einheit und grenzt sich nach Außen ab
13
Q
Wofür stehen Rollen bei einem Team?
A
- Aufteilung von Rollen in einem Team –> jedes Mitglied erhält eine Rolle
- Rollen werden nicht immer gewählt –> Drängen in eine Rolle
- Möglichkeit zum Wechsel der Rolle –> in der Praxis jedoch oft schwierig
14
Q
Phasen eines Teams
A
- Forming: Kennen lernen, Unsicherheiten, Rollen/Aufgaben finden
- Storming: Konflikte, Rivalitäten, Polarisierung, Ablehnung
- Norming: gemeinsame Ziele/Aufgaben, Einigung auf Rollen, Regeln
- Performing: Effizienz, Selbstorganisation, Akzeptanz, Unterstützung, Rollen/Regeln flexibel
15
Q
Was ist die Aufgabe eines Projektplans
A
Projektplan soll das Projekt über
- die gesamte Laufzeit steuern
- den Fortschritt beobachten und dokumentieren
- Risiken erkennen und zur Reaktion verhelfen
- kann jederzeit angepasst werden
16
Q
Was sind die Aufgaben einer Kick-Off Veranstaltung?
A
- Kennenlernen der Teammitglieder
- für kurze Kommunikationswege
- mehr Informationen übereinander
- Teammitglieder werden über Ziele und Inhalte informiert (ein Wissensstand)
- Einführung gemeinsamer Kommunikationsmedien (Erläuterung der Bedienung)
- Verpflichtung zur Erfassung und Bereitstellung von Daten klar machen
17
Q
Welche organisatorischen Punkte sind bei einem Kick-Off Meeting zu beachten?
A
- Moderator sollte nicht der Projektleiter sein
- Projektleiter kann so den Überblick behalten und Diskussion lenken
- Festlegung einer Person die Protokoll führt, welches anschließend für alle bereitgestellt wird
18
Q
Moderation von Projektbesprechungen
A
- Vorbereitung –> Durchführung –> Nachbereitung
- Informationsinput / -output
- Problemlösungen
- anstehende Entscheidungen
19
Q
Was sind Fragestellungen im Voraus einer Besprechung?
A
- Besprechungsanlass
- Besprechungsziele
- Zusammensetzung der Gruppe
- Ziele der Besprechungsteilnehmer
- Vorwissen der Teilnehmer
- Formales Ziel
- Vorbereitung der Teilnehmer
20
Q
Was gehört in die Einladung zu einer Besprechung?
A
- Bezug, Projekt, Arbeitsbereich
- Zweck, Grund der Besprechung
- Einlader der Besprechung
- Ansprechpartner
- Besprechungsziel
- Verteiler der Einladung
- Datum / Uhrzeit
- Ort und Raum
- Protokollführer
21
Q
Besprechungsdurchführung
A
- Besprechung ist ein Prozess mit einer
- sachlichen Ebene
- psycho sozialer Ebene
- Ursache von unbefriedigenden Diskussionen sind oft soziale Konflikte ( Stimmung nicht in Einklang zu den Sachthemen)
- Konflikte klären –> Diskussion auf Sachebene
- gute Moderation wichtig
- Anfertigung eines Protokolls und anschließende Bereitstellung
22
Q
Nachbereitung einer Besprechung
A
- Reflexion durch Besprechungsleiter (für sich)
- hat die Besprechung prüf- und messbar zum Arbeitsfortschritt beigetragen?
- hat die Besprechung das Klima des Projektteams verbessert oder verschlechtert?
- sind Themen unberücksichtigt geblieben?
23
Q
Projektsteuerung
A
- Projektplan pflegen und regelmäßig aktualisieren (durch eine zuvr bestimmte Person)
- bei längeren Projekte ( > Jahr): wöchentliche Aktualisierung und monatilcher Zwischenbericht
- bei kürzeren Projekten:
- Pflege/Aktualisierung durch Projektleiter
- kann jederzeit Auskunft geben und bleibt nahe am Geschehen
24
Q
Teamentwicklung
Team wir gefördert durch:
A
- Lösen von gemeinsamen Aufgaben
- Bewältigung von gemeinsamen Nöten
- Besiegen von gemeinsamen Gegnern
25
Q
Teamentwicklung allgemein
A
- Verbessern eines Teams –> man stößt auf gruppenspezifische Widerstände
- Notwendigkeit von externer Unterstützung für Teamentwicklungsmaßnahmen
- Teamentwicklung durch
- gemeinsames Lösen von Problemen, die die Gruppe belasten
- Bildung eines kooperierenden Teams
26
Q
Was kann man gegen “Gruppendenken” (negativ) tun?
