Séance 8 - Le financement d'un événement Flashcards
Que doit on faire pour définir la structure de financement en phase de conception
Nous avons vu, plus tôt dans la session, que pour définir la structure de financement (en phase de conception), il faut être en mesure de clarifier les besoins du marché et de préciser la nature de ce que l’organisation ou l’événement a à offrir.
Qu’est-ce que le financement interne ?
Financement interne :
• Revenus autonomes
• Revenus de gestion
Revenus autonomes Exemples de sources de financement: - Billetterie - Frais d’inscription - Droits d’exploitation - Location d’espaces - Services corporatifs - Service de restauration et de bar - Produits dérivés et merchandising - Vente d’expertise - Services connexes
Revenus de gestion
• Placements
Faire travailler, au profit de l’organisation, les liquidités encaissées :
Afin d’en tirer des revenus d’intérêts
• Location d’équipement et de biens immobiliers
Locaux, salles, véhicules, etc.
Mobilier, équipement technique, etc.
• Revenus liés à la gestion des liquidités
Percevoir le plus rapidement possible des sommes à recevoir afin de :
Profiter des intérêts sur placement, le cas échéant
Éviter de payer des intérêts sur dettes
Contrôler les paiements des fournisseurs afin de respecter leurs politiques de paiement, mais au maximum des échéances.
Des exemples de financement externe ?
Les sources de financement externe d’un événements sont habituellement les suivantes:
• Les Commandites
• Les dons
• Les subventions
Pourquoi dit-on qu’en phase de production, alors que des évaluations de budget ont été faite en conception, l’événement est encore exposé au risque de ne pas atteindre ses objectifs financiers ?
Le financement escompté et calculé lors de la phase de conception a été ajouté au plan budgétaire. Mais en phase de production, le financement escompté n’est pas encore obtenu et est toujours essentiel à la rentabilité de l’événement. Tant que le financement prévu n’est pas confirmé, l’événement est exposé au risque de ne pas atteindre ses objectifs financiers et même d’afficher des pertes. Il est donc nécessaire de confirmer les revenus et de suivre leur évolution
Les revenus de participations.
Quelles sont les tâches à réaliser en phase de production pour confirmer ces revenus de participations ?
- Compléter la grille des tarifs
- Suivre et compiler les inscriptions ou réservations au jour le jour
- Évaluer au fur et à mesure le revenu perçu ( sauf si l’événement est tel que les frais d’inscription ne sont perçus qu’à l’entrée, le jour de la tenue)
- Fournir ces informations pour la mise à jour périodique du budget de l’événement
Il existe deux approches de bases pour choisir la tarification. Quelles sont-elles ?
- L’approche basée sur la base des prix : Faire une première estimation de tarif en se basant sur les prix que demandent des événements analogues tenus dans des circonstances comparables (pas trop loin du lieu choisi, sensiblement aux mêmes dates) Si l’événement offre quelque chose de spécial, un avantage réel, on peut demander plus
- Une estimation sur la base des coûts : Considérer que le prix d’entrée d’un événement devrait en couvrir tous les coûts (ou même davantage selon les objectifs financiers) Une estimation sur les coûts pourrait alors être calculée de la façon suivante :
Montant estimé des coûts fixe de l’événement, divisé par le nombre estimé de participant
Plus les coûts variables associés à chaque participant
Plus une marge de sécurité, plus importante si l’événement est nouveau ou différent
–> Dans la plupart des événements, on adoptera un tarif basé sur les prix demandés pour les événements analogues
La grille des tarifs.
