semaine4&5 (3.1-3.1) Flashcards
Qu’est-ce que la modélisation des processus d’affaires (PA) et pourquoi est-elle importante?
“La modélisation des PA est la représentation visuelle et détaillée du fonctionnement d’un processus d’affaires. Elle est importante pour comprendre
Quel est le but de l’analyse de systèmes (AS) dans le contexte de la modélisation des PA?
“L’AS permet de créer des modèles fonctionnels des PA en mettant en évidence les interactions (flux de données) entre le PA et son environnement
Qu’est-ce que la notation ANSI et pourquoi est-elle utilisée pour la modélisation des PA?
“La notation ANSI est une méthode standardisée (American National Standards Institute) utilisant des symboles graphiques pour représenter les activités
Citez et décrivez 5 symboles clés de la notation ANSI.
“1. Activité: représente une étape de transformation. 2. Document: un document produit par une activité. 3. Début/Fin: indique le début ou la fin du processus. 4. Décision: une activité décisionnelle avec deux options de traitement possibles. 5. Entreposage: représente le stockage de données (informatisé ou non).”
Quelle est la différence entre un ‘Document’ et un ‘Entreposage manuel’ dans la notation ANSI?
“Un ‘Document’ représente un document produit lors d’une activité
Qu’est-ce qu’un diagramme de couloir (Swimlane Diagram) et quel est son avantage par rapport à un flow chart simple?
“Un diagramme de couloir représente les activités de différents acteurs et leurs interactions au sein d’un même processus. Il enrichit le flow chart en attribuant des couloirs aux acteurs internes et externes
Comment les diagrammes d’AS et les diagrammes ANSI enrichis sont-ils liés?
“Les diagrammes d’AS permettent la modélisation à différents niveaux de détail
Dans un diagramme ANSI enrichi, que représentent les liens (flèches) entre les activités?
l’enchainement des activités
Pourquoi est-il important de commenter un diagramme ANSI?
“Il est important de commenter un diagramme ANSI avec une description textuelle du processus pour expliquer les étapes
Comment l’imbrication du SI se manifeste-t-elle dans un PA modélisé avec ANSI?
“L’imbrication du SI se manifeste à travers les activités (semi-)automatisées et les dépôts de données informatisés. Cela montre comment les systèmes d’information sont intégrés dans les processus métier.”
Pourquoi est-il important d’étudier l’existant avant de concevoir un nouveau système d’information ?
“Pour se familiariser avec les processus
Quels sont les principaux objectifs du diagnostic de l’existant?
“Identifier les problèmes
Quelles sont les étapes principales de la démarche de diagnostic?
“Planification
Quelles sont les dimensions à analyser lors de l’étude du contexte?
“Organisationnelle
Quels sont les outils de collecte d’informations mentionnés?
“Entrevue
Quels types de diagrammes peuvent être utilisés pour la modélisation du processus?
“Diagrammes ANSI
Quelles sont les composantes du PA/SI à étudier lors de la collecte d’informations?
“Inputs
Quels aspects des performances du PA/SI doivent être étudiés?
“Qualité (rapidité
Comment documenter les problèmes identifiés?
“En préparant des fiches de documentation mentionnant l’énoncé
Qu’est-ce que l’analyse de la valeur ajoutée?
“Une méthode pour déterminer si chaque activité contribue à l’atteinte des objectifs du processus.”
Quelles sont les catégories d’activités identifiées lors de l’analyse de la valeur ajoutée?
“Activités avec VA Réelle (VAR)
Comment déterminer les dysfonctionnements du PA/SI?
“En analysant l’information recueillie
Qu’est-ce qu’un problème quantifiable?
“Un écart entre les critères de performance visés et les performances actuelles.”
Quelle est la démarche de l’analyse causale?
“Identifier le problème
Quel est l’objectif de la stratégie d’automatisation?
“Proposer une solution d’ensemble pour automatiser les tâches du PA en tenant compte de choix technologiques.”
Quels sont les éléments à inclure dans le rapport de diagnostic de l’existant?
“Introduction
Pourquoi est-il important d’inclure un sommaire exécutif dans le rapport?
“Car le rapport sera lu par les décideurs.”
Qu’est-ce qu’un diagramme cause-effet?
“Une représentation graphique des chaînes de causalité menant à un problème identifié.”
Quels sont des exemples de stratégies d’automatisation?
“Utiliser un système de gestion de bases de données
Quels sont les rôles typiques dans une équipe de diagnostic de l’existant?
“Chef de projet
Quelle technique permet d’enrichir les diagramme ANSI pour représenter les activités de divers acteurs et leurs interactions?
Les couloirs / Swimlane
Quel est l’avantage des diagrammes d’analyse systémique comparé aux diagrammes ANSI?
Les diagrammes ANSI (enrichis) ne permettent pas la modélisation à différents niveaux de détail comme l’autorisent les diagrammes d’analyse de système. Le diagramme ANSI donne le détail et ne permet pas le raffinement que permet le diagramme d’analyse système.
