Séance 9 - Les outils de contrôle, les communications et la gestion des risques Flashcards
Notion de contrôle
Activité de gestion consistant à observer régulièrement et évaluer l’état de l’événement au cours de sa production et à prendre les mesures nécessaires pour corriger les dépassements de temps ou de coûts, ainsi que les non-conformités ou carences de qualité observés ou appréhendés.
–> De façon général, le contrôle permet de s’assurer que l’activité progresse de façon à atteindre ses objectifs et, dans le cas contraire, de prendre les mesures appropriées.
Mots clés : Activité de gestion - Observation - Évaluation - Prendre des mesures nécessaires - Correction
** parfois la notion de contrôle est perçue de manière négative par les membres d’une équipe. C’est la vérité. Très souvent, les gens associent «contrôle» avec contraintes, réprimande, jugement négatif porté sur eux, se sentir brimé dans leur liberté, etc. Pourtant, ça ne devrait pas être le cas.
Les outils pour évaluer et contrôler
- L’état d’avancement
- La situation financière
- La conformité
- La qualité
- L’exposition aux risques
**Les outils seront détaillés dans d’autres questions
Objectifs:
• Choisir les bons outils pour répondre aux bonnes questions.
Quel est le processus de contrôle
- Évaluer la situation
- Projeter la suite
- Comparerles projections et les objectifs de base
- Déterminer et proposer les correctifs
- Vérifier l’efficacité et mettre en œuvre les correctifs
Peu importe la nature et l’ampleur d’un événement, il est nécessaire de passer à travers le processus de contrôle. Le défi des gestionnaires est de décider de la fréquence, des méthodes d’analyses et des moyens utilisés pour corriger en cas de besoin.
Le défi des gestionnaires est de s’assurer que les moyens de contrôle soient :
- Compris
- Objectifs des processus de contrôle:
(Améliorer, Corriger le tir
Éviter une catastrophe,
Protéger les individus et l’organisation, etc. )
- Utilisés
- Par les bonnes personnes, pour les bonnes raisons - Efficaces
Permettent de corriger les carences aux bons moments et de la bonne façon. - Constructifs
Exécutés dans un esprit positif et une attitude qui visent à améliorer les choses.
Les clés pour mettre à l’aise ses employés avec la notion de contrôle.
- La communication interne
- Le respect des individus
- L’attitude positive et constructive
Contrôle budgétaire de l’événement
En quoi ça consiste, qu’est-ce que ça comprend
Concerne l’évaluation de la progression de la production vers l’atteinte et le respect des objectifs financiers de l’événement.
Le contrôle financier implique l’évaluation et le contrôle des revenus et des coûts ainsi que la comparaison entre les deux.
- Gestion des revenus
- Gestion des dépenses
- Gestion de la trésorerie
- États financiers
Contrôle budgétaire
- contrôle des revenus -
Pourquoi faire le suivi des revenus ?
Gestion des revenus
- Vérifier si les objectifs sont atteints:Dans le temps et
selon les montants prévus - **Un objectif atteint ne veut pas toujours dire qu’il ne faut pas viser plus loin.
- Pour ne pas laisser passer des opportunités
- Pour compenser le manque à gagner qui peut survenir ailleurs:
Ex.: une économie du côté de la location d’éclairage pourrait servir à combler une dépense imprévue en sonorisation.
Très important pour un gestionnaire d’événement d’utiliser un outil de gestion des revenus, et ce, peu importe le niveau de difficulté et l’ampleur de l’événement. Ça peut être un simple tableau Excel.
Contrôle budgétaire
- Gestion des dépenses -
Que doit-on faire pour faire une bonne gestion des dépenses
- Vérifier et analyser les dépassements de coûts
- -> Valider les raisons
- ->Apporter les correctifs
- Ajuster le budget en fonction de l’évolution des résultats
–> Attention: il faut garder le point de référence de départ intact (prévisions), sans quoi il deviendra difficile d’évaluer la performance.
–> Procéder alors à une modification budgétaire
Prévisions (+ ou -) ajustement = Nouveau budget ou Budget révisé
C’est aussi très important pour un gestionnaire d’événement d’utiliser un outil de gestion des dépenses, et ce, peu importe le niveau de difficulté et l’ampleur de l’événement. Encore une fois, ça peut être un simple tableau Excel.
Contrôle budgétaire
- Gestion de la trésorerie -
- Vérifier s’il y a les liquidités nécessaires pour régler les dépenses quotidiennes: payer les dettes, factures, salaires, etc.
