Séance 4 - Gestion des réunions Flashcards
9 étapes pour tenir une réunion efficace
Formuler l’objectif de la rencontre
Péparer l’ordre du jour et l’envoyer à tous avant la rencontre
Réserver la salle et l’équipement (voir la salle)
DÉmarer et terminer aux heures prévues
Rôles et assurer leur mise en application
Gérer le temps, l’organisation, la participation
Évaluer la réunion
Rédiger un compte-rendu et l’envoyer à tous
Pourquoi se réunir
Cibles proposées justifient une réunion
Plusieurs personnes doivent être solidaires de la décision ou ‘interaction entre plusieurs ressources
Discussion de groupe permettrait de mieux atteindre les cible
Qui réunir dans une réunion
Lien de chaque personne avec l’objectif ou la cible
Relation entre les personnes
Que doit comprendre l’en-tete d’un ordre du jour
But
Date
Lieu
Heure
Rôles
Personnes convoquées
Que doit comrpendre le corps d’un ordre du jour
Vérification du quorum
Ouverture de la séance
Lecture et adoption de l’ordre du jour
Lecture du procès verbal de la dernière réunion
Varia
Date, heure et lieu de la prochaine séance
Clôture de la séance
Animateur : Processus de réunion (à faire Avant, pendant après)
Avant : planifier
Pendant : Débuter, faciliter, clore
Après : donner suite
Comportements négatifs en réunion
Se montrer ouvertement agressif envers les membres
Flâner quand il y a du travail a faire
Refuser de coopérer
Se servir du groupe comme tribune, confessionnale ou cabinet de psychologue
Trop parler de sujets sans importance
s’acharner à attirer l’attention ou la reconnaissance
4 choses à faire si on a pas d’ordre du jour pour démarer la réunion
Valider la compréhension de l’objectif de la réunion
Répartir les rôles
Établir un plan de travail sommaire (étapes et temps)
Si applicable, faire connaitre l’expérience particulière qu’on possède
4 types de points de l’ordre du jour
Information
Consultation (1 question posée et cueillete des opinions avec ou sans discussions)
Prise de décision
Résolution de problème
Différents rôles dans une réunion
Participant
Animateur
Chronométreur
Secrétaire
Scribe
Expert
Porte-parole
Obeservateur
Que doit faire le participant dans une réunion
Avant la réunion : lire l’ordre du jour
Lire le compte-rendu de la dernière réunion
Se préparer adéquatement : lire les dossiers requis, apporter les documents nécessaires
Quelles sont les tâches de l’animateur
obtenir l’accord de tous pour jouer ce role
Démarrer la réunion et gérer les 3 opérations de départ : contact, cible et procédures
Encadrer l’exercice des autres rôles
Lire ou faire lire l’ordre du jour
Conseiller le groupe sur les méthodes à utiliser et les processus à suivre
Gérer les 3 niveaux de fonctionnement
S’abstenir de donner son point de vue sur les sujets discutés
Aider le groupe à s’auto-évaluer
5 procédés d’animation sur l’organisation d’une réunion
Prise de contact
Cible
Rôles
Règles
Étapes
3 tâches de l’animateur (3 niveaux d’intervention selon st-arnaud)
Gérer les échanges
Faciliter la production
Faciliter la soladirité
6 procédés d’animation pour gérer les échanges
Donner la parole
Susciter la participation
Réfréner la participation
Sensibiliser au temps
Recentrer
Neutraliser
6 procédés d’animation pour faciliter la production
Définir les termes (meme mot même sens)
Reformuler (pour valider la compréhension)
Résumer (pour faire le point)
Expliciter (pour clarifier les non-dit)
Faire des liens
Inviter à conclure
6 procédés d’animation pour faciliter la solidarité
Extérioriser (inviter a exprimer ses sentiments
Focaliser (se centrer sur un sentiment diffus dans le groupe)
Faire diversion (apaiser les tensions)
Objectiver (soustraire la charge émotive)
Rapprocher( souligner les points de vue convergents)
Valoriser la contribution (remercier pour la contribution)
Tâches du chronométreur
Être la conscience du temps qui passe en réunion
Prévenir qu’il ne reste pas beaucoup de temps
Demander à l’équipe si elle veut poursuivre la discussion ou passer à autre chose
Éviter de jouer à la police avec le temps
Tâches du secrétaire
Écrire l’ordre du jour de la réunion en collaboration
Le faire parvenir aux membres de l’équipe quelques jours avant la réunion
Écrire le compte-rendu de la réunion
Noter les sujets à traiter lors des prochaines réunion
Distribuer le compte-rendu
Tâches du scribe
Écrire les idées émises
Écire les idées sans les déformer, valider si nécessaire
Utiliser une écriture lisible
(ne pas écrire ce qu’il veut)
Tâhce de l’expert
Présenter un point de vue structuré
Répondre aux questions
Suggérer des pistes de solution
Tâches du porte-parole
S’assurer d’avoir un mandat clair du groupe quant aux limites de son rôle
Représenter le groupe à l’externe
Présenter le point de vue du groupe
Tâches de l’observateur
Observer le fonctionnement du groupe et lui donner du feed back sur son mode de fonctionnement
Nécessite une grille d’analyse
Nécessite l’accord préalable du groupe
4 types de prise de décision
Minoritaire (une personne pour le groupe)
Majoritaire
Unanimité
Consensus
