Séance 11 - Au lendemain d'un événement Flashcards
Les employés qui terminent
Employés temporaires, sous-traitants, prestataires, étudiants qui retournent aux études, employés qui quittent leur emploi, etc.
Qu’est-ce qui arrive souvent?
• Ils sont attendus ailleurs (autres contrats, études, etc.).
- Conséquences possibles
- Sont pressés
- Ont la tête ailleurs
- Partent avec de l’information confidentielle
- Ne transmettent pas de bilan
- Sont moins motivés, etc.
• Ils sont disponibles et espèrent rester plus longtemps et même intégrer l’équipe
C’est bien, mais il faut respecter le cadre financier et les besoins.
o À éviter ➡ Les décisions hâtives et émotives
Ce qu’il faut faire avec les employés qui quittent
- Connaître les prochains engagements de ces intervenants.
- Rester alertes pour s’assurer d’avoir le meilleur rendement de ces personnes.
- Respecter le cadre financier et être à l’écoute des besoins internes.
- Laisser de côté les émotions.
Employés permanents ou les temporaires réguliers
Ce qui arrive souvent
La pression étant tombée, ça peut signifier
↘ de motivation
↗ du degré de fatigue
↗ du risque d’erreur
Les priorités changent et peuvent se tourner vers
Vacances, famille/ amis (les grands négligés de l’événementiel)
Autres événements de l’entreprise
↗ des requêtes (ex.: demande d’avancement et/ou d’augmentation)
Les employés qui restent
Ce qu’il faut faire
Maintenir la pression (de manière contrôlée et constructive).
Si possible, accordez quelques journées de repos.
Ne pas couper les ressources temporaires trop vite.
(Répartir la charge au plus grand nombre de personnes possible.
Dans la mesure où le budget le permet et où le contexte le demande. )
Objectif des bilans:
La rédaction des bilans vise à bien évaluer:
- si le but est atteint
- Si les objectifs spécifiques ont été atteints
- Si les orientations stratégiques de chacune des dimensions de gestion ont été bien choisies et bien définies
. - La qualité de produit (événements) et des services rendus.
- L’application des stratégies utilisées pour atteindre tous les objectifs.
- La qualité et la pertinence des outils et techniques utilisés.
- La performance des intervenants essentiels (qualité du travail, résultats atteints, compétences, etc.)
- La performance des intervenants proactifs (prestataires, fournisseurs, commanditaires, etc.)
- L’impact sur les intervenants réactifs et le respect des normes.
- D’identifier les correctifs à apporter (à tous les niveaux) afin de
Lorsqu’on fait des bilans, il est important :
- D’identifier les bons coups
- D’identifier les moins bons coups, mais aussi
- D’être transparent (de faire les nuances qui s’imposent)
- D’être constructif
- D’identifier les causes liées aux moins bons coups, etc.
Comment s’assurer de faire des bilans qui représente la réalité ?
laisser les différents intervenant s’exprimer et les écouter !!
De quelles façon laisse t-on les différents intervenant s’exprimer ?
Par :
- Bilans d’opération sectoriels : Les chefs, superviseurs et chargés de projets doivent tenir compte des bilans de leurs équipe respective
- Rencontres bilans : Entre dirigeants et le ou les chefs, superviseurs et chargés de projet. Aussi avec les intervenant poactifs (fournisseurs, partenaires, commanditaires et prestataires)
- Recensement et analyse des commentaires et des plaintes : pour identifier les lacunes et les points forts
Dans les bilans, les gestionnaire voudront mesurer 6 choses. Quoi donc ?
- La notoriété de l’image de marque
- Le rayonnement
- La portée du message
- La provenance
- Les tendances et les habitudes de la clientèle
- Les préférences, etc.