- Décider s’il faut emprunter, puiser dans des réserves spéciales ou demander un investissement supplémentaire du promoteur ou du patron.
- Faire fructifier les liquidités disponibles (ex.: placements).
- Gérer les factures à payer et les montants à recevoir.
Payer plus tard
Recevoir plus vite
Contrôle budgétaire
- Gestion de l’état financier -
États financiers(outils comptable)
Photo de l’état des finances du projet à un moment précis
État des résultats (revenus-dépenses = bénéfice)
État des bénéfices nets répartis (surplus ou déficit accumulé)
Bilan (actif-passif = capitaux propres)
État des flux de trésorerie
Contrôle de l’état d’avancement des tâches
Ça consite en quoi ?
Concerne l’évaluation de la progression de la
production vers l’atteinte et le respect des dates publiées de tenue de l’événement et , s’il
y a lieu, des échéanciers intermédiaire.
- Suivi du calendrier
- Niveau d’avancement des interfaces, des départements
- Atteinte des objectifs aux dates de contrôles - Suivi de l’échéancier
- Évolution de chaque tâche
- % de réalisation des lots de tâches
- Ajustement en fonction des retards et des avances
- Il est important pour un gestionnaire d’avoir une vue globale de l’état d’avancement et d’assurer une communication constante avec les intervenants clés.
- Mise à jour régulière des outils de contrôle
- Réunion de coordination
Le tableau de bord
Qu’est-ce que c’est ?
Outil qui permet au gestionnaire, avec l’aide d’indicateurs clés, de suivre l’évolution du projet et de guider ses actions et celles de son équipe.
Pourquoi se monter un tableau de bord ?
- Pour faire une gestion proactive
- Pour étudier les informations financières et non financières
- Pour faire des liens de cause à effet
- Pour comprendre la réaction de l’ensemble des intervenants
- Pour communiquer des informations importantes aux personnes clés
Les 5 dimensions du tableau de bord
- Clients : Obtenir de l’information sur la clientèle
EX :
Achalandage, comportement d’achat, retours, demandes de remboursements, plaintes, degré de satisfaction, etc. - Processus internes :
- «Développer des services et produits compétitifs
- Optimiser les ressources de l’organisation
- Livrer des produits et des services en temps opportun
- Entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs»
Ex:
Performance des outils utilisés, niveau de qualité, productivité, capacité de produire et de livrer, coûts, etc.
3. Employés Prendre les meilleures décisions relatives au bien-être et aux besoins des employés afin d’en obtenir les meilleures performances EX: % du budget placé dans les formations Comportements des employés: Taux d’absentéisme, nombre d’accidents Plainteset discussions de corridors Satisfaction: Taux de rétention et de rotation, etc.
4. Innovation «Évaluer la capacité de l’entreprise à maintenir son avantage concurrentiel grâce à sa capacité d’innover» EX Capacité de développement: Contrats/projets, outils et techniques Degré de créativité: Nouvelles idées, originalité, etc.
- Financière
Évaluer les performances et la santé financière de l’organisation ou du projet
EX
Mesures de rentabilité (marges, ratios, etc.)
Utilisation des actifs, liquidités disponibles, contrôle/ évolution des coûts/revenus, etc.
Définition de communication
« Processus bidirectionnel visant la compréhension mutuelle et dans lequel non seulement les participants échangent (codent et décodent) de l’information, mais aussi créent et partagent une compréhension. »
Mots clés :
- Processus bidirectionnel
- Compréhension mutuelle
- Échange et partage
- Codage et décodage
Les problèmes de communication sont souvent causés parce que les infroamtions sont :
- Mal communiquées(émetteur)
Incomplète
Floue
Mauvais choix d’outils de communication, etc. - Mal comprises(récepteur)
Mauvaise interprétation
Manque de compétence, etc. - Mal choisies(message lui-même)
Erronées
Mauvaise destination
Non pertinentes, etc.
Certaines réalités de l’événementiel qui sont suceptibles de causer des problèmes de communication
- Urgence : nombre de tâche à exécuter en une courte période -rend le travail de comm. Plus ardu
- Nombre d’employés: Un événement généré par quelque personne durant 90 % de son processus s’agrandit parfois en nombre d’employés à la tenu (passer de 10 à 250…)
- Non-permanence de plusieurs employés : les employés en évé sont souvent des pigistes. Il y a donc souvent une partie d’info qui ne sont pas toujours connus et comprises
- Le passage d’employé d’un évé à l’autre (concurrence) quand plusieurs pigistes passe d’un évé à l’autre. Peut rendre certains décideurs méfiants de faire circuler de l’info.
