Séance 11 - Gestion courante Flashcards
Quels sont les 9 obstacles les plus fréquemment rencontrés par les TA et ME ?
- Gestion des tâches administratives
- Difficultés à déléguer
- Excès de perfectionniste (zèle)
- Les oublis
- Impulsivité
- Procrastination
- Difficulté à s’organiser
- Difficulté à identifier les priorités
- Difficulté à gérer son temps efficacement
Quels sont les avantages du travail à domicile
- Moins $$ que le location d’un espace
- Avantages fiscaux (déductions)
- Aucun déplacement quotidien
- Horaire plus flexible
Pourquoi est-il important de faire attention aux tarifs d’un travail à domicile vs un espace loué ?
Il est important que les tarifs ne soient pas trop bas, car s’il y a un déménagement de l’entreprise vers un local, les tarifs pourraient monter beaucoup et frustrer la clientèle.
Quels sont les désavantages du travail à domicile ?
- Espace restreint en cas d’expansion de l’entreprise
- Isolement par rapports aux partenaires d’affaires
- Restrictions potentielles sur l’installation d’équipement spécialisé / accueil de personnel
- Interruptions par famille/amis
- Plus difficile de fixer limites entre professionnel/personnel
- Contraintes juridiques et sanitaires
- Se motiver tout seul
Quels sont les conseils pour bien s’installer à domicile ?
- Endroit calme
- Séparation psychologique (zone de travail)
- Gérer les interruptions famille/amis
- Bons outils de travail (bureau, chaise ergonomique)
- Ranger et planifier quotidiennement
- Rencontrer les clients à l’extérieur (café, espaces de coworking) ou à leur domicile
Nommer des conseils pour vaincre la procrastination.
- Se donner des objectifs réalistes
- Avoir un espace de travail propre et organisé
- Faire une liste de tâches
- Plage horaire pour courriels, réseaux sociaux
- Réfléchir sur les moments de la journée les plus productifs
- Se faire des bilans hebdomadaires
- Se récompenser après tâche +difficile ou -agréable
Que veux dire “gérer les priorités” ?
“Dresser la liste des choses à faire selon leur importance.”
Comment déterminer une tâche comme prioritaire ?
- Notion de promesse ou d’engagement
- Une activité qui rapproche de nos buts
- Un impératif de la journée
- Une activité à haut rendement
Quels sont les quatre éléments à gérer et contrôler pour être efficace ?
- L’emploi du temps
- Les activités
- Les communications
- Réunions et projets
Quelles sont les trois catégories pour classer les priorités ?
- Priorité A (impératif)
- Priorité B (à faire)
- Priorité C (agréable)
Quels sont les avantages de dire non à certains projets ?
Permet de se concentrer sur ses priorités, d’avoir du temps pour les réaliser, de contrôler la situation. Respecter ses compétences et livrer seulement les projets où l’atteinte des attentes sont réalistes (réputation)
Nommez des conseils pour mieux gérer son temps.
- Formuler des objectifs à court/moyen/long terme
- Décortiquer ces objectifs en tâches
- Échéancier des objectifs
- Inscrire objectifs/tâches dans l’agenda
- Évaluer l’atteinte de ces objectifs (autocritique)
Nommez des exemples de “grugeurs” de temps.
- Priorités qui changent (gestion par crise)
- Absence de priorités
- Téléphone / réseau sociaux
- Tout vouloir mener de front
- Visiteurs inattendus
- Mauvaise délégation de tâches
- l’incapacité de dire non
- Bureau en désordre
- Procrastination
- Réunions
Solution “grugeurs” de temps - Absence de priorités.
Se donner un système de planification des priorités / d’objectifs.
Solution “grugeurs” de temps - Priorités qui change, gestion par crise.
Meilleure gestion des priorités et établir une planification
Solution “grugeurs” de temps - Tout vouloir mener de front.
La gestion des priorités permet de remédier naturellement à la volonté de tout faire en même temps.
Solution “grugeurs” de temps - Téléphone
Déterminer une plage horaire pour prendre des appels et en retourner.
Solution “grugeurs” de temps - Visiteurs inattendus.
- Déterminer un moment (heures) que vous êtes disponibles
- Insister sur la prise de RDV
Solution “grugeurs” de temps - Réunions
- Avoir un ordre du jour
- Réfléchir sur la fréquence nécessaire de la réunion
Quelles sont les caractéristiques d’une personne qui sait déléguer ?
- Prépare ses rencontres de délégation
- Prend le temps de communiquer ses attentes et tâches à réaliser
- Fait confiance aux autres
- Soutien la personne
- Se concentre sur l’essentiel
Quelles sont les 4 étapes d’une bonne gestion des communications ?
- Planifier
- Organiser
- Diriger
- Contrôler
Comment bien PLANIFIER les communications ?
- Noter les sujets à discuter
- Classer les sujets par ordre de priorité
- Attendre d’avoir suffisamment de sujets pour contacter la personne
Comment bien ORGANISER les communications ?
- Se préparer à la rencontre : révisez les sujets à discuter
- Avoir les documents nécessaire en main
- Éviter les interruptions ou les dérangements pendant la rencontre
Comment bien DIRIGER les communications ?
- Annoncez l’ordre du jour
- Animer la rencontre, planifier la prochaine
- Prendre des notes
Comment bien CONTRÔLER les communications ?
- Noter à l’agenda les dates de remises de doc/info directement après la rencontre
- Noter les tâches à accomplir
VRAI OU FAUX. Le temps est un élément précieux pour le travailleur autonome.
VRAI