A
- Förderung von kritischem Denken und kritischen Kommentaren
- nicht zu früh auf Lösungen festlegen
- parallel arbeitende Planungsgruppen –> verschiedene Ergebnisse
- Experten von außerhalb die Gegenposition vertritt bestimmen
- Entscheidungsgruppe in zwei Gruppen aufteilen –> Teilergebnisse einbringen
- Nach Einigung –> Versuch des erneuten In-Frage-Stellens
27
Q
Aushandeln von Rollen
A
- Rollen betreffen neben der Aufgabenverteilung auch Macht, Abhängigkeit, Konflikt und Konkurrenz
- Rollenverteilung bildet sich im Laufe der Zeit und verfestigt sich
- Bei Rollenkonflikten müssen(sollten die Rollen neu ausgehandelt und verteilt werden
28
Q
Frühwarnsystem
A
- Guter Projektplan übernimmt die Funktion eines Frühwarnsystems
- Zeit- & Kostenvorstellungen, Risiken, Qualitätsanforderungen, Details die beobachtet werden müssen
- regelmäßiges Anpassen/Überarbeiten & Fortschritt vergleichen
- Trotzdem parallel ein Frühwarnsystem aufbauen, eventuell Checklisten mit Terminen und Themen
29
Q
Themen in einem Frühwarnsystem
A
- Umgangston unter den Projektbearbeitern
- Häufigkeit der Zeiterfassung
- ein bestimmtes Qualitätsmerkmal
- Krankheitstage
- Themen mit denen sich die Entscheider befassen
- Gesetzesänderungen mitverfolgen und falls relevant ins Team einbringen
30
Q
Führung (Führungsstil)
A
- Teamleiter wechselt Führungsstil zwischen transaktionalen und transformalen Führungsstil
- transaktional
- Erklären der Ziele
- Verteilung der Rollen
- Anforderungen der Aufgaben werden betont
- Stetiger Einsatz von Belohnung und Bestrafung
- Mitarbeiter kennt die Regeln für Belohung –> findet sie fair
- transformal
- Teammitglieder werden inspiriert –> Visionen
31
Q
Aufgaben eines Teamleiters (Management)
A
- Zusammenstellen des Teams
- Klärung von Rollen aufgrund Fähigkeiten und Vorlieben
- Verteilung von Aufgaben zwischen den Teammitgliedern
- Klärung von Zielen
- Planerische und organisatorische Tätigkeiten
32
Q
Aufgaben eines Teamleiters (Führung)
A
- Vorgeben einer Vision und selbst verkörpern
- Klärung von Krisen innerhalb des Teams und mit anderen Teams
- Verhandlungen nach außen
33
Q
Aufgaben eines Teamleiters (Coaching)
A
- Unterstütung bei der Bewältigung schwieriger Aufgaben
- Austausch über persönliches Entwicklungspotential
- Lösung von Konflikten
- “Führen mit Zielen”
34
Q
Abschluss
Vorbereitung des Abschluss: Welche Fragen müssen gestellt werden?
A
- Ist ursprüngliches und zuletzt formuliertes Ziel erreicht worden?
- Sind alle Qualitätsanforderungen erfüllt?
- Sind alle Vorgaben des Kunden erfüllt?
- Wurde der Zeitplan eingehalten? Kundenzufriedenheit? Topmanagement?
- Wurde der Kostenplan eingehalten? Kundenzufriedenheit?…
- Entspricht der Bericht den Bedürfnissen des Lesers?
35
Q
Welche der beiden Abschlüsse gibt es bei Projekten?
A
- Übergabe an Empfänger & Abnahme durch Kunden
- Wichtiger Meilenstein für das Projekt –> Schlussrechnung
- Checkliste für den Kunden
- Interner Projektabschluss mit der Auflösung des Teams & Archivierung der Zusammengestellten Dokumente & Abschlussfeier
36
Q
Welche drei Stufen gibt es zum Thema Aktiv Zuhören?
A
- Zuhören (Blickkontakt, “mhm”, “ja”, Nicken)
- Verstehen (Wiederholen, Verständnis überprüfen)
- Gefühle verstehen (Wünsche heraushören)
37
Q
Was ist ein Feedback?
A
Rückmeldung, Rückfütterung, d. h. man wird mit etwas gefüttert, was man von sich gegeben hat. Man bekommt etwas zurück gemeldet, wie man auf andere Menschen wirkt.
38
Q
Welche Regeln gibt es zum Feedback Geber?
A
- Konkret und verständlich bleiben
- Wahrnehmung mitteilen
- direkt ansprechen, nicht “man…”
- auch positives zurückmelden (meistens am Schluss)
39
Q
Welche Regeln gibt es zum Feedback Nehmer?
A
- ausreden lassen, nicht rechtfertigen
- Wirken lassen, später sortieren
- vergewissern, ob alles verstanden
- für Rückmeldung bedanken
- Fremdbild/Selbstbild abgleichen
40
Q
Welche Stufen und Schritte gibt es beim Delegieren?
A
- Analyse
- Nehmen Sie die Aufgabe unter die Lupe
- Berufung
- Suchen Sie den richtigen Mitarbeiter aus
- Briefing
- Geben Sie einen klaren Auftrag
- Denken Sie an die Kompetenzen und Befugnisse
- Kontrolle
- Vereinbaren Sie Zwischenergebnisse
- Stehen Sie bei Fragen zur Verfügung
- Auswertung
- Besprechen Sie gemeinsam das Ergebnis
41
Q
Welche Rollen gibt es im Team? (Nach Balbin)
A
- Projektleiter / Koordinator
- Macher
- Wegbereiter
- Erfinder
- Umsetzer
- Perfektionist
- Spezialist
- Beobachter
- Teamarbeiter