Comment se préparer aux problèmes de communications
- Identifier et confirmer ce qui doit et peut être dit
(bon message) - Définir une chaine de communication claire
(qui s’adresse à qui) - Maintenir la ligne jusqu’a bout
(toujours communiquer à tout le monde même quand on est dna sle jus) - Ne pas négliger l’importance de la transmission des informations
Parfois les conséquences sont plus graves que la perte de temps - Perte de crédibilité
- Perte d’Argent
- Perte d’employés
Vrai ou faux une personne mal informée a 80 % de chance de prendre la mauvaise décision ou de faire la mauvaise action au mauvais moment
Vrai
La Promotion c’est un outil de :
Outil de communication : véhiculer l’image et le message
Outil de changement :
changer les perceptions, les attitudes, la connaissance et la conscientisation du consommateur
Outil d’information :
pour informer, persuader, éduquer
Les outils de communications
les organisations auront recours à un ou plusieurs outils qui leur permettront de rejoindre les personnes ciblées, là où elles sont. Ils feront ce qu’on appelle: la composition promotionnelle
Quels sont ces outils ?
La publicité:
- Moyennant un coût pour le promoteur
- Média électronique et écrits
- Permet de communiquer avec le marché cible
La vente personnelle :
- Communication direct avec le client
- Télémarketing, solicitation par téléphone
- Permet d’échanger, de réagir, d’argumenter, ‘dentendre et de s’adapter
Les relations publiques:
- Activité de promotion sans coûts directs pour le promoteur
_ *** coût indirect : organisation d’une conférence de presse, salaires relationnistes…
La promotion des ventes
- Utilisation de divers outils dans le but de laisser une trace de l’événement dans la tête des gens
- Matériel promotionnel distribué gratuitement
- Vente de produits dérivés
Pour choisir le bon outil, il faut, pour chaque segment de marché ciblé, connaître les paramètres d’influence
Quels sont-ils ?
- Le degré de complexité du message :
Plus simple de promouvoir un évé à quelqu’un qui connait l’évé que quelque’un qui ne le connait pas - Le degré de connaissance du produit chez le client potentiel
Le drgré de connaissance du produit chez le client potentiel:
Colbert propose un cheminement en 6 étapes
- Ignorance: point de départ pour tous.
- Connaissance: l’événement existe, mais on n’en sait pas plus.
- Compréhension: on en sait un peu plus et on s’y intéresse ou non.
- Conviction: l’étape où on sait qu’on veut participer à un événement.
- Décision: OK je vais acheter, participer ou m’inscrire, etc.
- Action: l’achat, l’inscription, le déplacement lui-même, etc.
Les points forts des outils de communication suivant :
- La publicité
- La vente personnelle directe
- Relation publique
La publicité
- Plus générale, rejoint plus de monde, mais ne permet pas toujours d’approfondir.
La vente personnelle directe
- Permet d’approfondir, mais rejoint individu par individu.
Relationpublique
- Peut permettre de rejoindre beaucoup de personnes et même approfondir le sujet, mais il faut bien choisir ses activités, car ça deviendrait très lourd.
Aussi, du côté des médias, il faut s’assurer d’avoir une nouvelle…
Clés et astuces pour faires une bonne champagne promotionnelle
- Segmenter le marché et cibler efficacement la clientèle.
- Comprendre les besoins de la clientèle.
- Bien positionner son produit dans le marché. (faire ressortir avantages concurrentiels)
- Plus la notoriété de l’événement est grande, plus il est facile de communiquer de l’information, car il est moins nécessaire d’approfondir le message.
- Ne rien tenir pour acquis.
(Même quand l’événement est connu, il faut s’assurer de bien informer la clientèle ) - Être proactif
(Créer et entretenir les contacts et les liens avec la clientèle.)
Les médias sociaux sont devenus des incontournables au point de vue des communications pour :
- Communiquer de l’information
- Obtenir de l’informationdiverse
Sur la clientèle, le marché, les concurrents, etc. - Entretenir les relations avec le public
- Surtout, connaître le pouls de la clientèle vis-à-vis son événement
Ne pas négliger le facteur risque. Il faut :
- Les identifiers
- Les analyser
- Préparer nos stratégies afin de éviter les risques et réagir adéquatement