Quelle est l’utilité de faire une analyse de l’existant?
–C’est le moyen de se familiariser avec les processus, les façons de faire de l’organisation, le rôle des personnes, son contexte technologique,
–C’est le moyen d’étudier avec précision les problèmes et limites du PA/SI actuel, et de préciser la demande
Quelles sont les objectifs du diagnostic de l’existant?
Bien comprendre le fonctionnement des processus à l’étude à l’aide de la modélisation, notamment la notation ANSI
Identifier les problèmes reliés aux processus existants et au SI qui les soutient
Déterminer les causes de ces problèmes
Définir les objectifs à atteindre par un processus et un SI transformés
Suggérer quelques éléments de solutions pour répondre à la demande
Dans le diagnostic de l’existant, il y a 3 dimensions dans l’analyse du contexte de l’étude. Quelles sont ces 3 dimensions? Expliquez
Organisationnelle
Étude des activités de l’entreprise (secteur d’activité, concurrences, etc)
Structure de l’organisation (Organigrame, responsabilités, culture organisationnelle, etc.)
Attitude des employés face au changement (Soutien de la direction, inquiétude ou enthousiasme)
Technique
Culture informatique de l’organisation
Perception des utilisateurs face aux TI
État des équipements informatique en place
Présence ou non de ressources internes en développement et en soutien
Financière
Chiffre d’affaires
Budget alloué au projet de transformation
Quelles sont les 3 sources d’information présentées en classe pour documenter les composantes du PA et du SI?
Documents (et contenu d’écrans) supportant les inputs / outputs
Procédures administratives
Descriptions de tâches
Dans l’analyse de la valeur ajoutée, quelles sont les 3 catégories de type d’activité. Nommez-les et indiquer le type qu’on doit absolument conservé et celui qui n’a pas d’incidence sur le service rendu mais qui est nécessaire à l’entreprise.
VA Réelle (VAR) - Doit être conservé
avec VA d’Affaire (VAA) - N’a pas d’incidence sur le produit ou service rendu mais est nécessaire à l’entreprise (la paie!)
Sans VA (SVA) - Devrait être retiré
Quelles sont les grandes catégories de problèmes? Donnez un exemple pour chacun.
La structure organisationnelle actuelle n’est plus adaptée au contexte de fonctionnement de l’organisation
Problèmes liés aux personnes (ex: façon de gérer, de communiquer, divergences de vue, conflits etc.)
Problèmes liés à la chaîne de prise de décision (ex: trop longue ou décisions trop centralisées)
Problèmes liés à l’inefficacité du SI existant (ex: technologies utilisées dépassées ou absentes)
Les méthodes de commercialisation des produits et services peuvent être déficientes ou dépassées par rapport aux attentes des clients et/ou de l’offre de la concurrence
La capacité financière de l’organisation peut ne pas être suffisante pour supporter les changements proposés dans la demande
Expliquez la démarche de l’analyse causale
Identifier le problème
Évaluer ses impacts sur le PA et/ou le SI
Déterminer les causes probables de ce problème
Pour chaque cause, déterminer s’il y a des causes préalables
Déterminer s’il y a d’autres impacts
Continuer l’étude des causes préalables tant qu’on n’a pas trouvé une (ou des) cause(s) fondamentale(s)
Construire le diagramme d’analyse causale
Qu’est-ce qu’une stratégie d’automatisation du PA? Donnez des exemples.
Une stratégie d‘automatisation du PA vise à proposer une solution d’ensemble pour automatiser les tâches du PA en tenant compte de choix technologiques
Exemples de stratégies d’automatisation possibles (cas non exclusifs)
Gérer la majorité des données manipulées dans le PA avec un système de gestion de bases de données
Utiliser une architecture client-serveur (‘serveur’ pour gérer les données et ‘client’ pour gérer les applications qui supportent le PA)
Utiliser un intranet pour les opérations internes de l’organisation et un système web pour les liens avec la clientèle (‘extranet’)
Gérer toutes les interactions avec les clients à travers un système web
Dans le diagnostic de l’existant, nous avons abordé la notion de qualité et de performance du processus. Pouvez-vous expliquer
Les composantes du PA/SI peuvent être évaluées qualitativement, notamment pour déterminer l’appréciation d’un service ou d’un produit, par le biais de sondage ou de focus groupe.
Les composantes peuvent être également évaluées quantitativement, notamment sur le temps nécessaire ou le coût de réaliser ces tâches.
Qu’est-ce qui peut se faire en parallèle de la modélisation détaillée des processus, notamment avec la notation ANSI?
La collecte d’information.
Sur quelles dimensions (3) du PA et du SI portent la collecte d’information?
La collecte d’informations porte essentiellement sur trois dimensions du processus d’affaire et du SI:
–les composantes
–les performances (qualité, productivité)
–les problèmes (en les documentant)