Combien de pourcentage plus élevé peu être le tarif officiel comparativement au tarif de base (pour ceux qui paient en avance)
5 à 10 % plus élevé
Les escomptes à prendre en considération
• Escompte pour les personnes âgées et étudiants –> Dans la plupart des événements
grand public
• Escompte aux participants provenant d’administrations publiques et d’organismes à but non lucratif (compte tenu des contraintes financières de ces organisations)–> Dans des réunions rassemblant des participants provenant du privé et du public
• Escompte de groupe si plus d’une ou quelques personnes proviennent de la même organisation –> Dans des activités de formation et des expositions
Pour quelles raisons le réalisateurs doit-il suivre au jour le jour l’évolution du nombre de participants
–> Le réalisateur doit suivre au jour le jour l’évolution du nombre de participants inscrit ou ayant payé pour :
• Évaluer à quel rythme on se rapproche de l’objectif de participation
• Déterminer si de nouvelles mesures incitatives seraient opportunes pour mousser la
participation (rappel publicitaire, composition et offres de forfaits, etc)
• Connaître l’état des revenus de participation perçus et communiquer cette info au responsable du suivi du budget de l’évé.
Quelles sont les avantages d’avoir une perception hâtive des revenus de participations ?
La perception hâtive des revenus de participation présente les avantages suivants :
• Les revenus perçus d’avance constituent un apport d’Argent qui améliore les flux de trésorerie de l’événement
• La perception d’avance réduit les difficultés associées à la perception à l’arrivée des participants sur les lieux de l’événement au moment de la tenue
• Dans les événements où le réseautage est une activité importante, la diffusion (s’ils la permettent) du nom des participants déjà inscrits est souvent un facteur supplémentaire d’attraction
Quelles sont les méthodes utilisées pour percevoir davance les revenus de participation d’un événement.
Les méthodes suivantes peuvent être utilisées pour percevoir d’avance les revenus d’un événement
• Les méthodes conventionnelles, avec la relance par téléphone et paiement par mandat ou chèque posté (de plus en plus rarement utilisées seules)
• Utiliser le site internet de l’événement pour enregistrer les inscriptions ou réservations et référer à un intermédiaire payeur (qui peut accepter le paiement par carte de crédit)les participants qui veulent payer d’avance
• Construire, pour l’événement, un site internet transactionnel sécurisé acceptant directement les paiements
Le choix des produits dérivés est fait en fonction de certains critères. Quels sont-ils ?
• Le caractère de l’événement
• La connaissance que le réalisateur a des attentes de la clientèle et de sa propension à acheter des produits dérivés
• Les conditions matérielles de vente
• Vérifier si les produits peuvent être vendus avant, pendant et après la tenue de
l’événement
La commandite ?
« Contribution qu’une entreprise de production de biens ou de services, généralement privée, fait à un événement en contrepartie de la visibilité et de la notoriété qu’elle obtient par la diffusion de son nom, de son logo et de ses messages dans le cadre de cet événement et par son association à celui-ci .» (Livre)
Pour une entreprise, la commandite est un moyen de communication qui permet de se faire connaître et reconnaître là ou le public ne l’attend pas forcément.
Les raisons de contribuer à un événement sous forme de commandite:
- Augmenter leur visibilité
- Influencer les attitudes des consommateurs
- Cibler une clientèle particulière; créer des occasions de commercialisation, stimuler les ventes
- Faire valoir certains de leurs produits ou services ou en promouvoir de nouveaux
- Différentier leurs produits ou services de ceux de leurs concurrents
- Fournir des occasions d’affaires et des incitatifs à leur détaillants, vendeurs et distributeurs
- Recruter de nouveaux employés ou retenir leurs employés actuels
Types de commandites ? (3)
ARGENT: Contribution financière (la plus intéressante pour l’événement, mais la plus difficile à obtenir)
BIENS : Commandite sous forme de fournitures ou de biens (permet des économies de coûts de production ) - Moins onéreuse pour l’événement. On peut faire des profit avec un encan silencieux
ou
Commandite sous forme de cadeaux à remettre aux participants (généralement plus facile à obtenir - contribue à augmenter la participation)
SERVICES• Prestation de services (permet des économies dans les coûts de production)