Pour y arriver, il s’inspireront :
• De ce qui se dit sur l’événement (pour connaître l’appréciation des participants et la notoriété –> sondage, parcours des médias sociaux, focus groupe)
• Couverture de presse : pour évaluer l’impact médiatique et la portée du message
• Analyse des différentes statistiques : achalandage, nombre de visiteurs et leur
comportement
- Comportement d’achat : réaction des participants aux différentes stratégies (mise en vente)
- Rendement des services : vente de rafraichissement, produit dérivés
• Liens entre les rendements de ventes et différentes variables :l’identité ou style du
prestataire, l’impact de la température
Bilan du réalisateur
Pour lui permettre de
tirer des leçons pour une meilleure gestion opérationnelle lors d’un prochain événement. Le réalisateur doit faire toutes les mesures et analyses nécessaires pour répondre à deux question majeure :
- Nos actions et décisions ont-elles été adéquates ?
- Que pourrions-nous améliorer ?
Le rapport est divisé en deux parties lesquels
- Opérationnelle : regroupe tous les éléments possiblement utiles dans le futur, de façon à constituer une banque d’info
- Planification de la production
- Les méthodes de production
- Les principaux problèmes de production et leurs solutions
- Les principaux problèmes au cours de la tenue et leurs solutions
- La gestion des imprévus et des risques au cours de la tenue
- Financière : permet de tirer des leçons pour améliorer la rentabilité d’un mandat lors d’un prochain évé. Pour ce faire il doit répondre aux 2 questions mentionnées plus haut sur les points suivants :
- L’estimation des coûts de production
- L’estimation des revenus que l’on contrôlait
- La formule de rémunération pour services rendus
Bilan du réalisateur
Le bilan opérationnel du promoteur doit lui permettre de tirer des leçons pour une meilleure gestion stratégique lors d’un prochain événement. Il doit faire l’analyse pour répondre aux même deux questions ( adéquations -amélioration ), mais pour les points suivants :
• Définition de l'événement • La formule de gestion de crise • Le devis • L'appel d'offre et ses conditions • Le choix du réalisateur • La formule du contrat • Le contrôle du réalisateur au cours de la production Aussi, • Les prévisions de coûts • Les prévisions de revenus • La stratégie de commercialisation • La stratégie de financement externe • La formule de partage des coûts et des risques avec le réalisateurs Ces bilans sont les documents officiels qui permettront au réalisateur d’évaluer sa performance et au promoteur d’évaluer si le but a été atteint.
Le format des bilans internes doit :
- Couvrir toutes les facettes de l’événement
- Être clairs et concis
- Contenir de l’information précise et vérifiable
- Être bien présentés
Rapports externes: qu’est-ce qu’ils présentent
Les rapports externes présentent les résultats que le promoteur souhaite et/ou doit présenter à l’extérieur de son organisation.
- Bilans publics
- Bilans aux commanditaires et partenaires
- Bilans aux subventionnaires
Les objectifs des rapports externes
- Laisser une trace positive.
- Favoriser le sentiment d’avoir fait partie d’un moment, d’avoir été partie prenante d’un succès ou d’un moment fort.
- Lancer des messages.
- Gérer l’image et la notoriété (de l’entreprise et de l’événement).
- S’assurer que l’information qui circule est la bonne.
- Répondre aux besoins des différents intervenants.
- Répondre aux règles et aux lois.
- Rencontrer les obligations contractuelles.
- Ex. : commanditaires, partenaires, etc.
- Boucler la boucle en permettant aux destinataires de poursuivre son expérience.
- Revivre des émotions vécues lors de l’événement.
- Lui donner le goût de revivre l’expérience.
- Lui donner le goût d’en parler à d’autres (positivement, bien sûr!)
Rapport externes
–> Bilans publics
Ils peuvent prendre plusieurs formes :
Présenter le bilan au grand public de différentes façons
- Conférence de presse
- Communiqués de presse
- Dépliant bilan
- Présentations à un public restreint (ex. : lors d’autres colloques ou conférences).
- Information rendue disponible sur le Web, etc.
- Présentation d’une vidéo qui permet aux participants de revivre les émotions qu’ils ont vécues lors de leur expérience.
